专业提示
什么是网络存储？
台湾公司群晖科技以「群晖科技 NAS」的名义销售各種網络储存装置（NAS 装置）。这些设备允许公司和私人用户有效地保护他们的数据，并单独组织和使用数据。
NAS 是具有自己的操作系统的文件服务器，可通过网络提供其存储空间。
Synology NAS 为所有企业（尤其是中小型企业）提供了快速、轻松地存储企业数据的理想条件。
在下面的文章中，我们将向您展示如何为您的公司充分利用 Synology NAS，以及如何在没有 Docker 的情况下轻松进行文档管理。
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
为什么使用 NAS 而不是云？
几乎每个在公司中处理过文档存储主题的人肯定都会问过这个问题。
互联网上的云中有各种存储空间提供商。使用这个有优点，但也有缺点。最大的缺点无疑是将数据移交给第三方。即使承诺存储的文档是绝对安全的，世界上也没有公司可以保证这一100%。
黑客攻击不仅会危及数据安全，而且根据云提供商所在的位置，相应的国家法律可以使有关当局和公司完全合法地访问内容。不幸的是，美国是一个坏榜样。早在2017年4月，知名计算机杂志“c't”就警告不要使用美国云，因为专家将其数据保护评为非常低。但是，在欧盟或德国，数据泄露也随时可能发生，无论是由于各自云运营商的草率还是由于欧洲秘密服务的秘密权力。
许多公司，尤其是中小企业，认为这是数据安全的障碍，因此主张使用自己的服务器，如 Synology NAS。
台湾公司 Synology 是网络附加存储制造领域的全球领导者。而不是第三方提供商的不安全云，有一个内部网络，其存储容量可以适应要求。
因此，对于公司来说，明智的解决方案是为所有连接的终端建立一个具有通用服务器的内联网。NAS 是硬件的核心，即中央数据存储。
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
什么是数字文档管理？
随着时间的流逝，许多重要文件在家庭中积累 - 在公司中更是如此。有效管理这些文件对于经济成功以及保险单，合同，文件等的简单概述至关重要。
文档可以以纸质形式保存在文件夹中。但是，它们会占用大量空间，最重要的是，很难搜索。
这就是数字文档管理展示其优势的地方：存档需要很少的空间，数据也可以备份到不同的位置，这是一个很大的优势：有一个全文搜索，可以在文档中搜索并快速找到您想要找到的所有文档。
在阐明了使用 NAS 最重要的优势之一（即完全控制和合理化成本）之后，现在是时候了解应该如何在 Synology NAS 上进行文档管理以及 Synology DMS 的工作原理了。
数字文档管理，也称为文档管理系统，用于存储，管理和控制组织内文档和信息的流动。此外，DMS 最重要的功能是充当 Synology NAS 与数据之间的连接。
数据库用于连接到网络的计算机与 NAS 之间的通信。
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
像 PaperOffice DMS 这样的数据管理系统的中心焦点是逻辑结构的数据库，其结构允许尽可能高的安全性，但也闪电般快速地访问文档。
PaperOffice DMS 采用安全路线，因为所有数据都以高度加密的形式存储在位于 Synology NAS 上的数据库中。这就是在您的 NAS 上创建文档管理的方式，即所谓的群晖科技 DMS。
这意味着您始终可以访问和控制数据。
通过这种方式，公司的所有文档始终可用，而不仅仅是当相关同事的计算机运行并允许数据访问时。当然，在 NAS 上也可以使用分层级别，即设置不同的、受密码保护的访问级别。
数据库安装和设置有多复杂？
Synology NAS 上的数据库安装和设置一点也不复杂，也不需要 IT 专家。
特别是因为Docker容器的操作是一种不稳定和不可靠的集成解决方案，PaperOffice决定通过直接的本地使用MariaDB为数据存储提供一个经过验证的可靠解决方案。
与Docker安装相反，在 纸上办公室YouTube视频的帮助下进行设置可以在几分钟内完成，即使对于外行也是如此。
不使用 Docker 容器有什么好处？
没有 Docker 的纸上银行决定拥有巨大的优势，您可以使用任何 Synology NAS，而不是昂贵的 Plus 系列。
这对您的钱包有积极的影响，并且很容易在预算上。
数据如何进入群晖科技 NAS？
扫描文档
这个过程很简单：如果数据尚未以数字形式提供，则必须首先扫描或拍摄纸质文档。
使用扫描仪或其他数字化设备，文档不仅可以转换为图像，还可以以电子方式“读取”其内容。PaperOffice DMS中集成的扫描仪功能连接到您的扫描仪，从而将数字介质传输到文档管理软件。
