Wij presenteren u 7 praktische uitdagingen en presenteren de oplossingen
PaperOffice heeft in 2022 enkele bouwbedrijven gevraagd naar de grootste obstakels bij het beheer van gegevens, documenten en informatie, waarbij rekening werd gehouden met sommige bedrijfsinformatie uit de uitgevoerde casestudy's. Hierbij werden de volgende inzichten verkregen:
Uitdaging 1
Documenten zijn moeilijk te vinden in de bestaande folderstructuurMaar liefst 82 procent van de ondervraagde bedrijven gaf aan dat zij moeite hebben om een document in hun mapstructuur te vinden vanwege verwarrende bestandsnamen of slechte categorisering.
Categorieën zijn vaak niet mogelijk vanwege tijdgebrek en kunnen alleen worden uitgevoerd als dit automatisch gebeurt.
Of het nu gaat om fysieke mappen of digitale mappenstructuren op servers, de bestandsnaam van een document moet normaal gesproken informatie bevatten over de inhoud ervan.
Het komt vaak voor dat mensen in de zoekfunctie van hun computer naar de belangrijkste zoekwoorden zoeken, in de hoop dat deze worden vermeld in de bestandsnaam van het gezochte document.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Bij dergelijke zoekopdrachten ontstaat snel verwarring, omdat een gebrek aan een consistent systeem ertoe kan leiden dat de bestanden niet altijd de gezochte zoekwoorden bevatten.
Hetzelfde geldt voor een fysieke map die op de verkeerde plank staat, in een andere kamer of verkeerd is neergezet, of waarvan het etiket onleesbaar of verkeerd is gelabeld.
Iedereen kent vast wel de "hangende verkenner" die het bij het zoeken in 5000 bestanden volledig opgeeft en dat een gewone, simpele zoekopdracht moet worden gevolgd door een herstart van de pc.
TIP: Ontdek onze casestudy over de succesvolle integratie van PaperOffice in het bouwbedrijf IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Lees er nu meer over en laat u inspireren.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Uitdaging 2
Onduidelijkheid over de huidige en juiste versie van documentenDe onduidelijkheid over de huidige en juiste versie van documenten is een aanzienlijke uitdaging voor bedrijven.
Bouwbedrijven gaven aan dat ze geen overzicht hebben van welke versie van een document of informatie de huidige of juiste is.
In de huidige tijd, waarin meerdere mensen op verschillende locaties en onafhankelijk van tijd aan een document kunnen werken, is duidelijke communicatie cruciaal.
Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk om elke toegang, elke wijziging en elk archief schriftelijk vast te leggen. Zo is later ook te achterhalen hoe het document tot stand is gekomen. Een eenvoudige toevoeging aan de bestandsnaam zoals "_2" of "_nieuw 1.2" FINAL", "FINAL 2", "ENTWURF 2.0" is echter geen geschikte oplossing, omdat niet duidelijk is welke versie het document werkelijk is. Dit leidt vaak tot verwarring bij het zoeken en verhoogt het aantal duplicaten dat op verschillende locaties kan worden gevonden.
Uitdaging 3
Problemen bij toegang tot relevante gegevens op verschillende locaties en tijdstippenBouwbedrijven werken vaak op verschillende locaties en bouwplaatsen, wat een uitdaging vormt voor de toegang tot belangrijke documenten en informatie.
Traditionele papiergebaseerde systemen maken de toegang tot benodigde gegevens moeilijk, vooral wanneer deze fysiek op een specifieke locatie worden opgeslagen. Dit kan leiden tot vertragingen in het besluitvormingsproces, inefficiënte communicatie en mogelijke fouten.
