Verslo procesų automatizavimas pramonėje ir prekyboje
"PaperOffice" DMS gamybai ir prekybai užtikrina sklandų informacijos srautą tarp gamybos ir administravimo dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, tyrimai, pristatymo užrašai ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai.Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
Skaitmeninimas pramonėje ir prekyboje
Kaip gamybos, gamybos ir prekybos įmonė, jūs turite daug svarbių dokumentų, kuriuos galite valdyti:
Sąskaitos faktūros, sutartys, užsakymai, pristatymo pažymos ir daug daugiau. Todėl šios pramonės šakos įmonės yra tos, kurios gauna daug naudos iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo.
Štai kaip svarbūs dokumentai kasdien generuojami pramonėje ir prekyboje. Visa tai turi būti priskirta teisingam skyriui, klientui, objektui, pristatymui.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduoties ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Be to, kiekvienas dokumentas klasifikuojamas pagal jo tipą ir gali būti priskirtas žmonėms ir objektams, kuriuos vėliau netgi galite pasiekti kelyje, nepriklausomai nuo įrenginio.
Taigi jūs turite visą informaciją ir dokumentus apie visus kūrinius, objektus, klientus ir kt. aiškiai vienoje vietoje, būtent savo duomenų bazėje.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti. Siekiant išspręsti daugelį esamų administracinių gamybos ir prekybos problemų, turėtų būti įdiegta "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema.
Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys, sąskaitos faktūros, užsakymai, pristatymo pastabos, apžvalgą, ateityje valdydama juos skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
Skaitmeninimas yra visa apimantis ir galutinis dalykas pramonėje
Naudojant "PaperOffice" DMS, dokumentus galima suskaitmeninti pramonėje ir prekyboje bei archyvuoti centralizuotai taip, kad prieigą būtų galima padaryti iš bet kurio kompiuterio, nesikreipiant į archyvą ar prieš tai neištyrus, kuris kolega šiuo metu tvarko dokumentus ar aplankus.
"PaperOffice" DMS ne tik skaitmenina analoginius dokumentus, bet ir dokumentų valdymo programinė įranga taupo kiekvieną dokumento pakeitimą chronologine tvarka. Originalas lieka nepakitęs. Darbo eigos funkciją galima naudoti, pavyzdžiui, tam tikroms veikloms priskirti projekto darbo metu, o kiekvienas darbuotojas pateikia dabartinės būsenos apžvalgą.
Tuo pačiu metu idėjos ar pasiūlymai gali būti teikiami nešaukiant posėdžių kiekvieną kartą. Archyvuotų dokumentų galima ieškoti pagal raktinius žodžius arba datos ar nuorodų numerius, o automatinius šablonus AI gali sukurti "PaperOffice" DMS.
Plati "PaperOffice" DMS darbo eigos funkcija labai palengvina vidinį bendravimą. Terminas "vidinis" taip pat apima filialus ar užsienio vietas. Pavyzdžiui, su projektu susijusio darbo atveju visada rodoma dabartinė būsena ir tuo pačiu metu istorija. Žinoma, taip pat įtrauktas su komanda susijęs ir privatus kalendorius, į kurį įvedami terminai ir su laiku susiję įvykiai.
Tiesą sakant, dauguma operacijų, procesų ir komunikacinių veiksmų pramonėje ir prekyboje galėtų vykti šviesos greičiu, atitinkančiu 21-ojo amžiaus skaitmeninį amžių.
Jei ne visada buvo tarpinių stočių, kuriose spausdintas popierius sulėtina veiksmo tempą iki ėjimo tempo. Tai turi išlaidų, jau nekalbant apie poveikį aplinkai ir tvarumui. Naudojant atitinkamą dokumentų valdymo programinę įrangą, pvz., "PaperOffice" DMS, daugelį procesų pramonės ir komercinėse įmonėse galima ne tik pagreitinti, bet ir padaryti saugesnius, pavyzdžiui, susijusius su pramoniniu šnipinėjimu ar bandymais šantažuoti naudojant išpirkos reikalaujančią programinę įrangą.
