Bendrija
Turto valdymas
El Guijo
Alejandro Campos, IT specialistas ir nekilnojamojo turto valdymo "El Guijo" projektų vadovas
Pradinė padėtis
Kaip nekilnojamojo turto valdymo bendruomenė, "El Guijo" turi daug svarbių dokumentų, kuriuos reikia valdyti: nuomos sutartis, komunalinius mokesčius, statybos failus, registraciją į turnyrus, verslo dokumentus, pranešimus ir daug daugiau.
Deja, turto valdymas iki šiol neturėjo didelės naudos iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo, nes iki šiol nerasta tinkamo sprendimo, nors nekilnojamojo turto valdytojai yra tie, kurie gauna didelę naudą iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo.
Siekiant išspręsti daugelį esamų administracinių problemų turto valdyme, buvo nuspręsta įdiegti dokumentų valdymo sistemą.
"El Guijo" tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos valdymą visiems gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti nuosavybės valdymo procesą.
Esama problema
Turto valdytojas turėjo kasdien rinkti svarbius dokumentus. Visa tai turėjo būti priskirta gyvenamajam turtui, savininkui, nuomininkui, nuomotojui. Tačiau kasdieniam darbui bendruomenėje taip pat buvo būdingas neefektyvumas:
"Turėjome išvengiamų saugojimo išlaidų, pateikdami dokumentus į aplankus. Be to, dokumentų paieška užimdavo daug laiko ir dažnai tekdavo apsilankyti archyve",
prisimena poną Alejandro Camposą, El Guijo bendruomenės IT specialistą.
Taigi bendras kaimynų vidurkis kartais viršija 2500 gyventojų, o vasaros ir atostogų laikotarpiais dažniau būna pikas. Dėl to šeši darbuotojai, kaip konsultantai ir nuolatinis biuro vadovas, taip pat užsakomieji sodininkystės ir administracijos darbuotojai negalėjo susidoroti su informacijos pertekliumi.
Prieš diegiant dokumentų valdymo sistemą, visa sistema buvo popierinė. Savininkų pateikti dokumentai, žurnalai ir techninės priežiūros darbų įrodymai, skundai buvo perduoti administracijai ir po to masiškai saugomi aplankuose.
Skaitmeninimo metu nekilnojamojo turto valdytojai, tokie kaip "El Guijo", kasdien mato vienas kitą su nesuskaičiuojama daugybe nuomos užklausų, skundų ir kitų rūpesčių, su kuriais dabar taip pat susiduria el. Paštu. Tačiau šį elektroninių laiškų antplūdį vargu ar galima išspręsti rankiniu būdu.
Pasekmės buvo ilgas apdorojimo laikas ir neefektyvumas apdorojant, gaunant ir persiunčiant reikiamus dokumentus. Atitinkamai bendruomenė ieškojo skaitmeninių dokumentų valdymo.
– Mes tiesiog pastūmėjome darbą į priekį ir dabar turime pradžią."
Alejandro Campos, IT specialistas, savarankiškai dirbantis El Guijo bendruomenei, ieškojo sprendimo, kaip išspręsti šią ir visas turto valdymo problemas. Taip pat buvo numatyta suskaitmeninti visas savivaldybės administracines užduotis, kurios anksčiau iš esmės buvo analogiškos.
Kodėl El Guijo savivaldybė pasirinko PaperOffice DMS
Svarbiausi atrankos kriterijai buvo patikimumas, prieinamumas ir saugumas, nes tvarkomi dokumentai buvo susiję su konfidencialiu turiniu, pvz., Asmeniniais dokumentais, taip pat sąskaitomis faktūromis, kurios turėjo būti apsaugotos nuo neteisėtos prieigos leidimais ir išleidimo lygiais .
Įvairūs debesijos paslaugų teikėjai ar atvirojo kodo sprendimai nebuvo svarstomi dėl savivaldybės duomenų apsaugos taisyklių, nes asmens duomenų saugumas BDAR ir ilgalaikis investicijų saugumas negalėjo būti užtikrintas.
Kadangi "PaperOffice DMS" nėra debesies programa ir saugo visus duomenis centrinėje duomenų bazėje, kuri dabar yra tam skirtame serveryje, pagaliau buvo nuspręsta išbandyti reikiamą scenarijų su bandymu.
"Jau pirmojo susitikimo su" PaperOffice "metu pastebite 20 metų "PaperOffice" patirtį dokumentų valdymo srityje."
"PaperOffice" viršija visus dokumentų standartus ir teisines gaires, ypač dėl labai užšifruotos dokumentų saugojimo tiesiai tam skirtame serveryje, o ne debesyje.
Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.
Didžiulė sprendimo priežastis buvo paramos prieinamumas ir kompetencija, nes praeityje buvo labai bloga patirtis su kitais paslaugų teikėjais.
Visų pirma, siekiant užtikrinti patikimumą ir imituoti realias problemas, keletą kartų buvo susisiekta su "PaperOffice" palaikymo tarnyba, kad būtų įvertinta, ar buvo laikomasi terminų ir kokia buvo palaikymo kokybė. Čia "PaperOffice" lenkia visus kitus gamintojus.
Perjunkite į automatizavimą naudodami "PaperOffice". Tikslai ir laikas
Naudodama novatorišką "PaperOffice" dokumentų valdymo sprendimą, El Guijo savivaldybė nusprendė automatizuoti daugumą kasdienių užduočių ir dokumentų.
Taigi buvo nuspręsta nuskaityti dokumentus, kurie jau egzistavo popierine forma, ir archyvuoti juos skaitmeniniu būdu "PaperOffice". Kai jie yra prieinami skaitmenine forma, tolesni administraciniai procesai bendruomenės tinkle taip pat gali būti sprendžiami skaitmeniniu būdu.
