Daugiafunkcių sistemų paslaugų teikėjų ir prekiautojų verslo procesų automatizavimas
"PaperOffice" DMS daugiafunkcių sistemų paslaugų teikėjams ir mažmenininkams užtikrina sklandų informacijos srautą dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, sąskaitos faktūros, pristatymo pastabos ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais, taip maksimaliai optimizuojant visus darbo procesus.Integruotas dirbtinis intelektas leidžia verslo procesus iš esmės automatizuoti, pagreitina jūsų procesus ir padidina sėkmę bei pasitenkinimą.
Paslaugų teikėjų ir prekiautojų kopijavimo aparatų skaitmeninimas
Biuro technologijų, spausdinimo sprendimų ir biurų sistemų specializuotiems prekiautojams labai naudinga naudoti tinkamą duomenų valdymą.
Tendencija, ekonominė padėtis ir konkurencinė padėtis vis labiau pereina prie dokumentų skaitmeninimo, o ne tik popierinės formos.
Taip dauguma specializuotų biuro technologijų ir spausdinimo sprendimų pardavėjų kasdien generuoja svarbius dokumentus:
Raštai, sutartys, pristatymo pastabos, juodraščiai, tiekėjo sąskaitos faktūros ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, bet ir daugelis laiškų atkeliauja elektroniniu paštu.
Tačiau jokiu būdu ne kiekviena tiekėjo sąskaita faktūra ar kiekvienas pristatymo pranešimas nuo pat pradžių yra prieinamas kaip failas. Atitinkamai patikimi, aukštos kokybės ir galingi skaitytuvai ir tinkamo dokumentų valdymo sprendimo naudojimas yra labai svarbūs sėkmingam skaitmeninimui.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti. "PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
Biuro technologijų ir biuro sistemų pramonė yra ta, kuri naudojasi dokumentų valdymo sistema "PaperOffice" ne tik kaip sprendimas skaitmeninimo sričiai, bet ir kaip partneris.
Nes kuri terpė yra geresnė už daugiafunkcį įrenginį, kad popieriniai dokumentai būtų transformuoti iš analoginių į skaitmeninius?
Pavyzdžiui, naudojant įprastą DMS, galima pateikti nuskaitytus laiškus, išsaugoti svarbius el. laiškus ir archyvuoti dokumentus. Be to, skirtingi vartotojai gali pasiekti ir dirbti su šiais dokumentais.
Kaip eiti be popieriaus?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis, taupo išlaidas, pvz., Pašalina popierinius dokumentus, ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip kvitai, sutartys, pristatymo pastabos ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje juos skaitmeniniu būdu valdydama "PaperOffice" .
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
Naudojant "PaperOffice" DMS programinės įrangos sprendimą, daugiau dokumentų neprarandama. Ir nesvarbu, kur esate, svarbius dokumentus galite pasiekti per kelias sekundes.
Žinoma, jūs visada dirbate su mūsų sistemomis laikydamiesi įstatymų ir visiškai audituodami.
Kvitų, sąskaitų ir panašių dokumentų nebereikia siųsti paštu tarp bažnytinių rajonų ir parapijų. Vidinis paštas taip pat gali būti siunčiamas skaitmeniniu būdu tokiu būdu. Tai taupo popierių, išlaidas už papildomą duomenų saugojimą ir keliones į archyvus. Dokumentus galima pateikti su raktiniais žodžiais (redaktoriumi, tema, būsena, data ir kt.) ir tada juos lengviau rasti.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio patvirtinimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, sąskaitas faktūras, santraukas ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai Įmonėse suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Šiandien, 21-ajame amžiuje, beveik neliko kopijavimo mašinų. Kopijavimo aparatas tapo daugiafunkciniu įrenginiu įmonėse, administracijose ir privačiuose namų ūkiuose. Be kopijavimo aparato funkcijos, įrenginiai gali spausdinti ir siųsti faksogramą, konvertuoti skaitmeninį turinį tiesiai į analoginę formą per sąsają su kompiuteriu ir atvirkščiai skenuojant.
Būtent šioje funkcijoje kopijavimo aparatai turės didžiausią potencialą naudoti dabar, bet vis dažniau ir artimiausioje ateityje. Analoginės į skaitmeninę informaciją nuskaitymas ir konvertavimas.
