无纸化办公：这就是数字化在公司中取得成功的方式
您需要遵循的5个步骤
您是否希望减少公司的纸张消耗，将数据数字化或学习如何在办公室实现无纸化？在本文中，我们选择了一些步骤，这些步骤对于实现无纸化办公非常有用。
您是否希望减少公司的纸张消耗，将数据数字化或学习如何在办公室实现无纸化？在本文中，我们选择了一些步骤，这些步骤对于实现无纸化办公非常有用。
通过数字化流程实现无纸化工作
文档管理系统是公司数字化和实现数字化业务流程的基础。这些为贵公司的效率和成功以及无纸化办公室做出了重大贡献。如果将所有模拟信号源集成到数字流程中，公司核心业务的效率就会提高。
专业提示
您是否希望减少公司的纸张消耗，将数据数字化或学习如何在办公室实现无纸化？在本文中，我们选择了一些步骤，这些步骤对于实现无纸化办公非常有用。无纸化办公的方法越来越成为媒体报道的焦点，但在实践中很少使用- 特别是在中小型企业中。这不仅仅是涉及的时间和金钱。
但是，只需采取几项措施，就可以大大减少纸张消耗。中小企业受益于扁平化的等级制度和灵活的结构。
在本文中，我们将仔细研究无纸化办公的主题，即众所周知的“数字办公”。我们将向您展示过渡比您想象的要容易得多。您还将收到企业组织的提示，我们将告诉您无纸化工作的优势，并描述成功实施的效果。
技术越来越快
在技术推动我们通过智能手机与世界联系的时代，我们仍然在许多日常活动中使用纸张就不那么有意义了。
今天，我们习惯于处理数字内容（音乐，摄影，电视连续剧），但文档的数字化在工作和商业环境中尚未普及。如今，几乎所有公司都可以使用计算机和移动设备，那么为什么我们一直在用纸张填满我们的办公室呢？
继续使用纸张的主要原因在于应对变化和数字化的挑战。许多人喜欢保留他们使用的文档的物理副本。
但是，随着您的员工开始消除或至少减少办公室或整个组织中使用的纸张量，您还可以改进流程，通过使用无纸化方法将数据数字化来提高生产力，从而降低成本。
特别是在当前困难时期，例如需要家庭办公室电晕，对于所有公司来说，通过使其无纸化或数字化来加强公司的竞争力并确保员工也可以在家庭办公室灵活地在家工作，这一点非常重要。最终，公司必须跟上数字时代，并实现无纸化办公之路。
为什么要减少公司中的纸张消耗？
无纸化办公室是越来越多的公司正在努力实现的目标，除了节省成本和减少公司的碳足迹之外，它还提供了许多好处。
据估计，一名员工在文档上总共花费两个小时，平均每年使用 10，000 张纸（联邦环境署数据）。因此，使用能够改善信息访问、管理和本地化的解决方案和工具非常重要。但是，业务流程中的任何变化都需要时间，并且需要企业文化的逐步改变。
除了通过减少业务用纸的消耗对环境产生积极影响外，文档和公司数据的数字化还提供了许多其他优势。
无纸化办公室的优势
以下是无纸化办公室的主要优点：
优化所有工作流程
由于切换到无纸化办公室，您可以成为公司数字化转型的第一步。
因为借助工作流解决方案，您可以进一步简化和加速业务流程。他们通过接管大量复杂的日常工作来减轻职员的负担。必须遵守的法律要求将直接集成到工作流程中。灵活工作，无论您身在何处
如果您将文档数字化，则可以随时随地使用任何设备访问文档。如果您有多个分支机构，您的员工希望/必须在家庭办公室完成工作或必须颁发批准，这一点尤其重要。
大幅降低所有领域的成本
文档数字化对公司降低成本有直接影响，不仅因为您不再购买那么多纸张，还因为您可以节省打印机维护以及墨水和备件的购买。
当然，这也降低了存储成本，即文件，文件夹，架子，文件柜。用于存储纸质文档的宝贵空间不再被浪费。最重要的是，一旦您使用数字数据，您的员工就可以更有效地在办公室工作，并以明智和有针对性的方式在公司中投入宝贵的时间 。
通过数字化和/或减少纸张消耗显著减少存储空间，使办公室更清洁、更整洁。防止盗窃和丢失的最大安全性
