PaperOffice Vidinis Naujienlaiskis
PaperOffice Vidinis Naujienlaiskis
Mes norime tapti draugais

Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai

Išskirtinė vidinės naujienos.

Nemokamos papildomos naujinimo versijos

Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai

Išskirtinė vidinės naujienos.

Nemokamos papildomos naujinimo versijos

Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.

Sertifikavimas ir dokumentų saugojimas, atitinkantis GOBD reikalavimus

Certifikavus ir suteikus leidimą naudoti abi didžiausias pasaulio skaitmeninimo standartus GOBD (ankstesnėmis GDPDU) bei DSGVO (EU-GDPR), su „PaperOffice“ jūs garantuotai esate saugioje vietoje.

Išeminiai pažymėjimai

100% GOBD per peržiūros saugumą

Dėl peržiūrės saugumo procesų dokumentavime, jis yra fiksuojamas ir patikrinamas bet kuriuo metu, apsaugotas nuo manipuliavimo ir praradimo, kad atitiktų testų ir peržiūrų reikalavimus ir ilgalaikį galiojimą išlaikytų.

100% GDPR kaip nėra debesijos saugojimo

Vietinis duomenų saugojimas be debesų saugojimo supaprastina procesų dokumentavimą, suteikia daugiau kontrolės informacijos prieigai ir leidžia lengviau pasiekti senesnes versijas, taip pat saugų dokumentų ir informacijos dalinimąsi, bendradarbiaujant su kitais komandos nariais.

100% Prieigos kontrolė

Dėka PaperOffice DMS prieigos kontrolės užtikrinama, kad prieš tai nustatyta teisę naudotis dokumentų valdymo sistema turintys asmenys gali pasiekti tik tuos duomenis, kuriems jų prieiga yra apribota. Be to, užtikrinama, kad personalinės duomenys negali būti neskaitomi, nukopijuojami, keičiami ar šalinami be leidimo vykdant, naudojant ir saugant.

Dokumentų archyvavimas teisinėje prasme

Nurodome jus per teisinį džiunglę, atskleisime marketingo pusiausvyrą ir paaiškinsime, kodėl PaperOffice yra jūsų tobulas dokumentų pagrindas visoms teisinėms reikalavimams.

Procedūrinė dokumentacija

Tai jums reikia: Procedūrų dokumentacija pagal GoBD

Mėginio proceso dokumentacija pakeičiant skenavimą, išleista Federalinės mokesčių patarėjų kamaros (BStBK) ir Vokietijos mokesčių patarėjų asociacijos (DStV) bendradarbiavimu

Įsipareigojimas pateikti įrodymus.

Ką sako procedūrinė dokumentacija?

Kad viskas vyksta pagal planą

Naudojant procedūrinę dokumentaciją, įmonės gali įrodyti, kad jų IT remiama apskaita ir duomenų bei dokumentų saugojimas atitinka GoBD apibrėžtus reguliarumo principus.

Kad jūs galite pateikti bet kokį dokumentą pagal užklausą

Tikslas yra padaryti apskaitą ir dokumentų archyvavimą įmonėje suprantamą ir patikrinamą per priimtiną laiką ekspertui, pvz., audito metu.

Šiai paskirčiai smulkiai aprašoma, kaip pervedimai ir registruojami, gauti, skaitmenizuojami, apdorojami, išduodami ir saugomi. The mokimo vartotojui naudojamos IT sprendimas arba pats verslininkas atsakingas už proceso dokumentacijos kūrimą.

Proceso dokumentacija

Ką turėtų atsižvelgti procedūrinė dokumentacija?

Kiekvienam IT sistemos turi būti prieinama aiškiai struktūrizuota procedūrų dokumentacija. IT proceso turinys, struktūra ir rezultatai turi būti visiškai ir įtikinamai akivaizdūs.
Norint patvirtinti atsekamumą, reikia išsamių ir naujausių procedūrų dokumentų, kurie dokumentuotų visas sistemos ir technologinius pokyčius turiniu ir laiku be spragų.

Svarbiausias procedūrinis dokumentas taip pat turi rodyti, kaip yra fiksuojami, apdorojami, išduodami ir saugomi elektroniniai dokumentai.
Duomenų saugojimo procedūros aprašas, įdiegtas PaperOffice lokalios duomenų bazės taikyme, taip pat yra svarbus procedūros dokumentacijos dalis.

Procesų dokumentacija aprašo norimą organizacinį ir techninį procesą. Nuo informacijos sukūrimo per indeksavimą, apdorojimą ir saugojimą iki aiškaus vėlesnio suradimo.

už visiškai tvarkoje

Sprendimas: GOBD suderinamas PaperOffice dokumentų saugojimui

PaperOffice atitinka GOBD per sertifikavimą ir visų programinės įrangos reikalavimų patikrinimą, atitikdama visus reikalingus standartus.

Reikalavimas1/6

SEKAMUMO IR PATIKIMUMO PRINCIPAS (GOBD SKYRIUS 3.1)

Pagal GoBD, mokėtojas yra įpareigotas užtikrinti, kad IT sistema būtų apsaugota nuo praradimo (pvz., neradimo) ir nuo neteisėtų įvedimų bei pakeitimų.

