Hvordan utfører jeg en rettssikker versjonering av dokumenter?

Hva er rollen til versjonering i dokumenthåndteringssystemet DMS?

Funksjoner innen versjonering spiller en viktig rolle for mange brukere av DMS-programvare. Du kan lese mer om fordelene her.

Begrepet versjonering er ikke ukjent innen et dokumenthåndteringssystem (DMS). Behovet for bruk av et DMS-system som har konform versjonskontroll og revisjonsikker versjonering i henhold til GoBD blir stadig tydeligere.

For hvem kjenner ikke til denne situasjonen? En kontrakt blir redigert flere ganger - endringer her, merknader der, samsvar mellom posisjoner, endring av summer og enighet til slutt. Hver enkelt endring blir deretter lagret lokalt på datamaskinen for sikkerhetskopiering og sendes videre for ytterligere kontroll.

Hvis nå kollegaen er fraværende eller kunden ringer inn og spør etter versjonen fra forrige måned etter redigering "XYZ", stanser alt opp.

Dette fører til versjonskaos og redundans.

På dette tidspunktet er det definitivt verdt å vurdere versjonering eller versjonsstyring av dokumenter.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Fordeler med en DMS-programvare

En sentralisert DMS-programvare gir flere fordeler for virksomheten. For eksempel blir det garantert at alle ansatte jobber med de samme, korrekte dataene.

Det unngås også mediabrudd, slik at en kontinuerlig informasjonsflyt blir muliggjort innenfor arbeidsflytene.

Dette gjør det også unødvendig med dobbel databehandling, og unngås overføringsfeil, noe som igjen har en positiv effekt på kvaliteten på de administrerte dataene.

Mange bedrifter, spesielt SMB-er, ser dette som en hindring for datasikkerheten og støtter derfor bruken av et dokumenthåndteringssystem, forkortet DMS, som PaperOffice.

Hva er versjonshåndtering?

I korte trekk: Versjonshåndtering kan spore alle endringer i dokumenter.

Begrepet versjonshåndtering kan enkelt forklares: Det er en funksjonalitet som brukes til å registrere endringer i dokumenter eller filer.

Dette betyr at hver gang det foretas en endring i et dokument, lagres den som en ny versjon av dokumentet. Endringene blir loggført og kan spores til enhver tid.

På denne måten kan du se når og av hvem et dokument ble endret. Dette gir deg en oversikt over hele dokumentets levetid.

Versjonshåndtering kan enten være automatisk eller manuell.

Hva er forskjellen? Dette, samt alle versjoneringsmetoder som PaperOffice DMS støtter, blir forklart i detalj i vår Workshop-tutorial.

Hvilke typer versjonshåndtering finnes?

Automatisk versjonshåndtering

Med automatisk versjonshåndtering gjenkjenner PaperOffice automatisk når et dokument er endret. Dette kan gjøres for både Word-dokumenter og PDF-dokumenter takket være den innebygde WorkBench-modulen.
En kopi av det endrede dokumentet blir automatisk opprettet av PaperOffice og lagret i "Dokumenter i arbeid" i dokumentpoolen. Versjonen blir oppdatert bare når du klikker "Avslutt redigering".
Dette sikrer at dokumenter ikke kan overskrives i nettverket. Så lenge du arbeider med et dokument, befinner det seg i dokumentpoolen som ble nevnt tidligere.

Etter at den "nyere versjonen" av dokumentet er sjekket inn, oppdaterer PaperOffice miniatyrbildet og utfører tekstgjenkjenning på nytt. Den tidligere versjonen forblir tilgjengelig og kan hentes.

Manuell versjonshåndtering

Manuell versjonshåndtering er ideell når dokumenter blir skrevet ut, signert for hånd, og deretter skannet inn som en ny versjon.

Ved manuell versjonshåndtering blir versjoneringsprosessen utløst manuelt av brukeren.

PaperOffice gjenkjenner ved hjelp av AI at dette er et eksisterende dokument, og foreslår å arkivere den nyinskannede versjonen som en versjon til et eksisterende dokument. Eller hvis dokumentet har et annet utseende og ikke blir gjenkjent av AI, kan det manuelt arkiveres som en ny versjon til et eksisterende dokument.

Fordeler med bruk av et DMS for versjonshåndtering

Enhetlig arkivering

Når dokumenter arkiveres i PaperOffice, sørger den integrerte versjonshåndteringen for at det ikke opprettes flere kopier som separate filer. I stedet finnes de ulike versjonene av et dokument i ett enkelt fil.

Ivaretakelse av etterprøvbarhet og GoBD-overholdelse

Versjonering av dokumenter sikrer etterprøvbarhet og GoBD-overholdelse.

For å sikre etterprøvbarhet må alle detaljer om endringer i dokumenter og filer være tydelig etterprøvbare. Det må også sikres at bare autoriserte ansatte kan gjøre slike endringer. Men like viktig er det å vite hvilke ansatte som har endret hva og når, selv år senere.

Strukturering av felles tilgang

PaperOffice er ikke bare et dokumenthåndteringssystem, men fungerer også som en omfattende samarbeidsapplikasjon. Den gir ikke bare omfattende arbeidsflyt, stempler og oppgaveverktøy, men bidrar også til lettere samarbeid om dokumenter i rammene av arbeidsflytene.

Takket være versjonskontrollen vet hver bruker når og hvordan et dokument er endret av hvem. Hvis en bruker tar et dokument i bruk, blir det låst for andre brukere, og samtidig redigering er ikke mulig.

Med tanke på det siste punktet regulerer såkalt utsjekking og innlevering den enkle samarbeidet om et dokument og koordinerer tilgangsrettigheter. Med utsjekkingsfunksjonen blokkerer redaktøren dokumentet midlertidig.

Med den påfølgende innleveringen oppretter den første redaktøren det endrede dokumentet som en ny versjon. Den tidligere pålagte redigeringslåsen oppheves.

Sikkerhet og overholdelse av mange juridiske standarder og overholdelse

Det viktigste med versjonering er selvfølgelig at alle juridiske krav og også de stadig viktigere overholdelsesaspektene etterprøvbart blir oppfylt. Fordi enhver endring av dokumentet kan spores - helt til brukeren som utførte den.

Valg av riktig DMS-programvare for versjonering

Sammenfattende blir det tydelig at versjonskontroll støttet av et DMS har mange fordeler.

Det beste med versjoneringen er imidlertid at bedrifter er i stand til å administrere opprettelse, revidering og distribusjon av viktige forretningsdokumenter automatisk.

Dokumenthåndteringssystemet PaperOffice gjør det mulig for mange selskaper å oppnå etterprøvbarhet. Det er viktig å kunne spore alle endringer i forretningsdokumentene til enhver tid og raskt.

Å komme i gang er enklere enn du tror.

Har du fortsatt bekymringer for at du ikke vil klare det? Les våre kundehistorier om integrasjonen av PaperOffice i virksomheten din og overbevis deg selv om enkelheten, eller be om en testinstallasjon.