专业提示
文档管理系统对公司具有巨大潜力已不再是秘密。
由于使用了文档管理系统，您不仅可以推进公司的数字化。此外，您是实现企业目标和确保企业长期成功的基石。
因为数字文档管理在这里创造了一个明确的补救措施，并带您在数字化转型中向前迈出了一大步。在本文中，我们将列出文档管理系统（DMS）的工作原理，需要考虑的内容以及它为公司带来的优势。
文档管理系统的用途是什么？
简而言之：文档管理系统（DMS）用于存储，管理和控制组织内的文档和信息流。
您可以将所有信息（如纸质文档，Windows文件或电子邮件）组织在一个中心位置，即您的文档管理系统，员工可以轻松无忧地访问该系统，包括用于团队合作和文档共享的独特功能以及全球独一无二的创新程序界面。
随着当今企业生成的信息量呈指数级增长，文档管理系统对企业来说变得越来越重要。
管理和控制作为公共或企业管理业务流程一部分的大量外部和内部文档已成为鼓励采用各种应用程序的挑战。
因此，这些不同的应用程序应有助于对信息和文档的控制，并大大减少搜索时间，处理和节省成本，这在我们的管理流程中非常重要。
但是，只有一个应用程序可以实现所有功能，这难道不是一个优势吗？
我们将向您展示，PaperOffice文档管理系统可以正是您公司的一个应用程序，它具有所有必要的功能。
文档存储在哪里？
在自动化选项，监控和搜索之后，这是最常见的问题，因为无论是私人还是企业 - 没有人愿意将数据留在坏人手中。首先，这也是法律所要求的。
PaperOffice DMS 采用安全的方式，因为所有数据都存储在高度安全的加密数据库中，该数据库可以位于您的 NAS 上，例如来自群晖科技或 QNAP 的数据库。这意味着您始终可以访问和控制数据。
因此，文档管理系统的“核心”是一个数据库，其中信息以这样的方式存储，即可以以简单和受控的方式查找和检索信息。
但是，通过以结构化的方式存储信息，我们只有等式的一部分。
控制系统的“大脑”是工作流逻辑，它可以在文档和流程之间创建依赖关系，并将这些信息链接到灵活且先前定义的流程中。
实施如此复杂的“工作流程”的一个重要步骤是以数字形式提供尽可能多的文档。
数字化和文档管理
在谈论文档管理系统时，一定不要忘记：作为流程一部分的信息的数字化程度越高，可以实现的控制和自动化程度就越高。
在第一步中，确定哪些文档属于流程，如何将这些文档集成到文档管理系统中，以及应提取哪些信息并将其与数据库中的文档一起保存。
一旦信息被包含，它的生命周期就被定义，它如何与其他过程相互作用以及如何集成它。
最有可能的是，还会有来自不同来源和不同格式的信息。其中一些以数字形式，存储在文件或数据库中，一些以打印文档的形式存在。
当信息来自其他数据库或以XML格式出现时，查询和提取它很容易，但是。pdf，文档等格式的数字文档会发生什么情况？它会有点复杂，但其内容可以通过不同的方式访问，例如使用某些程序，直接访问文件或将其发送到打印并通过打印假脱机（队列）提取信息。
当文档以纸质形式出现时，例如交货单或发票，情况会稍微复杂一些。但是，当解决方案包括复杂的光学字符识别（OCR）程序时，已经迈出了重要的一步。
扫描仪和文档管理系统
使用扫描仪或其他数字化设备，文档不仅可以转换为图像，还可以以电子方式“读出”其内容。
如果系统现在可以用来识别和定义哪些文档信息是单独在文档管理系统中的信息是完整的。
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
通过OCR对信息进行数字化，可以更轻松地将各种文档集成到流程和工作流程的管理中。
如何从纸件办公室文档管理系统中受益
PaperOffice的文档管理系统就像一个全方位的人才，因为除了一般的文档归档之外，还集成了许多其他与文档和相关信息相关的功能，例如：
- 随时随地访问您的信息
- 搜索和查找文档
- 完全自动化
- 合法合规且经审计证明的文档归档
- 自动化工作流程
所有数据都安全地存储在您身边，而不是存储在云中。
通过自己管理所有数据而不是在具有后续成本的第三方云中来管理所有数据来保持独立。
纸办公室支持所有设备，如本地电脑、QNAP 网络存储、群晖网络存储、视窗或 Linux 服务器，以及 AWS 或 Azure 等网络服务。
