Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.
Industrija
Namų valdymas
Regionas
Madridas, Ispanija
Departamentai
Apskaita, administravimas, valdymas
Industrija
Namų valdymas
Regionas
Madridas, Ispanija
Departamentai
Apskaita, administravimas, valdymas
Alejandro Campos, IT specialistas ir nekilnojamojo turto valdymo "El Guijo" projektų vadovas
Profesinė rekomendacija
Industrija
Namų valdymas
Regionas
Madridas, Ispanija
Departamentai
Apskaita, administravimas, valdymas
Kaip nekilnojamojo turto valdymo bendruomenė, "El Guijo" turi daug svarbių dokumentų, kuriuos reikia valdyti: nuomos sutartis, komunalinius mokesčius, statybos failus, registraciją į turnyrus, verslo dokumentus, pranešimus ir daug daugiau.
Deja, turto valdymas iki šiol neturėjo didelės naudos iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo, nes iki šiol nerasta tinkamo sprendimo, nors nekilnojamojo turto valdytojai yra tie, kurie gauna didelę naudą iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo.
Siekiant išspręsti daugelį esamų administracinių problemų turto valdyme, buvo nuspręsta įdiegti dokumentų valdymo sistemą.
"El Guijo" tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos valdymą visiems gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti nuosavybės valdymo procesą.
Turto valdytojas turėjo kasdien rinkti svarbius dokumentus. Visa tai turėjo būti priskirta gyvenamajam turtui, savininkui, nuomininkui, nuomotojui. Tačiau kasdieniam darbui bendruomenėje taip pat buvo būdingas neefektyvumas:
prisimena poną Alejandro Camposą, El Guijo bendruomenės IT specialistą.
Taigi bendras kaimynų vidurkis kartais viršija 2500 gyventojų, o vasaros ir atostogų laikotarpiais dažniau būna pikas. Dėl to šeši darbuotojai, kaip konsultantai ir nuolatinis biuro vadovas, taip pat užsakomieji sodininkystės ir administracijos darbuotojai negalėjo susidoroti su informacijos pertekliumi.
Prieš diegiant dokumentų valdymo sistemą, visa sistema buvo popierinė. Savininkų pateikti dokumentai, žurnalai ir techninės priežiūros darbų įrodymai, skundai buvo perduoti administracijai ir po to masiškai saugomi aplankuose.
Skaitmeninimo metu nekilnojamojo turto valdytojai, tokie kaip "El Guijo", kasdien mato vienas kitą su nesuskaičiuojama daugybe nuomos užklausų, skundų ir kitų rūpesčių, su kuriais dabar taip pat susiduria el. Paštu. Tačiau šį elektroninių laiškų antplūdį vargu ar galima išspręsti rankiniu būdu.
Pasekmės buvo ilgas apdorojimo laikas ir neefektyvumas apdorojant, gaunant ir persiunčiant reikiamus dokumentus. Atitinkamai bendruomenė ieškojo skaitmeninių dokumentų valdymo.
Alejandro Campos, IT specialistas, savarankiškai dirbantis El Guijo bendruomenei, ieškojo sprendimo, kaip išspręsti šią ir visas turto valdymo problemas. Taip pat buvo numatyta suskaitmeninti visas savivaldybės administracines užduotis, kurios anksčiau iš esmės buvo analogiškos.
Svarbiausi atrankos kriterijai buvo patikimumas, prieinamumas ir saugumas, nes tvarkomi dokumentai buvo susiję su konfidencialiu turiniu, pvz., Asmeniniais dokumentais, taip pat sąskaitomis faktūromis, kurios turėjo būti apsaugotos nuo neteisėtos prieigos leidimais ir išleidimo lygiais .
Kadangi "PaperOffice DMS" nėra debesies programa ir saugo visus duomenis centrinėje duomenų bazėje, kuri dabar yra tam skirtame serveryje, pagaliau buvo nuspręsta išbandyti reikiamą scenarijų su bandymu.
"PaperOffice" viršija visus dokumentų standartus ir teisines gaires, ypač dėl labai užšifruotos dokumentų saugojimo tiesiai tam skirtame serveryje, o ne debesyje.
Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.
Visų pirma, siekiant užtikrinti patikimumą ir imituoti realias problemas, keletą kartų buvo susisiekta su "PaperOffice" palaikymo tarnyba, kad būtų įvertinta, ar buvo laikomasi terminų ir kokia buvo palaikymo kokybė. Čia "PaperOffice" lenkia visus kitus gamintojus.
Naudodama novatorišką "PaperOffice" dokumentų valdymo sprendimą, El Guijo savivaldybė nusprendė automatizuoti daugumą kasdienių užduočių ir dokumentų.
Taigi buvo nuspręsta nuskaityti dokumentus, kurie jau egzistavo popierine forma, ir archyvuoti juos skaitmeniniu būdu "PaperOffice". Kai jie yra prieinami skaitmenine forma, tolesni administraciniai procesai bendruomenės tinkle taip pat gali būti sprendžiami skaitmeniniu būdu.
Buvo pradėtas proceso optimizavimas. Nuo šiol dokumentai bus kuriami skaitmeniniu būdu, kiek įmanoma vengiant popieriaus. Susitikimai, protokolai, gaunami laiškai, siunčiamos sąskaitos faktūros ir pastabos, sukurtos tiesiogiai "PaperOffice". Užduotys ir darbo eigos įgyvendinamos skaitmeniniu būdu.
Naudojant dokumentų valdymo sistemą, visus svarbius įrodymus galima lengvai pateikti - ir, žinoma, atitikti BDAR reikalavimus. Ilgas laukimas ir kelias į paštą buvo pašalinti.
