Efektiivne dokumentide haldamine ehitustööstuse edu saavutamiseks

7 dokumendihalduse väljakutset ehitusettevõtetele.

Ehitusplatsist büroo korraldamiseni - dokumentide haldamise väljakutsetega toimetulek. Anname teile ülevaate 7 praktilisest väljakutsest ja tutvustame teile lahendusi. Dokumendihaldus ehituses muutub lihtsaks!

Edukas projektijuhtimine algab tõhusa dokumentide haldamisest ehitusvaldkonnas.

Ekspertnõuanne

Ehitustööstuses töötab palju inimesi erinevates valdkondades, osakondades ja mõnikord isegi ettevõtetes koos paljude andmete, dokumentide ja teabega.On äärmiselt oluline, et kõik protsessid oleksid efektiivsed ja kiired, eriti kui tegemist on ettevõtete kriitiliste sisu, nagu joonised, lepingud, projektiplaanid ja muud, korraldamise ja haldamisega.Kuid kui dokumendi- ja teabehaldus pole tõhus, võivad tekkida mõned puudused.Näiteks tekib segadus töötajate seas, kui nad töötavad "aegunud versioonide" alusel. Sellest tulenevad arusaamatused, mis omakorda viivad "suurenevate tööjõukulude" tõttu "dubleeritud ja ebaefektiivse töö" nõiaringini - rääkimata ajast, mis tuleb kulutada segaduste selgitamiseks.Kokkuvõtvalt võib öelda, et kui dokumente ja teavet pole struktureeritud ja selgelt hallatud, pole üheski ettevõttes võimalik teha igapäevaseid ja nutikaid otsuseid, mis omakorda tagaksid ettevõtte edu.Selles artiklis vaatleme mitte ainult ehitustööstuse dokumendihalduse väljakutseid, vaid ka seda, kuidas PaperOffice abil saab andmete, dokumentide ja teabe tõhusaks ja struktureeritud haldamiseks. Tänu meie laialdasele kogemusele digitaliseerimises ja paberivabas töös on meil muidugi igale väljakutsele olemas võimalik lahendus.

Tutvustame teile 7 praktilist väljakutset ja pakume lahendusi

2022. aastal küsitles PaperOffice ehitusettevõtteid andmete, dokumentide ja teabe haldamisega seotud suurimate takistuste kohta ning arvestati mõne ettevõtte kohta käivate juhtumiuuringute käigus saadud teavet. Selle tulemusel saadi järgmised teadmised:

Väljakutse 1

Dokumente on olemasolevas failistruktuuris raske leida

Kogu 82 protsenti küsitletud ettevõtetest märkis, et keeruliste failide nimede või kehvade kategooriate tõttu on neil raske leida dokumenti oma kaustade struktuurist.

Uuesti kategooriseerimine pole ajapuuduse tõttu võimalik ja see oleks mõeldav ainult automaatse täitmisega.

Kas füüsilised kaustad või serverites asuvad digitaalsed kaustastruktuurid - dokumendi failinimi peaks reeglina sisaldama teavet selle sisu kohta.

Sageli juhtub, et inimesed kasutavad arvuti otsingufunktsiooni põhiterminite leidmiseks, lootes, et need on otsitava dokumendi failinimes sisalduvad.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Sellise otsingu ajal tekib sageli segadus, kuna ebakorrapärane struktuur võib tähendada, et failid ei sisalda alati otsitavaid märksõnu.

Sarnaselt füüsilisele kaustale, mis on valel riiulil, teises ruumis või valesti ladustatud või selle silt on loetamatu või valesti märgistatud.

Kindlasti tunneb igaüks "riputatud Exploriat", mis annab 5000-failise otsimisest täielikult alla ja nõuab tavalise lihtotsingu ja arvuti taaskäivitamist.

Võimas lahendus, nagu dokumendihaldus PaperOffice, täielik ettevõtte sisuhaldussüsteem (ECM), muudab segadusseajava failistruktuuri ja aeganõudva otsimise minevikku kuuluvaks.

ECM-is ei nimetata dokumente lihtsalt juhuslikult ja salvestata, vaid need loetakse, märgistatakse ja hoiustatakse loogiliselt vastavalt "projektile" või "ettevõttele" ja seotakse vajaliku teabega. Nii saab neid kiire ja lihtsa otsingufunktsiooni abil hõlpsasti leida. Otsing võib toimuda näiteks projekti tüübi, projekti enda, kliendi või subfirma, dokumendi looja või dokumendi oleku järgi.

