Verslo procesų automatizavimas turto valdyme ir nekilnojamojo turto valdyme
"PaperOffice" DMS, skirta turto valdymui ir nekilnojamojo turto valdytojams, leidžia efektyviai tvarkyti nuomininkų ir turto dokumentų elektroninį archyvavimą ir greitą užklausų apdorojimą bei yra būtina jūsų įmonės efektyvumo ir sėkmės sąlyga.
Profesinė rekomendacija
Svarbūs dokumentai esama popierine forma, tokie kaip nuomos sutartys, komunaliniai mokesčiai, statybos bylos, renginiai, komerciniai dokumentai, skelbimai, skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai.Informacija apie visus pastatus, verslo partnerius, nuomininkus ir kt. "PaperOffice" DMS dėka yra nedelsiant prieinama pagal pareikalavimą.
Turto valdymo ir turto valdymo skaitmeninimas
Nekilnojamojo turto valdymo ir turto valdymo srityje yra daugybė skirtingų dokumentų, kuriuos reikia tvarkyti:
Nuomos sutartys, papildomos išlaidų ataskaitos, statybos bylos, renginiai, verslo dokumentai, pranešimai ir daug daugiau. Todėl nekilnojamojo turto valdytojai ir nekilnojamojo turto bendrovės yra tie, kurie gauna didelę naudą iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo.
Svarbius dokumentus kasdien generuoja nekilnojamojo turto valdytojai. Visa tai turi būti priskirta teisingam gyvenamajam turtui, nuomininkui, nuomotojui, turtui.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Be to, kiekvienas dokumentas klasifikuojamas pagal jo tipą ir gali būti priskirtas žmonėms ir objektams, kuriuos vėliau netgi galite pasiekti kelyje, nepriklausomai nuo įrenginio. Jūs turite visą informaciją ir dokumentus apie visus pastatus, verslo partnerius, nuomininkus ir kt. aiškiai vienoje vietoje, būtent savo duomenų bazėje.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti.
Siekiant išspręsti daugelį esamų administracinių turto valdymo problemų, turėtų būti įdiegta "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema.
"PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje juos valdydama skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Taip pat galite pasinaudoti skaitmeninėmis administracinėmis užduotimis ir stebėti visas nuomos ir paslaugų sutartis, oficialią korespondenciją, kuri pateikiama iš naujo arba priskiriama darbuotojams atliekant užduotis.
Automatizuokite savo verslo procesus
Nė vienoje kitoje ES šalyje nėra daugiau gyventojų nei Vokietijoje ir joje gyvena 234 žmonės kvadratiniame kilometre, ji turi trečią pagal dydį gyventojų tankumą Europoje po Nyderlandų ir Belgijos, išskyrus Monaką. Apie 37 milijonai pastatų yra išsidėstę 357 588 kvadratinių kilometrų plote. Šiek tiek daugiau nei pusė objektų naudojami kaip gyvenamoji erdvė, visi kiti objektai naudojami komerciškai arba viešai. Skaičiuojama, kad 8 milijonus nekilnojamojo turto objektų valdo nekilnojamojo turto valdytojai arba nekilnojamojo turto valdytojai.
Už įspūdingo 8 milijonų valdomų objektų skaičiaus slypi nemažai priežiūros darbų, kurie atsiranda ne tik dėl veiklos, reikalingos pastatui eksploatuoti, bet ir dėl nuostatų, potvarkių ir įstatymų, kurie beveik kiekvienais metais yra nauji. Nekilnojamajam turtui Vokietijoje iš dalies taikoma valstijos teisė ir iš dalies federalinė teisė. Tačiau dalykų, kurie yra kasdienio nekilnojamojo turto valdymo verslo dalis, sąrašas yra stebėtinai platus, pavyzdžiui:
- Nuoma
- Nuomos
- Paslaugų mokesčio ataskaita
- Skolų išieškojimas
- Indėlių valdymas
- Nuomos pajamų valdymas
- Parduokite / pirkite
- Renovacija
- Renovacija
- Remonto
- Patalpų priežiūra
- Turto priežiūra
- Žiemos pamaldos
- Šildymas / Elektra / Vanduo / Atliekos
- Mokesčių teisė
- Draudimas
- Žemės kadastras
Už kiekvieno atskiro termino šiame sąraše dažnai yra daug labai skirtingų procesų. Žinoma, yra nekilnojamojo turto valdymo įmonių, kurios apsiriboja tik viena sritimi, pavyzdžiui, išskirtiniu nuomojamo turto valdymu arba grynu savininkų bendruomenei priklausančio turto pirkimu ir pardavimu ar valdymu. Tačiau nesvarbu, koks segmentas, užduotys yra tokios įvairios, kad kiekvienam turto valdytojui reikia efektyvaus dokumentų valdymo.
Tai "PaperOffice" DMS , dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
Bet ką efektyvus reiškia nekilnojamojo turto valdytojams?
