门诺派
比勒费尔德弟兄会教堂
纸质办公室经验/参考/实践报告
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地区
德国 比勒费尔德
部门
财务、会计
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借助 PaperOffice DMS 优化工作流程
Alexander Staruk，Mennonite Brotherhood Bielefeld e的首席财务官。V.
挑战
门诺派兄弟会比勒费尔德·v.（Heepen / Oldentrup / Schildesche）是一座新教自由教会，其根源可以追溯到很久以前。这个比勒费尔德门诺派兄弟会在16世纪宗教改革运动期间在苏黎世成立。今天的门诺派兄弟会Bielefeld e. V.（Heepen / Oldentrup / Schildesche），其中包括1000多名社区成员。
市政当局使用PaperOffice DMS来支持志愿者成员，特别是在存档文档，分配工作流程和在家庭办公室进行会计方面。
起始位置
在一个包括门诺派兄弟会比勒费尔德e在内的协会中。五、有相当广泛的行政任务，都是由成员自愿执行的。
这既影响了1000多名成员的 账户管理 ，也影响了市政当局各种建筑项目 账户的审计 或收到的捐款的处理。
现有问题
在使用PaperOffice DMS之前，选定的成员被委托执行各种行政任务，从而在很大程度上将工作留给各自的成员自己如何以及在什么时间范围内完成。
没有使用数字网络和总体软件。取而代之的是，需要检查的商人发票被带回家进行手动检查。还发生了没有人有时间，然后账单最初被留在桌子上。
在 数字化过程中，社区现在通过电子邮件面临着无数的文档，电子邮件和其他问题。但是，这种电子邮件的泛滥很难手动管理。
其后果是处理时间过长，处理、检索和转发必要文件的效率低下。因此，市政当局开始寻找数字文档管理。
因此，在将未付款项转入受委托的公司方面一再出现拖延。发出催复通知需要支付额外费用，发放的折扣不能使用。可以理解的是，社区的声誉因此而受到影响。
Alexander Staruk，Mennonite Brotherhood Bielefeld e的首席财务官。V.，正在寻找解决问题的方法，从而考虑将市政当局的所有行政任务数字化，这些任务以前基本上是 类似的。
为什么门诺派兄弟会选择PaperOffice DMS
Staruk 先生首先研究了与文档管理相关的各种软件产品，并最终决定对 PaperOffice DMS 进行为期六个月的测试。
PaperOffice DMS提供的正是Staruk先生正在寻找的要求。这包括：
- 可用性：集中、轻松地访问所有这些相关文档，并能够让多方协作处理同一文档。
一个内部中央存储，所有执行管理任务的成员也可以在家中访问。数据不应存储在第三方云或单用户计算机上。
- 管理任务的敏捷性和自动化：软件必须使任务能够通过网络分发，并且由相应的俱乐部成员处理。
- 可检索性和节省时间：寻求一种更简单的方法来数字化模拟文档，并在必要时使其易于检索。
- 实用且易于理解： 该软件需要尽可能少的培训，同时为未来做好准备。
解决方案： Synology 在社区中心设置了一个 NAS，一个网络连接存储，与协会及其成员相关的所有数据都使用 PaperOffice DMS 存储在该 NAS 上。
Alexander Staruk先生很早就意识到，他的社区数字化是没有办法的：
“我们只是把工作向前推进，现在我们有了一个良好的开端。
解决方案： PaperOffice DMS具有全面的工作流程功能，使公司能够有效地分配和处理复杂流程以及控制文档信息和任务。
包括数字用户授权和密码确认。
同时，所有有关成员都被告知 处理状态。 通过版本存储 ，可以跟踪何时以及由谁执行了哪些处理步骤。
解决方案： 它是PaperOffice DMS的核心部分，模拟文档的数字化。您所需要的只是一个带有计算机和PaperOffice DMS接口的扫描仪。文档不只是扫描。如有必要，它们通过集成的OCR软件转换为可编辑的文本，并自动正确保存。