您可以获得云的所有优势，但通过使用自己的数据库服务器。您可以从世界上任何其他PC加密且安全地访问您的 PaperOffice 数据库。
了解更多。
PaperOffice只需索引所有内容，无论是扫描的文档还是文件。文本内容安全地存储在数据库中，无需您的干预。因此，您可以在几秒钟内轻松搜索任何单词片段，数量和关键字，并找到匹配的条目。
详细了解集成搜索。
可自由定义的监控功能可根据您的规格自动存储所有文档。
不仅可以监视整个目录，还可以监视电子邮件帐户，Outlook文件夹甚至基于Web的表单。
详细了解如何自动执行监视。
每家公司都有义务为税务局保留与税务相关的文件。
面临的挑战是按照GoBD的要求存档越来越多的数字和纸质文档： 以原始格式且不可更改。
纸件办公室DMS使之成为可能，了解如何：
合法合规的存档如前所述，高级文档管理必须将数字和结构化形式的所有信息都放在数据库中。这使您可以轻松找到文档，并设置规则，规定谁可以在一个中央网站中访问，修改和删除/存档您的信息。
PaperOffice 文档管理解决方案的支柱之一是广泛的工作流引擎。这允许您指定业务流程的每个步骤及其关联的活动和依赖项，以及所涉及的部门和角色。但是，您还可以定义根据整个过程中发生的活动和事件激活的自动通知。
所有这些不仅减少了管理任务所花费的时间，而且还最大限度地减少了过程中健忘和错误的可能性。
PaperOffice可帮助您自动化所有工作流程，以数字方式映射整个工作流程，以便您始终了解最新情况。
您始终可以通过支持您自动执行日常工作的工作流来概述任务和流程。
使用截止日期设置所需的工作流程，将其链接到可能的决策和任务，从激活开始，PaperOffice会处理其他所有事情，直到完成。
这使您可以轻松遵守公司政策和法律要求。
了解有关工作流自动化的更多信息：
工作流程还有更多功能。
同时处理和管理文档既简单、安全又高效。
文档管理的附加价值和优势
下面我们列出了实施 PaperOffice 文档管理系统的一些最突出的好处：
- 控制谁可以访问文档、何时访问文档以及可以对文档执行哪些活动
- 集中、轻松地访问所有相关的公司文档，以及多方就同一文档进行协作的可能性
- 安全性，不仅在访问控制方面，而且在新技术和数据库的引入所带来的保管和安全方面
- 节省搜索文档的时间以及管理和存储文档的成本
- 减少冗余，如重复文件、复印、数据记录
- 通过创建工作流实现管理任务的敏捷性和自动化，这些工作流允许在受控环境中集成文档和业务流程，并明确定义和监控活动
- 不要忘记更高的内部和外部客户满意度的积极“副作用”
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "":
我需要互联网才能与纸办公室合作吗？
不！纸办公室不需要互联网连接即可工作。
只有下载安装程序包、创建用户帐户、创建数据库和添加设备时才需要 Internet。
我可否使用我的群晖科技 NAS 进行数据库储存？
是的，当然！纸厅与群晖科技 NAS 完美配合。
文档和文件存储在哪里？
所有文档和文件都直接存储在您的 PC 上，存储在加密的数据库中，或者，如果您的文档存储在“我的 Windows 文档”下，则未加密在本地 Windows 目录中。
您还可以选择在 NAS 设备上设置数据库并将数据保存在 NAS 上。
在所有情况下，您都可以随时访问您的数据。
我的数据是否存储在云中？
不，您的数据通常不会存储在云中！
如果您的数据库设置在 NAS 服务器（如 QNAP 或 Synology）上，您的数据将存储在 NAS 服务器上的数据库中。
由 PaperOffice 创建的数据库是否始终加密？
由 PaperOffice 创建的每个数据库都受高级密码保护。 所有包含的文档都由纸质办公室块状加密，军事加密为1024位。
结论
无论您是只想查找文档和相关信息，还是需要标记文档，将它们集成到工作流程中，但同时确保您按照各种准则和法规工作 - PaperOffice DMS具有多种功能来帮助您。
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