Verslo procesų automatizavimas logistikoje ir ekspedijavime
"PaperOffice" DMS logistikai ir krovinių ekspedijavimui užtikrina sklandų informacijos srautą tarp departamentų dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, tyrimai, pristatymo užrašai ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai.Integruotas dirbtinis intelektas leidžia verslo procesus iš esmės automatizuoti, pagreitina jūsų procesus ir padidina sėkmę bei pasitenkinimą.
Logistikos ir ekspedijavimo skaitmeninimas
Vis labiau augančios pasaulinės tiekimo grandinės pristato logistiką ir krovinių ekspedijavimą su naujais iššūkiais. Visų svarbių duomenų ir dokumentų prieinamumas nuo vietos ir laiko nepriklausomas yra labai svarbus transporto ir logistikos pramonėje, o tai turi įtakos ne tik laikui, bet ir finansiškai.
Sąskaitos faktūros, sutartys, užsakymai, pristatymo pažymos ir daug daugiau - visi dokumentai turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą, nepriklausomai nuo vietos. Todėl šių pramonės šakų įmonės yra tos, kurios gauna daug naudos iš tinkamos dokumentų valdymo programinės įrangos naudojimo.
Logistikos pramonėje kasdien sukuriama daug dokumentų. Didelė dalis dokumentų, tokių kaip pristatymo pranešimai ir siuntimo dokumentai, vis dar kuriami popierine forma, tačiau rankinis šių dokumentų apdorojimas užima labai daug laiko, o tai savo ruožtu sukelia nereikalingas išlaidas ir kartais veikia neteisingai.
Siekiant, kad juose esanti informacija būtų greitai prieinama ir kad ji būtų parengta tolesniems automatizuotiems procesams, šie popieriniai dokumentai turi būti suskaitmeninti, o turinys turi būti perskaitytas ir pateiktas.
Logistikos pramonei ypač svarbu laikytis terminų ir imtis teisinių priemonių dokumentams saugoti. Siekiant išspręsti daugelį esamų administracinių problemų logistikos ir ekspedijavimo pramonėje, turėtų būti įdiegta "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema.
Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
Kiek bepopierė ekspedijavimo ir logistikos pramonėje?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys, sąskaitos faktūros, užsakymai, pristatymo pastabos, apžvalgą, ateityje valdydama juos skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
Dokumentų valdymo sistema turėtų apimti šias svarbias ekspedijavimo ir logistikos pramonės funkcijas:
Svarbių santykių suprantamumas skaitmeninių aplankų ir dokumentų aplankų dėka
Redaguojant dokumentus rankiniu būdu, svarbūs ryšiai, pvz., pastabos ir komentarai, gali būti greitai prarasti. Taigi po to beveik neįmanoma suvokti ryšio. Kai ryšius galima atsekti, suaktyvinami pasikartojantys procesai, o tai užima daug laiko ir yra brangu.
Dėl "PaperOffice" diegimo jūsų logistikos įmonėje dokumentai, informacija apie juos ir procesus yra logiškai apibendrinti. Skaitmeniniuose aplankuose yra aprašomųjų ypatybių, jie turi iš anksto nustatytą vidinę struktūrą arba struktūrą ir suteikia galimybę apibrėžti duomenų apsaugos teises. Virtualūs užrašai, komentarai ir užduotys užtikrina, kad nebebūtų prarasta svarbi informacija apie procesus.
Automatizuotas pateikimas
Rankinis dokumentų nuskaitymas yra ypač daug laiko reikalaujantis ir klaidų kupinas procesas. Krovinių ekspedijavimo įmonėms pristačius šūsnį dokumentų, prasideda tikrasis darbas: koks yra lengviausias būdas įrašyti ir priskirti dokumentus, kurie yra popierine forma?
Integruotos skaitytuvo funkcijos ir QR kodo atpažinimo dėka persiuntimo ir logistikos įmonės į skaitytuvą gali įdėti visą šūsnį pristatymo užrašų ir kitų dokumentų - "PaperOffice" atpažįsta tikslinį padavimą pagal atpažintą kontaktą, mokomą dokumento šabloną arba saugodama QR kodų informaciją.
