Verslo procesų automatizavimas maitinimo ir viešbučių pramonėje
"PaperOffice" DMS gastronomijai užtikrina sklandų informacijos srautą tarp departamentų dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, kvitai, pristatymo užrašai ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais, taip maksimaliai optimizuojant visus darbo procesus.Integruotas dirbtinis intelektas leidžia verslo procesus iš esmės automatizuoti, pagreitina jūsų procesus ir padidina sėkmę bei pasitenkinimą.
Skaitmeninimas maitinimo ir viešbučių pramonėje
Kaip maitinimo ir viešbučių pramonė, jūs turite daug svarbių dokumentų, kuriuos reikia valdyti:
Pramogų kvitai, sąskaitos faktūros, pristatymo pažymos, sutartys ir daug daugiau. Todėl maitinimo ir viešbučių įmonės yra tos, kurioms labai naudinga naudoti tinkamą dokumentų valdymo programinę įrangą.
Be tinkamos dokumentų valdymo sistemos yra daug rankinių pastangų.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis, taupo išlaidas, pvz., Pašalina popierinius dokumentus, ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip kvitai, sutartys, pristatymo pastabos ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje juos skaitmeniniu būdu valdydama "PaperOffice" .
Geriausias sprendimas yra naudoti gerai apgalvotą dokumentų valdymo programinę įrangą, pvz., "PaperOffice" DMS.
Taip pat galite pasinaudoti skaitmeninėmis administracinėmis užduotimis ir stebėti visas nuomos ir paslaugų sutartis, oficialią korespondenciją, kuri pateikiama iš naujo arba priskiriama darbuotojams atliekant užduotis.
Skaitmeninis ir auditui atsparus dokumentų ir kvitų archyvavimas galiausiai užtikrina teisinį tikrumą pagal GoBD nuostatas.
Kaip bepopierė maitinimo ir viešbučių pramonėje?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis, taupo išlaidas, pvz., Pašalina popierinius dokumentus, ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip kvitai, sutartys, pristatymo pastabos ar kiti laiškai, apžvalgą, ateityje juos skaitmeniniu būdu valdydama "PaperOffice" .
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų, naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai patvirtinti arba atmesti patvirtinimą.
Naudojant "PaperOffice" DMS programinės įrangos sprendimą, daugiau dokumentų neprarandama. Ir nesvarbu, kur esate, svarbius dokumentus galite pasiekti per kelias sekundes.
Žinoma, jūs visada dirbate su mūsų sistemomis laikydamiesi įstatymų ir visiškai audituodami.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio patvirtinimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
Be daugybės kitų privalumų, "PaperOffice" DMS yra idealus įrankis įvairiems dokumentams valdyti.
Kiekvienas dokumentas, nuo sąskaitos faktūros už gėrimų pakuotę iš prekybos centro iki įvairių rezervacijų, paslaugų vykdymo ir atšaukimų - viskas gali būti išsaugota teisinga chronologine tvarka ir iškviesta, kaip reikalaujama.
Šioms užduotims geriausiai tinka dokumentų valdymo programinė įranga, pvz., "PaperOffice" DMS. Nes tai yra dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. Pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai įmonėje yra skaitmenizuoti , todėl jie yra efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Švęsti vakarėlius, gerai maitintis nereikia patiems gaminti, patirti kažką nepaprasto, susitikti su draugais, tai yra žmonių kraujyje.
Ne veltui restoranų asociacija DEHOGA 2020 m. iš viso užfiksavo beveik 158 000 restoranų pramonės įmonių, neįskaitant nakvynių, tokių kaip viešbučiai ar svečių namai. Pavyzdžiui, Vokietijoje yra viena įmonė iš "Gastro & Event" sektoriaus kiekvienam 518 gyventojų.
Jokia kita prekyba Vokietijoje negali pasigirti tokiu dideliu tankiu.
Net jei viešojo maitinimo sektorius yra labai populiarus kaip verslas, tai jokiu būdu nėra lengva, ypač todėl, kad teisinė sistema siejama su vis daugiau taisyklių, pvz., įpareigojimu pateikti kvitą arba pareiga naudoti kasos aparatą. Paprastai "užaugęs" šeimos verslas turi šiek tiek lengviau, o Vokietija šiuo atžvilgiu turi senas tradicijas.
Kalbant apie turinį, daug kas įvyko gastronomijos ir įvykių prasme šiandieniniame globalizuotame pasaulyje, nuo anuomet iki 21-ojo amžiaus. Kaip yra įvairių gastronominių pasiūlymų, taip ir vyksta visų rūšių renginiai. Atitinkamai organizacinės pastangos yra milžiniškos ir reikalauja tinkamo administravimo, kad būtų galima apžvelgti.
Yra daugybė gastronomijos programinės įrangos, kuri daugiausia naudojama užsakymams užsakyti, kvitams kurti ir mokesčiams teisingai apskaičiuoti. O kaip su viskuo kitu? Neretai renginių organizatoriai ar restoranų savininkai randa gana chaotiškos išvaizdos stalčių valdymą.
Viena iš to priežasčių yra ta, kad popierius vis dar vaidina svarbų vaidmenį gastronomijoje ir renginių valdyme. Pristatymo užrašai, sąskaitos faktūros, sutartys, pasiūlymai ir kiti dalykai tiesiogine prasme patenka į namus, vien todėl, kad maitinimo pramonėje asmeninis kontaktas su restoranu yra svarbesnis tiekėjams ir atstovams nei bet kurioje kitoje pramonės šakoje. Pristatymo užrašus ir panašius dalykus galima iš karto atsinešti su savimi. Bet koks yra lengviausias būdas sukurti tvarką ir išlaikyti apžvalgą? PaperOffice DMS yra atsakymas į šį klausimą.
