QNAP Dokumentový systém DMS pre NAS

Systémy pre správu dokumentov, správu dokumentov, nazývané aj DMS, podporujú vašu organizáciu pri elektronickej a štruktúrovanej organizácii obchodných dokumentov. DMS je tak dôležitým krokom smerom k úradu bez papiera.

V kombinácii s vaším QNAP NAS tvoria ideálny tím na digitalizáciu analógového úložiska a zvýšenie efektívnosti vyhľadávacích a archivačných procesov.

Document Management PaperOffice je jediným svetovo oficiálne schváleným systémom DMS od spoločnosti QNAP pre vaše zariadenia QNAP..

Čo je NAS?

Taiwanská spoločnosť QNAP distribuuje rôzne sieťové zariadenia pre pripojené úložisko (NAS zariadenia). Tieto zariadenia umožňujú firme aj jednotlivým používateľom efektívne chrániť, organizovať a spravovať svoje údaje.

NAS je server s vlastným operačným systémom, ktorý poskytuje svoj úložný priestor cez sieť.

QNAP NAS poskytuje ideálne podmienky pre všetky typy firiem, najmä malé a stredné podniky, aby rýchlo a jednoducho ukladali podnikové údaje.

V nasledujúcom článku vám ukážeme, ako získať najviac zo svojho QNAP NAS pre vašu firmu a ako môže systém pre správu dokumentov jednoducho fungovať bez Dockeru.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Prečo používať NAS namiesto cloudového úložiska?

Existuje niekoľko dôvodov, prečo by ste mali používať riešenie pre pripojené úložisko (NAS) namiesto cloudového riešenia, tu je niekoľko príkladov:

• 1. Kontrola a bezpečnosť: NAS je fyzicky pod kontrolou spoločnosti, čo znamená, že ako firma máte úplnú kontrolu nad vlastnými údajmi a môžete sa uistiť, že tieto údaje sú bezpečné a chránené.
  V cloudovom prostredí sú vaše údaje však prenesené na externého poskytovateľa a nepodliehajú rovnakým bezpečnostným štandardom ako samotná firma.


• 2. Ochrana údajov: Spoločnosti musia dodržiavať legislatívne predpisy EÚ o ochrane osobných údajov pri ukladaní osobných údajov. Preto musia spoločnosti pri výbere úložných technológií a služieb zabezpečiť, že budú splnené predpisy o ochrane údajov.
  Vo vzťahu k dodržiavaniu predpisov GDPR je NAS (pripojené úložisko) lepšou voľbou ako cloudové riešenie.
  Keďže ostáva vlastníctvom spoločnosti, údaje je možné priamo spracovávať a chrániť spoločnosťou. NAS je tiež flexibilný, pretože údaje nemusia byť uložené v externej dátovom centre. Okrem toho môže spoločnosť zašifrovať údaje na NAS, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Pripojenie na internet: NAS môže byť používaný nezávisle na internetovom pripojení, čo ho robí ideálnym pre firmy, ktoré pracujú v oblastiach vidieka alebo s neistým internetovým pripojením.


• 4. Náklady: Cena je dôležitou výhodou, ktorú NAS ponúka oproti cloudovému úložisku. NAS je lacnejší na nákup ako cloudová služba, pretože zaň platíte len raz a patrí iba vám.
  Okrem toho sú mesačné náklady na NAS oveľa nižšie ako u cloudu. Pri NAS nie sú žiadne mesačné poplatky za predplatné. Okrem toho nevznikajú dodatočné náklady na šírku pásma, ktoré môžu vzniknúť u cloudových služieb.


• 5. Flexibilita: NAS poskytuje firmám viac flexibility pri voľbe hardvéru a úložného priestoru. Tiež umožňuje rozšírenie úložného priestoru, aby vyhovovalo rastúcim požiadavkám firmy.

QNAP NAS v kombinácii so systémom pre správu dokumentov PaperOffice ponúka vašej firme jednoduché a spoľahlivé riešenie pre správu dokumentov.

PaperOffice DMS je používateľsky prívetivý softvér, ktorý umožňuje firmám organizovať, ukladať, kategorizovať a spravovať svoje dokumenty tak, aby boli kedykoľvek a kdekoľvek ľahko prístupné.

Kombináciou úložiska NAS a efektívnou správou dokumentov pomocou systému PaperOffice môžete zvýšiť výkonnosť svojej firmy tým, že zabezpečíte rýchly a spoľahlivý prístup k dokumentom. Taktiež poskytuje dodatočnú ochranu údajov, pretože sú uložené na NAS a nie na lokálnych počítačoch alebo externej cloude.

Ako náročná je inštalácia a konfigurácia databázy?

Inštalácia a konfigurácia databázy na vašom QNAP NAS nie je vôbec komplikovaná a nevyžaduje špecialistu pre IT.

Najmä preto, že prevádzka kontajnerov Docker je všeobecne považovaná za nestabilné a nespoľahlivé riešenie integrácie, PaperOffice sa rozhodol poskytnúť spoľahlivé riešenie pre ukladanie údajov pomocou priameho a natívneho použitia systému MariaDB.

V porovnaní s inštaláciou Dockera je konfigurá

Ako sa dá dostať vaše údaje do QNAP NAS?

