Skaitmeniniai specializuoti sprendimai finansų srityje
Verslo procesų automatizavimas ir specializuoti finansų sprendimai yra būtinos efektyvumo ir sėkmės sąlygos. Jos poreikis nebėra neprivaloma prabanga, o būtinybė, kad ilgainiui išliktum konkurencinga.
Profesinė rekomendacija
Svarbūs esamos popierinės formos dokumentai, tokie kaip pareiškimai, sąskaitų išrašai, sutartys, išoriniai laiškai, sąskaitos, ataskaitos, skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuoja visus darbo procesus."PaperOffice" ne tik įgalina dokumentų valdymą, bet ir suteikia jam tiesioginę prieigą prie skaitmeninių klientų ir kredito failų.
Finansų ir bankininkystės skaitmeninimas
Šiandien tvyrant skaitmeniniams ir popieriniams duomenims, turi būti užtikrinta, kad svarbūs dokumentai nebūtų prarasti ir būtų prieinami tinkamu laiku, nes finansų įstaigoms ir bankams labai naudingas tinkamo duomenų valdymo naudojimas - jie gauna svarbius dokumentus, kurių klasifikavimo lygis yra aukštas ir kurie yra neatidėliotini užbaigimo reikalavimai.
Finansų įstaigoms ir bankams labai naudinga naudoti tinkamą duomenų valdymą, atitinkantį visus reikalavimus.
Svarbūs dokumentai, tokie kaip pareiškimai, sutartys, sąskaitos ir išoriniai laiškai, pateikiami ne tik paštu. Daugelis klientų laiškų taip pat atvyksta el. Paštu. Tai darant turi būti išlaikyta išsami atsakomybės, terminų, išlaidų ir užduočių apžvalga ir užtikrinti saugos standartai.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Kadangi visiems finansų procesams reikalingas tobulas informacijos srautas ir struktūrizuotas vykdymas. Būtinus privalumus galima pasiekti tik skaitmeninimo dėka.
Kadangi skaitmeninis dokumentų archyvas suteikia tiesioginę prieigą prie visų reikalingų dokumentų ir dalyvavimą patvirtinimo procesuose. Nesvarbu, ar esate biure, dirbate iš namų ar komandiruotėje.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti.
"PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje juos valdydama skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Konvertuokite dokumentus į sprendimus
Finansų pramonėje ir bankuose kasdien naudojama daug popieriaus ir pagaminama daugybė dokumentų. Viena vertus, kadangi procesai yra gana sudėtingi, tai lemia didelius popieriaus kalnus, didžiulius duomenų kiekius, bet ir ilgą paieškos procesą. Be to, dokumentai turi būti išsaugoti, indeksuoti, klasifikuoti ir, jei reikia, jais turi būti dalijamasi su kolegomis.
Dokumentų valdymo sistema "PaperOffice" suteikia organizavimą ir duomenų apsaugą po vienu gaubtu. Naujoviška sistema suteikia supaprastintas paieškos ir paieškos priemones, kurios sumažina atsakymo laiką ir užtikrina, kad dokumentai niekada nebūtų prarasti, o finansų įstaigos visada yra patenkintos.
Tai "PaperOffice" DMS , dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai jūsų įmonėje suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Praėjimo kontrolė ir didesnis skaidrumas
Integruoto dirbtinio intelekto dėka suveikia automatinės taisyklės. Šis di automatiškai rūšiuoja dokumentus į aplankus, pvz., "Sąskaita faktūra" ir "Banko išrašai", išsaugo atitinkamus raktinius žodžius ir suaktyvina atitinkamo dokumento tipo skaitmeninę darbo eigą.
Finansų įstaigoms ir bankams tai reiškia, kad reikia išlaikyti labai platų kliento ar kliento failą, kuris taip pat turi turėti keletą specialių funkcijų. Pavyzdžiui, turi būti laikomasi BDAR principų ir, žinoma, finansų įstaigoms taikoma besąlyginė konfidencialumo pareiga, kuri susijusi ne tik su žodiniais pareiškimais, bet ir su saugiu dokumentų, saugomų nuo neįgaliotų asmenų, saugojimu. Taip pat yra įsipareigojimas laikytis teisinių ir sutartyje nustatytų terminų.
Kai kuriais atvejais šių terminų nesilaikymas gali turėti nusikalstamų pasekmių, tačiau dažniausiai tik civilines pasekmes. Finansų įstaigoms taip pat labai svarbu apsaugoti savo klientų komercines paslaptis.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "IT skyrius", kad kolega galėtų nedelsdamas įsikišti, jei darbuotojo nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti klientui arba atvirkščiai.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Puikios finansinės darbo eigos
Finansų įstaigos, taip pat paslaugų teikėjai ir bankai turi tvarkyti visų verslo operacijų dokumentus. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia finansų įstaigoms ir bankams, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Skaitmeninių darbo eigų integravimas į verslo procesus
"PaperOffice" darbo eigos funkcija supaprastina bendravimą. Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" DMS leidžia lengvai atsižvelgti į taikomus saugojimo ir ištrynimo laikotarpius. Skaitmeninės darbo eigos yra integruotos į verslo procesus, o tai užtikrina atitiktį esminiams proceso etapams, taigi ir atitiktį.
"PaperOffice" tai palaiko naudodama platų užduočių ir darbo eigos modulį.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio išleidimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus. O tai yra absoliuti BŪTINYBĖ finansų sektoriuje.
Tokiu būdu atitinkami metaduomenys taip pat gali būti saugomi po dokumentų archyvavimo proceso. Be dokumento tipo, galima nurodyti archyvavimo laikotarpį ir susijusią kliento informaciją.
Finansinių paslaugų teikėjai gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų.
Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose.
Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
"PaperOffice DMS" yra ne tik platus savo funkcijomis, bet ir lengvai išmokstamas, vadovaujantis vaizdo pamokomis, bet ir individualiais patarimais bei mokymais, jei pageidaujama. Visa tai tikrai geru kainos ir kokybės santykiu.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Finansų ir bankininkystės skaitmeninimas":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko finansinių paslaugų teikėjus ir bankus bei siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kada išplėstas pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.