ASUSTOR Správa dokumentov DMS pre NAS

Systémy na správu dokumentov, dokumentové manažérske systémy, tiež nazývané DMS, podporujú vašu organizáciu v elektronickej a štruktúrovanej organizácii obchodných dokumentov. DMS je preto dôležitým krokom smerom k bezpapierovej kancelárii.

V kombinácii s vaším ASUSTOR NAS tvoria ideálnu dvojicu, aby ste digitalizovali analógové záznamy a zvýšili efektivitu vyhľadávacích a archivovacích procesov.

Systém správy dokumentov PaperOffice je jediným na svete, ktorý je oficiálne schválený ako DMS systém pre vaše zariadenia ASUSTOR.

Čo je NAS?

Pod názvom „ASUSTOR NAS“ distribuuje taiwanská spoločnosť ASUSTOR rôzne zariadenia na sieťové pripojenie úložných zariadení (NAS). Tieto zariadenia umožňujú firmám aj súkromným používateľom efektívne chrániť, organizovať a využívať svoje údaje.

NAS je teda súborový server s vlastným operačným systémom, ktorý poskytuje svoj úložný priestor cez sieť.

ASUSTOR NAS ponúka ideálny základ pre všetky podniky, najmä pre malé a stredné podniky (KMU), na rýchle a jednoduché uloženie podnikových údajov.

V nasledujúcom článku vám ukážeme, ako získať maximálny úžitok z vášho ASUSTOR NAS pre vašu spoločnosť a ako môže správa dokumentov fungovať jednoducho a bez Dockeru.

Prečo použiť NAS namiesto Cloudu?

Existuje mnoho dôvodov, prečo by ste mali používať NAS (Network Attached Storage) riešenie namiesto riešenia založeného na Cloude, tu uvádzame niekoľko príkladov:

• 1. Kontrola a bezpečnosť: NAS je pod fyzickou kontrolou spoločnosti, čo znamená, že ako spoločnosť máte plnú kontrolu nad svojimi vlastnými údajmi a môžete zabezpečiť, aby boli tieto údaje bezpečné a chránené.
  V cloudovom prostredí sa však vaše údaje prenášajú na externého poskytovateľa a nepodliehajú rovnakým bezpečnostným štandardom ako samotná spoločnosť.


• 2. Ochrana osobných údajov: Spoločnosti musia pri ukladaní osobných údajov dodržiavať zákony o ochrane osobných údajov stanovené Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR) Európskej únie. Preto musia spoločnosti pri výbere technológií a služieb na ukladanie údajov zabezpečiť, aby spĺňali predpisy o ochrane údajov.
  NAS (Network Attached Storage) je vhodnejšou voľbou ako cloudové riešenie, pokiaľ ide o plnenie požiadaviek GDPR.
  KEdže zostáva vo vlastníctve spoločnosti, údaje môžu byť priamo kontrolované a chránené spoločnosťou. NAS tiež ponúka vysokú úroveň flexibility, pretože údaje nemusia byť uložené v externom dátovom centre. Spoločnosti môžu tiež zašifrovať údaje na NAS, aby ich chránili pred neoprávneným prístupom.
• 3. Pripojenie na internet: NAS môže byť používané nezávisle od internetového pripojenia, čo ho robí ideálnym pre spoločnosti, ktoré pracujú na vidieku alebo v oblastiach s nestabilnými internetovými pripojeniami.


• 4. Náklady: Náklady sú dôležitou výhodou, ktorú NAS ponúka v porovnaní so službami ukladania v Cloude. NAS je pri nákupe lacnejšie ako cloudová služba, pretože za ňu platíte iba raz a patrí vám úplne.
  Okrem toho sú mesačné náklady na NAS podstatne nižšie ako na cloudovú službu. Pri NAS totiž nie je potrebné platiť mesačné predplatné. Okrem toho pri NAS nevznikajú žiadne dodatočné poplatky za šírku pásma, ktoré môžu vzniknúť pri cloudovej službe.


• 5. Flexibilita: NAS poskytuje spoločnostiam väčšiu flexibilitu pri výbere hardvéru a kapacity úložiska. Umožňuje tiež rozšírenie úložného priestoru, aby bolo možné splniť rastúce požiadavky spoločnosti.

ASUSTOR NAS v kombinácii s PaperOffice DMS ponúka vašej spoločnosti jednoduché a spoľahlivé riešenie na správu vašich dokumentov.

PaperOffice DMS je užívateľsky prívetivý softvér, ktorý umožňuje spoločnostiam organizovať, ukladať, kategorizovať a spravovať svoje dokumenty, takže k nim môžu mať prístup kedykoľvek a kdekoľvek.

Kombináciou NAS a efektívnej správy PaperOffice DMS môžete zvýšiť produktivitu vašej spoločnosti tým, že zabezpečíte, že dokumenty budú rýchlo a spoľahlivo prístupné. Poskytuje tiež dodatočnú ochranu údajov, pretože sú uložené na NAS a nie na miestnych počítačoch alebo v externom cloude.

Ako náročná je inštalácia a nastavenie databázy?

Inštalácia a nastavenie databázy na vašom ASUSTOR NAS nie je vôbec náročné a nevyžaduje žiadneho IT špecialistu.

Nastavenie s pomocou videí na YouTube od PaperOffice je hotové aj pre laika za pár minút.

Ako sa vaše dáta dostanú na ASUSTOR NAS?

