Popieriaus ir pakavimo pramonės skaitmeninimas
"PaperOffice" DMS popieriaus ir pakavimo pramonei užtikrina sklandų informacijos srautą dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Skaitmeninimas popieriaus ir pakavimo pramonėje
Popieriaus ir pakavimo pramonės įmonės gauna didelę naudą iš tinkamo duomenų valdymo, nes kiekvieną dieną gauna popierinius dokumentus.
Taip popieriaus ir pakavimo pramonės įmonės kasdien generuoja svarbius dokumentus:
Raštai, eskizai, juodraščiai, išoriniai laiškai, tyrimai, ekspertų nuomonės ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, bet ir daugelis laiškų atkeliauja elektroniniu paštu.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir kad būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti. "PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
"PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje juos valdydama skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Pastaraisiais metais tvarumas įsitvirtino kaip viena stipriausių popieriaus ir pakavimo pramonės tendencijų. Suderinamumas su aplinka ir tinkamumas įvairiems tikslams bus lemiami būsimiems pirkimams. Tačiau perėjimas žaliuoju keliu nebereiškia, kad klientai yra pasirengę mokėti didesnę kainą ar kompromisą dėl kokybės, veikiau šie du kokybės ir tvarumo aspektai yra neatsiejami, kai kalbama apie lanksčias pakuotes.
Kodėl dokumentų valdymo programinė įranga yra puikus sprendimas?
Dokumentų valdymo sistema "PaperOffice" suteikia organizavimą ir duomenų apsaugą po vienu gaubtu. Naujoviška sistema suteikia supaprastintus paieškos ir paieškos įrankius, kurie sumažina atsakymo laiką ir užtikrina, kad dokumentai niekada nebūtų prarasti, o tai visada tenkina įmones.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus, sąskaitas, sprendimus ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni jūsų įmonės procesai yra suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Integruoto dirbtinio intelekto dėka suveikia automatinės taisyklės. Šis di automatiškai rūšiuoja dokumentus į aplankus, pvz., "Sąskaita faktūra" ir "Pristatymo pastabos", išsaugo atitinkamus raktinius žodžius ir suaktyvina atitinkamo dokumento tipo skaitmeninę darbo eigą.
Kaip eiti be popieriaus?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis, taupo išlaidas, pvz., Pašalina popierinius dokumentus, ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip kvitai, sutartys, pristatymo pastabos ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje juos skaitmeniniu būdu valdydama "PaperOffice" .
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus, tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos teisių suteikimas.
Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus lygiai taip pat, kaip jie atliekami įmonėje, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymas", "tikrinimas", "išleidimas" ir "registravimas". Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Statybos valdymas", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio išleidimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Kodėl "PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga
Laiko laimėjimas svarbiems dalykams, išlaidų taupymas pašalinant popierinius archyvus, paslaugos tobulinimas per galimybę greitai pateikti informaciją ir auditui atsparus bei skaitmeninis jūsų dokumentų apimties archyvavimas - tai garantuoja "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia popieriaus ir pakavimo pramonės įmonėms, pavyzdžiui:
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti į mokesčių konsultantą vos vienu paspaudimu.
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR principus
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos.
Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali naudoti skaitytuvą arba mobilųjį telefoną, kad skaitytų analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir juos skaitmenintų, kai tekstai konvertuojami į šriftus naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Duomenų saugumas yra labai svarbus klausimas, ypač popieriaus ir pakavimo pramonėje. Štai kodėl "PaperOffice" DMS veikia su 1024 bitų šifravimo kodu, bet ne tik tai.
Visi duomenys konvertuojami į savo formatą, kuris nepriklauso nuo operacinės sistemos. Dėl to įsilaužėliai ir turto prievartautojai pirmiausia turi nulaužti operacinės sistemos užkardą, tada šifravimą ir galiausiai užsienio formatą, kuris iki šiol neįvyko. "PaperOffice DMS" turi labai efektyvią slaptažodžių valdymo sistemą, todėl galiausiai žmogus, kuris turi būti laikomas didžiausia kiekvieno kompiuterio silpnąja vieta, negali padaryti jokios žalos.
Visi skaitmeniniai duomenys yra užšifruoti "PaperOffice" DMS su 1024 bitais ir formatas konvertuojamas. Tai sukelia tokias dideles kliūtis įsilaužėliams ir šnipams, kad jie visi iki šiol nepavyko su "PaperOffice" DMS. Tuo pačiu metu hierarchinė slaptažodžių valdymo sistema neleidžia visiems turėti prieigos prie visko.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas taip pat naudingas daugeliui popieriaus ir pakavimo pramonės įmonių. Gaunamos sąskaitos faktūros gali būti automatizuotos "PaperOffice" DMS dėka ir persiunčiamos atsakingam darbuotojui. Valdymo ir išleidimo procesas per skaitmeninį išleidimą taip pat gali būti vykdomas greitai ir efektyviai per sistemą.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina ryšį.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. "PaperOffice" DMS gali tapti kiekvienos įmonės organizaciniu centru ir tai beveik šviesos greičiu.
Popieriaus ir pakavimo pramonės įmonės gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
38% visų apklaustų įmonių tiesiog neturi laiko suskaitmeninti savo procesų. Mes rekomenduojame procedūrą, kuri prasideda nuo pagrindinio proceso, analoginių dokumentų nuskaitymo tuo pačiu metu, kai jie apdorojami. Tokiu būdu žmonių grupei, kuri kiekvieną dieną dirba su kopijavimo aparatu, taip pat galėtų būti nurodyta, kiek įmanoma, po truputį nuskaityti archyvą.
Dėl automatinio nuoseklių charakteristikų turinčių dokumentų atpažinimo "PaperOffice" DMS visada gali priskirti visus nuskaitytus dokumentus į tinkamą saugojimo vietą skaitmeninėje atmintyje. Tikslinga pradėti nuskaityti archyvą su naujausiais įrašais, kad dar labiau sumažintumėte analoginio archyvo dydį, nes baigiasi saugojimo laikotarpiai. Be to, turime daug vadovų, kaip skaitytuvo dėka pasiekti biurą be popieriaus.
PaperOffice DMS yra analoginė ir skaitmeninė sąsaja. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą per jūsų skaitytuvą ir juos skaitmeninti, kai tekstai konvertuojami į šriftus naudojant OCR, kurį galima pakeisti "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
Turimi vertinimo mechanizmai, kuriuos kontroliuoja į "PaperOffice" DMS integruotas dirbtinis intelektas, leidžia įvertinti ir statistiškai ištirti įmonėje vykstančius medžiagų srautus.
"PaperOffice DMS" su daugybe valdymo įrankių yra ideali programinė įranga popieriaus ir pakavimo pramonei, leidžianti saugiai ir žaibiškai pasiekti visus duomenis, reikalingus geriausiems įmanomiems klientų patarimams. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS gali būti naudojama visiems dalykams, kurie kitu atveju kyla verslo operacijose, valdyti.
Kad dokumentų valdymas ir duomenų apsauga būtų ne tik įvairūs, "PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti vidinę tinklo saugyklą (NAS) su atsarginės kopijos funkcija, kuri sumažina visiško praradimo tikimybę iki minimumo ir tuo pačiu metu yra vidinis debesis, kuris, priešingai nei debesys iš išorinių paslaugų teikėjų, iš tikrųjų apsaugo nuo nepageidaujamos vyriausybinių ar nevyriausybinių įstaigų prieigos.
