PaperOffice Vidinis Naujienlaiskis
PaperOffice Vidinis Naujienlaiskis
Mes norime būti draugais

Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai

Išskirtinė vidinės naujienos.

Nemokamos papildomos naujinimo versijos

Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai

Išskirtinė vidinės naujienos.

Nemokamos papildomos naujinimo versijos

Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.

Dantų technologija / Dantų laboratorija ViaCreative
Zahntechnik GmbH

PopieriusOffice patirtis / Nuoroda / Praktikos ataskaita

 

Industrija
Dantų technologijos / dantų laboratorija / odontologijos pramonė

Regionas
Leipcigas, Vokietija

Departamentai
Biuras, apskaita

Industrija
Dantų technologijos / dantų laboratorija / odontologijos pramonė

Regionas
Leipcigas, Vokietija

Departamentai
Biuras, apskaita

Skaitmeninimas odontologijos technologijų pramonėje - sėkmingas odontologijos pramonės dokumentų valdymas

Lars R. Ludewig, ViaCreative Zahntechnik GmbH savininkas ir vykdomasis direktorius

Profesinė rekomendacija

Industrija
Dantų technologijos / dantų laboratorija / odontologijos pramonė

Regionas
Leipcigas, Vokietija

Departamentai
Biuras, apskaita

Pradinė padėtis

Dantų laboratorija "ViaCreative" yra antroji pono Larso-R karta. "Ludewig" valdoma įmonė Leipcige. Laboratorijoje dantų pakaitalai daugiausia gaminami odontologų vardu.

Bendrovės paslaugų spektras yra labai platus ir pasižymi šiuolaikinių procesų ir metodų naudojimu. Pavyzdžiui, CAD-CAM gamyba, alergiškų žmonių protezų ar antstatų ant implantų gamyba.

"PaperOffice" DMS naudojama "ViaCreative" Leipcige daugiausia duomenų saugojimui, dokumentų paieškoms ir dokumentų rengimui perduoti mokesčių inspekcijai .

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Esamos problemos ir užduotys

Laboratorijoje keli dantų technikai dirba skirtingai įrengtose darbo vietose su skirtingomis užduotimis. Bendras pagrindinis segmentas čia yra tikslus visų atliktų darbų, taip pat naudojamų procesų ir medžiagų registravimas.

Kadangi darbą pacientams beveik išimtinai užsako odontologai, išsamūs dokumentai yra tokie pat svarbūs, kaip ir saugus kartais neskelbtinų duomenų saugojimas.

Prieš priimant sprendimą naudoti "PaperOffice" DMS, kasdienio darbo metu sugeneruoti duomenys dažniausiai buvo įrašomi rankiniu būdu analoginiame faile, kuris vykstančių procesų metu buvo laikomas kabančiame faile biure ir atskiroje archyvo patalpoje, kai darbas buvo baigtas. Norėdami sukurti ir išsiųsti mokesčių dokumentus, darbuotojas perdavė duomenis iš analoginių failų į elektroninę DATEV formą.

Laikas, reikalingas šiai administracinio darbo formai, viena vertus, yra labai didelis ir, kita vertus, labai linkęs į klaidas. Tuo pačiu metu teisiškai privalomas duomenų saugumas užtikrinamas tik ribotai.

Įmonės tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos kontrolę visiems gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti procesą.

Kodėl "ViaCreative" pasirinko "PaperOffice" DMS

Ponas Larsas-R. Dėl esamų iššūkių "Ludewig" ieškojo dokumentų valdymo sistemos, kuri leistų saugiai ir pritaikomai duomenų saugyklai, taip pat lengvai integruoti visas namų darbo vietas su nesudėtinga programine įranga.

Tuo pačiu metu programinei įrangai turėtų būti būdingas geras sąnaudų ir naudos santykis. Be "PaperOffice DMS", ponas Ludewigas išbandė dar keturis programinės įrangos produktus iš kitų sistemų namų ir iš pradžių išnagrinėjo įvairius programinės įrangos pasiūlymus, susijusius su dokumentų valdymu.

Tai, kad "PaperOffice" galiausiai buvo naudojamas kaip dokumentų valdymas "Via Creative", buvo nuspręsta dėl šių priežasčių:

1. Duomenų saugojimas ir prieinamumas. Centrinė ir lengva prieiga prie visų susijusių dokumentų ir galimybė kelioms šalims bendradarbiauti rengiant tą patį dokumentą.

