通过 10 个步骤正确实施数字发票处理
终极指南 - 如何省钱！
在本文中，我们将向您展示如何正确实施数字发票处理，列出实施的优势并描述成功实施的效果。
在本文中，我们将向您展示如何正确实施数字发票处理，列出实施的优势并描述成功实施的效果。
自动处理发票
数字发票处理与文档管理系统（DMS）相结合，可为您的公司的效率和成功以及无纸化办公室做出重大贡献。对数字发票处理的需求现在是每个人的一个重要方面。
专业提示
在本文中，我们将向您展示如何正确实施数字发票处理，列出实施的优势并描述成功实施的效果。数字化的需求现在是每个人的一个重要方面。
在我们的指南中，您现在将找到几份关于公司应该如何进行数字化以及这为您带来多少优势的报告。
但是，几乎来自我们客户的3个问题中就有一个与发票处理的数字实施有关。因此，我们决定仔细研究这个主题。
在当前的文章中，我们将更深入地了解有关数字发票处理的信息。数字化发票的优势。我们将向您展示如何实现所有内容，并描述成功实施的影响。
在我们转向实际实现之前，让我们回答这个问题：
为什么需要在公司中将发票和文档数字化？
这是越来越多的公司都在问的一个问题：“我真的必须将我的会计数字化吗”？答案是肯定的，你必须这样做。除其他外，因为立法机构要求这样做。越来越多的公司面临着必须遵守流程文档的问题。
法律法规要求什么？
法律规定要求遵守有关接收、处理和归档所有与测试相关的传入文件的要求。
在我们当前的文章中，我们展示了几个实际的例子。借助 PaperOffice DMS，您可以轻松解决数字化问题。但首先，我们来看看发票数字化处理的一般优势。
数字化有哪些优势？
在当今的家庭办公室和数字媒体世界中，仍然经常看到纸质钞票堆积在货架和桌子上。
使用纸张的主要原因是员工发现很难接受数字化或从数字化开始。它在于应对变化和数字化的挑战。
尽管数字化，但仍可复制物理文档
许多人喜欢保留他们使用的文档的物理副本。但是，处理已经排练多年的纸张的过程也在这里发挥作用。
关于 无纸化转换 的主题，我们已经写了一篇详细的文章。在这里，我们明确地讨论了数字会计的主题。
手动输入发票不仅意味着大量的时间，而且还隐藏着高昂的成本。正确操作可以节省大量时间和金钱。
主要优点包括：
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您可以在几秒钟内找到任何发票/节省时间
因为由于文档的数字化，您可以在几秒钟内找到存储在PaperOffice中的所有发票。您不再需要费力地翻阅厚厚的文件夹。通过数字化公司中的所有发票，您只需单击几下即可在系统中找到它们。
这也引出了我们到第二点：
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您将受益于优化的工作/节省的纸张
您不再需要为物理文件夹留出空间。从现在开始，您可以在PaperOffice中存档发票。减少纸张消耗可使办公室干净整洁。
- 简化会计流程/例如工作流程
通过以数字方式管理发票，您可以节省时间和精力。以及创建，交付和处理的成本。不要为高级任务、工作流和转发制作副本。一切都以数字方式运行，透明且易于理解。
由于发票的数字化，您将不再错过有价值的折扣截止日期。
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设置按钮访问权限
对单个文档和文件夹的个人访问权限可确保明确的安全性。您可以向个人或整个部门授予访问权限。如会计。
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自动检测联系人
PaperOffice 可智能识别文档内容中的地址数据。然后，以逻辑方式将文档链接到现有联系人。除其他外，只需单击几下即可显示特定联系人的所有文档。
- 自动关键字
PaperOffice通过智能AI识别和关键字为您提供支持。通过这种方式，发票被搜索最重要的文档数据。
KI PIA 智能地从文档中读取数据。然后使用完整的关键字归档文档。如有必要，可在测试时或在后台自动进行。
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税务顾问的嵌入/导出功能
