Správa a ukladanie dokumentov na zariadeniach NAS je stále populárnejšie riešenie pre podniky a organizácie, ktoré hľadajú efektívny spôsob, ako bezpečne a spoľahlivo ukladať a spravovať svoje dáta.
V tomto článku si povieme o výhodách používania zariadení NAS na správu dokumentov a o tom, ako ich najlepšie využiť a organizovať s pomocou PaperOffice.
Čo je zariadenie NAS a aké má výhody pre správu dokumentov?
Zariadenie NAS (Network Attached Storage) je samostatné úložné zariadenie, ktoré je pripojené k jednému alebo viacerým počítačom cez sieť. Umožňuje používateľom pristupovať k spoločne zdieľaným údajom a súborom a ukladať ich.
Zariadenia NAS sú obvykle vybavené niekoľkými pevnými diskami a poskytujú funkcie ako podpora pre RAID a možnosť prístupu k údajom cez internet.
Centralizované ukladanie dokumentov na zariadeniach NAS ponúka firmám výhodu ukladania všetkých relevantných údajov a dokumentov na jednom mieste a ich efektívneho spravovania. Tým odpadá potreba ukladať a synchronizovať dokumenty na rôznych počítačoch alebo externých diskoch.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Okrem výhod centrálneho ukladania existujú aj ďalšie výhody, kvôli ktorým sú zariadenia NAS atraktívnym riešením pre firmy. Týmito výhodami sú vysoká škálovateľnosť, bezpečnosť, nízke náklady a možnosť prístupu k údajom z akéhokoľvek miesta. Kombinácia týchto výhod robí používanie zariadení NAS efektívnym riešením pre ukladanie a spravovanie dokumentov a údajov pre firmy.
Prečo je výhodné použiť správu dokumentov spolu s vaším NAS?
Správa dokumentov a údajov je pre firmy akéhokoľvek veľkosti kritická. Efektívna správa dokumentov môže pomôcť firmám optimalizovať svoje podnikové procesy, zvýšiť efektívnosť a zlepšiť produktivitu.
Zariadenie NAS môže pomôcť zlepšiť ukladanie a prístup k dokumentom, ale použitie systému správy dokumentov v kombinácii so zariadením NAS prináša ďalšie výhody.
Efektívna organizácia a správa dokumentov: Systém správy dokumentov môže pomáhať organizovať a kategorizovať dokumenty, aby boli jednoducho a rýchlo vyhľadateľné. Použitím tagov, kľúčových slov a vlastných polí je možné jednoducho triediť a vyhľadávať dokumenty.
Automatizované pracovné postupy a procesy: Systém správy dokumentov môže pomôcť automatizovať manuálne procesy, čo vedie k vyššej efektívnosti a produktivite. Napríklad je možné automatizovať pracovné postupy na posielanie dokumentov správnym osobám alebo na získanie schválení.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Kontrola prístupu a bezpečnosť: Systém správy dokumentov môže pomôcť kontrolovať a obmedziť prístup k dokumentom, aby sa zabránilo úniku citlivých údajov do nesprávnych rúk. Použitím oprávnení prístupu a sledovacom funkciách môžu firmy zlepšiť bezpečnosť svojich údajov.
Integrácia s inými aplikáciami: Systém správy dokumentov môže byť integrovaný do ďalších aplikácií pre zabezpečenie plynulého pracovného postupu. Napríklad môže byť integrovaný do e-mailových programov, kalendárov a iných podnikových aplikácií.
Lepšia spolupráca: Systém správy dokumentov môže pomôcť zlepšiť spoluprácu medzi tímami a oddeleniami tým, že zpřístupní dokumenty a informácie pre všetkých. Použitím komentárových funkcií.