Vidinė, centrinė saugykla, kurią gali pasiekti visi darbuotojai. Duomenys neturėtų būti saugomi trečiosios šalies debesyje arba vieno vartotojo kompiuteryje.

Sprendimas: "Synology" praktiškai sukūrė duomenų bazę NAS, "Network Attached Storage". Ši duomenų bazė buvo integruota į "PaperOffice" DMS ir visus duomenis išsaugojo "Via Creative". Tai visiškai atitinka teisinius duomenų atsarginių kopijų kūrimo reikalavimus. Ponas Ludewigas buvo labai patenkintas sprendimu be išorinio debesies ir todėl be trečiųjų šalių paslaugų teikėjų, kuriems gali būti taikomas vyriausybės įsikišimas ir padidėja įsilaužėlių atakų rizika.

Centrinė saugykla, prie kurios gali prieiti visi darbuotojai, turintys atitinkamas vartotojo teises.

Ponas Larsas-R. Ludewigas anksti suprato, kad jo praktikoje nėra jokio būdo apeiti skaitmeninimą.

"Turėti rankiniu būdu ieškoti ir rasti aplankus, sąskaitas faktūras, pristatymo pažymas, sutarčių būsenas ir kitus svarbius dokumentus, o tai užima labai daug laiko, yra labai tiksli "PaperOffice" paieškos funkcija pagaliau praeities dalykas ..."

2.Kainos ir kokybės santykis. Programinė įranga turėtų turėti gerą kainos ir kokybės santykį.

Sprendimas: "PaperOffice" DMS siūloma skirtingais kainų modeliais, kurie leidžia vartotojams pasirinkti jiems naudingiausią formą.

Tokiu būdu "ViaCreative" sugebėjo išvengti pernelyg didelio kapitalo įsipareigojimo ir vis dar turi atitinkamai didelį biudžetą būtiniems medžiagų ir technologijų pirkimams, kurie yra labai brangūs, ypač odontologijos technologijų srityje.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Lengva valdyti. Programinei įrangai turėtų prireikti kuo mažiau mokymų ir tuo pačiu metu ji turėtų būti parengta ateičiai.

Sprendimas: Iš esmės "PaperOffice" DMS yra labai struktūrizuota ir turi grafinę sąsają, kuri žingsnis po žingsnio vadovauja vartotojui. Be to, yra papildomų vadovėlių ir vaizdo įrašų visoms funkcijoms, kurias galima tiesiogiai iškviesti palaikymui.

Tokiu būdu galima išvengti išorinių konsultantų. Žinoma, "PaperOffice" DMS taip pat siūlo individualius modulių mokymus, jei pageidaujama. Tačiau, remiantis "ViaCreative" darbuotojų patirtimi, "PaperOffice" iš esmės yra savaime suprantama.

Jokių išorinių ir brangių "konsultantų" vietoje ir niekas neturi niekur keliauti mokytis. Kiekvienas gali pats apibrėžti meniu naršymo mokymosi laiką, kaip reikalaujama, o kalbant apie ateitį, "PaperOffice" DMS yra gerai išdėstyta dėl savo modulinės struktūros.

"PaperOffice" mus sužavėjo ne tik savo grafika, be kita ko, dėl to, kad turi labai geras vaizdo pamokas atskiroms temoms. Tokiu būdu galėjome treniruotis savarankiškai ir tada, kai reikėjo."

4. Atkuriamumas ir laiko taupymas. Buvo ieškoma paprastesnio būdo suskaitmeninti analoginius dokumentus ir prireikus lengvai juos vėl rasti.

Sprendimas: Pagrindinis "PaperOffice" DMS segmentas yra analoginių dokumentų skaitmeninimas. Viskas, ko jums reikia, yra skaitytuvas su sąsaja su kompiuteriu ir "PaperOffice" DMS. Dokumentai ne tik nuskaitomi. Jie konvertuojami į redaguojamą tekstą naudojant integruotą OCR programinę įrangą ir automatiškai išsaugomi teisingai.

Integruotos dirbtinio intelekto funkcijos dėka kiekvienas dokumentas gali būti mokomas, visas norimas turinys gali būti išgaunamas tikslingai ir saugomas raktiniais žodžiais visiškai automatizuotu būdu.

Reguliariųjų išraiškų (REGEX) dėka dokumento turinį galima automatiškai skaityti ir saugoti kaip dokumento informaciją.