Existuje niekoľko spôsobov, ako prenášať údaje do systému na správu dokumentov (DMS) PaperOffice, ktorý je prevádzkovaný na zariadení QNAP NAS (Network Attached Storage). Tu je niekoľko príkladov:

Skenovanie dokumentov

Postup je jednoduchý: ak údaje ešte nie sú digitálne, musia najskôr byť dokumenty v papierovej forme naskenované alebo zachytené digitálnou kamerou.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Váš skener alebo iné zariadenie na digitalizáciu nielen premení dokument na obraz, ale tiež môže „prečítať“ jeho obsah elektronicky. Vstavaná funkcia skeneru v systéme PaperOffice DMS sa pripája k vášmu skeneru a takto prevádza digitálny obsah do softvéru na správu dokumentov.

O tom, ako najlepšie integrovať váš skener na digitalizáciu dokumentov, sme už napísali iný článok.

Digitálne ukladanie dokumentov

Dáta v digitálnej forme, ako sú e-maily alebo digitálne súbory, je možné veľmi jednoducho presunúť do rozhrania systému PaperOffice pomocou presunutia a pustenia (Drag&Drop). Ak chcete archivovať viacero dokumentov bez manuálneho úsilia, je na to vhodná funkcia sledovania priečinka integrovaná v PaperOffice. Táto funkcia umožňuje jednoduché archivovanie na pozadí.

Existujúce údaje

Systém na správu dokumentov spoločnosti PaperOffice taktiež uľahčuje používateľom presunúť existujúce údaje, ktoré sa už nachádzajú na pevných diskoch notebookov alebo stolných počítačoch, na spoločne používané úložisko dát - QNAP NAS.

Takto možno všetky existujúce údaje s jediným kliknutím importovať do systému na správu dokumentov.

Pridaná hodnota a výhody spolu s QNAP NAS a PaperOffice DMS

Použitie QNAP NAS (Network Attached Storage) v kombinácii s systémom na správu dokumentov (DMS) PaperOffice poskytuje niekoľko výhod, vrátane:

• 1. Centralizovaná správa údajov: DMS umožňuje uloženie a organizovanie všetkých dokumentov a súborov na jednom mieste, čo uľahčuje spoluprácu a prístup k údajom, keďže každý zamestnanec môže pristupovať k požadovaným súborom bez toho, aby ich musel kopírovať na USB kľúč.
  Tým sa šetrí čas a zabráni sa chybám, ktoré môžu vzniknúť pri ručnom prenose.


• 2. Zvýšená bezpečnosť: NAS ponúka dodatočné bezpečnostné funkcie, ako je šifrovanie a redundancia, aby sa údaje chránili pred stratou alebo neoprávneným prístupom. A tiež vysokú úroveň zabezpečenia údajov vďaka rôznym možnostiam zálohovania.
  Automatické zálohy sa môžu vytvárať, aby sa v prípade havárie alebo neúmyselného zmazania dôležitých súborov mohli obnoviť. Existuje tiež možnosť šifrovania údajov, aby sa zabezpečili citlivé údaje pred neoprávneným prístupom.


• 3. Zvýšená rýchlosť prístupu: NAS umožňuje rýchlejší prístup k údajom a ich úpravu, čo zvyšuje produktivitu.


• 4. Jednoduchá údržba a aktualizácia: DMS a NAS sú nezávislé a môžu byť údržbové a aktualizované samostatne, čo uľahčuje údržbu.


• 5. Zvýšená flexibilita: Kombinácia QNAP NAS a PaperOffice DMS ponúka rôzne možnosti konfigurácie a prispôsobenia, aby vyhovovala požiadavkám spoločnosti.


• 6. Ďalšou výhodou QNAP NAS spolu so systémom na správu dokumentov je jednoduché rozšírenie úložiska. Keďže spoločnosti často rastú a potrebujú viac miesta na úložisko, QNAP NAS môže byť jednoducho rozšírený, aby vyhovoval rastúcim požiadavkám. V porovnaní s inými riešeniami na úložisko, ako napríklad externé pevné disky alebo cloudové riešenia, je to nákladovo efektívnejšie a jednoduchšie na implementáciu.


• 7. Podpora mobilného prístupu a práce na diaľku: Použitím QNAP NAS a PaperOffice DMS je možné pristupovať k údajom a upravovať ich odkiaľkoľvek, čo rozširuje možnosti práce na diaľku a mobilnej spolupráce.


• 8. Zvýšená efektivita: Použitie PaperOffice DMS a QNAP NAS umožňuje rýchlejšie nájdenie údajov, organizovanie a automatizovanie procesov, čo zvyšuje efektivitu.


• 9. Ďalšou výhodou QNAP NAS spolu so systémom na správu dokumentov je pokročilá správa používateľov, vrátane možnosti vytvárania a správy viacerých používateľských účtov.
  To umožňuje spoločnostiam nastaviť rôzne prístupové práva pre rôznych zamestnancov alebo oddelenia. Napríklad zamestnanec v účtovníctve môže mať prístup k finančným dokumentom, zatiaľ čo zamestnanec v marketingu má prístup len k marketingovým dokumentom.

Systém na správu dokumentov umožňuje spoločnostiam ukladať a spravovať svoje dokumenty a súbory na jednom centrálnom mieste. Uľahčuje vyhľadávanie a spoluprácu, pretože zamestnanci môžu pristupovať k požadovaným súborom z akéhokoľvek miesta. Tiež umožňuje automatizovať pracovné toky dokumentov a tým šetriť čas a zdroje.

Systém na správu dokumentov (DMS) spolu s QNAP NAS (Network Attached Storage) poskytuje spoločnostiam výkonné a spoľahlivé riešenie pre správu a ukladanie dokumentov v podnikoch a prístup k vašim dokumentom a súborom.