Lisabonos patriarchatas

PopieriusOffice patirtis / Nuoroda / Praktikos ataskaita

Industrija
Patriarchatas / Bažnyčia

Regionas
Lisabona, Portugalija

Departamentas

Valdymo biuras

http://patriarcado-lisboa.pt

Skaitmeninis patriarchato kelias su "PaperOffice" DMS

Pedro Silva, Lisabonos patriarchato administracinis padėjėjas

Iššūkis

Lisabonos patriarchatas (lotyniškai: Patriarchatus Olisiponensis) – Romos apeigų metropolitas katalikų bažnyčios arkivyskupija, įsikūrusi Lisabonos sostinėje Lisabonoje. Jo arkivyskupo katedra yra patriarchalinė Šventosios Marijos Maggiore katedra Lisabonoje.
1394 m. lapkričio 10 d. Lisabonos vyskupija buvo pakelta į arkivyskupiją. 1716 m. jį gavo popiežius Klemensas XI. patriarchato pavadinimas.

"PaperOffice" DMS naudoja Lisabonos patriarchatas, kad centralizuotų ir organizuotų informaciją iš kelių šaltinių ir sumažintų fizinio archyvo išlaikymo laiką ir išlaidas. Prieiga prie informacijos yra skaitmeninė.

Taigi patriarchatų dokumentai iš 285 parapijų, priklausančių Lisabonos patriarchatui, ir dar 450 institucijų , kurios priklauso nuo vyskupo, asmeninių, nekilnojamojo turto ir sąskaitų dokumentų sričių palaipsniui buvo visiškai suskaitmeninti "PaperOffice" DMS.

Pradinė padėtis

Skaitmeninė transformacija ir terminas "skaitmeninimas" vėliausiai buvo visų lūpose nuo pandemijos pradžios ir dabar nebėra neprivaloma sąlyga daugeliui įmonių, o būtinybė.
Skaitmeninės tolesnės plėtros tema taip pat yra tvirtai įsitvirtinusi bendruomenėse ir bažnyčiose. Nes net tokioje bažnyčioje kaip Lisabonos patriarchatas laukia didelių administracinių užduočių, kurios anksčiau buvo atliekamos rankiniu būdu ir analogiškai.

Esamos problemos ir užduotys

Anksčiau visa patriarchato sistema buvo pagrįsta popieriumi. Tačiau su esamais ir kasdien gaunamais dokumentais rankinė sistema pasiekė savo ribas.

Visas informacijos srautas tapo nenuoseklesnis. Svarbiausia užduotis buvo sujungti analoginius ir skaitmeninius įrenginius. Popieriniai dokumentai turėjo būti suskaitmeninti ir sujungti su kita informacija, pavyzdžiui, susijusiais elektroniniais laiškais.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Norėjome centralizuoti ir tvarkyti informaciją iš kelių šaltinių, kad sumažintume fizinio archyvo išlaikymo laiką ir išlaidas, tačiau turėdami skaitmeninę prieigą."

primena Lisabonos patriarchato administracijos darbuotoją Pedro Silvą.

Kodėl Lisabonos patriarchatas pasirinko "PaperOffice" DMS

Dėl esamų iššūkių patriarchato administracijos darbuotojas Pedro Silva ieškojo dokumentų valdymo sistemos (DMS), kuri leistų saugiai ir pritaikomai saugoti duomenis. Paprastas visų administracijos biuro darbo vietų, įskaitant tas, kurios dirba nuotoliniu būdu, integravimas turėtų būti išspręstas naudojant nesudėtingą programinę įrangą.

"Mes ieškojome perspektyvio sprendimo, kuris iš pradžių galėtų įgyvendinti visus mūsų reikalavimus, tačiau tuo pačiu metu pasiūlė lengvą mastelio keitimą ir gerą sąnaudų ir naudos santykį ir ateityje galėtų būti atnaujintas į kitus skyrius."

Be "PaperOffice" DMS, Pedro Silva išbandė kitus programinės įrangos produktus iš kitų sistemų namų ir iš pradžių išnagrinėjo įvairius programinės įrangos pasiūlymus, susijusius su dokumentų valdymu.

Ponas Silva pabrėžia, kad tinkamos sistemos buvo ieškoma jau seniai. Tačiau nė vienas iš anksčiau patikrintų programinės įrangos pardavėjų nebuvo keičiamas ar pakankamai lankstus darbui, kurį turėjo atlikti dokumentų valdymo sistema.

"Dauguma sprendimų nesiūlo lengvo būdo sukurti duomenų bazę, kaip tai daro"PaperOffice" DMS, nes jie naudoja tik debesies pasiūlymą, siūlydami serverio sprendimą."

