Produktų kūrimas, procesai ir palaikymas Drugelių inžinieriai S.L.
Antonio Jesús Sánchez, "Butterfly Engineers S.L." vykdomasis direktorius ir produktų bei procesų inžinierius.
Pradinė padėtis
Įmonė, kuri yra skirta tik produktų kūrimui, procesų inžinerijai ir dalyvauja visuose gamybos etapuose - nuo pirmosios idėjos iki galutinio produkto - yra užtvindyta failais ir dokumentais, tokiais kaip techniniai duomenų lapai, klientų duomenys, skaičiavimai ir planai kiekvieną dieną.< /p>
Projekto informacija, kuri bėgant metams užima vis daugiau vietos saugykloms ir kurią nebelengva rasti, ypač administraciniuose biuruose, pamažu tampa lemtinga.
Įmonės tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos valdymą visiems gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti procesą.
Esamos problemos ir užduotys
Anksčiau informacija buvo saugoma tik popierine forma, pavyzdžiui, produkto ar produkto kūrimo dizainas ir planavimas ar specifikacijos, tačiau šiandien daugelyje organizacijų yra įvairių informacijos šaltinių ir dokumentų: el. laiškai, formos, eskizai yra tokia pat jos dalis, kaip ir elektroninės sąskaitos faktūros ir popieriniai kvitai, laiškų paštas, važtaraščiai, sutartys ir kt.
Laimei, dėl vykstančių IT pokyčių tokio tipo darbas dabar yra valdomas skaitmeniniu būdu. Daugelis proceso žingsnių dabar tampa 100% skaitmeninės ir automatizuotos praktikos dalimi, kaip patvirtina Pramonė 4.0.
Tačiau popierius dažnai yra būtinas, kai kalbama apie piešinius ar idėjas laisva ranka, taip pat apie administravimą, sąskaitas faktūras ar klientų informaciją.
Be projektavimo ir gamybos, "Butterfly Engineers" specialistai taip pat turi sukurti dokumentus, tokius kaip surinkimo vadovai, saugos instrukcijos ir techniniai dokumentai, kad ištirtų projektų įgyvendinamumą.
Lankstumas ir greitis tvarkant savo failus yra labai svarbūs šiuolaikinėse įmonėse, o juo labiau, kai nuo šios dokumentacijos priklauso projektų stebėjimas, jų sąnaudų analizė ar įvairūs tyrimai, dėl kurių jie tampa pelningi.
Todėl Drugelių inžinierių tikslas buvo prisitaikyti prie pramonės ir sugebėti veikti skaitmeniniu būdu kaip pramonės įmonė 4.0.
"Turėjome išvengiamų saugojimo išlaidų saugodami dokumentus aplankuose. Be to, dokumentų paieška užtruko daug laiko",
primena Antonio Jesús Sánchez, "Butterfly Engineers" vykdantįjį direktorių ir procesų inžinierių.
Kodėl drugelių inžinieriai pasirinko "PaperOffice" DMS
"Butterfly Engineers" įmonė yra skirta produktų kūrimui, procesų inžinerijai ir palaikymo inžinerijai, ji tvarko daugybę dokumentų, kuriuos reikia suskaitmeninti, tačiau svarbiausi DMS, pvz., "PaperOffice", diegimo aspektai yra indeksavimo ir paieškos proceso saugumas ir greitis.
Išskyrus tai, kad jie visiškai įsitikinę, kad įmanomas bepopieris skaitmeninis biuras.
"Kiekvieną dieną dirbame su daug techninės informacijos. Saugoti visą informaciją popieriniu formatu mums yra sudėtinga ir brangu. Ateities paieškos taip pat yra labai varginančios.
"PaperOffice" leidžia mums lengvai jį pasiekti iš bet kurios vietos, lengvai rasti konkrečius failus ar dokumentus ir, svarbiausia, užtikrinti jų saugumą.
