Farmacijos pramonės ir biotechnologijų skaitmeninimas
"PaperOffice" DMS, skirta farmacijos ir biotechnologijų pramonei, užtikrina sklandų informacijos srautą dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Skaitmeninimas farmacijos pramonėje ir biotechnologijose
Farmacijos įmonės gauna daug naudos iš tinkamo duomenų valdymo naudojimo, nes kiekvieną dieną gauna popierinius dokumentus.
Štai kaip svarbūs dokumentai kasdien generuojami farmacijos pramonėje:
Patvirtinimo dokumentai, pakavimo tekstai, tyrimai, ataskaitos ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, bet ir daugelis laiškų atkeliauja elektroniniu paštu.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti.
"PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje juos valdydama skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Dokumentų valdymo sprendimai yra svarbūs kiekvienoje pramonės šakoje, farmacijos įmonėms neteisingo sprendimo dokumentų valdyme pasekmės gali būti mirtinos. Neteisingi receptai, neteisingi testų rezultatai ar pasenę pakuotės įdėklai gali kelti pavojų sveikatai. Neteisingai pateikus užklausą duomenims audito metu, taip pat gali nepavykti arba gali būti prarastas sertifikavimas.
Taigi farmacijos pramonėje yra daug dalykų, į kuriuos reikia atsižvelgti siekiant optimalaus kokybės valdymo ir informacijos saugumo lygio.
Farmacijos pramonėje kasdien naudojama daug popieriaus. Viena vertus, kadangi procesai yra gana sudėtingi, tai lemia didelius popieriaus kalnus, didžiulius duomenų kiekius, bet ir ilgą paieškos procesą.
Kartu su nuo gamintojo nepriklausoma konsultacine bendrove metinė papildomų dokumentų vertė buvo apskaičiuota iki dešimties milijonų eurų (2020 m. duomenimis).
Kadangi vidutinė laiko investicija į aplankų struktūrą ir padavimą buvo penkios minutės, dešimt paieškų vienam darbuotojui per savaitę ir dešimt minučių kiekvienai paieškai, todėl tyrimų išlaidos siekė iki dviejų milijonų eurų per metus.
Kodėl dokumentų valdymo programinė įranga yra puikus sprendimas?
Dokumentų valdymo sistema "PaperOffice" suteikia organizavimą ir duomenų apsaugą po vienu gaubtu. Naujoviška sistema suteikia supaprastintus paieškos ir paieškos įrankius, kurie sumažina atsakymo laiką ir užtikrina, kad dokumentai niekada nebūtų prarasti, o tai visada tenkina įmones.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus, sąskaitas, sprendimus ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni jūsų įmonės procesai yra suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Integruoto dirbtinio intelekto dėka suveikia automatinės taisyklės. Šis di automatiškai rūšiuoja dokumentus į aplankus, pvz., "Sąskaita faktūra" ir "Pristatymo pastabos", išsaugo atitinkamus raktinius žodžius ir suaktyvina atitinkamo dokumento tipo skaitmeninę darbo eigą.
Kaip eiti be popieriaus?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis, taupo išlaidas, pvz., Pašalina popierinius dokumentus, ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip kvitai, sutartys, pristatymo pastabos ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje juos skaitmeniniu būdu valdydama "PaperOffice" .
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
Naudojant "PaperOffice" DMS programinės įrangos sprendimą, daugiau dokumentų neprarandama. Ir nesvarbu, kur esate, svarbius dokumentus galite pasiekti per kelias sekundes.
Žinoma, jūs visada dirbate su dokumentų valdymo sistema laikydamiesi įstatymų ir visiškai atsižvelgdami į auditą.
Kvitų, pareiškimų ir panašių dokumentų nebereikia siųsti paštu. Vidinis paštas taip pat gali būti siunčiamas skaitmeniniu būdu tokiu būdu. Tai taupo popierių, išlaidas už papildomą duomenų saugojimą ir keliones į archyvus. Dokumentus galima pateikti su raktiniais žodžiais (redaktoriumi, tema, būsena, data ir kt.) ir tada juos lengviau rasti.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio patvirtinimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Laiko laimėjimas svarbiems dalykams, išlaidų taupymas pašalinant popierinius archyvus, paslaugos tobulinimas per galimybę greitai pateikti informaciją ir auditui atsparus bei skaitmeninis jūsų dokumentų apimties archyvavimas - tai garantuoja "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice DMS" yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia farmacijos pramonei ir biotechnologijoms, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR principus
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Duomenų saugumas yra labai svarbus klausimas, ypač farmacijos ir biotechnologijų pramonėje. Štai kodėl "PaperOffice" DMS veikia su 1024 bitų šifravimo kodu, bet ne tik tai.
