数字化纸质文档的 10 大最重要优势
这正是保证您做对的方式！
在本文中，我们将解释数字化最重要的优势，列出功能并描述成功实施的影响。
在本文中，我们将解释数字化最重要的优势，列出功能并描述成功实施的影响。
数字化 = 效率和成功
纸质文档的数字化或数字化转型是公司效率和成功的先决条件。数字化的需求现在是每个人的一个重要方面。
专业提示
在本文中，我们将解释数字化最重要的优势，列出功能并描述成功实施的影响。随着整个世界变得更加“数字化”，越来越多的公司，特别是中小企业，需要“推动”才能开始。因为许多人已经对仅仅想到要致力于这个话题或处理它而感到震惊。
Digitization brings many advantages
在当前的文章中，我们将向您展示从纸质文档到数字文档的过渡比在噩梦中看起来容易得多。遵循我们的建议，这将为您的业务带来回报。
在某种程度上，即使在今天，模拟存档仍然是必需的。但是，99%的时间都不需要使用它。
相反，印刷纸是一种不合时宜的做法，它之所以保持起来，要么是出于习惯，要么是纯粹是技术上的，因为某些文件必须以它们被制作的形式保存，例如契约或合同。但是，也可以扫描这些内容，以便在计算机上处理其各自的内容。
实际的存档之旅，在货架或文件柜上搜索，删除文档，处理文档并将其带回并在存档中再次排列。仅仅描述和阅读这个过程就需要花费很多时间。另一方面，调用数字档案只需点击几下，仅此而已。
在我们进入好处之前，让我们回答以下问题：
为什么在数字化方面不要落后很重要？
作为一个负责任的人，您当然知道模拟文档不再是最新的。但是，您也会看到将现有模拟存档转换为数字数据所涉及的复杂性。因为数字化文档不仅仅是一种趋势。事实上，它现在是与同一行业所有其他公司保持竞争力和最新的先决条件。
数字化带来了许多优势，但是逐个扫描过去几年的所有文件是一个特别耗时和人员密集的过程，并且令人沮丧。
数字化纸质文档的10大优势：
灵活性
灵活工作，无论您身在何处
效率
优化所有工作流程
更快
数字收货和发货
节约成本
降低所有领域的成本
可靠性
简化最后期限的处理
一起
更快的内部和外部沟通
无缝
集成到办公软件中
搜索“谷歌喜欢”
使用关键字搜索内容
节省时间
节省工作时间
永恒
以 PDF/A 格式长期存档
将其视为对新机器的投资！
以上列出的10点列表绝不完整，而只是限制自己的创造力和专业性，取决于应用领域！如果从这些角度看待模拟档案的数字化并进行反计算，那么很明显，这种努力是值得的，例如，如何看待对新的，更现代和更快的机器的投资。
请务必避免此错误
虽然大公司长期以来一直任命数字化官员全职处理转换模拟文件的问题，但中小型公司通常缺乏人力资源，特别是因为需要适当的专业资格。
然而，这是一个常见的错误，并导致不良投资，因为许多制造商利用了这种无知。
文档的数字化详细意味着什么？
简而言之，它是用数字格式替换纸质意义上的物理文档的过程。
大多数人应该熟悉这个过程，至少以一种基本的方式。扫描或拍摄文档，通常使用扫描仪。但是，这取决于相应的接口。文档也可以使用手机摄像头进行数字化。
对于许多公司来说，从纸张和文件夹到电子格式的转变是数字化过程中最重要也是最重要的措施之一。
视频“自动存档扫描仪中的纸质文档”
在PaperOffice中，您拥有数字化文档所需的所有工具。使用PaperOffice，您所要做的就是用扫描仪扫描文档（PaperOffice与所有人一起工作），PaperOffice创建一个数字版本。
提示
关于 “纸质文档的自动存档”主题 ，YouTube上有一个视频，以一种可以理解的方式解释了这个过程：
如何扫描纸质文档
扫描文档通过集成的扫描仪模块ScanConnect添加，该模块不仅可以从所有扫描仪，多功能设备，移动应用程序以及大型复印机（如 柯尼卡美能达， 开发， 佳能， 施乐 等）捕获文档。
考虑了现有文档的自动版本控制，并且支持使用分隔页进行扫描方法，以便对文档堆栈进行大规模扫描，然后将其细分为单个文档。
