Ringlussevõtu- ja jäätmekäitlustööstuse äriprotsesside automatiseerimine
PaperOffice DMS ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstusele võimaldab sujuvat teabevoogu tänu äriprotsesside digiteerimisele ja automatiseerimisele.
Ekspertnõuanne
Kirjalikud dokumendid, lepingud, eelnõud, arved, saatelehed ja palju muud asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega, optimeerides seega kõik tööprotsessid maksimaalselt.Integreeritud tehisintellekt võimaldab äriprotsesse suures osas automatiseerida, kiirendades protsesse ning suurendades edu ja rahulolu.
Digiteerimine ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuses
Ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuse ettevõtted saavad sobiva andmehalduse kasutamisest märkimisväärset kasu.
Iga selle tööstusharu ettevõte on ainulaadne ja seetõttu on vastava dokumendihaldussüsteemi (DMS) nõuded väga erinevad.Suundumus, majanduslik olukord ja konkurentsiolukord liiguvad üha enam dokumentide digiteerimise suunas, selle asemel et hoida neid ainult paberil.
Nii luuakse ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuse ettevõtetes iga päev olulisi dokumente. Tööstusharud on tuntud ka suure hulga dokumentide poolest. Eelkõige moodustavad sellest dokumentide mahust suure osa sedelite kaalumine, üleandmiskviitungid ja kaasnevad sedelid, aga ka saatelehed ja arved .
Loomulikult tähendab see suuri käsitsi jõupingutusi paberdokumentide arhiveerimisest nõutavate dokumentide otsimiseni, kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumendikomplektide sorteerimiseni ning kviitungite ulatusliku arhiveerimiseni.
Kuid mitte mingil juhul ei ole iga tarnija arve või iga saateleht failina algusest peale saadaval. Sellest tulenevalt on usaldusväärsed, kvaliteetsed ja võimsad skannerid ning sobiva dokumendihalduslahenduse kasutamine eduka digiteerimise jaoks üliolulised.
Kuna kõik dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, vajavad need struktureeritud esitamist, ülesannet ja töövoo määramist ning peavad nõudmisel olema kohe kättesaadavad.
On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja et dokumentide säilitamiseks võetaks õiguslikke meetmeid. PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu arved või saatelehed, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Näiteks tavalise DMS-iga saab skannitud e-kirju esitada, salvestada olulisi e-kirju ja dokumente arhiveerida. Lisaks saavad erinevad kasutajad nendele dokumentidele juurde pääseda ja nendega töötada.
Kuidas minna paberivabaks?
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad, toob kaasa kulude kokkuhoiu, näiteks paberdokumentide kõrvaldamise, ning loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu kviitungid, lepingud, saatelehed või muud kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt .
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.
PaperOffice DMS tarkvaralahendusega ei lähe enam dokumente kaotsi. Ja olenemata sellest, kus te asute, pääsete olulistele dokumentidele juurde sekunditega.
Loomulikult töötate alati meie süsteemidega kooskõlas seadusega ja täiesti auditikindlalt.
Kviitungeid, kontosid jms dokumente ei pea enam saatma posti teel kirikupiirkondade ja kihelkondade vahel. Sel viisil saab sisemisi kirju saata ka digitaalselt. See säästab paberit, täiendava andmesalvestuse kulusid ja reise arhiividesse. Dokumente saab varustada märksõnadega (toimetaja, teema, olek, kuupäev jne) ja seejärel kergemini leida.
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset kinnitust, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.
Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.
PaperOffice ei erista dokumentide liike, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, arvete, menetlusdokumentide ja e-posti kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile muudetakse teie varasemad protsessid ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuseks, muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Ajavõit oluliste asjade jaoks, kulude kokkuhoid, kõrvaldades oma paberarhiivid, parandades oma teenust teabe kiire pakkumise ning dokumendi mahu auditikindla ja digitaalse arhiveerimise kaudu - selle tagab PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, kuna sellega on kaasas kõik, mida ringlussevõtu ja kõrvaldamise ettevõtted vajavad, näiteks:
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse põhimõtetele
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest. Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
PaperOffice DMS loob ringlussevõtu ja kõrvaldamisega tegelevatele ettevõtetele selged eelised
PaperOffice DMS-il on väga soodne hinna ja jõudluse suhe ning seda võimalusega ühendada kuni 800 terminali (kuvatud tööjaamad).
Kõik digitaalsed andmed krüpteeritakse PaperOffice DMS-is 1024 bitiga ja vorming teisendatakse. Selle tulemuseks on häkkerite ja spioonide jaoks nii suured takistused, et nad kõik on paperOffice DMS-iga seni ebaõnnestunud. Samal ajal takistab hierarhiline paroolihaldussüsteem kõigil kõigele juurde pääseda.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Digitaalarvete töötlemine on kasulik ka paljudele ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise valdkonna ettevõtetele. Sissetulevaid arveid saab automatiseerida tänu PaperOffice DMS-ile ja edastada vastutavale töötajale. Juhtimis- ja vabastamisprotsessi digitaalse väljalaske kaudu saab süsteemi kaudu käsitleda ka kiiresti ja tõhusalt.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma maksunõustajale või vastupidi.
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab suhtlemist.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib saada organisatsiooniliseks keskuseks igas ettevõttes ja seda peaaegu valguse kiirusel.
Ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuse ettevõtted saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest
38% kõigist küsitletud ettevõtetest lihtsalt ei ole aega oma protsesse digitaliseerida. Soovitame protseduuri, mis algab põhiprotsessiga, analoogdokumentide skannimisega samal ajal, kui neid töödeldakse. Sel viisil võiks ka iga päev koopiamasinaga töötavate inimeste rühma juhendada arhiivi bitti skannima.
Tänu järjepidevate omadustega dokumentide automaatsele äratundmisele saab PaperOffice DMS alati määrata kõik skannitud dokumendid õigesse salvestuskohta digitaalses mälus. Mõttekas on alustada arhiivi skaneerimist kõige uuemate kirjetega, et veelgi vähendada analoogarhiivi suurust säilitusperioodide lõppemisel. Lisaks on meil palju juhendeid selle kohta, kuidas tänu skannerile paberivaba kontorit saavutada.
PaperOffice DMS on analoog- ja digitaalne liides. Kasutades oma skannimisfunktsiooni, saab tarkvara lugeda analoogdokumente, plaane ja fotosid süsteemi teie skanneri kaudu ja digiteerida neid, kusjuures tekstid teisendatakse fontideks OCR-i abil, mida saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
Olemasolevad hindamismehhanismid, mida kontrollib PaperOffice DMS-i integreeritud tehisintellekt, võimaldavad hinnata ja statistiliselt uurida ettevõttes esinevaid materjalivooge.
See aitab kindlaks teha ringlussevõtuga seotud konkreetsed valdkonnad, mida saab vastavalt vajadusele kontrollida. PaperOffice DSM kiirendab ringlussevõetavate materjalide tsüklit ettevõttes.
PaperOffice DMS aitab kaasa kõigi äriprotsesside jätkusuutlikule digitaliseerimisele.FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Digiteerimine ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuses":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, muutes selle immuunseks näiteks andmevarguse suhtes ning ületades kõik GDPR- ja GOBD-nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab ringlussevõtu ja jäätmete kõrvaldamise tööstuse ettevõtteid ning pakub sobivaid liideseid muule tarkvarale, API-ühendustele ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.