Existuje niekoľko možností, ako preniesť dáta do systému správy dokumentov (DMS) PaperOffice, ktorý beží na ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Tu je niekoľko príkladov:

Skenerovanie dokumentov

Postup je jednoduchý: Ak údaje ešte nie sú k dispozícii v digitálnej podobe, musia sa dokumenty, ktoré sú v papierovej forme, najprv naskenovať alebo odfotografovať.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Pomocou vášho skenera alebo iného digitalizačného zariadenia sa dokument nielen premení na obrázok, ale jeho obsah môže byť aj elektronicky „prečítaný“. Funkcia skeneru integrovaná v PaperOffice DMS sa spojí s vaším skenerom a takto prenesie digitálne médium do softvéru na správu dokumentov.

O tom, ako najlepšie integrovať váš skener na digitalizáciu dokumentov, sme už napísali v inom článku.

Digitálne ukladanie dokumentov

Dáta dostupné v digitálnej forme, ako sú e-maily alebo digitálne súbory, môžu byť jednoducho presunuté do rozhrania PaperOffice pomocou Drag&Drop. Ak chcete archivovať viacero dokumentov bez manuálnej námahy, hodí sa na to integrované sledovanie priečinkov v PaperOffice. To umožňuje plynulú archiváciu na pozadí.

Existujúce dáta

Systém správy dokumentov PaperOffice tiež uľahčuje užívateľom prechod už existujúcich údajov, ktoré sú uložené na pevných diskoch notebookov alebo stolových počítačov, na spoločný úložný priestor, ASUSTOR NAS.

Týmto spôsobom môžu byť všetky existujúce dáta importované do systému správy dokumentov jediným kliknutím myši.

Pridaná hodnota a prínos ASUSTOR NAS spolu s PaperOffice DMS

Použitie ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) v kombinácii so systémom správy dokumentov (DMS) PaperOffice ponúka rad výhod, niektoré z nich sú:

• 1. Centralizovaná správa dát: DMS umožňuje uložiť a organizovať všetky dokumenty a súbory na jednom centrálnom mieste, čo uľahčuje spoluprácu a prístup k dátam, pretože každý zamestnanec môže získať prístup k potrebným súborom bez toho, aby ich musel kopírovať na USB disk.
  To šetrí čas a predchádza chybám, ktoré môžu vzniknúť pri manuálnom prenose.


• 2. Zvýšená bezpečnosť: NAS ponúka ďalšie bezpečnostné funkcie, ako je šifrovanie a redundancia, na ochranu dát pred stratou alebo neoprávneným prístupom. Rovnako ako vysokú bezpečnosť dát prostredníctvom rôznych možností zálohovania.
  Môžu byť vytvorené automatické zálohy, aby bolo možné obnoviť dôležité súbory v prípade zlyhania alebo náhodného vymazania. Existuje tiež možnosť šifrovania dát, aby sa zabezpečilo, že citlivé údaje budú chránené pred neoprávneným prístupom.


• 3. Zvýšená rýchlosť prístupu: NAS umožňuje rýchlejší prístup a úpravu dát, čo zvyšuje produktivitu.


• 4. Jednoduchá údržba a aktualizácia: DMS a NAS sú nezávislé od seba a môžu byť údržované a aktualizované nezávisle od seba, čo zjednodušuje údržbu.


• 5. Zvýšená flexibilita: Kombinácia ASUSTOR NAS a PaperOffice DMS ponúka množstvo konfiguračných a prispôsobovacích možností, aby vyhovovala požiadavkám spoločnosti.


• 6. Jednoduchá rozšíriteľnosť úložného priestoru: Keďže spoločnosti často rastú a potrebujú viac úložného priestoru, ASUSTOR NAS môže byť jednoducho rozšírený, aby splnil rastúce požiadavky. Toto je v porovnaní s inými úložnými riešeniami, ako sú externé pevné disky alebo cloudové riešenia, nákladovo efektívnejšie a jednoduchšie na implementáciu.


• 7. Podpora mobilného prístupu a vzdialenej práce: Použitím ASUSTOR NAS a PaperOffice DMS môžete získať prístup k dátam a upravovať ich odkiaľkoľvek, čo rozširuje možnosti vzdialenej práce a mobilnej spolupráce.


• 8. Zvýšená efektívnosť: Použitie PaperOffice DMS a ASUSTOR NAS umožňuje rýchlejšie nájsť dáta, organizovať ich a automatizovať procesy, čo zvyšuje efektívnosť.


• 9. Rozsiahla správa používateľov: Okrem iného možnosť vytvárať a spravovať viacero používateľských účtov.
  To umožňuje spoločnostiam nastaviť rôzne prístupové práva pre rôznych zamestnancov alebo oddelenia. Napríklad zamestnanec v účtovníctve môže mať prístup k finančným dokumentom, zatiaľ čo zamestnanec v marketingu má prístup len k marketingovým dokumentom.

DMS umožňuje spoločnostiam centrálne ukladať a spravovať svoje dokumenty a súbory. Uľahčuje vyhľadávanie a spoluprácu, pretože zamestnanci môžu získať prístup k potrebným súborom z akéhokoľvek miesta. Ponúka tiež možnosť automatizovať pracovné toky dokumentov, čím šetrí čas a zdroje.

Systém správy dokumentov (DMS) v spojení s ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) poskytuje spoločnostiam výkonné a spoľahlivé riešenie pre správu a ukladanie dokumentov v rámci spoločnosti, ako aj prístup k vašim dokumentom a súborom.