通过将软件与数据库存储系统结合使用，实现更高的信息安全性。数字存储信息的安全性远远优于纸质存档文档的安全性。
请注意不要在公司中使用云解决方案，因为基于云的 DMS 解决方案和 DMS 软件存在安全漏洞。通过自动化减轻压力
随着从手动工作流到自动化工作流的转变，业务流程实现了标准化并降低了成本。例如，工作流程优化可以加快收集速度并降低购置成本。
发票的付款不再被遗忘，折扣可以及时扣除。降低业务流程中的风险
改善客户关系
公司的数字化使客户关系更加深入，数量也更加丰富。这意味着，借助大数据，内部流程的一致链接，几秒钟内的反应时间，以及与大量客户的个性化联系，同时与大量客户进行全面的数据收集，以及精确，极其以需求为导向的需求规划，将使您的公司向前发展。
数字化在公司的所有领域都在上升 - 尤其是在客户服务方面。任何公司低估这种潜力都是错误的。如果您不想落后于竞争对手，甚至急于领先于竞争对手，那么在这个领域应对数字化至关重要。以前从未有过像现在这样能够更敏捷、更个性化地与客户就他们的特定需求和愿望进行沟通。
提高内部透明度
员工工作环境显著改善
选择通过使用合适的文档管理软件将其文档数字化的公司将获得巨大的回报，例如：
- 更多自由的物理空间
- 更快的文档搜索
- 更好地组织文档
- 从而减少搜索文档所花费的时间，并减少潜在客户的压力。
- 可持续性和竞争力
- 简化沟通和任务解决
- 提高公司生产力
- 最重要的是 - 您正走在通往无纸化办公室的正确道路上。
不惜一切代价避免这个错误！
特别是对于数字化的项目往往遇到极大的不情愿，因为许多公司担心这样的项目会发展成一个无底洞。最常见的原因是公司本身 缺乏知识 ，以及对提供不起作用的软件的无能软件制造商的额外信任。许多软件制造商利用了这种无知。
在这一点上，PaperOffice将很乐意帮助您实施数字化。凭借在文档管理和自动化领域20年的经验，PaperOffice可以为您提供实践中的工作建议，并陪伴您完成整个实施。
中期结论 1 / 3
既不需要IT专家，也不需要训练有素的图书馆员！
您真正需要的只是
有时硬件通常已经存在，比以前更具潜力，可以立即使用。
提示
顺便说一句，有一篇关于“纸质文档的数字化：10个最重要的优势”的专题文章，它报告了一般数字化的优势：
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice
Click here for the guide
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您需要遵循哪些 5 个步骤来减少办公室的纸张消耗？
我们列出了您需要遵循的五个步骤，以减少办公室的纸张消耗并实现数字化：
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流程的策略和分析
在无纸化办公室中很好地规划您的部署。花足够的时间来分析公司中的流程。什么必须以纸质形式提供或保存？哪些文件以数字形式就足够了？ 文档和信息来自不同的来源 您很可能会遇到来自不同来源和不同格式的信息。其中一些以数字形式存储，存储在文件或数据库中，另一些以印刷文档的形式存储。
您可能希望扫描和数字化所有以前的文档，或在特定日期之前过渡到无纸化办公室/系统，以及使用数字数据继续并在将来有效地工作。使用多功能打印机/扫描仪进行扫描和目录监控或批量存档，以处理大量文档。
第一个选项需要更多的时间和资源。理想情况下，您和您的团队将决定如何组织电子文件并逐步设置连续扫描过程，以便所有未来的文档都数字化。
无纸化办公项目的时间和人员规划
四分之一或 90 天是实施过渡到无纸化办公室所需操作的合理时间范围。
这也是一个允许平稳过渡的时期。迫使员工从一天到另一天进行更改的快速修复解决方案通常是短暂的。通过这种方式也可以不中断运营。