"Labai greitai gauti chronologinius rezultatus metinėms finansinėms ataskaitoms ir atsargoms, kad būtų galima nustatyti pigiausią kiekvieno atskiro daikto pirkimo kainą. Tai, kas anksčiau užtrukdavo kelias dienas, dabar galima padaryti per kelias valandas!"

Populiariausių pagrindinių "PaperOffice" DMS išspręstų problemų sąrašas

  • Nuolatinė konkrečių dokumentų paieška ir naršymas
  • Daugiau jokių segtuvų ir šūsnių popieriaus
  • Nebėra fizinio archyvo
  • Darbo ir saugojimo išlaidų mažinimas
  • Kiekvieną sausį nebereikia pereiti prie naujų segtuvų ir archyvų
  • Nereikalingas trigubas duomenų atsarginis kopijavimas

Ponas Larsas-R. Ludewigas paaiškina:

"Kiekvienas, kuris įsitrauks į visą DMS temą, bus pakankamai apdovanotas daug laiko taupymo. Entuziazmas, atsilošimas ir žinojimas, kad viskas yra saugu ir lengva visiems.
Geriausi programuotojai puikiai, o kartais ir rekordiniu greičiu įgyvendina užklausas ir jas įgyvendina atnaujindami. Jūs automatiškai ir entuziastingai rekomenduojate..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Populiariausių pagrindinių funkcijų, dėl kurių "PaperOffice" DMS yra geresnė nei visos kitos, sąrašas

  • Greitas prisitaikymas prie atskirų klientų reikalavimų per atnaujinimus
  • Tiesioginis kontaktas su kūrėjais
  • Lengvas NAS vientisumas duomenų saugojimui jūsų pačių serveryje svetainėje. Vartotojas turi nuspręsti dėl įgyvendinimo apimties
  • Ieškokite raktinių žodžių, konkrečių dalių, žodžių ir kt., kad greitai gautumėte atitinkamus duomenis

Ponas Larsas-R. Ludewigas pabrėžia:

"Daugelyje aplankų, be ERP sistemos, sudėtingoje apskaitoje arba atsargose, nustatant tam tikrų straipsnių kainą ar užsakymų numerius vieną tam tikrą laiką, nustatant bendrą sumą, niekada nebenorite išsiversti be" PaperOffice ".

Kaip buvo integruota "PaperOffice" DMS?

Ponas Ludewigas taip pat entuziastingai vertino "PaperOffice" DMS komandos įsipareigojimą įgyvendinti "ViaCreative" administravimo reikalavimų koregavimus.

Jis ir jo komanda buvo lygiai taip pat patenkinti "PaperOffice" DMS grafine sąsaja. Tai įrodo, kad kuriant "PaperOffice" atsižvelgiama į normalų žmonių suvokimą, kuris teikia pirmenybę nuotraukoms ir spalvoms, neatrodydamas žaismingas. Tai vienodai taikoma vadovėliams ir vaizdo įrašams, kuriuos "PaperOffice" sukūrė tam tikriems dokumentų valdymo programinės įrangos segmentams.

"Rankiniu būdu ieškoti ir rasti aplankus, sąskaitas faktūras, pristatymo pažymas, sutarčių būsenas ir kitus svarbius dokumentus, o tai užima labai daug laiko, yra labai tiksli "PaperOffice" paieškos funkcija pagaliau yra praeitis..."

Perėjimo metu "ViaCreative" analoginis archyvas buvo ir yra palaipsniui nuskaitomas ir skaitomas tiesiogiai per OCR programinę įrangą, integruotą į "PaperOffice" DMS. Naudojant reguliarias išraiškas, kurias generuoja "PaperOffice" darbuotojai, visus gaunamus analoginius dokumentus galima lengvai ir konkrečiai klientui pritaikyti.

Visa informacija visais duomenų formatais gali būti iškviesta sekundės dalimis per vidinę paieškos sistemą ir automatinį indeksą.

Ponas Larsas-R. Įvado pradžioje Ludewig rekomenduoja:

"Lėtas požiūris, pirmiausia eksperimentuokite, nelengvai pereikite prie termino, sužinokite, kuri aplanko struktūra mums tinka. Pagrindinės struktūros sukūrimas, pirmasis padavimas, kategorijų parengimas pagal tai, kas paduota ir pažymėta, viskas ramiai, kad atvyktų į komandą."