VIHJE: Tutvuge meie juhtumiuuringuga PaperOffice edukast integreerimisest ehitusettevõißttesse IDC Construccioń S.L. Las Palmas.

Loe sellest lähemalt ja lase end inspireerida.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Väljakutse 2

Segadus dokumentide praeguse ja õige versiooni kohta

Dokumentide praeguse ja õige versiooni osas on ettevõtetel suured segadused.

Ehitusettevõtted märkisid, et neil puudub ülevaade sellest, milline versioon on antud dokumendist või teabest praegune või õige.

Tänapäeval, kus mitu inimest saavad töötada dokumendiga sõltumata asukohast ja kellaajast, on oluline selge kommunikatsioon.

Et vältida arusaamatusi, on oluline dokumentida iga juurdepääsu, muudatust ja arhiveerimist kirjalikult. Nii on hiljem jälgitav, kuidas dokument tekkis. Failinimesse lisatud märkuse nagu "_2" või "_uus 1.2" FINAL", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" ei ole aga sobiv lahendus, kuna pole selge, millist versiooni tegelikult kuvatakse. See põhjustab sageli segadust otsingu ajal ja suurendab duplikaatide arvu, mis võivad asuda erinevatel salvestuskohtadel.

Lahendus: PaperOffice'is saate mõlemad probleemid - versioonihalduse ja muudatuste jälgitavuse - elegantselt lahendada. PaperOffice dokumenteerib iga juurdepääsu ja muudatuse läbipaistvalt ja jälgitavalt. Dokumendist on alati olemas ainult praegune ja õige versioon, nii et arusaamatusi vältitakse ja dokumente on lihtne leida.

Kui dokument on praegu töös, on see ajaliselt "lukus" ja võrgus ei pääse sellele enne vabastamist juurde.

Väljakutse 3

Kõik

Väljakutse 5

Koostöö ja kommunikatsioon

Ehitusettevõtted töötavad sageli meeskonnas ja peavad projekti edukaks lõpuleviimiseks tõhusalt koostööd tegema. Üks väljakutse seisneb selles, et mitu inimest peab dokumendiga samaaegselt töötama ja muudatusi tegema. Traditsioonilised meetodid, nagu e-kirjade saatmine või muudatuste käsitsi liitmine, võivad põhjustada viivitusi, andmete kaotust ja ebaefektiivsust.

Lahendus: Dokumendihaldussüsteem, mis sisaldab koostööfunktsioone, võimaldab mitmel kasutajal samaaegselt ühes dokumendis töötada. Muudatusi jälgitakse automaatselt ja neid saab jälgida, vältides konflikte ja hõlbustades koostööd.

Reaalajas kommentaarid ja vestlusfunktsioonid võimaldavad meeskonnaliikmetel sujuvalt suhelda, selgitada küsimusi ja teha otsuseid.

Väljakutse 6

Eeskirjade järgimine ja turvalisus

Ehitusettevõtted peavad sageli järgima konkreetseid eeskirju ja standardeid, eriti seoses isikuandmete kaitsega ja tundliku teabe turvalisusega. Dokumentide haldamine ja kaitse õigusnõuete kohaselt võib olla väljakutse, eriti kui tundlik teave on ohustatud või kadunud.

Lahendus:Usaldusväärne dokumendihaldussüsteem pakub funktsioone tundliku teabe kaitsmiseks ja eeskirjade järgimiseks. Nende hulka kuuluvad krüpteeritud salvestamine, juurdepääsupiirangud, kasutajateõigused ja auditijälje funktsioonid.

Robustsete turvameetmete rakendamisega saavad ehitusettevõtted tagada, et nende dokumendid oleksid kaitstud ja vastaksid kehtivatele nõuetele.

Väljakutse 7

Dokumentide integreerimine ja andmete üleviimine

Ehitusettevõtted kasutavad sageli erinevaid süsteeme ja tööriistu, mis on välja töötatud spetsiifilisteks ülesanneteks või ehitusprojekti faasideks.