Šioms užduotims geriausiai tinka dokumentų valdymo programinė įranga, pvz., "PaperOffice" DMS. Nes tai yra dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. Pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai įmonėje yra skaitmenizuoti , todėl jie yra efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
"PaperOffice" archyvuoja visus pramonėje ir prekyboje sugeneruotus dokumentus ir visą svarbią informaciją pagal įstatymus ir auditą užtikrinančiu būdu
"PaperOffice" DMS, susijusi su NAS ("Network Attached Storage"), leidžia sukurti labai saugų intranetą vidiniam ryšiui ir duomenų perdavimui. Tai sukuria dvigubą apsaugą nuo atakų iš išorės. Pirma, operacinės sistemos ugniasienė ir, antra, "PaperOffice" DMS šifravimas. Tuo pačiu metu per NAS sukuriamas atskiras debesis, nepriklausomas nuo trečiųjų šalių teikėjų.
Plati "PaperOffice" DMS darbo eigos funkcija labai palengvina vidinį bendravimą. Terminas "vidinis" taip pat apima filialus ar užsienio vietas. Pavyzdžiui, su projektu susijusio darbo atveju visada rodoma dabartinė būsena ir tuo pačiu metu istorija.
Žinoma, taip pat įtrauktas su komanda susijęs ir privatus kalendorius, į kurį įvedami terminai ir su laiku susiję įvykiai.
Dokumentų atpažinimas su AI automatiškai sutvarko visus dokumentus, kurie turi būti išsaugoti teisingame aplanke, ir sukuria raktažodžių indeksą, ir pakeitimų istoriją. "PaperOffice" DMS vidinė paieškos sistema kiekvieną dokumentą randa sekundės dalimis.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Skaitmeninis duomenų tvarkymas yra esminis pagrindas siekiant užtikrinti aukštą savivaldybių paslaugų kokybę ateityje
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Gamyba", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Pramonės ir prekybos įmonės turi apdoroti visų verslo sandorių dokumentus. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia gamybos pramonei, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina bendravimą prekyboje ir gamyboje su tiekėjais ir klientais.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. Taigi "PaperOffice" DMS gali tapti organizaciniu linču kiekvienoje prekybos ir gamybos įmonėje ir tai beveik šviesos greičiu.
Gamybos pramonės ir prekybos įmonės gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
Dokumentų valdymo sistema leidžia atskirai kurti duomenų bazes kiekvienai atskirai sričiai ir tuo pačiu metu gali sukurti nuorodas. Analoginiai dokumentai, pvz., pateiktos sąskaitos faktūros, nuskaitomi naudojant "PaperOffice" DMS ir išsaugomi tiek kaip nuotrauka, tiek kaip konvertuotas tekstas naudojant OCR programinę įrangą. Visi turimi duomenys gali būti rodomi aiškiai ir nedviprasmiškai, todėl jokie failai neturi būti atliekami kartu, kad būtų galima susitikti ne namuose. Dirbtiniu intelektu valdomas duomenų bazių valdymas sukuria šablonus iš pagrindinių duomenų arba statistiškai tinkamų naudoti sąrašų, jei reikia.
Tuo pačiu metu būtina duomenų apsauga palaikoma naudojant hierarchinį slaptažodžių valdymą ir 1024 bitų šifravimą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
Patirkite, kaip galite sujungti informacijos srautą tarp gamybos ir administravimo skaitmenindami ir automatizuodami dokumentų ir verslo procesus.
Naudodami "PaperOffice" paspartinate savo gamybos procesus ir visas kelių skyrių darbo eigas. Vis griežtesnių atsakomybės už produktus įstatymų laikais taip pat galite padidinti savo įmonės teisinį tikrumą naudodami dokumentų valdymo ir darbo eigos automatizavimo sprendimą.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Skaitmeninimas pramonėje ir prekyboje":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko pramonę ir prekybą bei siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kada išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.