Galutinis sprendimas naudoti "PaperOffice" dokumentų valdymui Lisabonos patriarchate buvo priimtas dėl šių priežasčių:

1. Duomenų saugojimas ir prieinamumas. Centrinė ir lengva prieiga prie visų susijusių dokumentų ir galimybė kelioms šalims bendradarbiauti rengiant tą patį dokumentą.

Vidinė, centrinė saugykla, kurią gali pasiekti visi darbuotojai. Duomenys neturėtų būti saugomi trečiosios šalies debesyje arba vieno vartotojo kompiuteryje.

Sprendimas: Duomenų bazė buvo sukurta NAS, Network Attached Storage. Ši duomenų bazė buvo integruota į "PaperOffice" DMS ir visi patriarchato duomenys buvo išsaugoti. Tai visiškai atitinka teisinius duomenų atsarginių kopijų kūrimo reikalavimus.
Kaip 3 komanda administracijos biure, dėl "PaperOffice" DMS integracijos du administracijos darbuotojai dirba nuotoliniu būdu ir turi patikimą prieigą prie dokumentų paprastu ir aiškiu būdu.

Ponas Pedro Silva buvo labai patenkintas sprendimu be išorinio debesies ir todėl be trečiųjų šalių paslaugų teikėjų, kuriems gali būti taikomas vyriausybės įsikišimas ir padidėti įsilaužėlių atakų rizika.

2.Kainos ir kokybės santykis. Programinė įranga turėtų turėti gerą kainos ir kokybės santykį.

Lisabonos patriarchatui buvo labai svarbu, kad po pradinių investicijų programinę įrangą būtų galima lengvai ir lengvai pritaikyti kitiems departamentams ir kad tai nereikalautų didelių išlaidų.

Sprendimas: "PaperOffice" DMS siūloma skirtingais kainų modeliais, kurie leidžia vartotojams pasirinkti jiems naudingiausią formą.
Tokiu būdu vartotojai iš pradžių gali naudoti bandomąją versiją be įsipareigojimų ir nemokamai, o tada, jei reikia, išplėsti ją į savo įmonę / savivaldybę neprarandant esamų duomenų.

Įsigytų vartotojų licencijų skaičių galima bet kada padidinti. Tokiu būdu patriarchatas gali išvengti pernelyg didelio kapitalo įsipareigojimo.

3. Lengva valdyti. Programinė įranga turėtų būti savaime suprantama ir reikalauti kuo mažiau mokymo, tačiau tuo pačiu metu būti pasirengusi ateičiai.

Sprendimas: "PaperOffice" DMS iš esmės yra labai struktūrizuota ir turi grafinę sąsają, kuri žingsnis po žingsnio vadovauja vartotojui. Be to, yra papildomų vadovėlių ir vaizdo įrašų visoms funkcijoms, kurias galima tiesiogiai iškviesti palaikymui.

Tokiu būdu galima išvengti išorinių konsultantų. Žinoma, "PaperOffice" DMS taip pat siūlo individualius modulių mokymus, jei pageidaujama. Tačiau, remiantis Lisabonos patriarchato patirtimi, "PaperOffice" iš esmės yra savaime suprantamas.

Jokių išorinių ir brangių "konsultantų" vietoje ir niekas neturi niekur keliauti mokytis. Kiekvienas gali pats apibrėžti meniu naršymo mokymosi laiką, kaip reikalaujama, o kalbant apie ateitį, "PaperOffice" DMS yra gerai išdėstyta dėl savo modulinės struktūros.

"Mes pasirinkome" PaperOffice "DMS, nes mes asmeniškai išbandėme programinę įrangą ir buvome sužavėti paprastu naudojimu Integravimas į" Windows "aplinką ir švari vartotojo sąsaja, skirta dirbti su įkvėpimais."

4. Atkuriamumas ir laiko taupymas. Buvo ieškoma paprastesnio būdo suskaitmeninti analoginius dokumentus ir prireikus lengvai juos vėl rasti.

Sprendimas: Pagrindinis "PaperOffice" DMS segmentas yra analoginių dokumentų skaitmeninimas. Viskas, ko jums reikia, yra skaitytuvas su sąsaja su kompiuteriu ir "PaperOffice" DMS. Dokumentai ne tik nuskaitomi. Jie konvertuojami į redaguojamą tekstą naudojant integruotą OCR programinę įrangą ir automatiškai išsaugomi teisingai.

Integruotos dirbtinio intelekto funkcijos dėka kiekvienas dokumentas gali būti mokomas, visas norimas turinys gali būti išgaunamas tikslingai ir saugomas raktiniais žodžiais visiškai automatizuotu būdu.

"PaperOffice" DMS siūlo būtent tai, ko ieškojo patriarchatas.

