Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap tillit ord for ære
Vi vil aldri gi e-postadressen din til noen andre, og hver e-post inkluderer en lenke for å avslutte abonnementet med ett klikk.

Optimalisering av arbeidsflyter takket være PaperOffice DMS


Alexander Staruk, finansdirektør ved Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.

Proff tips

Industri
Kirke

Region
Bielefeld, Tyskland

Avdelinger
Finans, Regnskap

Utfordringen

Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) er en protestantisk frikirke hvis røtter går langt tilbake i fortiden. Dette Bielefeld Mennonite Brotherhood ble grunnlagt i Zürich under reformasjonsbevegelsen på 1500-tallet. Dagens Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som inkluderer over 1000 samfunnsmedlemmer.

PaperOffice DMS brukes av kommunen til å støtte de frivillige medlemmene, spesielt i arkiveringsdokumenter, tilordning av arbeidsflyter og regnskap på hjemmekontoret.

Startposisjon

I en forening som inkluderer Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., det er ganske omfattende administrative oppgaver som alle utføres av medlemmene på frivillig basis.

Dette påvirker både kontoledelsen til de mer enn 1000 medlemmene og revisjon av regnskap for ulike byggeprosjekter i kommunen eller behandling av innkommende donasjoner.

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

Eksisterende problem

Inntil bruken av PaperOffice DMS ble utvalgte medlemmer betrodd de ulike administrative oppgavene, hvorved det i stor grad ble overlatt til de respektive medlemmene selv hvordan og i hvilken tidsramme arbeidet er gjort.

Et digitalt nettverk og overordnet programvare ble ikke brukt. I stedet ble håndverkerfakturaer som måtte sjekkes, tatt med hjem for å bli sjekket manuelt. Det skjedde også at ingen hadde tid, og da ble regningen først lagt på bordet.

I løpet av digitaliseringen blir lokalsamfunn nå konfrontert med utallige dokumenter, e-poster og andre bekymringer via e-post. Denne oversvømmelsen av e-postmeldinger kan imidlertid knapt behandles manuelt.

Konsekvensene var langvarige behandlingstider og ineffektivitet i prosessering, henting og videresending av nødvendig dokumentasjon. Kommunen gikk derfor på jakt etter digital dokumenthåndtering.

Som et resultat var det gjentatte forsinkelser i overføringen av utestående beløp til selskapene bestilt. Purringer ble utstedt med tilleggskostnader, og de innvilgede rabattene kunne ikke brukes. Det er forståelig at samfunnets omdømme led som et resultat.

Alexander Staruk, finansdirektør ved Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., var på jakt etter en løsning på problemet, hvor det også ble tatt hensyn til digitalisering av alle kommunens administrative oppgaver, som tidligere i stor grad hadde vært analoge.

Innhold

Hvorfor Mennonite Brotherhood valgte PaperOffice DMS

Mr. Staruk undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS i seks måneder.

PaperOffice DMS tilbyr akkurat de kravene som Mr. Staruk lette etter. Dette inkluderer:

  • Tilgjengelighet: Sentral og enkel tilgang til all denne relevante dokumentasjonen og muligheten for flere parter til å samarbeide om samme dokument.

    En intern, sentral lagring som alle medlemmer med administrative oppgaver også kan få tilgang hjemmefra. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.

  • Løsningen: Synologi satte opp en NAS, et nettverk tilknyttet lagring, i samfunnssenteret, der alle data relatert til tilknytningen og medlemmene er lagret ved hjelp av PaperOffice DMS.

    Mr. Alexander Staruk innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering av samfunnet hans:

    "Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."

  • Smidighet og automatisering av administrative oppgaver: Programvaren må gjøre det mulig for oppgaver som skal distribueres over nettverket, og også for at de skal behandles av det respektive klubbmedlemmet.
  • Løsningen: PaperOffice DMS har en omfattende arbeidsflytfunksjon som muliggjør tilordning og behandling av komplekse prosesser og kontroll av dokumentinformasjon og oppgaver effektivt av selskapet.

    Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.

    Samtidig blir alle berørte medlemmer informert om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.

  • Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser: En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og gjøre dem lett å hente om nødvendig.
  • Løsningen: Det er kjernesegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen av analoge dokumenter. Alt du trenger er en skanner med et grensesnitt til datamaskinen og PaperOffice DMS. Dokumenter skannes ikke bare. Om nødvendig konverteres de til redigerbar tekst av integrert OCR-programvare og lagres automatisk riktig.

    En nøkkelordindeks satt opp av kunstig intelligens PIA sikrer at hvert dokument kan bli funnet via den interne søkemotoren, selv om brukeren knapt vet noe om dokumentet.

  • Praktisk og forståelig: Programvaren bør kreve så lite opplæring som mulig og samtidig være forberedt på fremtiden.
  • Løsningen: Bruken av PaperOffice DMS kan læres ved hjelp av gratis opplæringsvideoer og opplæringsprogrammer.

    Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.

PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.

Hvorfor Mennonite Brotherhood valgte PaperOffice DMS

Mr. Staruk undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS i seks måneder.

PaperOffice DMS tilbyr akkurat de kravene som Mr. Staruk lette etter. Dette inkluderer:

  • Tilgjengelighet: Sentral og enkel tilgang til all denne relevante dokumentasjonen og muligheten for flere parter til å samarbeide om samme dokument.

    En intern, sentral lagring som alle medlemmer med administrative oppgaver også kan få tilgang hjemmefra. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.

  • Løsningen: Synologi satte opp en NAS, et nettverk tilknyttet lagring, i samfunnssenteret, der alle data relatert til tilknytningen og medlemmene er lagret ved hjelp av PaperOffice DMS.

    Mr. Alexander Staruk innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering av samfunnet hans:

    "Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."

  • Smidighet og automatisering av administrative oppgaver: Programvaren må gjøre det mulig for oppgaver som skal distribueres over nettverket, og også for at de skal behandles av det respektive klubbmedlemmet.
  • Løsningen: PaperOffice DMS har en omfattende arbeidsflytfunksjon som muliggjør tilordning og behandling av komplekse prosesser og kontroll av dokumentinformasjon og oppgaver effektivt av selskapet.

    Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.

    Samtidig blir alle berørte medlemmer informert om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.

  • Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser: En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og gjøre dem lett å hente om nødvendig.
  • Løsningen: Det er kjernesegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen av analoge dokumenter. Alt du trenger er en skanner med et grensesnitt til datamaskinen og PaperOffice DMS. Dokumenter skannes ikke bare. Om nødvendig konverteres de til redigerbar tekst av integrert OCR-programvare og lagres automatisk riktig.

    En nøkkelordindeks satt opp av kunstig intelligens PIA sikrer at hvert dokument kan bli funnet via den interne søkemotoren, selv om brukeren knapt vet noe om dokumentet.

  • Praktisk og forståelig: Programvaren bør kreve så lite opplæring som mulig og samtidig være forberedt på fremtiden.
  • Løsningen: Bruken av PaperOffice DMS kan læres ved hjelp av gratis opplæringsvideoer og opplæringsprogrammer.

    Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.

PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.

Etter seks måneders testfase, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. vår PaperOffice DMS og er så fornøyd at hun anbefaler programvaren til andre menigheter i sin menighet.

FAQs

Til slutt svarer vi på noen flere vanlige spørsmål om emnet "Mennonitter
Bielefeld Brødrekirke":

Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?

Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.

Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.

Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.

For oss som kirke var det veldig viktig at programvaren er lett å forstå, men omfattende.

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

Vi vil anbefale PaperOffice til våre brødre i kirken. Men også til alle andre samfunn og selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere.

Hva liker du spesielt med PaperOffice?

Vi er veldig fornøyd med alt.

Konklusjon

PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.

Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke vil gå glipp av mer over en lengre periode.

"Jeg er glad jeg valgte PaperOffice, for til slutt fikk jeg et optimalt system, som vi ikke bare kan administrere oss selv, men også for en brøkdel av hva andre produsenter tar betalt."

Det sier kundene våre

Casestudie

Digitalisering i tannteknologibransjen - vellykket dokumenthåndtering for tannindustrien

– Å få kronologiske resultater superraskt for årsregnskapet og varelageret for å finne den billigste kjøpesummen for hver enkelt vare. Det som pleide å ta dager, kan nå gjøres i timer!

Lars R. Ludewig
eier og administrerende direktør i ViaCreative Zahntechnik GmbH