公共机构
市政厅
卡里翁德洛斯孔德斯

起始位置

作为公共机构的权威，卡里翁德洛斯孔德斯市的市政厅必须管理大量重要文件：文件，申请，身份证，登记证书以及建筑文件和商业文件，信件等等。

不幸的是，到目前为止，市政厅并没有从使用合适的文档管理软件中受益匪浅，因为还没有找到合适的解决方案。

为了使搜索更容易和更有效，城市档案馆计划将文件数字化，并将内容纳入内部档案数据库。

手动处理太耗时，这就是寻求自动信息提取的原因。

市政府的目标是将现有的纸质文件数字化，对所有传入和传出的文档进行流程优化和工作流程控制，在后台实现大部分流程的自动化，从而优化物业管理流程。

Paperless work through digital processes

现有问题

过去，整个政府系统都是以纸面为基础的。公民提交的申请由登记处分类成档案，转交给市政厅，在那里增加了其他文件。

然后，这些文件被迁移到一米长的架子墙上，覆盖了整个办公室的墙壁，并在那里存放了多年。

但是，由于现有和每天收到的文件，Carrión de los Condes市政厅的手动系统达到了极限：个人收据经常被同事错误地归档或先前删除，并且尚未放回。外部机构的参与也很困难，例如，当市政厅或专家需要访问以评估申请时。

“通过将文档归档到文件夹中，我们获得了可避免的存储成本。此外，检索文件非常耗时，而且往往涉及对档案馆的访问“，

回顾Carlos A. Garcia先生的营销和传播经理。

结果是处理时间过长，处理、检索和转发必要文件效率低下。

但最大的问题是文件的年龄，因为它们变得脆弱。因此，该机构开始寻找数字文档管理。

与PaperOffice文件管理系统一起进行的案例研究是基于这样的关注，就像任何行政机构中常见的一样，维护大量的纸质记录和文件，并有一个物理空间和工作人员可供（有些处于危急状态）进行存储，分类和组织。

尽管有预算上的回旋余地，但Carrión de los Condes市政当局得出的结论是，这个老式的系统必须被一个最新的，现代的，数字的系统所取代。 通过这种方式，公共机构可以专注于城市管理的实际任务：公民，而不是搜索文件。

“我们只是把工作向前推进，现在我们有了一个良好的开端。

Carrión de los Condes政府的营销和传播经理Carlos A. García先生正在寻找一种解决方案，将所有公共机构面临的所有问题数字化。还设想将市政当局的所有行政任务数字化，这些任务以前基本上是 类似的。

为什么市政厅选择PaperOffice DMS

最重要的选择标准是可靠性和安全性，因为所管理的文件是保密的，例如个人文件或申请人的财务状况。

由于公共机构的数据保护法规，各种云提供商或开源解决方案未被考虑，因为个人数据GDPR的安全性和长期投资安全性无法得到保证。

由于PaperOffice DMS不是云应用程序，而是将所有数据存储在位于市政厅的中央数据库中，因此最终决定通过测试来测试所需的场景。

“在首次与 PaperOffice 签约时，您已经注意到 PaperOffice 在文档管理领域拥有 20 年的经验。”

PaperOffice超越了所有文档标准和法律准则，特别是由于高度加密的文档直接存储在市政厅而不是云中。

使用具有合规版本控制和防审计版本控制的文档管理系统的需求比以往任何时候都更加清晰。

做出这一决定的一个重要原因是支持的可及性，因为过去与其他提供商一起取得了非常糟糕的经历，这也导致了市政厅的停顿。

特别是，为了确保可靠性和模拟实际问题，与PaperOffice支持部门进行了多次联系，以评估是否满足了最后期限以及支持的质量。

PaperOffice已经接受了挑战 - 目标和时机

决定将所有现有的纸质文档数字化为数字存档。

特别是在数字化转型方面，Carrión de los Condes市议会成立了一个名为“创建数字档案”的混合培训和就业计划组织。该组织与PaperOffice专家一起，目前正在培训八名学生和两名教授。

在其中，所获得的知识被应用于实际实践中，具有精确的工作流程，有助于优化时间并开始历史档案的数字化解决方案，其历史可以追溯到19世纪20年代。

“手动处理文档会花费我们很多时间。借助 PaperOffice DMS 的自动化解决方案，可以大大减少手动工作，同时投资于面向未来的技术。

作为智能AI文档处理领域的专家，PaperOffice DMS受委托将现有文档数字化。

现有的纸质文件由市政厅员工仔细扫描，并存档在PaperOffice DMS中。然后，文档管理系统创建所有扫描文档的缩略图，并进行详细的文本识别。这意味着所有文档的任何文本内容都可以使用PaperOffice中集成的搜索引擎在几秒钟内找到。

通过 PaperOffice 实现数字化带来的好处

由于PaperOffice的数字化实施，Carrión de los Condes的城市档案馆已经能够：

• 节省时间和资源
• 轻松访问文档
• 每个授权员工的文档可用性
• 提供清晰的备案

现在，数据和文档的易用性和可用性正在从根本上永久地改变市政厅的流程。行政知识现在以透明的方式组织起来，并在适当的时间提供。

“数据安全性、自动化工作流程、文档数字化以及 PaperOffice 与管理环境的轻松集成，为该市政府提供了减少纸张消耗以最大限度地减少纸张流程、归档易碎文档并长期保存它们并节省空间从而节省成本所需的功能。

从这个意义上说，公共行政中所有基于文档的流程的数字化基础都是通过PaperOffice DMS奠定的。

除了常规存档过程之外：

• 防修订存档
• 优化组织流程
• 更好地组织文档
• 更快的文档搜索
• 简化沟通和任务解决

保证。

最终结果

市议会已经消除了以前基于纸张的数据的问题，所有来自档案的易碎文件都经过仔细扫描，从而存档。由于PaperOffice对所有传入的数据运行OCR文本识别，因此市政厅员工不再需要取出文档，而只需在PaperOffice中搜索它们即可。

市政府现在使用一个支持工作流的中央文档管理系统。

市政厅现在可以在几秒钟内找到案例文件，以及案例编号及其关联的名称、位置和日期。因此，档案可以更快，更准确地帮助其公民，而原始文件保持不变。

关于卡里翁德洛斯孔德斯市政厅

面积：63.37平方公里。人口： 2，096 （2018）

省：帕伦西亚。卡斯蒂利亚和莱昂社区

市长：何塞·曼努埃尔·奥特罗·桑兹。

人口中心：卡里翁德洛斯孔德斯;

这个拥有2000多名居民的城市位于帕伦西亚省的中心。根据考古发现，这个村庄的起源可以追溯到罗马时代之前。

今天，这座城市以所有走圣詹姆斯之路的朝圣者而闻名，因为这座城市位于圣詹姆斯之路上，并拥有朝圣者旅馆。