基本上，当使用PaperOffice DMS切换到无纸化办公室时，不需要由几个人组成的项目团队。
在许多中小企业中，从其实际任务中扣除这些既不可能也不可取。然而，有意义的是，至少让一个人有权发布指令，CDO，首席数字官。如果你不太热衷于美国缩写，你可以任命他或她为无纸化办公室项目经理。
重要的是，有关人员必须彻底熟悉PaperOffice DMS。
由于软件结构清晰，并且每个方面都有广泛且易于理解的教程和视频，因此这既不需要IT学位，也不需要外部培训。此外，它可以作为伴随第一转换措施的“边做边学”来完成。
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确定向无纸化办公室过渡的时期
将预期的90天分成更短的时间段，目的是能够专注于过渡的每个阶段，并能够反思所涉及的过程。此外，可以更轻松地记录转换中的成功。员工可以更好地了解措施，并且不会感到不知所措。同时，目标必须在内部传达，这符合心理变化。这在前言中已经解释过了。
将 90天分为三个部分，每个部分30天，这是有道理的。
前 30 天 用于分析要从模拟转换为数字的所有过程。
在第二个30天内 ，将引入PaperOffice DMS和所需的硬件，但最初仅用于培训目的和随附的持续流程（如果出现）。在过去的30天里，从模拟到数字的流程过渡已经花了很多时间，毫无疑问，员工们提出了问题。一个或另一个不正确的操作也是可能的，但由于PaperOffice DMS的分层结构，这可以随时纠正。
在过去的30天结束时，因此也是90天，有一个完全集成的文档管理系统，该系统已经允许分析此时节省和优势有多大，以及将来会有多大。
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检测采集路径并确定数据存储
在最初的30天里，现在的重点是审查迄今为止论文发挥主要作用的过程。为此，有必要识别公司中外部和内部通信的接口，并遵循其生命周期，这些生命周期可以存在：
- 电话（例如，然后填写订单）
- 电子邮件流量（例如，邮件将被打印出来供下次会议使用）
- 函件
- 商务客户拜访（例如：见电话）
- 随附文件
- 内部通信
接下来要确定的是，在电子表单的情况下，何时何地发生了向印刷纸的过渡，以及从纸张到存档或只是到废纸篓的路径。
从现在开始以数字方式设计文档
从现在开始，尽可能不使用纸张：会议，会议记录，传入邮件，传出发票和便笺可以直接在PaperOffice中创建。任务和工作流程也以数字方式实现。
数字化发票，逐步实施无纸化会计
开具发票本身也是无纸化办公室的一部分，尽管不仅要在这种情况下看到。数字化和适当的处理是一个问题，也必须进行良好的规划和实施。
任何以数字方式维护发票并创建数字簿记的人都认识到更大的节省潜力，并且可以使一般会计流程更加高效。
数据存储
如果您已经决定您的物理文件现在将成为数字文件，那么直接的问题是您将在哪里存储这些数字文件。是将它们存储在本地数据库中还是存储在外部 NAS 设备上？
切换到 无纸化办公室时， 您不应该吝啬最重要的方面之一。本地数据存储和 NAS 设备的使用。
或者您根本不想在公司中拥有数据存储或数据库？但是，为了避免火灾，抢劫等，出于法律原因，使用云解决方案对您来说是不可能的。 然后，当然，在专用服务器上使用数据库的解决方案（仅分配给您）是一个非常好的解决方案。
选择 很大。实际上，寻找解决方案也属于前30天的部分。通过将 PaperOffice DMS 文档管理和 NAS 硬件集成到公司网络中，所有解决方案都可用于实现从纸面到数字的过渡。
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纸办公室DMS加硬件介绍
在公司的计算机上安装软件后，分配了层次结构级别，并设置了 NAS 服务器并联网了软件，然后对软件进行了训练。
