Verslo procesų automatizavimas klausos priežiūros įmonėse
"PaperOffice" DMS klausos aparatų įmonėms leidžia efektyviai tvarkyti bet kokio tipo dokumentus, taip pat greitai apdoroti užklausas ir yra būtina sąlyga siekiant efektyvumo ir sėkmės administracijoje.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, tyrimai, ekspertų nuomonės ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai.Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
Klausos priežiūros įmonių skaitmeninimas
Kaip klausos priežiūros profesinės pramonės įmonė, jūs turite daug svarbių dokumentų, kuriuos reikia valdyti:
Sąskaitos faktūros, dokumentacija, korespondencija, pasiūlymai, remonto lapai, sveikatos kortelės ir daug daugiau. Todėl klausos priežiūros specialistai yra tie, kuriems labai naudinga naudoti tinkamą dokumentų valdymo programinę įrangą.
Taip klausos priežiūros specialistai kasdien kaupia svarbius dokumentus. Visa tai turi būti suderinta su tinkamu klientu, agentūra ar įrenginių gamintoju.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Be to, kiekvienas dokumentas klasifikuojamas pagal jo tipą ir gali būti priskirtas žmonėms ir įrenginių gamintojams, kuriuos vėliau netgi galite pasiekti kelyje, nepriklausomai nuo įrenginio. Taigi jūs turite visą informaciją ir dokumentus apie visus klausos aparatus aiškiai vienoje vietoje, būtent savo duomenų bazėje.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti. "PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sąskaitos faktūros, sutartys, pardavimo ataskaitos, apklausos, vertinimai, nuoma ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje tvarkydama juos skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Taip pat galite pasinaudoti skaitmeninėmis administracinėmis užduotimis, skaitmeniniais antspaudais ir lipniais lapeliais ir stebėti visas paslaugų sutartis, oficialią korespondenciją, kuri pateikiama pakartotinai arba priskiriama darbuotojams atliekant užduotis.
Peržiūros saugumas visada garantuojamas.
Visa informacija prieinama nedelsiant
Naudojant "PaperOffice" DMS, dokumentus galima suskaitmeninti daugelyje klausos aparatų akustikos kompanijų ir archyvuoti centralizuotai taip, kad juos būtų galima pasiekti iš bet kurio kompiuterio, nereikia eiti į archyvą ar pirmiausia ištirti, kuris vienas kolega, kuris šiuo metu apdoroja dokumentus ar aplankus.
"PaperOffice" DMS ne tik skaitmenina analoginius dokumentus, bet ir dokumentų valdymo programinė įranga taupo kiekvieną dokumento pakeitimą chronologine tvarka. Originalas lieka nepakitęs. Darbo eigos funkciją galima naudoti, pavyzdžiui, tam tikroms veikloms priskirti projekto darbo metu, o kiekvienas darbuotojas pateikia dabartinės būsenos apžvalgą.
Tuo pačiu metu idėjos ar pasiūlymai gali būti teikiami nešaukiant posėdžių kiekvieną kartą. Archyvuotų dokumentų galima ieškoti pagal raktinius žodžius arba datos ar nuorodų numerius, o automatinius šablonus AI gali sukurti "PaperOffice" DMS.
Tai įspūdingas skaičius. Vien Vokietijoje apie 16 milijonų žmonių kenčia nuo klausos praradimo. Įdomu tai, kad klausos praradimas yra gana tolygiai paskirstytas beveik visose amžiaus grupėse nuo 30 iki vyresnių nei 70 metų, o klausos praradimas yra vis didėjanti problema. Per pastaruosius 20 metų klausos praradimo žmonių skaičius išaugo apie 4%. Tačiau tik maždaug pusė nukentėjusiųjų naudoja klausos aparatą.
Kiekvienas, kuris jį naudoja, paprastai susiduria su prekyba, kuri nėra gerai žinoma, klausos priežiūros specialistu, kuris iki 2017 m. vis dar buvo klausos priežiūros specialistas. Amatas su trejų metų mokymu ir galimybe toliau mokytis, kad taptų meistru meistru, ir baigti klausos technologijos bei audiologijos laipsnį. Klausos akustikai užsiima klausos aparatų ir klausos apsaugos priemonių gamyba vadinamųjų otoplastikų, individualiai pagamintų pagal prietaisus, pavidalu. Klausos aparato akustiko darbo profilis yra panašus į dantų techniko darbo profilį.
Klausos priežiūros specialistams tai reiškia, kad reikia nuolat atnaujinti savo paciento ar kliento duomenis. Tuo pačiu metu tai yra labai jautrūs duomenys, nes daugelis žmonių, turinčių klausos sutrikimų, mano, kad tai yra trūkumas, kurio neturėtų patirti jų asmeninė aplinka. Štai kodėl duomenų apsauga yra svarbi saugant duomenis. Daugeliu atvejų pirmą kartą klientus tarpininkauja klausos priežiūros specialistai iš ENT gydytojų, kurie diagnozavo klausos praradimą, todėl duomenų priežiūra čia taip pat yra labai svarbi, o gerai apgalvotas archyvas galiausiai pagreitina darbo procesą.