关于如何最好地集成扫描仪，将文档数字化，我们已经在另一 篇文章中进行了描述。
数字文档存储
数字形式的数据，如电子邮件或数字文件，可以很容易地拖放到PaperOffice界面中。如果您想在不手动操作的情况下存档多个文档，PaperOffice中集成的文件夹监控功能适用于此目的。这样就可以在后台顺利存档。
现有数据
PaperOffice 的文档管理系统还使用户能够轻松地将以前位于笔记本电脑或台式电脑硬盘上的数字数据移动到共享数据存储设备 Synology NAS。
所有现有数据只需单击一下即可导入文档管理系统。
还有许多其他方法可以将数据导入文档管理系统，这些方法已经集成到标准版本的PaperOffice DMS中。
附加值和优势
以下是在 Synology NAS 上进行文档管理的一些最突出的好处：
- 最小的投资，为个人工作站和团队带来最大的收益
- 保持对数据的控制
- 云的所有优点，但没有后续成本和不确定性
- 轻松的数据备份 数据备份功能
- 节省搜索文档的时间以及管理和存储文档的成本
- 使用协作工具提高工作效率
- 不要忘记更高的内部和外部客户满意度的积极“副作用”
为您节省昂贵的服务器或云服务的巨大购置成本 - 将群晖科技 NAS 集成到您的网络中，并将 PaperOffice 连接到 NAS：完成！
由于 PaperOffice 架构，与群晖科技 NAS 的结合是在数字办公室中实现完整文档管理的完美解决方案。
群晖科技是专为 24/7 全天候运行而设计的便捷解决方案。群晖科技支持您的纸质办公室随时随地向所有网络用户和OwnCloud技术提供所有文档和相关信息。
由于数据库安装简单，而且缺少 Docker 容器，群晖科技提供了多种 NAS 型号，可与 PaperOffice 无缝协作。因此，不仅大公司可以从数字化中受益。
群晖科技不仅提供配备强大 CPU 的 NAS 机型，还提供创建多个 RAID 组以及缓存和分层的功能。实施允许您创建混合存储解决方案的技术，以实现海量存储容量、突破性性能和预算意识的支出。
您只需投资一次即可购买 NAS 和文档管理系统，完全控制您的数据，无需后续成本。
借助 Synology 超级备份软件包，您可以自动创建数据库的备份。多亏了YouTube上的纸业研讨会，设置在几分钟内就完成了。
通过创建工作流实现管理任务的敏捷性和自动化，这些工作流允许在受控环境中集成文档和业务流程，并明确定义和监控活动
入门比您想象的要容易。
你还担心做不到吗？阅读客户关于 Synology 和 PaperOffice DMS 在各行各业的集成案例研究，亲眼看看其简单性。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "":
无纸化办公室适合哪些人？
这个问题的快速简便的答案是：适用于每家公司。从中小企业和初创企业到大公司，所有业务部门和规模都受益于无纸化办公室。但是，这种转换对于中小型企业来说特别有价值： 加工工作量和成本的减少释放了进一步增长促进器所需的预算。
我可以将基于云的 DMS 提供商用于我的无纸化办公室吗？
不。自GDPR最迟于2018年生效以来，另一个一直挂在每个人嘴边的因素是数据保护。我们建议您使用您的群晖科技 NAS。
结论
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收益证明工作和成本是合理的
以数字方式工作并将旧文档带入新时代将是未来节省大量时间，金钱和紧张的最佳关键投资。
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你需要一个知道的人
您不需要自己的 IT 专家来利用数字化的所有优势。
您需要的是合适的合作伙伴，由于他的经验，他可以完全满足您的需求。避免恐慌，选择测试位置，而不是花哨的PowerPoint演示文稿，而没有真正测试过它。 -
硬件通常已经可用
经验表明，几乎每个操作，公司和公司都有一个大型复印机，没有利用其潜力。这些设备喜欢大规模扫描，耐受回形针，并且可以成为数字启动的基础，而无需扫描仪投资。
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使用正确的 DMS 比预期更便宜
使用DMS / ECM系统避免成本陷阱，因为您可以无情地受制造商的摆布。当涉及到您自己的管理选项时，不要做出任何妥协，例如教学文档和自己进行设置。如果您需要帮助，制造商将很乐意为您提供帮助，但要保持独立。
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数字化自动化是未来
程序将来将完全相同，但完全自动化。
发票进来了吗？工作流被触发，一切都按照其定义的方式进行。
搜索所有 1000 个文件夹？没问题，因为你有自己的谷歌！