Tokiu būdu visos dokumentų partijos gali būti automatizuotos vienu ypu ir palaipsniui apdorojamos integruotu mokymosi režimu arba kitu būdu, kaip pageidaujama, beveik be žmogiškųjų išteklių.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio patvirtinimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
Šioms užduotims geriausiai tinka dokumentų valdymo programinė įranga, pvz., "PaperOffice" DMS. Nes tai yra dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. Pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai įmonėje yra skaitmenizuoti , todėl jie yra efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Skaitmeninis duomenų tvarkymas yra esminis pagrindas siekiant užtikrinti aukštą savivaldybių paslaugų kokybę ateityje
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Gamyba", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
"PaperOffice" archyvuoja visus dokumentus, sugeneruotus logistikos ir ekspedijavimo būdu, ir visą svarbią informaciją pagal įstatymus ir auditą užtikrinančiu būdu
"PaperOffice" DMS, susijusi su NAS ("Network Attached Storage"), leidžia sukurti labai saugų intranetą vidiniam ryšiui ir duomenų perdavimui. Tai sukuria dvigubą apsaugą nuo atakų iš išorės. Pirma, operacinės sistemos ugniasienė ir, antra, "PaperOffice" DMS šifravimas. Tuo pačiu metu per NAS sukuriamas atskiras debesis, nepriklausomas nuo trečiųjų šalių teikėjų.
Plati "PaperOffice" DMS darbo eigos funkcija labai palengvina vidinį bendravimą. Terminas "vidinis" taip pat apima filialus ar užsienio vietas. Pavyzdžiui, su projektu susijusio darbo atveju visada rodoma dabartinė būsena ir tuo pačiu metu istorija.
Žinoma, taip pat įtrauktas su komanda susijęs ir privatus kalendorius, į kurį įvedami terminai ir su laiku susiję įvykiai.
Dokumentų atpažinimas su AI automatiškai sutvarko visus dokumentus, kurie turi būti išsaugoti teisingame aplanke, ir sukuria raktažodžių indeksą, ir pakeitimų istoriją. "PaperOffice" DMS vidinė paieškos sistema kiekvieną dokumentą randa sekundės dalimis.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Logistikos ir krovinių ekspedijavimo įmonės turi apdoroti visų verslo sandorių dokumentus. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes joje yra viskas, ko jums reikia, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina bendravimą prekyboje ir gamyboje su tiekėjais ir klientais.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. Taigi "PaperOffice" DMS gali tapti organizaciniu linču kiekvienoje prekybos ir gamybos įmonėje ir tai beveik šviesos greičiu.
Logistikos ir ekspedijavimo įmonėms naudingas skaitmeninių dokumentų valdymas
Tačiau naudojant "PaperOffice" DMS yra daug daugiau galimybių logistikos įmonėms, taip pat įmonėms, turinčioms susijusią logistiką ar sandėliavimą. Pavyzdžiui, atsargų valdymas, įskaitant nuolatines arba pagrindines datos atsargas. "PaperOffice" DMS pagrindas yra susietos vartotojų paskyros tinkle. Šių vartotojų abonementų duomenų saugojimas yra sujungtas centrinėje duomenų bazėje. Dokumentai gali būti valdomi naudojant dirbtinį intelektą su skirtingais algoritmais, kurie gali būti naudojami automatizuotiems procesams suaktyvinti.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
Patirkite, kaip galite sujungti informacijos srautą tarp gamybos ir administravimo skaitmenindami ir automatizuodami dokumentų ir verslo procesus.
"PaperOffice" DMS gali tapti įvairių duomenų, kurie vaidina ypatingą vaidmenį gabenant krovinius, šaltiniu. Pavyzdžiui, krovinių gabenimo oru ar vandenynu specifikacijos. Galiausiai atitinkamai integruotos sąsajos leidžia prisijungti prie kitų logistinių programinės įrangos sprendimų, sąlyginai taip pat prie "ATLAS", automatizuotos tarifų ir vietinės muitinės formalumų atlikimo sistemos.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Logistikos ir ekspedijavimo skaitmeninimas":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko logistikos ir ekspedijavimo pramonę ir siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kuriuo metu išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.