Šioms užduotims geriausiai tinka dokumentų valdymo programinė įranga, pvz., "PaperOffice" DMS. Nes tai yra dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. Pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai įmonėje yra skaitmenizuoti , todėl jie yra efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
"PaperOffice" archyvuoja visus jūsų klausos priežiūros įmonėje sugeneruotus dokumentus ir visą svarbią informaciją pagal įstatymus ir auditą užtikrinančiu būdu
Visų pirma, "Paperoffice" DMS gali būti naudojamas analoginiam archyvui, galbūt tradicinei kabančiai failų sistemai, konvertuoti į skaitmeninį archyvą. Tai svarbus žingsnis, kuris ne tik pagreitina administravimą įmonėje, bet ir pagerina duomenų perdavimą iš ENT gydytojo ir atvirkščiai. Pavyzdžiui, el. paštu siunčiamus duomenis galima perskaityti tiesiogiai ir automatiškai perkelti į elektroninį kliento failą.
"PaperOffice" DMS neskelbtini pacientų duomenys yra užšifruoti ir apsaugoti slaptažodžiu, todėl galima nustatyti, kam leidžiama matyti, kiek duomenų įmonėje.
Tinkamo aplanko iškvietimas taip pat atliekamas labai greitai "PaperOffice DMS", o vidinė paieškos sistema įrašo įvairius parametrus, kurie yra įtraukti į paiešką. Jei kliento numeris ar net vardas nebėra žinomas arba egzistuoja daugiau nei vieną kartą, tam tikri raktiniai žodžiai gali apriboti paiešką iki atitinkamo rezultato.
Integruoto dirbtinio intelekto dėka suveikia automatinės taisyklės. Šis di automatiškai surūšiuoja dokumentus į aplankus, pvz., "Sąskaita faktūra" ir "Sutartis", išsaugo atitinkamus raktinius žodžius ir suaktyvina atitinkamo dokumento tipo skaitmeninę darbo eigą.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Gamyba", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Skaitmeninis duomenų tvarkymas yra esminis pagrindas siekiant užtikrinti aukštą savivaldybių paslaugų kokybę ateityje
Tai, kad klausos aparatų akustika yra ne visų lūpose ir tikrai ne ant visų ausų, yra todėl, kad Vokietijoje yra tik 6 600 tokio tipo įmonių. Tai yra šiek tiek daugiau nei 1 proc. visų amatų verslų Vokietijoje.
Nepaisant to, jų klientų auditorijoje yra apie 8 milijonai žmonių, todėl vidutinėje klausos priežiūros specialisto klientų byloje yra daugiau nei 1200 žmonių. Kiekvienam klientui reikia įrašyti daug skirtingų duomenų, nes klausa yra labai sudėtingas dalykas, o žala veikia ne tik ausį ar ausis. Kiekvienas, kuriam kada nors buvo užsikimšęs ausies kanalas, užkimštas ausų vašku, gali apytiksliai suprasti, ką reiškia būti neprigirdintiems. Pasekmės gali būti:
- Išsekimo
- Galvos skausmas
- Streso
- Depresija
- Svaigsta galva
- Miego sutrikimai
Norint tai ištaisyti, iš paciento įrašomi audiometriniai duomenys ir pagal tai gaminamas individualus klausos aparatas. Kurtumas gali keistis. Klausos praradimo laipsnis paprastai didėja su amžiumi, o tai savo ruožtu verčia klausos aparatą pritaikyti prie naujų sąlygų. Pati ausis per visą gyvenimą taip pat patiria anatominių pokyčių dėl jungiamojo audinio atsipalaidavimo.
Klausos akustikos įmonės turi apdoroti dokumentus visuose verslo sandoriuose. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia klausos priežiūros pramonei, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
Plačios "PaperOffice" darbo eigos funkcijos yra labai įdomios klausos aparatų įmonėms. Projekto susitikimų turinys yra registruojamas ir gali būti papildytas dalyvių bet kuriuo metu, ekrane ir iš skirtingų vietų. Auditui atsparus archyvavimas visada garantuojamas, taip pat organizacinių procesų optimizavimas.
"PaperOffice" tai palaiko naudodama platų užduočių ir darbo eigos modulį.
Klausos akustikos įmonėms naudingas skaitmeninių dokumentų valdymas
Dokumentų valdymo sistema leidžia atskirai kurti duomenų bazes kiekvienai atskirai sričiai ir tuo pačiu metu gali sukurti nuorodas. Analoginiai dokumentai, pvz., pateiktos sąskaitos faktūros, nuskaitomi naudojant "PaperOffice" DMS ir išsaugomi tiek kaip nuotrauka, tiek kaip konvertuotas tekstas naudojant OCR programinę įrangą. Visi turimi duomenys gali būti rodomi aiškiai ir nedviprasmiškai, todėl jokie failai neturi būti atliekami kartu, kad būtų galima susitikti ne namuose. Dirbtiniu intelektu valdomas duomenų bazių valdymas sukuria šablonus iš pagrindinių duomenų arba statistiškai tinkamų naudoti sąrašų, jei reikia.
Tuo pačiu metu būtina duomenų apsauga palaikoma naudojant hierarchinį slaptažodžių valdymą ir 1024 bitų šifravimą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
"PaperOffice DMS" yra ne tik platus savo funkcijomis, bet ir lengvai išmokstamas, vadovaujantis vaizdo pamokomis, bet ir individualiais patarimais bei mokymais, jei pageidaujama. Visa tai tikrai geru kainos ir kokybės santykiu.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Klausos aparatų įmonių skaitmeninimas":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko klausos aparatų įmones ir siūlo atitinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kada išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.