如何确保文件的版本控制是合法的？
必须考虑的措施！
版本控制是文档管理中的一个核心功能之一。 版本控制确保文档不能同时由员工编辑，并且具有文档的自动版本控制和全面的版本控制功能。 因此，可以随时快速追踪所有业务文档的更改。
版本控制是文档管理中的一个核心功能之一。 版本控制确保文档不能同时由员工编辑，并且具有文档的自动版本控制和全面的版本控制功能。 因此，可以随时快速追踪所有业务文档的更改。
版本控制：正确执行安全文档归档
专业提示
版本控制是文档管理中的一个核心功能之一。 版本控制确保文档不能同时由员工编辑，并且具有文档的自动版本控制和全面的版本控制功能。 因此，可以随时快速追踪所有业务文档的更改。文件管理系统DMS中的版本控制起到什么作用？
对于许多DMS软件用户来说，版本控制功能非常重要。请在此处了解更多有关其优势的信息。
在文件管理系统（DMS）中，版本控制的概念并不陌生。现在越来越明确地需要使用符合GoBD规范的版本控制和修订版本，以便防止文档被更改。
因为谁不知道这种情况呢？合同被多次更改 - 这里改一下，那里加注释，比对职位，更改金额并最终达成一致。因此，每个更改都会被本地保存并发送以进行进一步的审查。
如果现在同事不在或客户打电话询问上个月版本的修改“XYZ”，一切就会陷入困境。
版本混乱和冗余是其结果。
在这个时点，考虑一下对文档进行版本控制或版本管理的方法是值得的。
PaperOffice DMS具有文档的自动版本控制和全面的版本管理。无论您是在PaperOffice中删除页面、旋转页面还是涂黑区域-所有这些操作都将按照GoBD规范进行修订，以实现完美的存档。
DMS软件的优势
从DMS软件的集中定向性可以得出各种对企业有利的方面。例如，确保所有员工使用相同且准确的数据。
此外，避免了介质中断，从而实现了工作流程中无缝的信息流。
这样，数据的双重维护也变得不再需要，从而也避免了传输错误，这对所管理数据的质量产生积极影响。
许多企业，尤其是中小型企业，认为这是数据安全的障碍，因此支持使用像PaperOffice这样的文件管理系统（DMS）。
解决方案
借助PaperOffice DMS和集成的版本管理模块VersionControl，您随时可以完全掌控您的文档及其变更。
什么是版本控制？
简单来说：版本控制是用于追踪文件更改的过程。
版本控制的概念很容易理解：大致上，它是用于记录文档或文件的更改的工作方式。
每次文档更改都会被识别并保存为新的文档版本的副本。
每次文档更改都会将“更新的”版本存储在相应的存档中，以使更改从始至终都是透明且可以追溯的。
这样，后续的查看者就会知道文档是在何时，由谁进行了更改。这样就可以获得整个文档生命周期的概述。
版本控制可以自动或手动进行。
但是，有什么区别呢？PaperOffice DMS支持这些内容以及所有版本控制方法。详细说明在我们的工作坊教程中。
版本控制有哪些类型？
自动版本控制
在自动版本控制中，PaperOffice会自动检测到文档已经被更改。可以在Word文档中或通过集成的WorkBench模块在PDF文档中实现。
PaperOffice在编辑完成后会自动创建修改后的文档的当前副本，并将其存储在“正在编辑文档”文件夹中。只有在点击“完成编辑”后，版本才会更新。
这样可以确保在网络中无法覆盖文档。因为只要您在编辑文档，文档就属于前述的“正在编辑文档”文件夹中。
检入“更新的”文档版本后，PaperOffice会更新缩略图并再次执行文档的文本识别。以前的版本仍然可供访问。
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
手动版本控制
当文档打印后，并手写签名，之后需要将其作为新版本扫描时，手动版本控制非常适用。
使用手动版本控制时，版本控制过程由用户手动触发。
提示
关于“PaperOffice文件管理的合规性和GoBD兼容版本控制”的视频可以在YouTube上找到，该视频对此过程有很好的解释：