由人工智能PIA设置的关键字索引确保每个文档都可以通过内部搜索引擎找到，即使用户对文档几乎一无所知。
解决方案： PaperOffice DMS的使用可以通过免费的培训视频和教程来学习。
现场没有外部和昂贵的“顾问”，也没有人必须去任何地方接受培训。每个人都可以根据需要定义学习菜单导航的时间框架，并且就未来而言，PaperOffice DMS由于其模块化结构而处于有利地位。
PaperOffice DMS符合所有必需的标准。
为什么门诺派兄弟会选择PaperOffice DMS
Staruk 先生首先研究了与文档管理相关的各种软件产品，并最终决定对 PaperOffice DMS 进行为期六个月的测试。
PaperOffice DMS提供的正是Staruk先生正在寻找的要求。这包括：
- 可用性：集中、轻松地访问所有这些相关文档，并能够让多方协作处理同一文档。
一个内部中央存储，所有执行管理任务的成员也可以在家中访问。数据不应存储在第三方云或单用户计算机上。
- 管理任务的敏捷性和自动化：软件必须使任务能够通过网络分发，并且由相应的俱乐部成员处理。
- 可检索性和节省时间：寻求一种更简单的方法来数字化模拟文档，并在必要时使其易于检索。
- 实用且易于理解： 该软件需要尽可能少的培训，同时为未来做好准备。
解决方案： Synology 在社区中心设置了一个 NAS，一个网络连接存储，与协会及其成员相关的所有数据都使用 PaperOffice DMS 存储在该 NAS 上。
Alexander Staruk先生很早就意识到，他的社区数字化是没有办法的：
“我们只是把工作向前推进，现在我们有了一个良好的开端。
解决方案： PaperOffice DMS具有全面的工作流程功能，使公司能够有效地分配和处理复杂流程以及控制文档信息和任务。
包括数字用户授权和密码确认。
同时，所有有关成员都被告知 处理状态。 通过版本存储 ，可以跟踪何时以及由谁执行了哪些处理步骤。
解决方案： 它是PaperOffice DMS的核心部分，模拟文档的数字化。您所需要的只是一个带有计算机和PaperOffice DMS接口的扫描仪。文档不只是扫描。如有必要，它们通过集成的OCR软件转换为可编辑的文本，并自动正确保存。
由人工智能PIA设置的关键字索引确保每个文档都可以通过内部搜索引擎找到，即使用户对文档几乎一无所知。
解决方案： PaperOffice DMS的使用可以通过免费的培训视频和教程来学习。
现场没有外部和昂贵的“顾问”，也没有人必须去任何地方接受培训。每个人都可以根据需要定义学习菜单导航的时间框架，并且就未来而言，PaperOffice DMS由于其模块化结构而处于有利地位。
PaperOffice DMS符合所有必需的标准。
经过六个月的测试阶段，门诺派兄弟会比勒费尔德e。V. 我们的 PaperOffice DMS 非常满意，她向教会中的其他会众推荐了该软件。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "门诺派
比勒费尔德弟兄会教堂":
你会给未来的PaperOffice用户什么提示？
处理数字化主题永远不会太早或太晚。
最重要的是了解软件，以及公司本身。重要的是，我们不要被迫购买软件或注册任何服务和支持包。
甚至在我们收购PaperOffice DMS之前，我们就与公司的所有部门进行了交谈，从未感到受到过恶劣的对待。相反：PaperOffice拥有一支优秀，礼貌和称职的团队。
对于我们教会来说，软件易于理解但全面是非常重要的。
你会向谁推荐PaperOffice？
我們會向教會裡的弟兄們推薦PaperOffice。此外，对于所有其他希望实现数字化和自动化的社区和公司也是如此。
你特别喜欢PaperOffice的哪些方面？
我们对一切都非常满意。
结论
PaperOffice是一个轻量级但功能强大的文档管理系统。
起初看起来毫无意义的功能，例如自动读取文档内容，后来变成了最重要的功能，您不想在更长的时间内再错过这些功能。