您可以轻松交出发票。通过帐户分配和关键字。借助高级搜索，您可以获得导出所需的一切。例如，就像上个月的所有账单一样。
包括文件夹结构，PDF文件，包含所有信息的Excel文件。因此，您的会计师或会计师可以轻松导入文档。
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快速编辑选项
会计可以在将来快速实施。例如，您不仅可以立即找到所有文档，还可以直接对其进行编辑/分类。通过防审计存档，满足所有法律要求。因此，检查和批准是孩子的游戏。
由于几个原因，发票的数字化是不可避免的。许多公司也已经相信发票的数字化是未来。今天和现在也必须接受这一点。
尽管如此，许多人仍然担心这一步将与一个漫长的项目相关联。这将是困难的，昂贵的，有风险的和不稳定的。好消息是，最终，多亏了PaperOffice，情况已不再如此！
在数字化发票之前需要考虑哪些因素？
首先，重要的是不要将数字化与扫描收到的发票混淆或减少。这样他们就可以更轻松，更快速地进入验证，付款和存档的工作流程。数字化远不止于此。
OCR文本识别的优点：由于OCR文本识别，许多事情都可以自动化。例如，使用人工智能（AI）。通过这种方式，学习函数正变得越来越强大和可靠的检测算法。
可以立即识别发票上出现的项目并从文档中提取。文件已归档，可用于会计或 ERP 系统。
例如，通过数字化，金融服务提供商在收到发票时实时受益于可靠的信息。
我们来到了本文的真正问题：
如何实施发票处理？
如果您使用 PaperOffice 管理发票，则收到的发票处理是完全电子化的。您将已经以数字方式收到收到的发票，即通过电子邮件或扫描它。这没有任何区别。
如何使用 DropMail 将收到的发票数字化？
如果您已经收到数字格式的收到的发票，我们建议您使用PaperOffice中集成的DropMail模块。这允许您在PaperOffice中创建个人DropMail电子邮件地址。您只向他们发送发票。
作为电子邮件附件发送到您的DropMail地址的所有发票都将自动存档在PaperOffice中。具有可定义的备案规则，无需工作。
提示
关于 “DropMail - 在旅途中通过电子邮件自动存档文档”的主题， YouTube上还有一个视频，以简单易懂的方式解释了此过程：
PaperOffice识别发票并读出相关数据。然后，软件将发票归档到相应的文件夹中。借助智能 AI，可以选择启动进一步的审批流程、任务和工作流程。
所有参与该过程的员工都将被告知。发票工作流自动运行。
分步数字化发票处理：
发票收据
只需以“meine_rechnungen@paperoffice.com”格式创建所需的地址，指定存储掩码或激活PIA，仅此而已！
数字发票处理
PaperOffice 自动捕获发票并开始处理
执行定义的备案规则。防审计存档根据计划在后台自动进行。
您可以检查发票、审核发票并运行工作流。
向前
将发票导出到税务顾问或第三方系统，并提供相关信息。
发票数字化的未来会是什么样子。旅程将走向何方？
首先，发票的数字化带来了生产力的显着和直接的提高。数字化不仅使员工从耗时、密集的运营任务中解放出来。此外，由于手动错误而导致的延迟和争议问题将得到解决。
存储、搜索和丢失重要纸面文档的固有成本大大降低。此外，整个应付账款流程中验证和控制流程的合理化和自动化。
从购买请求到付款，进一步增加这些好处。
有哪些优势？
总体而言，文档处理的周期时间可以减少 5个。管理成本降低 80%。
有了这些数字，您可以立即了解数字化发票的紧迫性。最终，这些数字并不是唯一需要考虑的数字。
通过数字化，公司取得了什么成就？
通过数字化，公司设法释放了重要的人力和财力资源。无论是用恒定的资源吸收活动的增长。或者动员您的团队参与转型项目。 对于员工来说，发票的数字化不是敌人。相反，是盟友。这些使他们的工作更加有趣，并为公司的财务管理创造了附加值。数字化后纸张可以被销毁吗？
首先，必须注意必须遵守文档数字存档的因素，这一点非常重要。根据GoBD的说法，纸质文件可能会被销毁。除非它们必须按照外国税务或税收法规保留在原件中。
例如，这包括开立资产负债表和建筑法律文件。 GoBD还表示，纸质文件应从进一步处理中撤回。此外，扫描过程后可能无法更改该文件。