通过集成的人工智能，PaperOffice会识别出这是一份已经存在的文档，并建议将新扫描的文档存档为现有文档的版本。或者，如果这是一个外观不同且未被AI识别的不同文档，可以手动将其存档为现有文档的新版本。
DMS用于版本管理的优点
统一的存档
一旦文档存档在PaperOffice中，集成的版本控制将确保不会将许多副本保存为单独的文件。取而代之的是，不同版本的文档存储在一个文件中。
遵守合规性和GoBD兼容性
文件版本控制确保合规性和GoBD兼容性。
为了确保合规性，必须明确记录文档和文件的每一个更改细节。必须确保仅有授权的员工才能进行此类更改。同样重要的是，多年后仍然了解哪个员工在何时做出了什么样的更改。
共享访问的结构化
PaperOffice不仅是一种文件管理系统，还是一种全面的协作应用程序。它不仅提供了复杂的工作流程、图章和任务工具，还通过集成轻松促进了协作和合作。
由于版本控制，每个用户都知道何时以及如何更改文件。当一个用户开始编辑一个文件时，它将被锁定，其他用户无法同时编辑。
与此相关的是所谓的借出和归还，它协调着对文档的简单协作和访问权限。通过借出功能，编辑人员暂时锁定了文档。
通过随后的归还，第一个编辑人员将修改后的文档作为新版本生成。之前的编辑锁将被解除。
安全性和遵守许多法规和合规性
版本控制最重要的是确保所有法规和合规性方面的规定得到证明和遵守。因为每一次文档的更改都是可追踪的 - 直到进行更改的用户。
选择正确的文档管理软件进行版本控制
总结起来，可以看出DMS支持的版本管理带来了许多优势。
然而，版本控制的最大优势在于：企业能够自动化管理重要商业文件的创建、修订和分发。
文档管理软件PaperOffice使许多企业能够实现合规性。重要的是能够随时快速追踪和回溯企业文件的所有更改。
入门比您想象的要简单。
您是否仍然担心自己无法做到？阅读一下我们客户的案例研究，了解PaperOffice集成到您的业务生活中的简便性，或者申请一个测试安装。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "如何确保文件的版本控制是合法的？":
谁适合使用无纸办公？
对于这个问题的快速简单回答是：每个公司都适合。无纸办公对于各种行业和规模的企业都有益处，从中小型企业到初创公司再到大公司。但尤其适合中小型企业：
通过减少处理工作和成本，可以将所需预算用于进一步的增长推动。
我可以为我的公司的无纸办公使用基于云的DMS提供商吗？
不可以。自从2018年DSGVO生效以来，隐私保护一直是人们讨论的话题之一。DMS解决方案和DMS软件用于处理、管理和存储文件，这些文件通常包含敏感的个人数据。违反DSGVO的规定，法律规定要处以高额罚款。
结论
优势证明了成本和投入的合理性
将工作数字化并将旧文件引入新时代将是一项最佳投资，可以在未来节省大量时间，金钱和精力。
您需要熟悉此领域的人
您不需要拥有自己的IT专家来利用数字化带来的所有优势。
您需要的是一个适当的合作伙伴，他可以根据他的经验准确地实现您的需求。避免恐慌者，并选择测试而不是仅仅通过漂亮的幻灯片进行演示而不真正进行测试。硬件通常已经存在
根据经验，几乎每家公司和企业都有一台大型复印机，但它们并没有充分利用其功能。这些设备非常适合进行大量扫描操作，对于订书钉来说也非常宽容，并且可以成为无需投资扫描设备的数字化起点。
借助正确的DMS，成本比预期低
避免与DMS/ECM系统产生成本陷阱，这些系统使您对制造商完全无能为力。在涉及自己的管理功能（例如自学习和设置文档）方面不要妥协。如果需要帮助，则制造商将乐意为您提供帮助，但请保持独立自主。
数字自动化是未来
未来的操作流程将完全相同，但是全自动化。
发票进来了？工作流程被触发，一切按照先前定义的路径进行。
需要搜索1000个文件夹？没问题，因为您拥有自己的Google！