"PaperOffice" DMS sukuria aiškius pranašumus maitinimo pramonėje
"PaperOffice" DMS dėka sklandus DMS programinės įrangos integravimas į esamą viešbučių ir maitinimo pramonės IT infrastruktūrą gali būti atliekamas be jokių problemų, o tai taip pat reiškia verslo procesų optimizavimą.
Dokumentų valdymo programinė įranga analoginius dokumentus paverčia skaitmeniniais duomenimis, net ir naudojant mobiliojo telefono kamerą. Kadangi šioje pramonėje nereikėtų nuvertinti svetingumo kvitų ir pristatymo važtaraščių valdymo.
Dėl "PaperOffice" DMS naudojimo ir skaitytuvo ryšio, kurį galima įsigyti iš gamyklos, darbuotojai gali be didelių pastangų skaitmeninti gaunamus analoginius dokumentus. Tai užtikrina, kad visus svarbius dokumentus būtų galima rasti bet kuriuo metu.
Be to, popierinius dokumentus galima įrašyti išmaniuoju telefonu ar planšetiniu kompiuteriu ir juos galima siųsti tiesiai į nešiojamąjį kompiuterį su "Windows" operacine sistema, pavyzdžiui, dėl integruotos "Dropmail" pašto funkcijos. Čia, savo ruožtu, "PaperOffice" DMS leidžia importuoti vaizdus ir konvertuoja juos į teksto formatus, žinoma, išsaugomas nuotraukų formatas.
OCR programinė įranga, integruota į "PaperOffice" DMS, išskiria logotipą ir įprastą tekstą. Partnerių įmonių pristatymo pažymas ar svetingumo kvitus galima greitai rasti bet kuriuo metu, pavyzdžiui, atliekant tyrimus, naudojant OCR paiešką, taip užtikrinant kuo didesnį skaidrumą ir teisinį tikrumą.
Archyvavimas taip pat gali būti atliekamas taip, kad visi vėlesni siuntėjo dokumentai būtų atpažįstami ir automatiškai priskiriami.
Be to, "PaperOffice" DMS siūlo restoranų savininkams ir renginių vadovams kitus praktinius įrankius, tokius kaip darbo eigos funkcija, idealiai tinkanti valdyti renginius, automatizuotas šablonų, tokių kaip meniu, kūrimas ir statistiniai vertinimai, tokie kaip klientų dažnis ar gėrimų vartojimas.< /p>
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas taip pat naudingas daugeliui maitinimo ir viešbučių pramonės įmonių. Gaunamos sąskaitos faktūros gali būti automatizuotos "PaperOffice" DMS dėka ir persiunčiamos atsakingam darbuotojui. Valdymo ir išleidimo procesas per skaitmeninį išleidimą taip pat gali būti vykdomas greitai ir efektyviai per sistemą.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina bendravimą prekyboje ir gamyboje su tiekėjais ir klientais.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. Taigi "PaperOffice" DMS gali tapti organizaciniu linču kiekvienoje prekybos ir gamybos įmonėje ir tai beveik šviesos greičiu.
Maitinimo ir viešbučių pramonės įmonės gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
Tačiau su "PaperOffice" DMS restoranų restoranams yra daug daugiau galimybių. Pavyzdžiui, atsargų valdymas, įskaitant nuolatines arba pagrindines datos atsargas. "PaperOffice" DMS pagrindas yra susietos vartotojų paskyros tinkle. Šių vartotojų abonementų duomenų saugojimas yra sujungtas centrinėje duomenų bazėje. Dokumentai gali būti valdomi naudojant dirbtinį intelektą su skirtingais algoritmais, kurie gali būti naudojami automatizuotiems procesams suaktyvinti.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
"PaperOffice" DMS turi protingą meniu naršymą, kuris yra logiškai struktūrizuotas ir leidžia intuityviai valdyti daugelyje sričių. Nemokamai internete prieinamos vaizdo pamokos suteikia papildomą paramą ir, žinoma, mokymo kursai taip pat gali būti rengiami tiesiogiai kliento įmonės būstinėje, jei pageidaujama.
"PaperOffice" DMS ne tik dokumentuoja įvairių tipų etapus, bet ir vienodai tinka logistinėms užduotims, susijusioms su medžiagų viešaisiais pirkimais, remti. Dėl galimybių sukurti duomenų bazes "PaperOffice" DMS, medžiagų pirkimą ir medžiagų sunaudojimą galima stebėti ir priskirti įspėjimo lygius. Vidinis di gali būti naudojamas kuriant šablonus, kurie automatiškai reaguoja, jei yra kliūčių ar trūksta, pavyzdžiui, jei pateikiami pakartotiniai užsakymai, nors esamas kiekis iš tikrųjų turėtų būti pakankamas. Šiam tikslui gali būti naudojama darbo eigos funkcija, su kuria atsakingi įmonės darbuotojai gali palyginti savo užduočių vykdymą.
"PaperOffice" DMS maitinimo ir viešbučių pramonėje, kad dėl visų dokumentų nebūtų pamirštas kontaktas su svečiu.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Skaitmeninimas gastronomijos ir viešbučių pramonėje":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko maitinimo ir viešbučių pramonę ir siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kuriuo metu išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.