Pro tips
Hva er en NAS?
Det taiwanske selskapet Synology selger ulike nettverkstilkoblede lagringsenheter (NAS-enheter) under navnet "Synology NAS". Disse enhetene lar både selskaper og private brukere beskytte dataene sine effektivt og organisere og bruke dem individuelt.
En NAS er en filserver med sitt eget operativsystem som gjør lagringsplassen tilgjengelig over nettverket.
Synology NAS gir ideelle forhold for alle bedrifter, men spesielt små og mellomstore bedrifter, for å lagre bedriftsdata raskt og enkelt.
I den følgende artikkelen vil vi vise deg hvordan du kan få mest mulig ut av Synology NAS for din bedrift og hvordan dokumenthåndtering kan fungere enkelt og uten Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Hvorfor bruke NAS i stedet for sky?
Nesten alle som har behandlet temaet dokumentlagring i selskapet, har sikkert spurt dette spørsmålet.
Det finnes ulike leverandører av lagringsplass i en sky på Internett. Å bruke dette har fordeler, men også ulemper. Den største ulempen er utvilsomt overleveringen av dataene til tredjeparter. Selv om det er lovet at de lagrede dokumentene er helt sikre, kan ingen selskaper i verden garantere dette 100%.
Ikke bare hackerangrep kan sette datasikkerheten i fare, avhengig av hvor skyleverandøren er basert, de respektive nasjonale lovene kan gjøre det mulig for relevante myndigheter og selskaper å få tilgang til innholdet helt lovlig. Dessverre er USA et dårlig eksempel. Allerede i april 2017 advarte det kjente datamagasinet «c't» mot amerikanske skyer, siden eksperter vurderte databeskyttelsen som svært lav. Men datalekkasjer er også mulig når som helst i EU eller i Tyskland, enten på grunn av slurv fra operatøren av den respektive skyen eller på grunn av hemmelige krefter i europeiske hemmelige tjenester.
Mange bedrifter, spesielt små og mellomstore bedrifter, ser dette som et hinder for datasikkerhet og tar derfor til orde for å bruke sin egen server, for eksempel Synology NAS.
Taiwansk selskap Synology er verdensledende innen produksjon av nettverkstilkoblet lagring. I stedet for den usikre skyen til en tredjepartsleverandør, er det et internt nettverk hvis lagringskapasitet kan tilpasses kravene.
Den fornuftige løsningen for bedrifter er derfor å sette opp et intranett med en felles server for alle tilkoblede terminaler. NAS danner hjertet av maskinvaren, den sentrale datalagringen.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Hva er digital dokumenthåndtering?
Over tid akkumuleres mange viktige dokumenter i en husholdning - og enda mer i et selskap. Effektiv forvaltning av disse dokumentene er avgjørende for økonomisk suksess og en enkel oversikt over forsikringer, kontrakter, dokumenter osv.
Dokumentene kan oppbevares i papirform i mapper. Imidlertid tar de da mye plass og er fremfor alt vanskelige å søke gjennom.
Det er her digital dokumenthåndtering viser sine fordeler: arkivering krever liten plass, data kan også sikkerhetskopieres på et annet sted og en stor fordel: det er et fulltekstsøk som søker i dokumentene og raskt finner alle dokumentene du vil finne.
Etter å ha avklart en av de viktigste fordelene ved å bruke en NAS, som er full kontroll og rasjonalisering av kostnader, er det på tide å forstå hvordan dokumenthåndteringen på Synology NAS skal gjøres og hvordan Synology DMS fungerer.
Digital dokumenthåndtering, også kjent som et dokumenthåndteringssystem, brukes til å lagre, administrere og kontrollere flyten av dokumenter og informasjon i en organisasjon. I tillegg er den viktigste funksjonen til et DMS å fungere som en forbindelse mellom Synology NAS og dataene dine.
Databaser brukes til kommunikasjon mellom datamaskinene som er koblet til nettverket og NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Det sentrale fokuset i et datastyringssystem som PaperOffice DMS er logisk strukturerte databaser, hvis struktur gir høyest mulig sikkerhet, men også lynrask tilgang til dokumenter.