根据符合 GoBD 的版本控制进行修订
由于PaperOffice中的版本控制，可以随时给出。在保留期内，文档必须可访问且具有可评估性。
因此，PaperOffice通过根据GOBD对所有软件要求进行认证和测试，满足所有必需的标准。
保留期限
保留期的问题一次又一次地出现在我们的客户身上。因为没有关于如何以及是否应该保留原始发票的明确说明。首先，您应该联系您的主管税务机关，即负责审计师。
接受哪些文件？
具有法律相关性的文件，如合同，仍然需要保留在原件中。
终极 5 步指南
提示
我们创建了终极的 5 步指南，以实现无纸化并将您的业务数字化为可下载文档，详细介绍了每个 5 个步骤以及需要多长时间：
直截了当地说：
税务局接受电子收据。法院在有争议的情况下只有原件。
这与这样一个事实有关，即签名只能检查原始文件的真实性。我们建议永远不要扔掉原件。
事实证明，您需要考虑几个方面才能成功处理收到的发票。
我们来总结一下：
为了完全消除纸张的流程，您必须对所有收到的发票进行连续的数字化。改进来自尽可能自动化该过程。
这样的数字文档对公司来说具有一系列优势。量身定制的软件可确保显著提高公司的生产力。
因此，数字化发票是将您的业务转变为无纸化办公室的重要一步。它节省了时间和劳动力。提高工作结果的质量。
利用无纸化办公室的所有优势。
请务必避免此错误
虽然大公司长期以来一直任命数字化官员全职处理转换模拟文件的问题，但中小型公司通常缺乏人力资源，特别是因为需要适当的专业资格。
然而，这是一个常见的错误，并导致不良投资，因为许多制造商利用了这种无知。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "通过 10 个步骤正确实施数字发票处理":
数字化后纸张可以被销毁吗？
首先，必须注意必须遵守文档数字存档的因素，这一点非常重要。根据GoBD的说法，纸质文件可能会被销毁。除非它们必须按照外国税务或税收法规保留在原件中。
例如，这包括开立资产负债表和建筑法律文件。
什么时候值得使用文档管理软件，例如仅将发票处理数字化？
值得为任何规模的公司使用DMS来数字化您的发票。您不仅可以根据法律规定存档文档，还可以简化会计中的广泛流程，例如通过工作流。
发票数字化的未来会是什么样子。旅程将走向何方？
首先，发票的数字化带来了生产力的显着和直接的提高。数字化不仅使员工从耗时、密集的运营任务中解放出来。此外，由于手动错误而导致的延迟和争议问题将得到解决。
存储、搜索和丢失重要纸面文档的固有成本大大降低。此外，整个应付账款流程中验证和控制流程的合理化和自动化。
从购买请求到付款，进一步增加这些好处。
结论
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收益证明工作量和成本的合理性
以数字方式工作并将旧文档带入新时代将是未来节省大量时间，金钱和神经的最佳关键投资。
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你需要一个知道的人
您不需要自己的 IT 专家来利用数字化的所有优势。
您需要的是您身边的合适合作伙伴，由于他的经验，他可以完全满足您的需求。避免恐慌，并选择测试位置，而不是花哨的PowerPoint演示文稿，而无需真正测试它。 -
硬件通常已经可用
经验表明，几乎每个操作，公司和公司都有一个不发挥其潜力的大型复印机。这些设备喜欢大规模扫描，能够容忍回形针，并且可以成为无需扫描仪投资即可实现数字化启动的基础。
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使用正确的 DMS 比预期更便宜
避免DMS / ECM系统的成本陷阱，在那里您无情地受到制造商的摆布。当涉及到您自己的管理选项时，例如教学文档和自己进行设置，请不要做出任何妥协。如果您需要帮助，制造商将很乐意为您提供帮助，但要保持独立。
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数字化自动化是未来
程序将来将完全相同，但完全自动化。
发票进来了吗？工作流被触发，一切都按照定义的方式进行。
搜索所有 1000 个文件夹？没问题，因为你有自己的谷歌！