Visi duomenys konvertuojami į savo formatą, kuris nepriklauso nuo operacinės sistemos. Dėl to įsilaužėliai ir turto prievartautojai pirmiausia turi nulaužti operacinės sistemos užkardą, tada šifravimą ir galiausiai užsienio formatą, kuris iki šiol neįvyko. "PaperOffice DMS" turi labai efektyvią slaptažodžių valdymo sistemą, todėl galiausiai žmogus, kuris turi būti laikomas didžiausia kiekvieno kompiuterio silpnąja vieta, negali padaryti jokios žalos.
Visi skaitmeniniai duomenys yra užšifruoti "PaperOffice" DMS su 1024 bitais ir formatas konvertuojamas. Tai sukelia tokias dideles kliūtis įsilaužėliams ir šnipams, kad jie visi iki šiol nepavyko su "PaperOffice" DMS. Tuo pačiu metu hierarchinė slaptažodžių valdymo sistema neleidžia visiems turėti prieigos prie visko.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas taip pat naudingas daugeliui farmacijos ir biotechnologijų pramonės įmonių. Gaunamos sąskaitos faktūros gali būti automatizuotos "PaperOffice" DMS dėka ir persiunčiamos atsakingam darbuotojui. Valdymo ir išleidimo procesas per skaitmeninį išleidimą taip pat gali būti vykdomas greitai ir efektyviai per sistemą.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina ryšį.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. "PaperOffice" DMS gali tapti kiekvienos įmonės organizaciniu centru ir tai beveik šviesos greičiu.
Farmacijos pramonės ir biotechnologijų įmonės gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
38% visų apklaustų įmonių tiesiog neturi laiko suskaitmeninti savo procesų. Mes rekomenduojame procedūrą, kuri prasideda nuo pagrindinio proceso, analoginių dokumentų nuskaitymo tuo pačiu metu, kai jie apdorojami. Tokiu būdu žmonių grupei, kuri kiekvieną dieną dirba su kopijavimo aparatu, taip pat galėtų būti nurodyta, kiek įmanoma, po truputį nuskaityti archyvą.
Dėl automatinio nuoseklių charakteristikų turinčių dokumentų atpažinimo "PaperOffice" DMS visada gali priskirti visus nuskaitytus dokumentus į tinkamą saugojimo vietą skaitmeninėje atmintyje. Tikslinga pradėti nuskaityti archyvą su naujausiais įrašais, kad dar labiau sumažintumėte analoginio archyvo dydį, nes baigiasi saugojimo laikotarpiai. Be to, turime daug vadovų, kaip skaitytuvo dėka pasiekti biurą be popieriaus.
PaperOffice DMS yra analoginė ir skaitmeninė sąsaja. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą per jūsų skaitytuvą ir juos skaitmeninti, kai tekstai konvertuojami į šriftus naudojant OCR, kurį galima pakeisti "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
Turimi vertinimo mechanizmai, kuriuos kontroliuoja į "PaperOffice" DMS integruotas dirbtinis intelektas, leidžia įvertinti ir statistiškai ištirti įmonėje vykstančius medžiagų srautus.
"PaperOffice DMS" su daugybe valdymo įrankių yra ideali programinė įranga farmacijos pramonei ir biotechnologijoms, leidžianti saugiai ir žaibiškai pasiekti visus duomenis, reikalingus geriausiems įmanomiems klientų patarimams. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS gali būti naudojama visiems dalykams, kurie kitu atveju kyla verslo operacijose, valdyti.
Kad dokumentų valdymas ir duomenų apsauga būtų ne tik įvairūs, "PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti vidinę tinklo saugyklą (NAS) su atsarginės kopijos funkcija, kuri sumažina visiško praradimo tikimybę iki minimumo ir tuo pačiu metu yra vidinis debesis, kuris, priešingai nei debesys iš išorinių paslaugų teikėjų, iš tikrųjų apsaugo nuo nepageidaujamos vyriausybinių ar nevyriausybinių įstaigų prieigos.