不需要外部（通常与“昂贵”同义）顾问。如果需要，PaperOffice员工当然可以随叫随到。到目前为止，全球超过一百万家与PaperOffice DMS合作的公司已经很好地相处了详细的教程和视频，或者与有关PaperOffice DMS问题的电话建议相处得很好。
大多数过程都是不言自明的，并附有精心布置的帮助菜单。顺便说一句，您不必固执地坚持30天。如果参与从模拟到数字转换的每个人都认为它会起作用，那么这个过程可以根据需要缩短。
文件夹结构
有意义的文件夹结构非常重要，这样您就可以在转换后轻松找到自己。根据您现有的“真实”文件夹结构轻松组织您的数字文件夹结构。
依靠自动化
借助智能AI识别，您可以识别文档中的重要文档数据，提取它并将其用于文档关键字。这样可以节省时间，从而节省金钱。
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完成向无纸化办公室的过渡
过去 30 天（或更短时间）开始，员工完成教育和培训阶段。电子邮件不再打印出来，而是保存。
使用工作流和图章
文档和电子邮件可以随时通过PaperOffice DMS中的工作流功能访问，编辑并提供给其他员工。来自交付或传入信件的货运文件使用扫描仪或手机摄像头进行数字化，并使用PaperOffice的OCR软件转换为文本文档。
通过图章功能，可以触发各种工作流并执行进一步的操作。动态变量可以添加到图章中，甚至在使用时会自动发送电子邮件通知。
不要忘记备份
只有一个具有备份功能的中央存储。关于哪个员工在他或她的计算机上存储了特定文档以及如何访问它的问题再也不会出现，因为他或她正在度假并且不可用。
一种数据加密方法，也由美国军方使用。目前流行且利润丰厚的黑客与勒索软件的游戏从PaperOffice反弹。
保持一致： 开始总是困难的，因为已经排练多年的过程暂时是新的。不要回到旧的模式。
- 如果发票以数字方式提供，则通过个性化电子邮件完全自动接收发票
- 对于纸质发票，由于扫描仪的完整性，可以通过批量扫描自动捕获它们
- 索引和读出扫描的文档
- 最重要的是：可以根据内容自动存储数字和扫描文档！
保持一致并体验无纸化办公室。
终极 5 步指南
提示
我们创建了终极的 5 步指南，以实现无纸化并将您的业务数字化为可下载文档，详细介绍了每个 5 个步骤以及需要多长时间：
二、 中期结论 2 / 3
使用正确的软件，无纸化办公室意味着没有额外的工作！
真正需要的只是一些软件
并避免这个常见的错误
在任何情况下，请确保您的软件选择落在DMS上，您可以使用该DMS进行自动记录（例如目录监控）并自己教授文档，以免陷入无法控制的成本陷阱，并且不依赖于制造商！
数字化转型的结论
对于许多公司来说，现代化高效的无纸化办公室不是一蹴而就的成就，但它也不是乌托邦。为了最终实现文档的数字化，您需要建立纸张减少策略并找到解决方案来摆脱不再需要的所有内容。
PaperOffice 的文档管理软件 可以帮助您将文档数字化并实现无纸化办公。DMS 解决方案是提供一致基础架构的完整解决方案。
因此，业务流程可以透明地映射，工作流可以数字化执行，并且可以轻松查看所有重要信息。
借助DMS解决方案，您还可以以审计证明的方式处理和存储数字文档和内容，例如在公司和税务审计期间节省麻烦。
数字办公室的提示和技巧
我们为您总结了 9个技巧 ，以便无纸化办公室真正发挥作用！
简而言之，它是关于将公司中的各种文档数字化，例如合同，收据，交货单，传入发票，即纸上的所有内容。此外，不仅关于过去的论文，而且未来的论文也受到质疑。
沟通也是无纸化办公室的相关合作伙伴。您不必担心法律问题，只需注意一些“微妙之处”。某些文档，包括文件夹结构和PDF格式，可以很容易地作为自我支持的存档传递给税务顾问或同事 - 只需点击几下鼠标即可完成。
