Mennonitter
Bielefeld Brødrekirke
Alexander Staruk, finansdirektør ved Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Utfordringen
Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) er en protestantisk frikirke hvis røtter går langt tilbake i fortiden. Dette Bielefeld Mennonite Brotherhood ble grunnlagt i Zürich under reformasjonsbevegelsen på 1500-tallet. Dagens Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som inkluderer over 1000 samfunnsmedlemmer.
PaperOffice DMS brukes av kommunen til å støtte de frivillige medlemmene, spesielt i arkiveringsdokumenter, tilordning av arbeidsflyter og regnskap på hjemmekontoret.
Startposisjon
I en forening som inkluderer Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., det er ganske omfattende administrative oppgaver som alle utføres av medlemmene på frivillig basis.
Dette påvirker både kontoledelsen til de mer enn 1000 medlemmene og revisjon av regnskap for ulike byggeprosjekter i kommunen eller behandling av innkommende donasjoner.
Eksisterende problem
Inntil bruken av PaperOffice DMS ble utvalgte medlemmer betrodd de ulike administrative oppgavene, hvorved det i stor grad ble overlatt til de respektive medlemmene selv hvordan og i hvilken tidsramme arbeidet er gjort.
Et digitalt nettverk og overordnet programvare ble ikke brukt. I stedet ble håndverkerfakturaer som måtte sjekkes, tatt med hjem for å bli sjekket manuelt. Det skjedde også at ingen hadde tid, og da ble regningen først lagt på bordet.
I løpet av digitaliseringen blir lokalsamfunn nå konfrontert med utallige dokumenter, e-poster og andre bekymringer via e-post. Denne oversvømmelsen av e-postmeldinger kan imidlertid knapt behandles manuelt.
Konsekvensene var langvarige behandlingstider og ineffektivitet i prosessering, henting og videresending av nødvendig dokumentasjon. Kommunen gikk derfor på jakt etter digital dokumenthåndtering.
Som et resultat var det gjentatte forsinkelser i overføringen av utestående beløp til selskapene bestilt. Purringer ble utstedt med tilleggskostnader, og de innvilgede rabattene kunne ikke brukes. Det er forståelig at samfunnets omdømme led som et resultat.
Alexander Staruk, finansdirektør ved Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., var på jakt etter en løsning på problemet, hvor det også ble tatt hensyn til digitalisering av alle kommunens administrative oppgaver, som tidligere i stor grad hadde vært analoge.
Hvorfor Mennonite Brotherhood valgte PaperOffice DMS
Mr. Staruk undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyr akkurat de kravene som Mr. Staruk lette etter. Dette inkluderer:
- Tilgjengelighet: Sentral og enkel tilgang til all denne relevante dokumentasjonen og muligheten for flere parter til å samarbeide om samme dokument.
En intern, sentral lagring som alle medlemmer med administrative oppgaver også kan få tilgang hjemmefra. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.
- Smidighet og automatisering av administrative oppgaver: Programvaren må gjøre det mulig for oppgaver som skal distribueres over nettverket, og også for at de skal behandles av det respektive klubbmedlemmet.
- Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser: En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og gjøre dem lett å hente om nødvendig.
- Praktisk og forståelig: Programvaren bør kreve så lite opplæring som mulig og samtidig være forberedt på fremtiden.
Løsningen: Synologi satte opp en NAS, et nettverk tilknyttet lagring, i samfunnssenteret, der alle data relatert til tilknytningen og medlemmene er lagret ved hjelp av PaperOffice DMS.
Mr. Alexander Staruk innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering av samfunnet hans:
"Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."
Løsningen: PaperOffice DMS har en omfattende arbeidsflytfunksjon som muliggjør tilordning og behandling av komplekse prosesser og kontroll av dokumentinformasjon og oppgaver effektivt av selskapet.
Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.
Samtidig blir alle berørte medlemmer informert om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.
Løsningen: Det er kjernesegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen av analoge dokumenter. Alt du trenger er en skanner med et grensesnitt til datamaskinen og PaperOffice DMS. Dokumenter skannes ikke bare. Om nødvendig konverteres de til redigerbar tekst av integrert OCR-programvare og lagres automatisk riktig.
En nøkkelordindeks satt opp av kunstig intelligens PIA sikrer at hvert dokument kan bli funnet via den interne søkemotoren, selv om brukeren knapt vet noe om dokumentet.
Løsningen: Bruken av PaperOffice DMS kan læres ved hjelp av gratis opplæringsvideoer og opplæringsprogrammer.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.
PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.
Hvorfor Mennonite Brotherhood valgte PaperOffice DMS
Mr. Staruk undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyr akkurat de kravene som Mr. Staruk lette etter. Dette inkluderer:
- Tilgjengelighet: Sentral og enkel tilgang til all denne relevante dokumentasjonen og muligheten for flere parter til å samarbeide om samme dokument.
En intern, sentral lagring som alle medlemmer med administrative oppgaver også kan få tilgang hjemmefra. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.
- Smidighet og automatisering av administrative oppgaver: Programvaren må gjøre det mulig for oppgaver som skal distribueres over nettverket, og også for at de skal behandles av det respektive klubbmedlemmet.
- Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser: En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og gjøre dem lett å hente om nødvendig.
- Praktisk og forståelig: Programvaren bør kreve så lite opplæring som mulig og samtidig være forberedt på fremtiden.
Løsningen: Synologi satte opp en NAS, et nettverk tilknyttet lagring, i samfunnssenteret, der alle data relatert til tilknytningen og medlemmene er lagret ved hjelp av PaperOffice DMS.
Mr. Alexander Staruk innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering av samfunnet hans:
"Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."
Løsningen: PaperOffice DMS har en omfattende arbeidsflytfunksjon som muliggjør tilordning og behandling av komplekse prosesser og kontroll av dokumentinformasjon og oppgaver effektivt av selskapet.
Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.
Samtidig blir alle berørte medlemmer informert om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.
Løsningen: Det er kjernesegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen av analoge dokumenter. Alt du trenger er en skanner med et grensesnitt til datamaskinen og PaperOffice DMS. Dokumenter skannes ikke bare. Om nødvendig konverteres de til redigerbar tekst av integrert OCR-programvare og lagres automatisk riktig.
En nøkkelordindeks satt opp av kunstig intelligens PIA sikrer at hvert dokument kan bli funnet via den interne søkemotoren, selv om brukeren knapt vet noe om dokumentet.
Løsningen: Bruken av PaperOffice DMS kan læres ved hjelp av gratis opplæringsvideoer og opplæringsprogrammer.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.
PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.
Etter seks måneders testfase, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. vår PaperOffice DMS og er så fornøyd at hun anbefaler programvaren til andre menigheter i sin menighet.
