Multifunktsionaalsete seadmete digiteerimine teenusepakkujate ja edasimüüjate juures

Digiteerimine teenusepakkujate ja koopiamasinate edasimüüjate juures

Sobiva andmehalduse kasutamisest saavad oluliselt kasu kontoritehnoloogia, trükilahenduste ja kontorisüsteemide spetsialiseerunud edasimüüjad.

Suundumus, majanduslik olukord ja konkurentsiolukord liiguvad üha enam dokumentide digiteerimise suunas, selle asemel et hoida neid ainult paberil.

Nii loovad enamik kontoritehnoloogia ja trükilahenduste spetsialiseerunud edasimüüjaid igapäevaselt olulisi dokumente:

Kirjutised, lepingud, saatelehed, mustandid, tarnija arved ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, vaid paljud kirjad saabuvad ka e-posti teel.

Kuid mitte mingil juhul ei ole iga tarnija arve või iga saateleht failina algusest peale saadaval. Sellest tulenevalt on usaldusväärsed, kvaliteetsed ja võimsad skannerid ning sobiva dokumendihalduslahenduse kasutamine eduka digiteerimise jaoks üliolulised.

On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks. PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.

Kontoritehnoloogia ja kontorisüsteemide tööstus on see, mis saab dokumendihaldussüsteemist PaperOffice kasu digiteerimise valdkonna lahendusena, aga ka partnerina.

Sest milline meedium on parem kui multifunktsionaalne seade paberdokumentide muutmiseks analoog-digitaalseks?

Näiteks tavalise DMS-iga saab skannitud e-kirju esitada, salvestada olulisi e-kirju ja dokumente arhiveerida. Lisaks saavad erinevad kasutajad nendele dokumentidele juurde pääseda ja nendega töötada.

Paperless work through digital processes

Kuidas minna paberivabaks?

PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad, toob kaasa kulude kokkuhoiu, näiteks paberdokumentide kõrvaldamise, ning loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu kviitungid, lepingud, saatelehed või muud kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt .

Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.

Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.

PaperOffice DMS tarkvaralahendusega ei lähe enam dokumente kaotsi. Ja olenemata sellest, kus te asute, pääsete olulistele dokumentidele juurde sekunditega.

Loomulikult töötate alati meie süsteemidega kooskõlas seadusega ja täiesti auditikindlalt.

Kviitungeid, kontosid jms dokumente ei pea enam saatma posti teel kirikupiirkondade ja kihelkondade vahel. Sel viisil saab sisemisi kirju saata ka digitaalselt. See säästab paberit, täiendava andmesalvestuse kulusid ja reise arhiividesse. Dokumente saab varustada märksõnadega (toimetaja, teema, olek, kuupäev jne) ja seejärel kergemini leida.

Protsessile orienteeritud dokumendihaldus

Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.

Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.

See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset kinnitust, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.

Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.

Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.

Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Täna, 21. sajandil, ei ole peaaegu ühtegi kopeerimismasinat. Koopiamasinast on saanud multifunktsionaalne seade ettevõtetes, haldusasutustes ja kodumajapidamistes. Lisaks koopiamasina funktsioonile on seadmetel võimalik printida ja faksida, teisendada digitaalne sisu otse analoogvormiks liidese kaudu arvutisse ja ka vastupidi skaneerimise teel.

Just selles funktsioonis on koopiamasinatel praegu suurim kasutuspotentsiaal, kuid lähitulevikus üha enam. Analoogi skaneerimine ja teisendamine digitaalseks teabeks.

