- Automatisk administrasjon av kontrakter
Er en av de viktigste funksjonene i en kontraktsadministrasjonsprogramvare.
Denne funksjonen lar bedrifter administrere kontrakter raskt, effektivt og kostnadseffektivt. Med automatisk kontraktsadministrasjon kan bedrifter spore og administrere ulike typer kontrakter, for eksempel kjøpekontrakter, tjenestekontrakter, lisensavtaler, supportkontrakter og mye mer.
Disse kontraktene kan enkelt søkes og sorteres for å raskt få nødvendig informasjon.
Automatisk kontraktsadministrasjon gjør det også mulig for bedrifter å spore statusen til kontraktene, for eksempel om de er godkjent, utstående, utløpt eller kansellert, uten at det er nødvendig å opprette arbeidsflyter.
Bedrifter kan også spore økonomisk informasjon om kontraktene, for eksempel kostnader, betalingsbetingelser, forfallsdatoer og forlengelsesalternativer. Eller bare se bilagsdata uten å måtte åpne kontraktene.
- Omfattende søk
Omfattende søk er også en svært viktig funksjon som en kontraktsadministrasjonsprogramvare må ha. Den lar brukeren finne alle relevante kontrakter raskt og enkelt ved å bruke en rekke søkekriterier.
Med omfattende søk kan brukere søke etter kontrakter som har et bestemt nummer, en bestemt leverandør eller en bestemt type tjeneste.
Dessuten kan de også søke etter kontraktenes utløpsdato, kostnader, ansvar og andre relevante detaljer.
Omfattende søk kan også utføres basert på brukertilpassede kriterier for å forenkle søket etter spesifikke kontrakter. Det er også mulig å kombinere ulike søkeparametere for å få mer nøyaktige resultater.
Denne funksjonen lar brukeren søke og analysere hele kontraktsbeholdningen på en enkel og rask måte. Dette gir bedrifter bedre forståelse av hvordan kontraktene påvirker virksomheten deres, og hvordan de kan gjøre kontraktene sine mer effektive og kostnadseffektive.
- Kontraktsoppfølging
Takket være denne funksjonen kan bedrifter holde oversikt over kontraktene sine og sørge for at alle vilkår oppfylles.
Kontraktsoppfølging kan brukes til å lagre all relevant informasjon om en bestemt kontrakt, overvåke det som må oppfylles, og overvåke kostnadene.
Bedrifter kan også bruke kontraktsoppfølging for å sikre at alle kontrakter blir effektivt og til rett tid oppfylt ved å overvåke fremdriftsdatoer, status og åpne krav. Dette kan bidra til å unngå unødvendige forsinkelser og sikre at alle kontraktene blir oppfylt i tide.
- Versjonskontroll
Versjonskontroll er en viktig del av kontraktsadministrasjon. Med versjonskontroll kan endringer i en kontrakt spores og en fullstendig historie over endringene registreres.
Dette gir en enkel og transparent kontroll over endringer og muliggjør at partene har en konsistent versjon av kontrakten.
Versjonskontroll er spesielt viktig når det finnes flere versjoner av kontrakten, da det gjør det mulig å identifisere den gjeldende versjonen. Det gjør det også enklere for partene å spore endringer og sammenligne med tidligere versjoner av kontrakten.
- Automatisering av utløp
Automatisering av utløp i kontraktsadministrasjon hjelper bedrifter med å redusere tiden og kostnadene som kreves for å administrere kontraktporteføljen sin.
Gjennom automatisering blir rutineoppgaver som administrering av kontraktsinformasjon og overvåking av utløpsfrister støttet. Dette kan redusere manuelle oppgaver til et minimum, noe som gjør at bedrifter kan fokusere sine ressurser på viktigere oppgaver.
I tillegg kan automatisering også bidra til at kontrakter blir utført og oppfylt riktig.Med automatisering kan bedrifter automatisere rettidige påminnelser, arbeidsflyter og varsler for oppgaveutførelse.
- Tekstgjenkjennelse og indeksering
Tekstgjenkjennelse er en av de mest nyttige funksjonene i kontraktsadministrasjon. Den gjør at digitale eller analoge dokumenter kan gjenkjennes med OCR etter arkiveringsprosessen.
Med tekstgjenkjennelse kan bedrifter enkelt søke gjennom og finne relevant informasjon i kontrakter, noe som sparer tid og kostnader.
Tekstgjenkjennelse gjør det mulig for brukere å søke etter spesifikke nøkkelord i kontrakter i stedet for å bla gjennom dem manuelt. Med tekstgjenkjennelse kan brukere raskt søke etter bestemte begrep, datoer, navn eller andre vilkår som finnes i kontraktdokumentene. Denne funksjonen gjør det mulig for brukerne å trekke ut og finne relevant informasjon fra kontrakter raskt. Videre gjør tekstgjenkjennelse det enkelt å søke gjennom kontrakter samtidig, noe som gjør informasjonssøket enda enklere.
- Tilgangskontroll
Tilgangskontroll i kontraktsadministrasjon hjelper bedrifter med å sikre at bare autoriserte brukere har tilgang til konfidensiell kontraktsinformasjon. Dette beskytter integriteten til informasjonen og sikrer at kontrakter ikke blir endret eller endret uforsiktig eller med vilje.
I tillegg kan det også bidra til å sikre at reguleringsmessige krav overholdes ved å sikre at bare autoriserte brukere har tilgang til konfidensiell kontraktsinformasjon.
- Integrasjon Programvaren kan integreres med andre systemer som ERP eller CRM for å øke effektiviteten.
Tips
Det er en video på YouTube om "Beste løsning for papirløse kontorer uten ekstra arbeid + Arkivering av dokumenter direkte fra SKANNER" som forklarer prosessen enkelt og forståelig:
