企业内容管理 (ECM) – 定义, 优势和使用PaperOffice的架构

什么是企业内容管理的目标？

ECM的目标是提供功能，以提高企业效率，降低成本，并在不同的系统解决方案之间创建接口。此外，ECM还包括以下子目标：

• 避免文档冗余
• 统一访问文档
• 提供信息（无论来源和使用）
• 消除信息处理中的合规风险

客户推荐：在PaperOffice，我们为拥有来自不同行业的众多满意客户感到自豪。您可以在我们的网站上查看所有客户推荐和案例研究。

集成和兼容性：PaperOffice与NAS数据库完美配合，使其成为QNAP NAS的独家DMS合作伙伴。这种无缝集成使与QNAP系统的结合下的数据管理和存储变得顺畅无比。

安全特性：数据安全对我们至关重要。PaperOffice提供行业领先的安全特性，包括一流的加密、数据隐私措施等。我们的安全标准无与伦比，确保您的企业信息得到最好的保护。

企业内容管理的优势是什么？

理论是明确的，但ECM系统如何具体影响企业呢？ECM供应商通过ECM概念为企业提供以下优势：

数字化成为增长的驱动力：模拟和非结构化的数字解决方案有一个共同点：它们需要时间。最终，不管文档是否被错误归档，或Word文件是否被放在错误的客户文件夹中，都无关紧要。

反之，企业内容管理系统大大减少了处理时间。信息可以更快找到，繁琐的工作步骤可以轻松自动化，等待时间用于完成任务。反过来，您获得的时间可以用作生产时间——您的增长阶段开始了。

不再在纸堆中丢失信息：许多处理时间源于数据孤岛。各部门有各自的存储系统，并使用各自的独立解决方案。因此，很难保持概览，找到某个文档的当前状态甚至所需信息。

ECM软件刚好在此起作用，通过统一和自动化的存储系统，通过中央访问点连接这些独立解决方案。通过智能搜索，您可以在几秒钟内找到每个文档。

协作是新的团队合作：几乎所有文档都是由至少两个人记录、检查或处理，因此每个企业都需要团队合作。这包括为其他员工提供和处理相关信息。

然而，当外部人员如合作伙伴、税务顾问、律师甚至客户加入时，事情会变得一团糟。通过ECM系统，合作再次变得有序——甚至超越组织。

您将保持竞争力：2020年是德国企业不得不采取行动的一年。缺乏或缺乏数字化导致的弱点明显暴露，并发现了新的机会。这激励了许多人投资数字技术并继续发展。家庭办公和远程工作已经成为许多企业的标准设备。然而，需求超出了单纯的在家工作。

在2024年，企业内容管理（ECM）通过AI集成将成为高效流程和无缝协作的驱动力，PaperOffice在这场数字化转型中处于最前沿。

了解ECM如何推进您的企业，以及PaperOffice如何帮助您充分利用这些优势。

什么才算是一个完整的PaperOffice ECM系统?

ECM包括五个主要组件，它们在PaperOffice中得到了完美实现：

PaperOffice的文件管理: PaperOffice 使得文档的捕获、管理、存储、归档和销毁变得简单高效。 PaperOffice的数字文档管理系统是无纸化办公室的关键。

PaperOffice的业务流程管理（BPM）: PaperOffice支持BPM，使得业务流程的设计、控制和优化成为可能。使用PaperOffice，您可以无缝且灵活地定义您的工作流。

PaperOffice的记录管理: PaperOffice 提供符合法律要求的 审计安全管理。 使用PaperOffice，您的文档能够随时安全可追踪地存档。

PaperOffice的协作: PaperOffice促进了公司内部的数字协作。 团队可以同时处理文档并透明地管理项目。PaperOffice内置的聊天功能为团队成员间提供了便捷的沟通方式。

PaperOffice的AI自动化

企业内容管理的未来由AI自动化主导，而PaperOffice处在这一发展的最前沿。 通过PaperOffice，您可以利用先进的AI技术自动化重复性任务，更快地找到信息并作出更智能的决策。

PaperOffice的AI可以自动分类和标记文档，识别不同语言的文本内容等等。 通过这种AI自动化，您可以优化工作流程并大幅提高企业效率。

PaperOffice 的企业内容管理系统是否仍然与时俱进？

肯定是的！ 在不断变化的商业世界中，企业内容管理系统比以往任何时候都更加重要。

借助PaperOffice，您可以优化流程，提高效率，满足数字化转型的要求。 有了PaperOffice，您可以为未来做好充分准备，并充分利用数字化带来的机遇。