Verslo procesų automatizavimas bendruomenėse ir savivaldybėse
"PaperOffice" DMS bendruomenėms ir savivaldybėms užtikrina sklandų informacijos srautą dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, sąskaitos faktūros, pristatymo pastabos ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais, taip maksimaliai optimizuojant visus darbo procesus.Integruotas dirbtinis intelektas leidžia verslo procesus iš esmės automatizuoti, pagreitina jūsų procesus ir padidina sėkmę bei pasitenkinimą.
Skaitmeninimas bendruomenėse ir savivaldybėse
Bažnyčios, parapijos ir savivaldybės labai priklauso nuo tinkamo duomenų tvarkymo.
Štai kaip svarbūs dokumentai kasdien kaupiasi savivaldybėse ir savivaldybių asociacijose:
Raštai, sąskaitos faktūros, juodraščiai, paraiškos, tyrimai, ekspertų nuomonės ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, daugelis laiškų taip pat atvyksta el. Paštu.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir kad būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti. "PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
Kartu su skaitmenine dokumentų valdymo sistema "PaperOffice" turi būti supaprastinti darbo procesai bažnyčiose, parapijose ir savivaldybėse, sutaupyta laiko ir išlaidų.
Pavyzdžiui, naudojant įprastą DMS, galima pateikti nuskaitytus laiškus, išsaugoti svarbius el. laiškus ir archyvuoti dokumentus. Be to, skirtingi vartotojai gali pasiekti ir dirbti su šiais dokumentais.
Jei dokumentai pateikiami suskaitmeninta forma, jie ne visada turi būti siunčiami el. paštu kartu ruošiantis presbiterijos sesijoms ir kitiems susitikimams.
Kaip eiti be popieriaus?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis, taupo išlaidas, pvz., Pašalina popierinius dokumentus, ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip kvitai, sutartys, pristatymo pastabos ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje juos skaitmeniniu būdu valdydama "PaperOffice" .
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
Naudojant "PaperOffice" DMS programinės įrangos sprendimą, daugiau dokumentų neprarandama. Ir nesvarbu, kur esate, svarbius dokumentus galite pasiekti per kelias sekundes.
Žinoma, jūs visada dirbate su mūsų sistemomis laikydamiesi įstatymų ir visiškai audituodami.
Kvitų, sąskaitų ir panašių dokumentų nebereikia siųsti paštu tarp bažnytinių rajonų ir parapijų. Vidinis paštas taip pat gali būti siunčiamas skaitmeniniu būdu tokiu būdu. Tai taupo popierių, išlaidas už papildomą duomenų saugojimą ir keliones į archyvus. Dokumentus galima pateikti su raktiniais žodžiais (redaktoriumi, tema, būsena, data ir kt.) ir tada juos lengviau rasti.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio išleidimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, sąskaitas faktūras, santraukas ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai Įmonėse suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Kai kalbame apie bažnyčias ir bendruomenes, tai ne tik religinės ar socialinės struktūros. Daugelyje sričių jie yra "pats" socialinis gyvenimas. Tai apima žmones, dažnai dirbančius savanorišką darbą, kurie rūpinasi kitais žmonėmis, pvz., sunkiomis aplinkybėmis. Taip pat yra įvairių užduočių, kurios, viena vertus, skirstomos į pastoracines pareigas ir, kita vertus, administracinę veiklą.
Vokietijoje yra puiki bažnytinė tradicija, kaip ir rūpinimasis bendruomene užtikrina kaimų gyventojų, bet ir miestų sanglaudą. Ypač šiandien, didėjant izoliacijai ir anonimiškumui, bažnyčiose ir bendruomenėse yra kontaktinių centrų įvairiausiems rūpesčiams spręsti. Žinoma, nereikia pamiršti labai praktinės bažnyčios pusės.
Registro įstaiga, gyventojų registras, pasų biuras, mokyklos, vaikų darželiai, viešasis transportas, ugniagesių komanda, plėtros zonos, kelių tiesimo biuras, nuotekų šalinimas ir gėlo vandens tiekimas, o kartais ir elektros energijos tiekimas.
Tai yra privalomos užduotys. Tačiau kiekvienoje bendruomenėje taip pat yra laisvo stiliaus. Tai, pavyzdžiui, sporto aikštynai, vaikų žaidimų aikštelės, muziejai, senjorų klubai ir jaunimo centrai. Bažnyčios vykdo krikštynas, lydi žmones į paskutinę kelionę ir taip pat yra vieta didelėms vestuvėms baltai, kurios vėl labai populiarėja. Tai dar ne viskas.
