Enterprise Content Management (ECM) – Definisjon, fordeler og struktur med PaperOffice

Hva er målet med Enterprise Content Management?

Målet med ECM er å tilby funksjoner for å forbedre effektiviteten i selskapet, redusere kostnader og skape grensesnitt mellom forskjellige systemløsninger. Videre inkluderer ECM følgende delmål:

• Unngå dokumentredundans
• Enhetlig tilgang til dokumenter
• Tilgjengeliggjøring av informasjon (uavhengig av kilde og bruk)
• Eliminering av compliance-risiko ved håndtering av informasjon

Kundereferanser: Hos PaperOffice er vi stolte av å ha mange fornøyde kunder fra ulike bransjer. Du kan se alle våre kundereferanser og casestudier på vår nettside.

Integrasjon og kompatibilitet: PaperOffice fungerer perfekt med NAS-databaser, noe som gjør det til en eksklusiv DMS-partner for QNAP NAS. Denne sømløse integrasjonen muliggjør jevn datahåndtering og -lagring i kombinasjon med QNAP-systemer.

Sikkerhetsfunksjoner: Datasikkerheten din er vår høyeste prioritet. PaperOffice tilbyr bransjeledende sikkerhetsfunksjoner, inkludert førsteklasses kryptering, personvernforskrifter og mer. Våre sikkerhetsstandarder er uovertrufne og sikrer best mulig beskyttelse av dine bedriftsinformasjoner.

Hva er fordelene med Enterprise Content Management?

Teorien er klar, men hvordan påvirker egentlig et ECM-system selskapet? ECM-leverandører muliggjør følgende fordeler for bedrifter med ECM-konseptet:

Digitalisering blir en vekstdriver: Analoge og ustrukturerte digitale løsninger har én ting til felles: De tar tid. Til slutt spiller det ingen rolle om et dokument er feilarkivert eller om Word-filen er plassert i feil kundegruppe.

Derimot tilbyr et Enterprise Content Management System en betydelig reduksjon i gjennomløpstid. Informasjon kan finnes raskere, tidkrevende arbeidsprosesser kan automatiseres enkelt, og ventetid kan brukes til å utføre oppgaver. Med andre ord, du vinner tid som kan brukes produktivt – og din vekstfase begynner.

Ingen informasjon går tapt i papirkaoset: Mange gjennomløpstider oppstår på grunn av datasiloer. Avdelingene har sine egne lagesystemer og jobber med sine egne løsningene. Dette gjør det utfordrende å holde oversikt, kjenne dokumentstatus eller finne den søkte informasjonen.

En ECM-programvare knytter seg direkte til dette og kobler disse øyløsningene gjennom et sentralt tilgangspunkt med et enhetlig og automatisert lagesystem. Gjennom et intelligent søk finner du hvert dokument på sekunder.

Samarbeid er det nye teamarbeidet: Nesten alle dokumenter opprettes, sjekkes eller behandles av minst to personer, derfor er teamarbeid viktig i hver bedrift. Dette inkluderer allerede å stille relevante informasjoner tilgjengelig og forberede dem forståelig for andre ansatte.

Men det blir virkelig uoversiktlig når eksterne aktører som partnere, regnskapsførere, advokater eller til og med kunder blir involvert. Et ECM-system bringer igjen orden i samarbeidet - også utover organisasjonen.

Du forblir konkurransedyktig: 2020 var året som uunngåelig krevde handling fra tyske bedrifter. Mangler på grunn av manglende eller utilstrekkelig digitalisering ble tydelig identifisert, og nye muligheter ble oppdaget. Dette oppmuntret mange til å investere i digitale teknologier og utvikle seg videre. Hjemmekontor og fjernarbeid er allerede en standardpraksis for mange bedrifter. Men kravene går utover enkelt hjemmebasert arbeid.

I 2024 vil Enterprise Content Management (ECM) bli den drivende kraften for effektive prosesser og sømløst samarbeid takket være KI-integrasjon, og PaperOffice står i fronten av denne digitale transformasjonen.

Lær hvordan ECM kan fremme bedriften din og hvordan PaperOffice hjelper deg med å utnytte fordelene fullt ut.

Hva inngår i et ECM-system med PaperOffice?

ECM omfatter fem hovedkomponenter som er perfekt implementert med PaperOffice:

Dokumenthåndtering med PaperOffice: PaperOffice muliggjør innsamling, administrasjon, lagring, arkivering og destruksjon av dokumenter på en enkel og effektiv måte. PaperOffices digitale dokumenthåndteringssystem er forutsetningen for et papirløst kontor.

Business Process Management (BPM) med PaperOffice: PaperOffice støtter BPM ved å muliggjøre utforming, styring og optimalisering av forretningsprosesser. Med PaperOffice kan du designe arbeidsflytene dine sømløst og fleksibelt.

Records Management med PaperOffice: PaperOffice tilbyr revisjonssikker administrasjon av forretningsdokumenter som oppfyller lovkravene. Dokumentene dine er alltid trygt og sporbar arkivert med PaperOffice.

Samarbeid med PaperOffice: PaperOffice fremmer digitalt samarbeid i din bedrift. Team kan jobbe samtidig på dokumenter og administrere prosjektene sine på en transparent måte. PaperOffices integrerte chat-funksjon muliggjør enkel kommunikasjon mellom teammedlemmene.

AI-automatisering med PaperOffice

Fremtiden for Enterprise Content Management er preget av AI-automatisering, og PaperOffice er i spissen for denne utviklingen. Med PaperOffice kan du automatisere repetitive oppgaver, finne informasjon raskere og ta smartere beslutninger takket være avanserte AI-teknologier.

AI-en til PaperOffice muliggjør automatisk klassifisering og merking av dokumenter, gjenkjenning av tekstinnhold på forskjellige språk og mye mer. Takket være denne AI-automatiseringen optimaliserer du arbeidsflytene dine og øker effektiviteten i din bedrift betraktelig.

Er Enterprise Content Management med PaperOffice fortsatt relevant?

Ja, definitivt! I en stadig skiftende forretningsverden er Enterprise Content Management med PaperOffice mer relevant enn noen gang.

Med PaperOffice kan du optimalisere prosessene dine, øke effektiviteten og møte kravene til digital transformasjon. Med PaperOffice er du godt rustet for fremtiden og kan utnytte mulighetene digitaliseringen gir.