如果您扫描大量文档，PaperOffice 特别有用，因为它可以识别分隔页并分隔文档以进行存档。如果您的公司经常使用复杂格式的文档，那么特别有用的一个重要功能是，PaperOffice使用AI来识别文档上的内容，例如：总计，文档类型，日期，联系方式等。
OCR 或纸质文档如何可搜索？
现在，文档上的文本不仅应该可读，而且还应该以这样的方式提供，即您可以轻松搜索文本片段。
完全自动归档，无需手动操作。
一旦文档入 PaperOffice ， PIA 就会处理所有阻碍您的事情。
PIA是集成在PaperOffice中的AI（PaperOffice智能归档）， 每个添加的文档都是：
- 使用集成的“计算机视觉”进行分析并分解为所谓的区块链
- 使用 OCR 文本识别识别文本，并将其与使用 PaperOffice SmartSpell 的字典进行比较
- 可视化和按关键字索引和目录，用于集成的 PaperOffice 搜索引擎
无论什么，无论来自哪个扫描仪来源！
这意味着PIA为您的所有信息提供了自己强大的搜索引擎，它可以像Google等经典搜索引擎一样搜索和查找基于文本的搜索引擎，也可以直观地完成整个过程，即在视觉上比较和识别文档。
PaperOffice将自动识别PIA从这个时间点开始教授的所有文档，这反过来又可以触发自动规则和归档掩码。
文档存储和识别可以自动化吗？
为了自动存储您的文档和收据，文档首先在PaperOffice中教授。PaperOffice中的归档掩码负责索引和归档位置。
一旦识别出示教文档模板，就会自动触发存储掩码，该掩码负责自动关键字和存储位置。
Data from the document is recognized and read out
存储掩码不仅可以通过示教文档模板自动触发，还可以在PIA对话框中手动选择。
PIA变得完全自主，无需任何用户交互，并且根据定义的存储掩码提供无限数量的文档：
- 自动读出
- 完全标记
- 使可搜索
- 添加和监视需要完成的任务和工作流
- 指数
- 创建新的目标文件夹结构
- 保存到目标文件夹
- 创建缩略图
- 自行填写必填字段
- 链接到联系人并针对联系人搜索进行优化
符合 GoBD 标准的数字化和法律法规
通过文档管理系统存储文档时，最重要的方面之一是遵守法律法规或GoBD的要求。
缩写GoBD代表“以电子形式妥善管理和存储书籍，记录和文件以及数据访问的原则”。
特别是，由于经过审计，高度加密的文档直接存储在中央SQL数据库中 ，PaperOffice满足了文档标准和法律准则 或世界上最高的德国标准GOBD的所有要求。
术语版本控制不是文档管理系统 （DMS） 中的外来词。使用具有GoBD兼容版本控制和防审计版本控制的文档管理系统的需求比以往任何时候都更加清晰。
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time
版本控制使所有更改可追溯
术语“版本控制”可以很容易地解释：总体而言，它是关于用于记录对文档或文件所做的更改的功能。可以检测文档更改并将其另存为卷影副本作为新文档版本。
确保不变性
每次文档更改都会将文档的“较新”版本放在相应的存档中。日志记录使更改始终透明且可跟踪。 此时，后续查看者知道何时以及通过哪个编辑者对文档进行更改。这为您提供了整个文档生命周期的概述。版本控制可以自动完成，也可以手动完成。
为了确保修订安全性，必须清楚地跟踪对文档和文件进行更改的所有细节。必须确保只有经过授权的员工才能进行此类更改。但同样重要的是，要知道哪些员工在什么时候改变了什么。
PaperOffice超越了所有法律要求
PaperOffice DMS的开发符合GoBD标准，因此您可以使用该软件，而不必担心会破坏规则。例如，每次有人更改文档时，都会创建该文档的新版本。通过这种方式，您可以跟踪文档在什么时间包含的内容。正确的数字化策略：
“一步一步”和“先进<>先出”
模拟文档的数字化具有优势的事实得到了明确的证明。
但是，如何才能减少短期的劣势呢？