PaperOffice DMS tar den sikre ruten, fordi alle data lagres i svært kryptert form i databasen, som ligger på Synology NAS. Slik opprettes dokumenthåndtering på din NAS, den såkalte Synology DMS.
Dette betyr at du alltid har tilgang til og kontroll over dataene dine.
På denne måten er alle selskapets dokumenter alltid tilgjengelige, og ikke bare når den aktuelle kollegaen har datamaskinen i gang og gir tilgang til data. Selvfølgelig er hierarkiske nivåer også mulig på NAS, dvs. å sette opp forskjellige, passordbeskyttede tilgangsnivåer.
Hvor komplisert er installasjonen og oppsettet av databasen?
Databaseinstallasjonen og oppsettet på Synology NAS er ikke komplisert i det hele tatt og krever ikke en IT-spesialist.
Spesielt fordi driften av Docker-containere er kjent for å være en ustabil og upålitelig integrasjonsløsning, har PaperOffice besluttet å tilby en velprøvd og pålitelig løsning for datalagring gjennom direkte, innfødt bruk av MariaDB.
I motsetning til Docker-installasjonen gjøres oppsettet ved hjelp av PaperOffice YouTube Videos i løpet av få minutter, selv for lekmannen.
Hva er fordelene med å ikke bruke Docker-containere?
Jo bedre PaperOffice-beslutning om å gjøre uten Docker har enorme fordeler at du kan bruke hvilken som helst Synology NAS og ikke den dyre Plus-serien.
Noe som har en positiv effekt på lommeboken din og er lett på budsjettet.
Hvordan kommer dataene inn på Synology NAS?
Skann dokumenter
Prosessen er enkel: Hvis dataene ennå ikke er tilgjengelige i digital form, må papirdokumenter først skannes eller fotograferes.
Med skanneren eller en annen digitaliseringsenhet konverteres dokumentet ikke bare til et bilde, men innholdet kan også "leses" elektronisk. Skannerfunksjonen integrert i PaperOffice DMS kobles til skanneren din og overfører dermed det digitale mediet til dokumenthåndteringsprogramvaren.
Om hvordan du best kan integrere skanneren din, for å digitalisere dokumentene, har vi allerede beskrevet i en annen artikkel.
Lagring av digitale dokumenter
Data i digital form, for eksempel e-post eller digitale filer, kan enkelt dras og slippes inn i PaperOffice-grensesnittet. Hvis du vil arkivere flere dokumenter uten manuell innsats, er mappeovervåkingen integrert i PaperOffice egnet for dette. Dette muliggjør jevn arkivering i bakgrunnen.
Eksisterende data
PaperOffices dokumenthåndteringssystem gjør det også enkelt for brukere å flytte de digitale dataene som tidligere var på harddiskene til bærbare datamaskiner eller stasjonære PCer til en delt datalagringsenhet, Synology NAS.
Alle eksisterende data kan importeres til dokumenthåndteringssystemet med bare ett klikk.
Det er også mange andre måter å få dataene dine inn i dokumenthåndteringssystemet, som allerede er integrert i PaperOffice DMS i standardversjonen.
Merverdi og fordeler
Her er noen av de mest fremragende fordelene med dokumenthåndtering på din Synology NAS:
- Minimal investering med maksimal nytte for individuelle arbeidsstasjoner og team
- Hold kontroll over dataene dine
- Alle fordelene med en sky, men uten oppfølgingskostnader og usikkerhet
- Enkel sikkerhetskopiering av data backup funksjon av dataene dine
- Spar tid på å søke etter dokumentasjon og kostnader ved å administrere og lagre den
- Øk produktiviteten med samarbeidsverktøy
- For ikke å glemme den positive "bivirkningen" av høyere intern og ekstern kundetilfredshet
Spar deg selv enorme anskaffelseskostnader for dyre servere eller skytjenester - integrer Synology NAS i nettverket ditt og koble PaperOffice til NAS: Ferdig!
På grunn av PaperOffice-arkitekturen er kombinasjonen med en Synology NAS den perfekte løsningen for fullstendig dokumenthåndtering på det digitale kontoret.
