Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Vennskap Tillit Æresord
Vi vil aldri gi din e-postadresse til noen andre og hver e-post inkluderer en avmeldingskobling med ett klikk.
Industri
Kirke
Region
Bielefeld, Tyskland
Avdelinger
Finans, Regnskap
Industri
Kirke
Region
Bielefeld, Tyskland
Avdelinger
Finans, Regnskap
Alexander Staruk, finansdirektør ved Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Pro tips
Industri
Kirke
Region
Bielefeld, Tyskland
Avdelinger
Finans, Regnskap
Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) er en protestantisk frikirke hvis røtter går langt tilbake i fortiden. Dette Bielefeld Mennonite Brotherhood ble grunnlagt i Zürich under reformasjonsbevegelsen på 1500-tallet. Dagens Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som inkluderer over 1000 samfunnsmedlemmer.
PaperOffice DMS brukes av kommunen til å støtte de frivillige medlemmene, spesielt i arkiveringsdokumenter, tilordning av arbeidsflyter og regnskap på hjemmekontoret.
I en forening som inkluderer Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., det er ganske omfattende administrative oppgaver som alle utføres av medlemmene på frivillig basis.
Dette påvirker både kontoledelsen til de mer enn 1000 medlemmene og revisjon av regnskap for ulike byggeprosjekter i kommunen eller behandling av innkommende donasjoner.
Inntil bruken av PaperOffice DMS ble utvalgte medlemmer betrodd de ulike administrative oppgavene, hvorved det i stor grad ble overlatt til de respektive medlemmene selv hvordan og i hvilken tidsramme arbeidet er gjort.
Et digitalt nettverk og overordnet programvare ble ikke brukt. I stedet ble håndverkerfakturaer som måtte sjekkes, tatt med hjem for å bli sjekket manuelt. Det skjedde også at ingen hadde tid, og da ble regningen først lagt på bordet.
I løpet av digitaliseringen blir lokalsamfunn nå konfrontert med utallige dokumenter, e-poster og andre bekymringer via e-post. Denne oversvømmelsen av e-postmeldinger kan imidlertid knapt behandles manuelt.
Konsekvensene var langvarige behandlingstider og ineffektivitet i prosessering, henting og videresending av nødvendig dokumentasjon. Kommunen gikk derfor på jakt etter digital dokumenthåndtering.
Som et resultat var det gjentatte forsinkelser i overføringen av utestående beløp til selskapene bestilt. Purringer ble utstedt med tilleggskostnader, og de innvilgede rabattene kunne ikke brukes. Det er forståelig at samfunnets omdømme led som et resultat.
Alexander Staruk, finansdirektør ved Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., var på jakt etter en løsning på problemet, hvor det også ble tatt hensyn til digitalisering av alle kommunens administrative oppgaver, som tidligere i stor grad hadde vært analoge.
Mr. Staruk undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyr akkurat de kravene som Mr. Staruk lette etter. Dette inkluderer:
En intern, sentral lagring som alle medlemmer med administrative oppgaver også kan få tilgang hjemmefra. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.
Mr. Alexander Staruk innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering av samfunnet hans:
Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.
Samtidig blir alle berørte medlemmer informert om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.
En nøkkelordindeks satt opp av kunstig intelligens PIA sikrer at hvert dokument kan bli funnet via den interne søkemotoren, selv om brukeren knapt vet noe om dokumentet.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.
PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.
Mr. Staruk undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyr akkurat de kravene som Mr. Staruk lette etter. Dette inkluderer:
En intern, sentral lagring som alle medlemmer med administrative oppgaver også kan få tilgang hjemmefra. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.
Mr. Alexander Staruk innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering av samfunnet hans:
Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.
Samtidig blir alle berørte medlemmer informert om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.
En nøkkelordindeks satt opp av kunstig intelligens PIA sikrer at hvert dokument kan bli funnet via den interne søkemotoren, selv om brukeren knapt vet noe om dokumentet.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.
PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.
Etter seks måneders testfase, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. vår PaperOffice DMS og er så fornøyd at hun anbefaler programvaren til andre menigheter i sin menighet.
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Mennonitter
Bielefeld Brødrekirke":
Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?
Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.
Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.
Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.
For oss som kirke var det veldig viktig at programvaren er lett å forstå, men omfattende.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til våre brødre i kirken. Men også til alle andre samfunn og selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere.
Hva liker du spesielt med PaperOffice?
Vi er veldig fornøyd med alt.
PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.
Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke vil gå glipp av mer over en lengre periode.
– Å få kronologiske resultater superraskt for årsregnskapet og varelageret for å finne den billigste kjøpesummen for hver enkelt vare. Det som pleide å ta dager, kan nå gjøres i timer!
Lars R. Ludewig
eier og administrerende direktør i ViaCreative Zahntechnik GmbH