Remiantis 2020 m. DIHK atlikta 3 500 įmonių apklausa, jų skaitmeninimo laipsnis yra vidutiniškai apie 50%. Visos įmonės žino apie skaitmeninimo privalumus. Įmonės mato didžiausias problemas šiose srityse:
- Siūlomų sistemų ir procesų sudėtingumas
- Didelės išlaidos
- Saugumo rizika
- Laiko trūkumas
- Platus mokymas
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR principus
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Praktiškai visos įmonės turi bent pagrindinę aparatinę įrangą, kopijavimo aparatą ar daugiafunkcinį įrenginį su skaitytuvu ir vieną ar daugiau kompiuterių. Vis dar reikalinga tinkama programinė įranga, kurią galima rasti "PaperOffice" DMS.
Naudojant "PaperOffice" DMS, meniu naršymas yra intuityvus ir lengvai išmokstamas. Pagalbos meniu padės jums peržiūrėti kiekvieną programą ir tuo pačiu metu yra vaizdo įrašų vadovėliai, kuriuose žingsnis po žingsnio paaiškinami tam tikri procesai. Mokymai ne vietoje darbuotojams nėra būtini, tačiau, jei pageidaujama, mokymas gali būti vykdomas tiesiogiai įmonėje.
"PaperOffice" DMS sukuria aiškius pranašumus daugiafunkcinių įrenginių pardavėjams ir paslaugų teikėjams
"PaperOffice DMS" yra tinkama programinė įranga, nes ji apima viską, ko specializuotiems prekiautojams reikia biuro technologijoms ir spausdinimo sprendimams, tokiems kaip:
"PaperOffice DMS" turi labai naudingą kainos ir kokybės santykį ir tai yra galimybė prijungti iki 800 terminalų (ekrano darbo vietų).
Visi skaitmeniniai duomenys yra užšifruoti "PaperOffice" DMS su 1024 bitais ir formatas konvertuojamas. Tai sukelia tokias dideles kliūtis įsilaužėliams ir šnipams, kad jie visi iki šiol nepavyko su "PaperOffice" DMS. Tuo pačiu metu hierarchinė slaptažodžių valdymo sistema neleidžia visiems turėti prieigos prie visko.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas taip pat yra privalumas daugeliui kopijavimo sistemų paslaugų teikėjų ir mažmenininkų. Gaunamos sąskaitos faktūros gali būti automatizuotos "PaperOffice" DMS dėka ir persiunčiamos atsakingam darbuotojui. Valdymo ir išleidimo procesas per skaitmeninį išleidimą taip pat gali būti vykdomas greitai ir efektyviai per sistemą.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina ryšį.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. Taigi "PaperOffice" DMS gali tapti organizaciniu linču kiekvienoje prekybos ir gamybos įmonėje ir tai beveik šviesos greičiu.
Daugiafunkcių sistemų paslaugų teikėjai ir mažmenininkai gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
38% visų apklaustų įmonių tiesiog neturi laiko suskaitmeninti savo procesų. Mes rekomenduojame procedūrą, kuri prasideda nuo pagrindinio proceso, analoginių dokumentų nuskaitymo tuo pačiu metu, kai jie apdorojami. Tokiu būdu žmonių grupei, kuri kiekvieną dieną dirba su kopijavimo aparatu, taip pat galėtų būti nurodyta, kiek įmanoma, po truputį nuskaityti archyvą.
Dėl automatinio nuoseklių charakteristikų turinčių dokumentų atpažinimo "PaperOffice" DMS visada gali priskirti visus nuskaitytus dokumentus į tinkamą saugojimo vietą skaitmeninėje atmintyje. Tikslinga pradėti nuskaityti archyvą su naujausiais įrašais, kad dar labiau sumažintumėte analoginio archyvo dydį, nes baigiasi saugojimo laikotarpiai. Be to, turime daug vadovų, kaip skaitytuvo dėka pasiekti biurą be popieriaus.
PaperOffice DMS yra analoginė ir skaitmeninė sąsaja. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą per jūsų skaitytuvą ir juos skaitmeninti, kai tekstai konvertuojami į šriftus naudojant OCR, kurį galima pakeisti "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
Taigi viskas, ko jums reikia, yra kopijavimo aparatas ir "PaperOffice" DMS, kad pagreitintumėte veiklos skaitmeninimą ar net pradėtumėte. Kelias, kuris tikrai vertas dėmesio.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Daugiafunkcių įrenginių skaitmeninimas paslaugų teikėjams ir prekiautojams":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko kopijavimo aparatų paslaugų teikėjus ir platintojus bei siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API jungtimis ir gali būti bet kada išplėstas pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.