Väljakutse seisneb nende erinevate süsteemide sujuvas integreerimises ja tagamises, et kõik asjakohased dokumendid ja teave oleksid ühes keskmes kättesaadavad.

Lisaks võib olla keeruline olemasolevaid füüsilisi dokumente või andmeid teistest süsteemidest uude dokumendihaldussüsteemi üle viia.

Lahendus:PaperOffice pakub integratsioonivõimalusi, et sujuvalt integreeruda olemasolevate süsteemide ja tööriistadega. See võib hõlmata API-sid, andmete teisendamise vahendeid või import-/ekspordifunktsioone. Erinevate süsteemide integreerimisega saavad ehitusettevõtted oma olemasolevaid andmeid ja dokumente tõhusalt kasutada, samal ajal keskendudes juurdepääsule ja haldusele.

Andmete üleviimisel võivad spetsiaalsed teenused või tööriistad aidata füüsilisi dokumente digiteerida ja andmeid teistest süsteemidest uude dokumendihaldussüsteemi üle viia.

Järeldus

Dokumendihaldus ehitusettevõtetele esitab mitmeid väljakutseid, mis tuleb lahendada tõhusate ja sujuvate äriprotsesside tagamiseks.

Oma tugeva ja tervikliku dokumendihalduse lahenduse kasutuselevõtmisega on võimalik need väljakutsed edukalt ületada. PaperOffice'i efektiivne lahendus pakub struktureeritud dokumentide korraldamist, kiiret juurdepääsu, sujuvat koostööd, eeskirjade ja turvalisuse järgimist, versioonikontrolli ja muudatuste jälgimist ning integratsiooni erinevate süsteemidega.

Käsiteldes neid väljakutseid, saavad ehitusettevõtted suurendada oma tootlikkust, parandada efektiivsust ja luua aluse edukaks projektijuhtimiseks.

FAQs

Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Efektiivne dokumentide haldamine ehitustööstuse edu saavutamiseks":

Kellele on paberivaba kontor sobiv?

Kiire ja lihtne vastus sellele küsimusele on: igale ettevõttele. Paberivabast kontorist saavad kasu kõik ettevõtte valdkonnad ja suurused, alates VKEdest ja start-up'idest kuni suurte ettevõteteni. Eriti väärtuslik on üleminek aga väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: töötlemisaegade ja kulude vähendamisega vabaneb vajalik eelarve edasiseks kasvuks.

Kas ma võin oma ettevõttes paberivaba kontori jaoks kasutada pilvepõhist DMS-i pakkuja?

Ei. Veel üks faktor, mis on olnud jutuks vähemalt alates 2018. aasta DSGVO (üldise andmekaitsemääruse) lõplikust jõustumisest, on andmekaitse. DMS-lahendusi ja DMS-tarkvara kasutatakse dokumentide töötlemiseks, haldamiseks ja salvestamiseks, mis sageli sisaldavad tundlikke isikuandmeid. DSGVO rikkumise korral näeb seadusandja ette suured trahvid.

Järeldus

Tervikuna pakuvad NAS-lahendused koos efektiivse dokumentide haldamise tarkvaraga, nagu näiteks PaperOffice, ettevõtetele ja organisatsioonidele turvalist, efektiivset ja skaleeritavat lahendust.

NAS-seadmete ja PaperOffice'i kasutamisega saavad ettevõtted tõhustada efektiivsust, parandada andmete turvalisust ja optimeerida dokumentide haldamist.

Efektiivne dokumentide haldamine ehitustööstuse edu saavutamiseks

7 dokumendihalduse väljakutset ehitusettevõtetele.

Edukas projektijuhtimine algab tõhusa dokumentide haldamisest ehitusvaldkonnas.

Tutvustame teile 7 praktilist väljakutset ja pakume lahendusi

Väljakutse 1

Väljakutse 2

Väljakutse 3

Väljakutse 5

Väljakutse 6

Väljakutse 7

Järeldus

FAQs

Kellele on paberivaba kontor sobiv?

Kas ma võin oma ettevõttes paberivaba kontori jaoks kasutada pilvepõhist DMS-i pakkuja?

Järeldus

PaperOffice lahendab igasuguse probleemi: Garanteeritud.

Juhtumianalüüs

Tee digitaalsesse raekotta - administratsiooni digiteerimine