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Bendros patirties santrauka

"PaperOffice" DMS atitiko visus būtinus kriterijus ir šiandien praktiškai atvaizduoja visą skaitmeninių dokumentų srautą.

Kol kas visi sąskaitų faktūrų dokumentai įrašomi didelio našumo skaitytuvais, "Paper-Office" automatiškai atpažįsta kontaktinius duomenis ir atitinkamai saugo dokumentus elektroniniame archyve.

Tada darbuotojai gali pasiekti dokumentus per paprastą vartotojo sąsają ir įvesti įvairius paieškos terminus - taip pat galima ieškoti viso teksto.

Dėl nuoseklaus DMS naudojimo "ViaCreative" sugebėjo žymiai sutrumpinti sąskaitų faktūroms reikalingą apdorojimo laiką, o neapmokėtų sąskaitų skaičius tuo pačiu metu žymiai sumažėjo.

Ponas Denisas K. iš "Buhalterinės apskaitos ir apskaitos" pabrėžia:

"Rūšiavimas, išsamios paieškos, duomenų paketų sudarymas bendradarbiavimui su mokesčių konsultantu nebėra palyginami su praeities duomenimis, labai sudėtingas rankinis darbas su daugybe popieriaus ir aplankų. Viskas greitai sujungiama į vieną vietą bet kuriuo metu."

FAQs

Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Dantų technologija / Dantų laboratorija ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Kokius patarimus duotumėte būsimiems "PaperOffice" vartotojams?

Niekada nėra per anksti ar per vėlu spręsti skaitmeninimo temą.

Svarbiausia yra suprasti ne tik programinę įrangą, bet ir pačią įmonę. Buvo svarbu, kad nesijaustume priversti pirkti programinę įrangą ar prisiregistruoti gauti bet kokius paslaugų ir palaikymo paketus.

Dar prieš įsigydami "PaperOffice" DMS, kalbėjomės su visais įmonės skyriais ir niekada nesijautėme blogai. Priešingai: "PaperOffice" turi gražią, mandagią ir kompetentingą komandą.

Mums, kaip pramonės įmonei, procesai tampa vis sudėtingesni ir apima daug biurokratijos. Todėl pasitikėjimas sistema ir programine įranga buvo labai svarbus. Žinoma, taip pat buvo labai svarbu, kad programinė įranga būtų lengvai suprantama.

Kam rekomenduotumėte "PaperOffice"?

Mes rekomenduosime "PaperOffice" visoms kitoms įmonėms, kurios norėtų skaitmeninti ir automatizuoti. Visiems, kurie to nori lengvai, nereikia išsamaus sprendimo su automatiniu buhalterija, kasos aparatu ir pan., Kuris nenori daugiau segtuvų ir nuolatinių paieškų.

Kas jums ypač patinka "PaperOffice"?

Esame labai patenkinti viskuo.

Išvados

"PaperOffice" yra lengva, tačiau galinga dokumentų valdymo sistema.

Funkcijos, kurios iš pradžių atrodo beprasmės, pvz., Automatinis dokumento turinio skaitymas, pasirodo esančios svarbiausios funkcijos, kurių nebenorite praleisti.

"Kiekvienas, kuris įsitrauks į visą DMS temą, bus pakankamai apdovanotas daug laiko taupymo. Entuziazmas, atsilošimas ir žinojimas, kad viskas yra saugu ir lengva visiems, norus įgyvendina geriausi programuotojai, kartais rekordiniu greičiu, ir įgyvendina per atnaujinimą. Nemokamas palaikymo laikas per mėnesį ir vartotojas, kad galėtų toliau tobulėti ir mokytis kartu. Jūs automatiškai ir entuziastingai rekomenduojate."

PaperOffice išsprendžia visus problemas: Garantuotai.

Atvejo analizė

Skaitmeniniai specializuoti verslo procesų automatizavimo sprendimai

"Rankinis dokumentų tvarkymas tokioje didelėje bendruomenėje mums būtų kainavęs daug laiko.
Naudojant automatizuotą "PaperOffice" DMS sprendimą, rankinės pastangos galėtų būti labai sumažintos, tuo pačiu metu buvo investuotos į į ateitį orientuotas technologijas. Esame skaitmeninio turto valdymo pradininkai."

Alejandro Campos
IT specialistas ir nekilnojamojo turto valdymo "El Guijo" projektų vadovas