Buvo pradėtas proceso optimizavimas. Nuo šiol dokumentai bus kuriami skaitmeniniu būdu, kiek įmanoma vengiant popieriaus. Susitikimai, protokolai, gaunami laiškai, siunčiamos sąskaitos faktūros ir pastabos, sukurtos tiesiogiai "PaperOffice". Užduotys ir darbo eigos įgyvendinamos skaitmeniniu būdu.
Naudojant dokumentų valdymo sistemą, visus svarbius įrodymus galima lengvai pateikti - ir, žinoma, atitikti BDAR reikalavimus. Ilgas laukimas ir kelias į paštą buvo pašalinti.
Konversija labai gerai praėjo nuo pirmojo "PaperOffice" programinės įrangos pristatymo iki nuolatinio veikimo:
"Net ir po produkto demonstracinės versijos buvome be galo sužavėti "PaperOffice". Iš karto pamatėme pridėtinę vertę ir beveik po trijų savaičių savininkų susirinkime buvo balsuojama už rezoliuciją dėl "PaperOffice" naudojimo bendruomenėje 100 proc."
Skaitmeninimo naudojant "PaperOffice" pranašumai
Tuo tarpu visos suskaitmenintos nuomos sutartys, korespondencija, žurnalai, planai, draudimo dokumentai ir kt. yra saugomi "PaperOffice". Tai didelė pridėtinė vertė mūsų savininkams ir nuomininkams, sako p. Camposas iš El Guijo administracijos. Tai yra viena iš priežasčių, kodėl ponas Camposas yra tikras:
"Nekilnojamojo turto valdymo pramonės ateitis tiesiog slypi skaitmenizacijoje."
Įvedus "PaperOffice" DMS skaitmeninimą, "El Guijo" bendruomenė jau sugebėjo:
- Taupykite laiką ir išteklius
- Supaprastinkite prieigą prie dokumento
- Užtikrinkite dokumentų prieinamumą kiekvienam įgaliotam darbuotojui
Dabar lengvesnis ir greitesnis duomenų ir dokumentų prieinamumas iš esmės ir tvariai keičia bendruomenės procesus. Administracinės žinios dabar organizuojamos skaidriai ir prieinamos tinkamu laiku.
"Duomenų saugumas, automatizuotos darbo eigos, dokumentų skaitmeninimas ir lengvas" PaperOffice "DMS integravimas į administracinę aplinką suteikė tai, ko šiai bendruomenei reikėjo norint pagreitinti popieriaus procesus ir įgyti vietos jų priklausomybėse."
Kiekvienas iš jų turi savo specifikacijas ir ypatumus, kurie paprastai apima administracinių operacijų kontrolę ir tikrinimą, popieriaus pašalinimą, visų rūšių dokumentų, susijusių su vidaus užsakymais, indeksavimą, automatizavimą ir metodiką, saugumą (GoBD, BDAR ir duomenų apsaugą), procesų optimizavimą ir stebėjimą, kad būtų lengviau siųsti failus naudotojams (šiuo atveju savininkams) ir žinoma, taupant erdvę administraciniuose biuruose.
Ši bendradarbiavimo sutartis buvo sudaryta dėl didelio bendruomenės turimų įrašų ir įrašų kiekio ir siekiant užtikrinti, kad visiems bendruomenės gyventojams ir administratoriams būtų nustatytas visų dokumentų tvarkymo būdas.
Galutinis rezultatas
"PaperOffice" sukūrė dabartinių bendruomenės problemų sprendimą pašalindama duomenų kiekį, supaprastindama administracines kliūtis ir užtikrindama, kad tik įgalioti darbuotojai turėtų prieigą prie "PaperOffice", kad būtų išvengta dokumentų modifikavimo ar net galimo lėšų pasisavinimo.
Integravus "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemą, bendruomenė dabar gali rasti dokumentus ir jų išsamią informaciją vos per kelias sekundes ir atlikti kitas užduotis bei darbo eigas.
Be to, administracija gali greičiau ir tikslingiau reaguoti į gyventojų užklausas, laiškus ir atsiliepimus: Tai labai palengvina kasdienį darbą.
Apie El Guijo bendruomenę
El Guijo yra urbanizacija / bendruomenė, esanti į šiaurės vakarus nuo Galapagaro savivaldybės, šalia kelio M-510, vos už 40 minučių kelio automobiliu nuo Madrido centro per A-6.
Privilegijuota vieta Sierra de Guadarrama, esanti gyventojų sąryšyje netoli Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial ir paties Galappagaro, taip pat netoli Valmayor rezervuaro ir sienos su Kastilijos autonomine bendruomene y Leonas.
Urbanizacijos statyba prasidėjo 1970-aisiais ir buvo įkurta 1977 m. kaip kaimynystės bendruomenė. Jo plotas yra beveik 140 000 kvadratinių metrų, iš viso 1 104 sklypai tarp vasarnamių, butų, bendruomenės pastatų (keli sporto laukai, trys baseinai, socialiniai klubai ir administraciniai biurai) ir trys vaikų parkai: maždaug pusė šalies yra apželdintos teritorijos, kuriose yra didelė gamtos įvairovė.
Bendras vidurkis viršija 2 500 vienetų, o vasaros ir atostogų laikotarpiais pikas būna dažnesnis. Be to, urbanizacijoje dirba šeši prižiūrėtojai, vienas administracinis ir trys techninės priežiūros darbuotojai (nuolat dirbantys), taip pat užsakomieji sodininkystės ir administracijos darbuotojai.