数字化更昂贵的变体是委托一家专门从事此的公司。根据具体情况，存档中的文件和文件夹将作为货物发送到公司，在那里它们被数字化并再次发送回去。要数字化的数据的格式是先前确定的。但是提供重要的公司数据？尽管所有处理数字归档的公司都保证了最高级别的机密性，但没有任何保证。
根据要求，公司还可以携带一辆带有滚筒扫描仪的卡车，并直接在自己公司场所的停车场进行数字化。然而，这极大地推高了账单。昂贵的外出服务可能需要几天时间，具体取决于存档的大小，必须单独付费。
幸运的是，对于所有公司来说，虽然档案必须是档案，但它们所包含的信息，无论是模拟的还是数字的，都不必同时可用。这使公司能够根据“先进 <> 先出”的物流原则逐步实现档案数字化。首先对最近收到的模拟文档进行数字化。
原因很简单
在日常工作流程中，对当代文档的需求通常远远超过时间跨度的文档。因此，您应该首先将这些及时的文档数字化，这由于您的可用性更好，从而加快了工作流程。在最好的情况下，数字化所涉及的工作（删除存档，扫描，以数字方式保存，带回模拟文档）和现在可用的流程加速之间存在平衡，因为无需转到存档，您可以在计算机上完成所有过程。
这种方法的另一个积极影响是，可以最佳地使用保留期，以减少模拟存档库存，而不是将保留期在六个月后到期的文件数字化。
提供硬件或简单的连接并确定内部数字化的范围至关重要！
公司中的行政员工数量或有问题的VDU工作数量有时会有很大差异，因此不可能说您应该根据公司规模委托多少员工进行数字化。
至少，每个员工都应该有权访问具有扫描仪功能的设备，最好是允许扫描多个源的文档扫描仪以及不同格式的文档扫描仪。
每个数字化的范围与参与数字化的人数一样棘手，因为有了这个系统，数字化几乎是偶然的。例如，这可以以员工 Z 处理与公司 XYZ 相关的流程的形式实现。同时，这可能是将 XYZ 公司上的整个模拟归档文件数字化的触发因素。
但是，例如，长期业务关系可以表现为相当多的文件。另一种变体是仅将业务关系的某些部分数字化，正是那些受到最频繁处理的部分。例如，发票或交货单。使用正确的软件，可以毫无问题地实施伴随过程的数字化。
终极 5 步指南
提示
我们创建了实现无纸化和数字化业务的终极 5 步指南，详细介绍了每个 5 个步骤以及需要多长时间：
自己构建DMS软件还是开源？
任何作为企业家或负责任的人，想要在数字化方面为自己和员工的生活带来真正困难的人，都会将软件放在一起：
从扫描过程中收集数据的程序。
用于文本识别的 OCR 软件。
数据库程序。
搜索软件等。
最后，一切都会落入某种云中。
简而言之：年轻人没有韵律或理由的研究。
哪种软件适合我？
许多公司的软件组成类似于他们的公司历史，这种结构发展缓慢。它是如此复杂，以至于只有少数长期员工才能理解它。
更好的解决方案是执行从扫描到配置再到存档的所有过程的软件，同时提供连接其他软件的接口。具有不言自明的菜单导航的软件，最终为公司的数字文档提供了一个家，该主页还满足了数据处理和处理以及安全性方面的所有要求。
这听起来有点可怜？
没错，但是一些简单而有效的悲伤比让员工出汗的IT技术术语洪流要好。
PaperOffice非常适合数字化文档。
合适的文档管理软件解决模拟-数字问题
DMS代表文档管理软件，旨在管理文档，特别是数字文档，其中包括从模拟到数字的转换。PaperOffice DMS就是这样的软件。它的功能范围与其直观设计的菜单导航一样引人注目，只需要少量培训。您不需要昂贵的现场顾问。PaperOffice DMS上解释良好的视频教程可以免费做到这一点，而且便宜得多。
扫描，OCR，自动关键字存档，AI控制的文档合并，集成的搜索引擎，工作流程功能，1024Mbit加密，直接集成到MS Office，防止勒索软件，自动模板创建，图章功能，任务和便笺管理。
这些是PaperOffice DMS的几个最重要的功能，正如我所说，您和您的员工都不必完成IT学位。
保存扫描文档的最佳位置在哪里？
我们建议客户将数字化数据存档在位于 NAS 设备（如 Synology 或 QNAP）或专用服务器上的数据库中。使用您自己的外部（专用）PaperOffice服务器，您可以获得云的所有优势，并具有完美的数据保护，并每月节省资金和大量工作。