Synology er en praktisk løsning designet for 24/7 drift. Synology støtter paperoffice for å levere alle dokumenter og relatert informasjon til alle nettverksbrukere og OwnCloud-teknologi mens du er på farten.
Takket være den enkle databaseinstallasjonen og mangelen på Docker-containere, tilbyr Synology et bredt spekter av NAS-modeller som fungerer sømløst med PaperOffice. Så ikke bare store selskaper kan dra nytte av digitalisering.
Synology tilbyr ikke bare NAS-modeller utstyrt med kraftige CPUer, men tilbyr også muligheten til å opprette flere RAID-grupper og caching og tiering. Implementer teknologier som lar deg lage en hybrid lagringsløsning som muliggjør massiv lagringskapasitet, banebrytende ytelse og budsjettbevisste utgifter.
Du investerer bare én gang for kjøp av NAS- og dokumenthåndteringssystemet, har full kontroll over dataene dine og har ingen oppfølgingskostnader.
Takket være Synology Hyper Backup-pakken kan du automatisk lage sikkerhetskopier av databasen din. Takket være PaperOffice-verkstedene på YouTube er innstillingen ferdig i løpet av få minutter.
Smidighet og automatisering av administrative oppgaver med opprettelse av arbeidsflyter som tillater integrering av dokumenter og forretningsprosesser i et kontrollert miljø og klart definerte og overvåkede aktiviteter
Å komme i gang er enklere enn du tror.
Er du fortsatt bekymret for ikke å gjøre det? Les casestudier fra våre kunder om integrering av Synology og PaperOffice DMS i ulike bransjer og se enkelheten selv.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "":
Hvem passer et papirløst kontor for?
Det raske og enkle svaret på spørsmålet er: for hvert selskap. Alle bransjer og størrelser drar nytte av et papirløst kontor, fra små og mellomstore bedrifter og oppstartsbedrifter til store selskaper. Konverteringen er imidlertid spesielt verdifull for små og mellomstore bedrifter: Reduksjonen i prosesseringsinnsats og kostnader frigjør budsjettet som kreves for ytterligere vekstøkninger.
Kan jeg bruke en skybasert DMS-leverandør for mitt papirløse kontor?
Nei. En annen faktor som har vært på alles lepper siden GDPR trådte i kraft senest i 2018, er databeskyttelse. Vi anbefaler at du bruker Synology NAS.
Konklusjon
-
Fordeler rettferdiggjør innsatsen og kostnadene
Å jobbe digitalt og bringe gamle dokumenter inn i den nye tidsalderen vil være den beste nøkkelinvesteringen for å spare utrolig mye tid, penger og nerver i fremtiden.
-
Du trenger noen som vet
Du trenger ikke din egen IT-spesialist for å dra nytte av alle fordelene med digitalisering.
Det du trenger er den rette partneren ved din side som, takket være sin erfaring, kan implementere akkurat det du trenger. Unngå skremselspropaganda og velg testposisjoner i stedet for fancy PowerPoint-presentasjoner uten å ha testet det. -
Maskinvaren er vanligvis allerede tilgjengelig
Erfaring har vist at nesten alle operasjoner, selskaper og selskaper har en stor kopimaskin som ikke bruker sitt potensial. Disse enhetene elsker masseskanninger, er tolerante for binders og kan være grunnlaget for en digital start uten en skannerinvestering.
-
Billigere enn forventet med riktig DMS
Unngå kostnadsfeller med DMS/ECM-systemer der du nådeløst er prisgitt produsentene. Ikke gjør noen kompromisser når det gjelder dine egne administrasjonsalternativer, for eksempel undervisningsdokumenter og gjør innstillinger selv. Hvis du trenger hjelp, hjelper produsenten deg gjerne, men forblir uavhengig.
-
Digital automatisering er fremtiden
Prosedyrene vil være helt identiske i fremtiden, men helautomatiske.
Faktura kommer inn? Arbeidsflyten utløses og alt går sin definerte vei.
Søke gjennom alle de 1000 mappene? Ikke noe problem, fordi du har ditt eget Google!