DIHK poolt 2020. aastal läbi viidud 3500 ettevõtte uuringu kohaselt on nende digiteerimise aste keskmiselt umbes 50%. Kõik ettevõtted on teadlikud eelistest, mida digiteerimine endaga kaasa toob. Ettevõtted näevad suurimaid probleeme järgmistes valdkondades:

• Pakutavate süsteemide ja protsesside keerukus
• Kõrged kulud
• Turvariskid
• Ajapuudus
• Ulatuslik koolitus

Praktiliselt kõigil ettevõtetel on vähemalt põhiline riistvara, koopiamasin või multifunktsionaalne seade skanneriga ja üks või mitu arvutit. Mida on veel vaja, on õige tarkvara ja seda võib leida PaperOffice DMS-ist.

PaperOffice DMS-iga on menüü navigeerimine intuitiivne ja seda on lihtne õppida. Spikrimenüüd juhendavad teid iga rakenduse kaudu ja samal ajal on saadaval videoõpetused, mis selgitavad teatud protsesse samm-sammult. Töötajate välikoolitus ei ole vajalik, kuid koolitust saab soovi korral korraldada otse ettevõttes.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS loob selged eelised multifunktsionaalsete seadmete edasimüüjatele ja teenusepakkujatele

PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest see sisaldab kõike, mida spetsialiseerunud edasimüüjad vajavad kontoritehnoloogia ja trükilahenduste jaoks, näiteks:

• Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse põhimõtetele
• Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
• Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
• Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
• Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
• Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks

PaperOffice DMS-il on väga soodne hinna ja jõudluse suhe ning seda võimalusega ühendada kuni 800 terminali (kuvatud tööjaamad).

Kõik digitaalsed andmed krüpteeritakse PaperOffice DMS-is 1024 bitiga ja vorming teisendatakse. Selle tulemuseks on häkkerite ja spioonide jaoks nii suured takistused, et nad kõik on paperOffice DMS-iga seni ebaõnnestunud. Samal ajal takistab hierarhiline paroolihaldussüsteem kõigil kõigele juurde pääseda.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.

Digitaalarvete töötlemine on eeliseks ka paljudele kopeerimissüsteemi teenusepakkujatele ja jaemüüjatele. Sissetulevaid arveid saab automatiseerida tänu PaperOffice DMS-ile ja edastada vastutavale töötajale. Juhtimis- ja vabastamisprotsessi digitaalse väljalaske kaudu saab süsteemi kaudu käsitleda ka kiiresti ja tõhusalt.

Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma maksunõustajale või vastupidi.

Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab suhtlemist.

Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.

Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.

ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.

PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib seega saada organisatsiooniliseks lüliks igas kaubandus- ja tootmisettevõttes ning seda peaaegu valguse kiirusel.

Multifunktsionaalsete süsteemide teenusepakkujad ja jaemüüjad saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest

38% kõigist küsitletud ettevõtetest lihtsalt ei ole aega oma protsesse digitaliseerida. Soovitame protseduuri, mis algab põhiprotsessiga, analoogdokumentide skannimisega samal ajal, kui neid töödeldakse. Sel viisil võiks ka iga päev koopiamasinaga töötavate inimeste rühma juhendada arhiivi bitti skannima.

Tänu järjepidevate omadustega dokumentide automaatsele äratundmisele saab PaperOffice DMS alati määrata kõik skannitud dokumendid õigesse salvestuskohta digitaalses mälus. Mõttekas on alustada arhiivi skaneerimist kõige uuemate kirjetega, et veelgi vähendada analoogarhiivi suurust säilitusperioodide lõppemisel. Lisaks on meil palju juhendeid selle kohta, kuidas tänu skannerile paberivaba kontorit saavutada.

PaperOffice DMS on analoog- ja digitaalne liides. Kasutades oma skannimisfunktsiooni, saab tarkvara lugeda analoogdokumente, plaane ja fotosid süsteemi teie skanneri kaudu ja digiteerida neid, kusjuures tekstid teisendatakse fontideks OCR-i abil, mida saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.

Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.

Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.

Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.

Nii et kõik, mida vajame, on koopiamasin ja PaperOffice DMS, et kiirendada operatiivset digiteerimist või isegi alustada. Tee, mis on kindlasti väärt.