使用PaperOffice服务器，您拥有云解决方案的所有优势，只有一个巨大的区别： 它是您自己的专用数据库服务器，除了您之外，没有人访问它。
不想使用服务器？没关系。
为什么 NAS 是文档归档的理想选择
NAS，网络连接存储，德语中具有网络连接的存储设备，以及PaperOffice DMS和内部云的兼容软件已准备就绪。绝对安全，不受状态和非状态的好奇心的影响，并且由于备份功能，也可以避免硬盘驱动器崩溃。
二. 中期结论 3/3
1. 联系制造商，提供符合 GOBD（以及 GDPR）的专业知识和软件！没有一个合适的DMS软件。每个DMS都有其合理性，最终产品必须符合目的。
3.无论是您自己的服务器，柏林（德国） Strato AG 数据中心的PaperOffice专用服务器还是NAS - 将您的NEVER文档保存在第三方云存储上，a）未专用使用，b）不位于安全的国家/地区c）您无法一键导出提示
如果您遵从建议，使用 NAS 进行内部安全文档存储 - PaperOffice 不僅是完美的選擇，更是全球最大 NAS 製造商的唯一官方 DMS - QNAP www.qnap.com/PaperOffice：
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "数字化纸质文档的 10 大最重要优势":
哪种扫描仪用于 DMS？
要扫描装订的文档，建议使用至少 300dpi 的单张纸扫描仪。扫描仪希望具有扫描到 fodler 功能和可选的 WIA/TWAIN 驱动程序。我们在富士通斯堪纳普方面拥有丰富的经验，其工作非常可靠。
存档文档的最佳方式是什么？
纸质文档通常应以PDF / A格式扫描，然后保存在DMS文档管理软件中 - 或者如果软件支持或自动化，则直接保存，例如通过监控。
我可以扔掉原始文件吗？
如果您使用的是定期更新并具有数据备份策略的体面软件，那么对于非关键文档，答案是肯定的。所有在法律上需要原件的东西也应该保留在原件中。例如，PaperOffice DMS 可以选择将原始存储位置存储在文档属性中。
结论
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收益证明工作量和成本的合理性
以数字方式工作并将旧文档带入新时代将是未来节省大量时间，金钱和神经的最佳关键投资。
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你需要一个知道的人
您不需要自己的 IT 专家来利用数字化的所有优势。
您需要的是您身边的合适合作伙伴，由于他的经验，他可以完全满足您的需求。避免恐慌，并选择测试位置，而不是花哨的PowerPoint演示文稿，而无需真正测试它。 -
硬件通常已经可用
经验表明，几乎每个操作，公司和公司都有一个不发挥其潜力的大型复印机。这些设备喜欢大规模扫描，能够容忍回形针，并且可以成为无需扫描仪投资即可实现数字化启动的基础。
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使用正确的 DMS 比预期更便宜
避免DMS / ECM系统的成本陷阱，在那里您无情地受到制造商的摆布。当涉及到您自己的管理选项时，例如教学文档和自己进行设置，请不要做出任何妥协。如果您需要帮助，制造商将很乐意为您提供帮助，但要保持独立。
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数字化自动化是未来
程序将来将完全相同，但完全自动化。
发票进来了吗？工作流被触发，一切都按照定义的方式进行。
搜索所有 1000 个文件夹？没问题，因为你有自己的谷歌！
通过正确的策略，从模拟到数字档案的转换将不是一个昂贵的过程。每个企业家都必须意识到，这一步必须在某个时候采取，今天比明天更好。
如图所示，使用正确的工具，变革可以导致投资的快速摊销，并显着降低未来流程所需的成本和时间。
改变必须发生。
PaperOffice团队很乐意分享20年的经验，并保护您免受错误！