3 geriausių funkcijų sąrašas,

The PaperOffice DMS veikia geriau nei kiti

1. Teksto atpažinimas (OCR) ir dokumentų paieška
2. Integracija ir prijungimas prie duomenų bazės NAS
3. Lengva naudoti ir savaime suprantama sąsaja

Kaip buvo integruota "PaperOffice" DMS?

Pandemijos metu patriarchatas nusprendė archyvuoti kasdienius dokumentus ir elektroninius laiškus "PaperOffice" DMS.

Dėl galingo skaitytuvo ir skaitytuvo ryšio "PaperOffice" gali prasidėti analoginių popierių konvertavimas. Visi dokumentai buvo palaipsniui skaitomi ir skaitmeninami naudojant "PaperOffice" OCR skaitytuvo sąsają. Kiekvienam dokumentui, kol jis skaitomas, sukuriamas raktinių žodžių indeksas, kurį galima naudoti norint jį rasti blykstėje naudojant "PaperOffice" paieškos variklį.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Esami aplankai kabančiuose failuose buvo perimti 1:1 ir tiesiog konvertuoti į "skaitmeninius aplankus".

Visi esami el. laiškai buvo išsaugoti tiesiogiai "PaperOffice" DMS, gali būti susieti su esamais dokumentais ir ateityje jų nereikės spausdinti ant popieriaus. Ir visi gaunami el. laiškai automatiškai archyvuojami į "PaperOffice" stebint aplankus per nustatytą taisyklių valdymą

Naudojant "PaperOffice" DMS, popieriaus sunaudojimas pastebimai sumažėjo.

Kokie bus tolesni veiksmai?

Kitas žingsnis, kurį planuoja Lisabonos patriarchatas, yra suskaitmeninti esamą fizinį archyvą iki 2021 m. ir išplėsti "PaperOffice" DMS naudojimą kitoms patriarchato sritims / departamentams.

Be to, patriarchatas norėtų iš esmės automatizuoti dokumentų archyvavimą, nes naudojamas KI PIA.

" Džiaugiamės pusantrų metų dirbę su" PaperOffice "DMS, nors apsiribojome tik vienu skyriumi ir iki galo neištyrėme šio fantastiško šedevro."

3 geriausių pagrindinių problemų sąrašas,

"PaperOffice" DMS išspręstas

1. Bendrinkite, apdorokite ir geriau tvarkykite dokumentus
2. Spausdinimo išlaidų ir fizinio archyvo dydžio sumažėjimas nuo tada, kai beveik kiekviena kopija buvo atspausdinta anksčiau
3. Geresnis laiko valdymas ir užduočių valdymas dėl vidinių pranešimų iš "PaperOffice" per instruktažą

Bendros patirties santrauka

"PaperOffice" DMS atitiko visus būtinus kriterijus ir šiandien patriarchate atvaizduoja visą skaitmeninių dokumentų srautą.

Kol kas visi dokumentai buvo įrašyti didelio našumo skaitytuvais ir skaitmeniniu būdu saugomi "PaperOffice" elektroniniame archyve. Tuo pačiu metu gaunami ir esami el. laiškai perkeliami tiesiai į "PaperOffice" DMS ir susiejami su archyvuotais dokumentais.

Tada patriarchato administracijos darbuotojai gali pasiekti dokumentus ir el. laiškus per "PaperOffice" vartotojo sąsają ir įvesdami įvairius paieškos terminus - taip pat galima atlikti viso teksto paiešką.

Dėl nuoseklaus DMS naudojimo patriarchatas sugebėjo žymiai sutrumpinti sąskaitų faktūrų ir kitų tipų dokumentų apdorojimo laiką.

FAQs

Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Lisabonos patriarchatas":

Kokius patarimus duotumėte būsimiems "PaperOffice" vartotojams?

Pabandyk tai. Nustebsite!

Kam rekomenduotumėte "PaperOffice"?

Mūsų pramonėje iš esmės socialiniai centrai. Parapijoms taip pat gali būti naudinga skaitmeninant savo sakramentų knygas, kad būtų lengviau susipažinti su dokumentais ir kitais dokumentais bei elektroniniais laiškais ir jų notaro patvirtinimu!

Mes rekomenduotume "PaperOffice" visiems, kurie nori, kad visi jų dokumentai būtų sutvarkyti vienoje švarioje, saugioje ir ieškomoje vietoje!

Kas jums ypač patinka "PaperOffice"?

Paprastumas!

Išvados

"PaperOffice" yra lengva, bet labai galinga dokumentų valdymo sistema.

Funkcijos, kurios iš pradžių atrodo beprasmės, pasirodo esančios svarbiausios funkcijos, kurių nebenorite praleisti.

"PaperOffice" buvo labai svarbus žingsnis transformuojant mūsų darbą skaitmeniniu būdu, sumažinant archyvams skiriamą laiką ir didinant kasdienį produktyvumo didėjimą."