Konversija labai gerai praėjo nuo pirmojo "PaperOffice" programinės įrangos pristatymo iki nuolatinio veikimo:
Tuo tarpu visos suskaitmenintos nuomos sutartys, korespondencija, žurnalai, planai, draudimo dokumentai ir kt. yra saugomi "PaperOffice". Tai didelė pridėtinė vertė mūsų savininkams ir nuomininkams, sako p. Camposas iš El Guijo administracijos. Tai yra viena iš priežasčių, kodėl ponas Camposas yra tikras:
Įvedus "PaperOffice" DMS skaitmeninimą, "El Guijo" bendruomenė jau sugebėjo:
Kiekvienas iš jų turi savo specifikacijas ir ypatumus, kurie paprastai apima administracinių operacijų kontrolę ir tikrinimą, popieriaus pašalinimą, visų rūšių dokumentų, susijusių su vidaus užsakymais, indeksavimą, automatizavimą ir metodiką, saugumą (GoBD, BDAR ir duomenų apsaugą), procesų optimizavimą ir stebėjimą, kad būtų lengviau siųsti failus naudotojams (šiuo atveju savininkams) ir žinoma, taupant erdvę administraciniuose biuruose.
Ši bendradarbiavimo sutartis buvo sudaryta dėl didelio bendruomenės turimų įrašų ir įrašų kiekio ir siekiant užtikrinti, kad visiems bendruomenės gyventojams ir administratoriams būtų nustatytas visų dokumentų tvarkymo būdas.
"PaperOffice" sukūrė dabartinių bendruomenės problemų sprendimą pašalindama duomenų kiekį, supaprastindama administracines kliūtis ir užtikrindama, kad tik įgalioti darbuotojai turėtų prieigą prie "PaperOffice", kad būtų išvengta dokumentų modifikavimo ar net galimo lėšų pasisavinimo.
Integravus "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemą, bendruomenė dabar gali rasti dokumentus ir jų išsamią informaciją vos per kelias sekundes ir atlikti kitas užduotis bei darbo eigas.
Be to, administracija gali greičiau ir tikslingiau reaguoti į gyventojų užklausas, laiškus ir atsiliepimus: Tai labai palengvina kasdienį darbą.
El Guijo yra urbanizacija / bendruomenė, esanti į šiaurės vakarus nuo Galapagaro savivaldybės, šalia kelio M-510, vos už 40 minučių kelio automobiliu nuo Madrido centro per A-6.
Privilegijuota vieta Sierra de Guadarrama, esanti gyventojų sąryšyje netoli Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial ir paties Galappagaro, taip pat netoli Valmayor rezervuaro ir sienos su Kastilijos autonomine bendruomene y Leonas.
Urbanizacijos statyba prasidėjo 1970-aisiais ir buvo įkurta 1977 m. kaip kaimynystės bendruomenė. Jo plotas yra beveik 140 000 kvadratinių metrų, iš viso 1 104 sklypai tarp vasarnamių, butų, bendruomenės pastatų (keli sporto laukai, trys baseinai, socialiniai klubai ir administraciniai biurai) ir trys vaikų parkai: maždaug pusė šalies yra apželdintos teritorijos, kuriose yra didelė gamtos įvairovė.
Bendras vidurkis viršija 2 500 vienetų, o vasaros ir atostogų laikotarpiais pikas būna dažnesnis. Be to, urbanizacijoje dirba šeši prižiūrėtojai, vienas administracinis ir trys techninės priežiūros darbuotojai (nuolat dirbantys), taip pat užsakomieji sodininkystės ir administracijos darbuotojai.
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Bendrija
Turto valdymas
El Guijo":
Kokius patarimus duotumėte būsimiems "PaperOffice" vartotojams?
Niekada nėra per anksti ar per vėlu spręsti skaitmeninimo temą.
Svarbiausia yra suprasti ne tik programinę įrangą, bet ir pačią įmonę. Buvo svarbu, kad nesijaustume priversti pirkti programinę įrangą ar prisiregistruoti gauti bet kokius paslaugų ir palaikymo paketus.
Dar prieš įsigydami "PaperOffice" DMS, kalbėjomės su visais įmonės skyriais ir niekada nesijautėme blogai. Priešingai: "PaperOffice" turi gražią, mandagią ir kompetentingą komandą.
Mums, kaip bažnyčiai, buvo labai svarbu, kad programinė įranga būtų lengvai suprantama, bet išsami.
Kam rekomenduotumėte "PaperOffice"?
Mes rekomenduosime "PaperOffice" visoms kitoms bendruomenėms ir įmonėms, kurios norėtų skaitmeninti ir automatizuoti.
Kas jums ypač patinka "PaperOffice"?
Esame labai patenkinti viskuo.
"PaperOffice" yra lengva, tačiau galinga dokumentų valdymo sistema.
Funkcijos, kurios iš pradžių atrodo beprasmės, pvz., automatinis dokumento turinio skaitymas, pasirodo esančios svarbiausios funkcijos, kurių nebenorite praleisti per ilgesnį laiką.
"Chronologinių rezultatų gavimas labai greitai metinėms finansinėms ataskaitoms ir atsargoms, kad būtų galima nustatyti pigiausią kiekvieno atskiro daikto pirkimo kainą. Tai, kas anksčiau užtrukdavo kelias dienas, dabar galima padaryti per kelias valandas!"
Lars R. Ludewig
ViaCreative Zahntechnik GmbH savininkas ir vykdomasis direktorius