Daugelyje politinių ir bažnytinių bendruomenių dokumentų valdymo programinė įranga, tokia kaip "PaperOffice" DMS, gali suteikti vertingą paramą atliekant užduotis. Tai susiję su superordinatinėmis struktūromis, taip pat su susijusiais klubais, valdžios institucijomis ir įmonėmis.
Visų pirma, "PaperOffice DMS" yra praktinis sprendimas analoginius archyvus, nesvarbu, ar tai būtų vietinės ugniagesių asociacijos, ar bažnyčios archyvas su krikštais, vestuvėmis ir laidotuvėmis, perkelti į skaitmeninį amžių. "PaperOffice" DMS struktūra yra tokia, kad būtų laikomasi visų BDAR, Bendrojo duomenų apsaugos reglamento, gairių.
"PaperOffice" DMS sukuria aiškią naudą bendruomenėms, bažnyčioms ir savivaldybėms
Dėl puikios duomenų bazių technologijos ir lengvai išmokstamo veikimo "PaperOffice" DMS galima naudoti visur, kur tokie duomenys kaip dokumentai ar nuotraukos, ne tik bus išsaugoti, bet ir, pavyzdžiui, išdėstyti chronologiškai, ir naudojami su įvairiais filtrais, kad formos ar statistika būtų kuriamos automatiškai.
Už tai atsakingas dirbtinis intelektas (AI), integruotas į "PaperOffice" DMS su gražiu pavadinimu PIA. Jis sukuria daugybę šablonų iš esamos duomenų bazės ir užpildo juos anksčiau apibrėžtais pagrindiniais duomenimis. Tai gali būti narystės kortelės, sveikinimo laiškai su svarbiu gimtadieniu arba duomenų kaukės apie vykstančias ar pagrindines datas, susijusias su savivaldybės komunalinėmis paslaugomis.
OCR programinė įranga, integruota į "PaperOffice" DMS, išskiria logotipą ir įprastą tekstą. Sąskaitas faktūras ar kvitus galima greitai rasti bet kuriuo metu, pavyzdžiui, atliekant tyrimą, naudojant OCR paiešką, taip užtikrinant kuo didesnį skaidrumą ir teisinį tikrumą.
Archyvavimas taip pat gali būti atliekamas taip, kad visi vėlesni siuntėjo dokumentai būtų atpažįstami ir automatiškai priskiriami.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas taip pat naudingas daugeliui bendruomenių ir savivaldybių. Gaunamos sąskaitos faktūros gali būti automatizuotos "PaperOffice" DMS dėka ir persiunčiamos atsakingam darbuotojui. Valdymo ir išleidimo procesas per skaitmeninį išleidimą taip pat gali būti vykdomas greitai ir efektyviai per sistemą.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina ryšį.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. Taigi "PaperOffice" DMS gali tapti organizaciniu linču kiekvienoje prekybos ir gamybos įmonėje ir tai beveik šviesos greičiu.
Bažnyčios, bendruomenės ir savivaldybės gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
Tačiau naudojant "PaperOffice" DMS bendruomenėms yra daug daugiau galimybių. Pavyzdžiui, atsargų valdymas, įskaitant nuolatines arba pagrindines datos atsargas. "PaperOffice" DMS pagrindas yra susietos vartotojų paskyros tinkle. Šių vartotojų abonementų duomenų saugojimas yra sujungtas centrinėje duomenų bazėje. Dokumentai gali būti valdomi naudojant dirbtinį intelektą su skirtingais algoritmais, kurie gali būti naudojami automatizuotiems procesams suaktyvinti.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
"PaperOffice DMS" yra toks pat pritaikomas, kaip ir parapijose ir bažnyčiose yra užduočių. Projektai gali būti apdorojami kartu iš skirtingų vietų naudojant darbo eigos funkciją. Šiuo metu apdorojami dokumentai nėra blokuojami kitiems, bet išsaugomi atitinkamoje versijoje su laiko žyma.
Galų gale, paskutinė išsaugota versija, įskaitant visus pakeitimus, visada pasiekiama.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Skaitmeninimas bendruomenėse, bažnyčiose ir savivaldybėse":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko bendruomenes, bažnyčias ir savivaldybes bei siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kuriuo metu išplėstas pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.