Drugelių inžinieriai taip pat žino, kad "PaperOffice" šifravimo metodas leidžia apsaugoti jautriausius dokumentus nuo galimo nutekėjimo, šnipinėjimo ar nelaimingų atsitikimų. Ypač kai įmonė, turinti šias savybes, eina per standartus ir patentus, apsaugodama elementus, kurie yra būtini įmonei.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Be to, programinės įrangos veikimo detalės tampa dar patrauklesnės, kai turite aukščiausios kokybės palaikymo komandą, atitinkančią visas griežčiausias teisines Europos direktyvas (GDPR, RGPD ir GoBD), o failų šifravimas yra visiškai nepažeidžiamas. Pažymėtina ir tai, kad duomenis bet kuriuo metu gali eksportuoti įgalioti asmenys, o duomenų bazė bet kuriuo metu yra prieinama įmonės IT darbuotojams ir administratoriams.
Perėjimas prie automatizavimo per "PaperOffice": tikslai ir tvarkaraštis
Drugelių inžinieriams buvo aišku, kad anksčiau ar vėliau jie turės pereiti prie skaitmeninimo, kad sukurtų konkurencinį pranašumą.
Kaip įmonė, kuri yra labiau susijusi su technologine plėtra nei kitos pramonės šakos, drugelių inžinieriai pasitikėjo teigiamu DMS įvedimo ir sėkmingo įgyvendinimo bepopieriame biure poveikiu.
"Dokumentų valdymo sistema leidžia mums efektyviai valdyti įmonės informaciją greitai ir lengvai. Šia prasme "PaperOffice" yra labai plati ir gana suprantama sistema. Tai lengva naudoti ir prieinama mažoms ir vidutinėms įmonėms, tokioms kaip mūsų."
Sėkmingas įgyvendinimas: skaitmeninimo su "PaperOffice" DMS privalumai
Įvedus "PaperOffice" skaitmeninimą, bendrovė sugebėjo:
- Sumažinkite popieriaus naudojimą
- Sutaupykite išlaidų ir saugojimo vietos
- Automatizuokite administracines užduotis
- Atlikite proceso optimizavimą dėl aplankų stebėjimo
- Užtikrinkite saugų dokumentų pristatymą
Tačiau dėl "PaperOffice" skaitmeninimo drugelių inžinieriai taip pat galėjo:
- Taupykite laiką ir išteklius
- Užtikrinti administracinių procesų kontrolę ir tikrinimą
- Įgalinkite lengvą prieigą prie dokumentų ir failų
- Dokumentų prieinamumas kiekvienam įgaliotam darbuotojui
- Sudaryti sąlygas saugiam ir ilgalaikiam dokumentų, neskelbtinų duomenų, patentų, pramonės vadovų ar patobulinimų archyvavimui
"Duomenų saugumas, dokumentų skaitmeninimas ir lengvas" PaperOffice "integravimas į pramoninę aplinką suteikė įmonei tai, ko jai reikėjo failams indeksuoti ir dokumentų paieškai."
Lengvesnis ir greitesnis duomenų ir dokumentų prieinamumas iš esmės ir visam laikui keičia įmonės procesus. Administracinės žinios dabar organizuojamos skaidriai ir prieinamos tinkamu laiku.
Galutinis rezultatas
"PaperOffice" rado būdą, kaip padaryti galą vienai iš pagrindinių problemų, su kuriomis šiuo metu susiduria įmonės:
Dokumentų administravimas (dokumentų valdymas) ir procesų skaitmeninimas.
Duomenų kiekio nepatogumai buvo apriboti siekiant pašalinti administracines kliūtis, užtikrinti, kad tik įgalioti darbuotojai galėtų pasiekti "PaperOffice", ir išvengti dokumentų keitimo ar net techninės informacijos nutekėjimo.
Bendrovė taip pat planuoja toliau plėsti šį sėkmingą bendradarbiavimą, nes "PaperOffice" puikiai atitinka jai prieinamas galimybes.
Dėl "PaperOffice" DMS vientisumo greitai randami techniniai lapai, planai, duomenys, sąskaitos faktūros ir eskizai - tai leidžia įmonei "Butterfly Engineers" per kelias sekundes rasti projekto duomenis ir labai tiksliai padėti savo klientams.
