Įmonės turinio valdymas (ECM) – Apibrėžimas, privalumai ir struktūra su PaperOffice

Koks yra Enterprise Content Management tikslas?

ECM tikslas – suteikti funkcionalumą, siekiant pagerinti įmonės efektyvumą, sumažinti išlaidas ir sukurti sąsajas tarp skirtingų sistemų sprendimų. Be to, ECM apima šiuos antrinius tikslus:

• Dokumentų dubliavimo vengimas
• Vienodas priėjimas prie dokumentų
• Informacijos teikimas (nepriklausomai nuo šaltinio ir naudojimo)
• Atitikties rizikų eliminavimas tvarkant informaciją

Klientų atsiliepimai: PaperOffice didžiuojasi turėdama daug patenkintų klientų iš skirtingų pramonės šakų. Visus mūsų klientų atsiliepimus ir pavyzdžių tyrimus galite rasti mūsų svetainėje.

Integracija ir suderinamumas: PaperOffice puikiai veikia su NAS duomenų bazėmis, todėl tampa išskirtiniu QNAP NAS DMS partneriu. Ši sklandi integracija užtikrina sklandų duomenų valdymą ir saugojimą, sujungiant juos su QNAP sistemomis.

Saugumo funkcijos: Mūsų prioritetas yra jūsų duomenų saugumas. PaperOffice siūlo pirmaujančias saugumo funkcijas, įskaitant aukščiausio lygio šifravimą, duomenų apsaugos priemones ir daugiau. Mūsų saugumo standartai yra neprilygstami ir užtikrina geriausią jūsų įmonės informacijos apsaugą.

Kokie yra Enterprise Content Management pranašumai?

Teorija yra aiški, bet kaip tiksliai ECM sistema įtakoja įmonę? ECM tiekėjai su ECM koncepcija įmonėms suteikia šiuos pranašumus:

Skaitmeninimas tampa augimo varikliu: Analoginiai ir nestruktūruoti skaitmeniniai sprendimai turi vieną bendrą bruožą: jie reikalauja laiko. Galiausiai nesvarbu, ar dokumentas neteisingai įdėtas, ar Word failas įdėtas į neteisingą kliento aplanką.

Tuo tarpu Enterprise Content Management sistema reikšmingai sumažina apdorojimo trukmę. Informacija lengviau randama, varginantys darbo žingsniai automatiškai atliekami, o laukimo laikas panaudojamas užduotims atlikti. Atvirkščiai, jūs laimite laiko, kurį galite panaudoti produktyviai, ir prasideda jūsų augimo etapas.

Jokia informacija neišnyksta dokumentų chaoselyje: Daugelis apdorojimo laiko atsiranda dėl duomenų salų. Padaliniai turi savo saugojimo sistemas ir dirba su savo atskirais sprendimais. Tai apsunkina informacijos sekimą, dokumento esamos būklės ar ieškomos informacijos radimą.

ECM programinė įranga susieja šiuos atskirus sprendimus per centrinį prieigos tašką su vieninga ir automatizuota saugojimo sistema. Protinga paieška leidžia rasti kiekvieną dokumentą per kelias sekundes.

Bendradarbiavimas yra naujas komandinis darbas: Beveik visi dokumentai yra užregistruojami, tikrinami ar tvarkomi bent dviejų žmonių, todėl komandinio darbo reikia kiekvienoje įmonėje. Tai jau apima reikalingos informacijos teikimą ir paruošimą kitiems darbuotojams.

Tačiau viskas tampa nesuprantama, kai įtraukiami išoriniai darbuotojai, pavyzdžiui, partneriai, buhalteriai, teisininkai ar net klientai. ECM sistema vėl įveda tvarką į bendradarbiavimą – net ir už organizacijos ribų.

Jūs išliksite konkurencingi: 2020-ieji metai privertė Vokietijos įmones veikti neabejotinai. Tapo aišku, kokie silpnumai dėl trūkstamo ar prasto skaitmeninimo yra, ir pastebėtos naujos galimybės. Tai paskatino daugelį investuoti į skaitmenines technologijas ir tobulėti. Darbas iš namų ir nuotolinis darbas jau tapo daugelio įmonių standartine praktika. Tačiau reikalavimai viršija paprastą darbą iš namų.

2024 metais Enterprise Content Management (ECM) taps pagrindiniu veiksniu, užtikrinančiu efektyvius procesus ir sklandų bendradarbiavimą, dėka KI integracijos, ir PaperOffice stovės šio skaitmeninio virsmo pirmoje vietoje.

Sužinokite, kaip ECM gali padėti jūsų įmonei klestėti ir kaip PaperOffice gali padėti jums pilnai išnaudoti pranašumus.

Kas apima ECM sistemą su PaperOffice?

ECM apima penkis pagrindinius komponentus, kuriuos PaperOffice įgyvendina tobulai:

Dokumentų valdymas su PaperOffice: PaperOffice leidžia paprastai ir efektyviai gauti, tvarkyti, saugoti, archyvuoti ir sunaikinti dokumentus. PaperOffice skaitmeninė dokumentų valdymo sistema yra būtina sąlyga popieriaus neturinčiam biurui.

Verslo procesų valdymas (BPM) su PaperOffice: PaperOffice palaiko BPM, leidžiantis kurti, valdyti ir optimizuoti verslo procesus. Naudodami PaperOffice, galite sklandžiai ir lanksčiai kurti savo darbo eigas.

Įrašų valdymas su PaperOffice: PaperOffice siūlo verslo dokumentų valdymą, atitinkantį įstatymų reikalavimus. Jūsų dokumentai su PaperOffice visada yra saugiai ir patikimai archyvuoti.

Bendradarbiavimas su PaperOffice: PaperOffice skatina skaitmeninį bendradarbiavimą jūsų įmonėje. Komandos gali vienu metu dirbti su dokumentais ir skaidriai valdyti savo projektus. PaperOffice integruota pokalbių funkcija leidžia lengvai bendrauti su komandos nariais.

AI-automatizavimas su PaperOffice

Verslo turinio valdymo ateitis yra AI-automatizavimas, ir PaperOffice yra pirmoje šios plėtros vietoje. Naudodami PaperOffice, galėsite automatizuoti pasikartojančias užduotis, greičiau rasti informaciją ir priimti protingesnius sprendimus, dėka pažangių AI technologijų.

PaperOffice AI leidžia automatiškai klasifikuoti ir žymėti dokumentus, atpažinti teksto turinį skirtingomis kalbomis ir daug daugiau. Šis AI-automatizavimas leidžia optimizuoti jūsų darbo eigas ir žymiai padidinti jūsų įmonės efektyvumą.

Ar verslo turinio valdymas su PaperOffice vis dar svarbus?

Taip, tikrai! Pastoviai besikeičiančiame verslo pasaulyje verslo turinio valdymas su PaperOffice yra reikšmingesnis nei kada nors anksčiau.

Naudodami PaperOffice, galite optimizuoti savo procesus, padidinti efektyvumą ir atitikti skaitmeninės transformacijos reikalavimus. Su PaperOffice esate puikiai pasiruošę ateičiai ir galite visiškai išnaudoti skaitmenizavimo galimybes.