Statybinės įmonės
IDC Construccion S.L. Las Palmas

AusgangslageIDC Construccion yra statybos įmonė, įsikūrusi Las Palmose, specializuojanti sporto aikštelių, sporto salių ir žaidimų parkų žemės dengimo darbuose. Įmonė žinoma dėl aukštos kokybės ir ilgaamžiškų mokyklų, sporto salių, žaidimų aikštelių ir pan. grindų, kurios atitinka vartotojų poreikius.Kaip ir visoms didelėms statybos įmonėms, IDC Construccion S.L. taip pat iškilo daug problemų, susijusių su svarbių dokumentų valdymu ir organizavimu kasdienėje veikloje. Norėdami įveikti šias iššūkių, įmonė ieškojo dokumentų valdymo sistemos, kuri pagerintų jų dokumentų valdymą.Svarbu buvo, kad nauja dokumentų valdymo sistema (DMS) būtų galima sujungti visas šias dokumentus vienoje vietoje ir užtikrinti lengvą prieigą iš bet kurios vietos.IDC Construccion ieškojo DMS, kuris adaptuotųsi prie jų esamų darbo procesų ir atitiktų jų reikalavimus.Iššūkiai apėmė:- Visų įmonės dokumentų registravimą, organizavimą, klasifikavimą ir archyvavimą- Greitą ir patikimą prieigą prie dokumentų iš bet kurios vietos- Vienodą sistemą, skirtą valdyti popierinius dokumentus ir elektroninius failus- Paprastą integraciją į esamus įmonės darbo procesus- Konfidencialios informacijos kontrolę ir saugumą

Kokie kiti gamintojai buvo įmanomi?

IDC Construccion išbandė įvairias DMS galimybes. Tačiau jiems nesisekė pritaikyti jų esamo darbo metodo nei vienam iš kitų sistemų. Galiausiai jie atrado PaperOffice DMS ir suprato, kad tai puikiai atitinka jų poreikius. Jie buvo sužavėti tuo, kad jį buvo lengva integruoti į jų esamas sistemas be jokios darbo metodo pakeitimo.

Kodėl IDC Construccion S.L. pasirinko PaperOffice DMS

IDC Construccion S.L. p. hr. Augustine García Afonso iš pradžių ištyrė įvairius programinės įrangos pasiūlymus dokumentų valdymui ir galiausiai nusprendė išbandyti PaperOffice DMS.

Iššūkis statybos bendrovei IDC Construccion buvo rasti tinkamą dokumentų valdymo sistemą, kuri palaikytų jų darbo būdus ir optimizuoja dokumentų valdymą.

Tai buvo trūkumas bendrovei, nes jie jau turėjo pritaikytą asmeninę dokumentų valdymo sistemą, tačiau ji nebuvo atnaujinta. Šiais iššūkiais bendrove nusprendė ieškoti sistemos, kuri atitiktų jų reikalavimus ir tuo pačiu galėtų palaikyti jų esamą sistemą.

Pasirinkus išsamų patikrinimą kelių dokumentų valdymo sistemų, IDC Construccion pasirinko PaperOffice DMS.

Sistema buvo pasirinkta, nes ji leido bendrovei minimaliai pakeisti jų esamą darbo būdą ir tuo pat metu tenkinant jų reikalavimus. Tai buvo svarbus veiksnys, kai priimta sprendimas pasirinkti PaperOffice DMS, nes bendrove galėjo išlaikyti visišką kontrolę prie dokumentų, neišsiplėsdama darbo būdą.

Dėka kontroliuojamos prieigos, išsamios užduočių sąrašo, taip pat suteikimo leidimo per darbo eigos srautus ir patikimos elektroninės pašto pranešimų galimybės, darbuotojai gali efektyviai atlikti jiems priskirtas užduotis, o įgalinti subjektai gali lengvai patvirtinti arba atsisakyti leidimą.

„Įmonėms, dar neturinčioms dokumentų valdymo sistemos, PaperOffice DMS yra idealus sprendimas, nes jis teikia viską, ko gali prireikti. Net įmonėms, kurios jau turi dokumentų valdymo sistemą, bet iš kokios nors priežasties turi ją pakeisti, PaperOffice DMS dėl savo naudotojo sąsajos ir funkcijų yra puiki galimybė.“

Dabar įmonės duomenys ir dokumentai yra prieinami lengviau ir greičiau, tai radikaliai ir ilgalaikiai keičia įmonės procesus. Valdymo žinios šiuo metu yra nuosekliai organizuojamos ir prieinamos tinkamu laiku.

Šie aspektai padarė PaperOffice DMS geresnį nei kiti

• Vartotojo sąsajos pritaikomumas: IDC Construccion buvo nustebintas PaperOffice DMS naudotojo draugiškumu. Dokumentų valdymo sistema galėjo prisitaikyti prie esamų IDC Construccion darbo procesų ir leido jiems greitai ir lengvai organizuoti bei ieškoti savo dokumentus.
• Patobulinta dokumentų paieška: Su PaperOffice DMS IDC Construccion darbuotojai gali greitai ir lengvai rasti dokumentus, taip sutaupant laiką ir išteklius.
• Dokumentų versijų kontrolė: PaperOffice DMS leidžia IDC Construccion kontroliuoti dokumentų versijas ir užtikrinti, kad jie visada būtų naujausioje versijoje.

"Po PaperOffice įdiegimo mes net pakeitėme savo posakį „Pasakykite mums, kaip norite žengti, ir mes pastatysime savo grindis“, į posakį „Pasakykite man, kaip norite valdyti savo dokumentaciją, ir PaperOffice padarys tai už jus“.

Baigiamasis rezultatas

Įdiegus PaperOffice DMS IDC Construccion pagerino savo dokumentų valdymą. Įmonė buvo nustebinta vartotojo sąsajos pritaikomumu, patobulinta dokumentų paieškos sistema ir dokumentų versijų kontrolė. Naujos sistemos įvedimas buvo neproblematiškas, o įmonė rekomenduoja PaperOffice DMS visiems, ieškantiems dokumentų valdymo sprendimo. Iš viso IDC Construccion patirtis su PaperOffice DMS buvo labai patenkinama ir viršijo jų lūkesčius.