Didžiausias sektorius iš aukščiau paminėtų 8 milijonų valdomų nekilnojamojo turto objektų yra nuomojami butai, po kurių seka biuro patalpos. Tai reiškia, kad, priklausomai nuo rūšies, yra fiksuotų išlaidų, kurios turi būti mokamos kas ketvirtį, pusę metų arba kasmet. Kita vertus, pajamos paprastai yra mėnesinės. Priklausomai nuo valdomų atsargų, tai reiškia, kad reikia išlaikyti nuo šimtų iki tūkstančių sąskaitų, kurios visos turi konkrečius terminus ir reikalauja papildomo administravimo, kai įvyksta nepaprasti pokyčiai. Be to, yra tinkama pajamų ir išlaidų apskaita.
Neeiliniai renginiai apima, pavyzdžiui, nuomos įsiskolinimus. Esmė čia yra apskaičiuoti palūkanas, patirtas iki mokėjimo, bet taip pat laikytis senaties terminų ir imtis atitinkamų priemonių.
- Administracija taip pat gali įtraukti planus, kuriuose sklypų plotai nurodomi pagal mastą ir, jei reikia, yra prieinami statybų bendrovėms renovacijai ar atnaujinimui.
- Norint įrodyti tinkamą indėlių lėšų investavimą, taip pat visada reikia teisingos apskaitos ir pateikimo.
- Laiku įveskite nuomos įstatymo pakeitimus arba žemės įsigijimą ir taip būkite pasirengę tam laikui, kai jie įsigalios.
Tai tik keturi pavyzdžiai, ką gali padaryti gera dokumentų valdymo sistema, pvz., "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai jūsų įmonėje suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Pagrindinė skaitmeninės transformacijos nekilnojamojo turto valdymo ir nekilnojamojo turto srityje sistema
Integruoto dirbtinio intelekto dėka suveikia automatinės taisyklės. Šis di automatiškai rūšiuoja dokumentus į aplankus, pvz., "Sąskaita faktūra" ir "Pristatymo pastabos", išsaugo atitinkamus raktinius žodžius ir suaktyvina atitinkamo dokumento tipo skaitmeninę darbo eigą.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Gamyba", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Darbo eigos sprendimai ir AI vientisumas - ALL-IN-ONE sprendimas su "PaperOffice" DMS
Nekilnojamojo turto valdymo įmonės ir nekilnojamojo turto valdytojai turi tvarkyti dokumentus visuose verslo sandoriuose. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice DMS" yra tinkama programinė įranga, nes joje yra viskas, ko reikia baldų ir gamybos pramonei, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" darbo eigos funkcija supaprastina bendravimą. Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" DMS leidžia lengvai atsižvelgti į taikomus saugojimo ir ištrynimo laikotarpius . Skaitmeninės darbo eigos yra integruotos į verslo procesus, o tai užtikrina atitiktį esminiams proceso etapams, taigi ir atitiktį.
"PaperOffice" tai palaiko naudodama platų užduočių ir darbo eigos modulį.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio išleidimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu atitinkami metaduomenys taip pat gali būti saugomi po dokumentų archyvavimo proceso. Be dokumento tipo, galima nurodyti archyvavimo laikotarpį ir susijusią kliento informaciją.
Baldų pramonei ir gamybos prekybai naudingas skaitmeninių dokumentų valdymas
Dokumentų valdymo sistema leidžia atskirai kurti duomenų bazes kiekvienai atskirai sričiai ir tuo pačiu metu gali sukurti nuorodas. Analoginiai dokumentai, pvz., pateiktos meistrų sąskaitos faktūros, nuskaitomi naudojant "PaperOffice" DMS ir išsaugomi tiek kaip nuotrauka, tiek kaip konvertuotas tekstas naudojant OCR programinę įrangą. Visi esami duomenys, pavyzdžiui, apie nuomininką, gali būti rodomi aiškiai ir nedviprasmiškai, todėl jokie failai neturi būti atliekami kartu, kad būtų galima susitikti ne namuose. Dirbtiniu intelektu valdomas duomenų bazių valdymas sukuria šablonus iš pagrindinių duomenų arba statistiškai tinkamų naudoti sąrašų, jei reikia.
Tuo pačiu metu būtina duomenų apsauga palaikoma naudojant hierarchinį slaptažodžių valdymą ir 1024 bitų šifravimą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
Puikus "PaperOffice" DMS kainos ir kokybės santykis, taip pat paprastas diegimas esamose "Microsoft" operacinėse sistemose ir intuityvus mokymasis daro programinę įrangą nepakeičiamu pagalbininku kiekviename name ar nekilnojamojo turto valdyme per trumpą laiką, nesvarbu, kokio dydžio yra valdomas inventorius.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Turto valdymo ir nekilnojamojo turto valdymo skaitmeninimas":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko turto valdymą ir nekilnojamojo turto valdymą bei siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kada išplėstas pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.