合适的文档管理软件解决模拟-数字问题
DMS代表文档管理系统，旨在管理文档，特别是数字文档，其中包括从模拟到数字的转换。PaperOffice DMS就是这样一个系统。它的功能范围与其直观设计的菜单导航一样引人注目，只需要少量培训。您不需要昂贵的现场顾问。PaperOffice DMS上解释良好的视频教程可以免费做到这一点，而且便宜得多。
扫描，OCR，自动关键字存档，AI控制的文档合并，集成的搜索引擎，工作流程功能，1024Mbit加密，直接集成到MS Office，防止勒索软件，自动模板创建，图章功能，任务和便笺管理。
这些是PaperOffice DMS的几个最重要的功能，正如我所说，您和您的员工都不必完成IT学位。
二. 中期结论 3/3
1. 联系制造商，提供符合 GOBD（以及 GDPR）的专业知识和软件！没有一个合适的DMS软件。每个DMS都有其合理性，最终产品必须符合目的。
3.无论是您自己的服务器，柏林（德国） Strato AG 数据中心的PaperOffice专用服务器还是NAS - 将您的NEVER文档保存在第三方云存储上，其中a）未专用使用，b）不位于安全的国家/地区c）无法一键导出提示
如果您遵从建议，使用 NAS 进行内部安全文档存储 - PaperOffice 不僅是完美的選擇，更是全球最大 NAS 製造商的唯一官方 DMS - QNAP www.qnap.com/PaperOffice：
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "无纸化办公：这就是数字化在公司中取得成功的方式":
无纸化办公室适合谁？
这个问题的快速简便答案是：适用于每家公司。从中小企业和初创企业到大公司，所有业务部门和规模都受益于无纸化办公室。但是，转换对于中小型企业尤其有价值： 处理工作量和成本的减少释放了进一步增长推动力所需的预算。
我可以为我的无纸化办公室使用基于云的DMS提供商吗？
不。自GDPR最迟于2018年生效以来，另一个一直困扰着所有人的因素是数据保护。DMS 解决方案和 DMS 软件用于处理、管理和存储通常包含敏感个人数据的文档。如果违反GDPR，立法者规定高额罚款。
结论
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收益证明工作量和成本的合理性
以数字方式工作并将旧文档带入新时代将是未来节省大量时间，金钱和神经的最佳关键投资。
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你需要一个知道的人
您不需要自己的 IT 专家来利用数字化的所有优势。
您需要的是您身边的合适合作伙伴，由于他的经验，他可以完全满足您的需求。避免恐慌，并选择测试位置，而不是花哨的PowerPoint演示文稿，而无需真正测试它。 -
硬件通常已经可用
经验表明，几乎每个操作，公司和公司都有一个不发挥其潜力的大型复印机。这些设备喜欢大规模扫描，能够容忍回形针，并且可以成为无需扫描仪投资即可实现数字化启动的基础。
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使用正确的 DMS 比预期更便宜
避免DMS / ECM系统的成本陷阱，在那里您无情地受到制造商的摆布。当涉及到您自己的管理选项时，例如教学文档和自己进行设置，请不要做出任何妥协。如果您需要帮助，制造商将很乐意为您提供帮助，但要保持独立。
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数字化自动化是未来
程序将来将完全相同，但完全自动化。
发票进来了吗？工作流被触发，一切都按照定义的方式进行。
搜索所有 1000 个文件夹？没问题，因为你有自己的谷歌！