Reikalavimas2/6

TIESOS, AIŠKUMO IR NUOLATINIO ĮRAŠŲ SU INDIVIDUALIAIS OBJEKTAIS PRINCIPAI (GOBD III.2 SKYRIUS)

DMS serverio komponentai paprastai yra tie patys saugumo reikalavimai kaip kiti IT komponentai. Svarbūs klausimai yra stebėjimas ir duomenų saugumas.

Reikalavimas3/6

PILNA NUODIŠKUMAS (GOBD- SKYRIUS 3.2.1)

Kaip principo, kiekvienas dokumentas, kurį reikia išsaugoti, turi būti užregistruotas individualiai ir su visais jo komponentais (paramos netobulumas ir pilnumas).

Reikalavimas4/6

Tikslumas (GOBD SKYRIUS 3.2.2)

Laikantis teisingumo principo, DMS turi užtikrinti, kad archyvuojami dokumentai ir duomenys atitiktų reikiamą derinį su originalu (tiek atvaizdui, tiek turiniui).

Reikalavimas5/6

UŽSAKYMAS (GOBD SKYRIUS 3.2.4)

Nuoseklaus DMS naudojant tvarkos principų laikomasi, jei tvarkos kriterijų atitikimą galima užtikrinti visą informacijos laikymo laikotarpį.

Reikalavimas6/6

NEKINTAMIŠKUMAS (GOBD SKYRIUS 3.2.5)

GoBD reikalauja, kad naudojama duomenų apdorojimo procedūra būtų sukurta taip, kad visos informacijos, kuri buvo įvesta į apdorojimo procedūrą, nebūtų galima slopinti ar perrašyti, ištrinti, pakeisti arba falsifikuoti be identifikavimo (GoBD 3.1 skyrius; 58-60).

Dažniausi klausimai
Kas padeda su procesų dokumentacija?

Jei jūs tikite savo procesais be abejonių, galbūt galite išsiversti be mokesčių konsultanto. Tačiau mes rekomenduojame gauti pagalbą iš mokesčių konsultanto iš anksto arba bent kartą kuriant procesų dokumentaciją. Iš savo patirties galime pasakyti, kad visuomet naudinga ir naudinga kalbėtis atvirai su audito organu, nes nepaisant visų nurodymų ir standartų galutinį sprendimą visada priima auditorius.

Kas patvirtina proceso dokumentaciją?

Būkite atsargūs dėl pusės žinių apie rinkodarą: jokie sertifikatai, išduodami bet kokio tipo ir bet kokio leidėjo, nėra priimami mokesčių institucijų! Jei reikia, svarbiausia yra procedūrinės dokumentacijos pristatymas pagal GoBD, ir ar viskas tikrai atitinka, nusprendžia audito institucija, pvz., jūsų audito audito arba mokesčių inspekcija.

Kodėl vienas tik PaperOffice yra nepakankamas?

Trumpai ir aiškiai paaiškinta: jei pavyzdžiui, "PaperOffice" sistemoje saugiai ir patikimai archyvuojate sąskaitą, tai vis dėlto sąskaita galėjo būti manipuliuota ar pakeista PIRMIAU nei nuskaitydavote. Jūs išsaugote patikimai, bet viso proceso patikimumas nėra užtikrintas ir atitinkamai neatitinka GoBD reikalavimų.

Ar galiu išmesti originalius dokumentus?

Dokumentai su teisės reikšme, pvz., sutartys, vis tiek turi būti laikomi originalo forma. Paprastai sakant: mokesčių inspekcija priima elektroninius dokumentus, bet teismas ginčo atveju priima tik originalus. Tai yra dėl to, kad parašas gali būti tikrinamas dėl autentiškumo tik originaliuose dokumentuose. Rekomenduojame niekada neišmeskite originalų.

Kodėl galiu ištrinti PaperOffice dokumentus?

Vėlgi, yra procesų dokumentacija. Nes techniškai neįmanoma visiškai pašalinti ištrynimo, kol duomenys yra saugomi jūsų. Galiausiai galite patys ištrinti įrašą iš duomenų bazės. Arba pašalinkite kietąjį diską. Arba atsikratykite serverio. Arba sprogdinkite pastatą.

Kaip rasti techninius DMS rekomendacijas?

Bitkom parengė GOBD tikrinimo sąrašą dėl dokumentų valdymo sistemų, remiantis naujausia GOBD versija iš 2019 m. 11 d., kurią galite rasti čia.

change me
Premjera

Įdiekite skaitmeninį sąskaitų faktūrų apdorojimą
Teisingas įgyvendinimas per 10 žingsnių

PaperOffice Academy

Tapkite profesionalu per 15 minučių.

Greitas pažinimas su PaperOffice 2022

change me
Naujiena

Skaitmeninė transformacija savivaldybėje: Modernios technologijos efektyviam valdymui

Skaitmeniniai pokyčiai grotelių pramonėje - sėkmingas dokumentų valdymas

"Grotelių industrijoje skaitmenizacijos tema tampa vis labiau pastebima. Tai taikoma, pavyzdžiui, mūsų pristatymo pastaboms, dalių sąrašams arba mūsų planams, brėžiniams ir konfigūratoriams. Įvedus "PaperOffice" DMS, rankinės pastangos galėtų būti sumažintos. Dabar esame pionieriai kaip skaitmeninių grotelių gamintojas."

Case Study Image