Kasybos įmonė
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), pirmaujanti kasybos įmonė su pagrindine būstine Papua Naujojoje Gvinėjoje, yra priešakyje žaliavų gavybos.

Turėdama plačią veiklos aprėptį ir stiprų įsipareigojimą siekti tobulumo, KMHL tapo svarbiu žaidėju kasybos pramonėje. Aiški vizija, strateginės inovacijos ir tvarus valdymas padarė KMHL pirmtaku, kuriant vertes savo dalininkams ir regionui.

Pradinė padėtis ir iššūkiai

Kaip ir daugelis įmonių kasybos pramonėje, KMHL susidūrė su iššūkiais valdyme ir svarbių dokumentų bei dokumentų organizavime kasdienėje veikloje.

Aukštas dokumentų sudėtingumas ir apimtis, nuo patvirtinimo procesų iki operatyvinių protokolų ir aplinkosaugos reikalavimų, padarė veiksmingą dokumentų valdymą būtinu.

Atsižvelgiant į tai, KMHL siekė dokumentų valdymo sistemos, kuri ne tik centralizuotų dokumentus, bet ir palengvintų bendradarbiavimą tarp įvairių skyrių ir vietovių, tuo pačiu užtikrintų saugumą ir duomenų apsaugą ir palaikytų laikymąsi teisės aktų.

Kodėl KMHL pasirinko PaperOffice DMS

Po nuodugnaus įvairių dokumentų valdymo sistemų įvertinimo, KMHL nusprendė pasirinkti PaperOffice DMS. Sistema buvo pasirinkta, nes leido įmonei atlikti minimalias esamų darbo procesų pakeitimus, tuo pačiu atitikdama jų reikalavimus.

„Mes pasirinkome PaperOffice DMS, nes investicija atitiko mūsų įmonės tikslus, numatytus efektyvumą didinti, dokumentų saugumą gerinti ir skaitmeninę transformaciją išnaudoti. Be to, kaštai, lyginant su kitais tiekėjais, yra ypač patrauklūs,"

prisiminė Loi Joseph, Kumul Minerals Holdings Limited IT vadybininkas.

Finansinė analizė, kurią atliko IT komanda, parodė, kad PaperOffice DMS yra kaštų efektyvus ir atitinka KMHL poreikius.

Buvo nagrinėjamos trys potencialios dokumentų valdymo sistemos, kurioms atitinkamos įmonės pateikė pasiūlymus: PaperOffice, Docuware ir M-Files.

Įgyvendinimas

Pradėjus diegimą, iš pradžių buvo 80 darbo vietų aprūpintos dokumentų valdymo sistema, o duomenų bazei buvo pasirinktas Synology NAS.

Ši pradinė grupė tapo sistemos diegimo pradžia, o kitos darbo vietos po truputį buvo integruotos.

Praėjus dviem mėnesiams nuo užsakymo pateikimo, esamų duomenų migracija buvo baigta, ir po mėnesio gamybos procesas sėkmingai pradėtas, su Kumul archyvavimo sprendimu buvo sutikta.

Diegimas vyko sklandžiai, ir darbuotojai buvo sėkmingai apmokyti.

Per specialiai pritaikytus mokymus, interaktyvias dirbtuves ir praktinius pavyzdžius visi darbuotojai galėjo susipažinti su sistemos funkcionalumais ir juos naudoti optimaliai. Be to, buvo pateikti mokymo dokumentai kaip nuoroda darbuotojams po mokymų.

Tai užtikrino sklandų perėjimą prie naujos sistemos naudojimo ir greitą integraciją į kasdienius darbo procesus.

Galutinis rezultatas

PaperOffice DMS įdiegimas leido KMHL patobulinti dokumentų valdymą.

Įmonė buvo sužavėta naudotojo sąsajos pritaikomumu, patobulinta dokumentų paieška ir dokumentų versijų kontrole.

Naujos sistemos įdiegimas vyko sklandžiai, ir KMHL rekomendavo PaperOffice DMS kiekvienam, ieškančiam dokumentų valdymo sprendimo.

Apskritai, KMHL patirtis su PaperOffice DMS buvo itin patenkinama ir pranoko jų lūkesčius.