PaperOffice Vidinis Naujienlaiskis
PaperOffice Vidinis Naujienlaiskis
Mes norime tapti draugais

Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai

Išskirtinė vidinės naujienos.

Nemokamos papildomos naujinimo versijos

Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai

Išskirtinė vidinės naujienos.

Nemokamos papildomos naujinimo versijos

Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.

Sertifikuotas ir GOBD suderinamas dokumentų saugojimas

Su pasaulio dviejų aukščiausių skaitmeninimo standartų GOBD (ankstenai GDPDU) ir DSGVO (EU-GDPR) sertifikacija ir patvirtinimu su PaperOffice jums garantuojama saugumo pusė.

Svarbiausios ypatybės

100% GOBD per peržiūros saugumą

Dėl peržiūrės saugumo procesų dokumentavime, jis yra fiksuojamas ir patikrinamas bet kuriuo metu, apsaugotas nuo manipuliavimo ir praradimo, kad atitiktų testų ir peržiūrų reikalavimus ir ilgalaikį galiojimą išlaikytų.

100% GDPR kaip nėra debesijos saugojimo

Vietinis duomenų saugojimas be debesų saugojimo supaprastina procesų dokumentavimą, suteikia daugiau kontrolės informacijos prieigai ir leidžia lengviau pasiekti senesnes versijas, taip pat saugų dokumentų ir informacijos dalinimąsi, bendradarbiaujant su kitais komandos nariais.

100% prieigos kontrolė

Dėka PaperOffice DMS prieigos kontrolės užtikrinama, kad prieš tai nustatyta teisę naudotis dokumentų valdymo sistema turintys asmenys gali pasiekti tik tuos duomenis, kuriems jų prieiga yra apribota. Be to, užtikrinama, kad personalinės duomenys negali būti neskaitomi, nukopijuojami, keičiami ar šalinami be leidimo vykdant, naudojant ir saugant.

Dokumentų archyvavimas aiškinamas teisėtai.

Vedame jus per teisinį džiunglę, atskleidžiame rinkodaros pusžiniatą ir paaiškiname, kodėl PaperOffice yra puikus dokumento pagrindas visiems teisiniams reikalavimams.

Procedūrinė dokumentacija

Ko jums reikia: Procedūrinė dokumentacija pagal GoBD

Pavyzdinė procedūrinė dokumentacija pakeičiamojo skenavimo atveju, paskelbta Vokietijos Federalinės Mokesčių Konsultantų Rūmai (BStBK) bendradarbiaujant su Vokietijos Mokesčių Konsultantų Asociacija (DStV).

Įsipareigojimas pateikti įrodymus.

Ką sako procedūrinė dokumentacija?

Kad viskas vyksta pagal planą

Naudojant procedūrinę dokumentaciją, įmonės gali įrodyti, kad jų IT remiama apskaita ir duomenų bei dokumentų saugojimas atitinka GoBD apibrėžtus reguliarumo principus.

Kad galite pateikti bet kokį dokumentą pagal užklausą

Tikslas yra padaryti apskaitą ir dokumentų archyvavimą įmonėje suprantamą ir patikrinamą per priimtiną laiką ekspertui, pvz., audito metu.

Šiai paskirčiai smulkiai aprašoma, kaip pervedimai ir registruojami, gauti, skaitmenizuojami, apdorojami, išduodami ir saugomi. The mokimo vartotojui naudojamos IT sprendimas arba pats verslininkas atsakingas už proceso dokumentacijos kūrimą.

Dokumentų apdorojimas

Ką turėtų atsižvelgti procedūrinė dokumentacija?

Kiekvienam IT sistemai turėtų būti prieinama aiškiai struktūrizuota procedūrinė dokumentacija. IT proceso turinys, struktūra ir rezultatai turėtų būti visiškai ir įtikinamai aiškūs.
Norint patvirtinti atsekamumą, reikia išsamių ir naujausių procedūrų dokumentų, kurie dokumentuotų visas sistemos ir technologinius pokyčius turiniu ir laiku be spragų.

Svarbiausias procedūrinis dokumentas taip pat turi rodyti, kaip yra fiksuojami, apdorojami, išduodami ir saugomi elektroniniai dokumentai.
Duomenų atsarginės kopijavimo procedūros, kuri yra susijusi su vietos duomenų bazių programėle PaperOffice, aprašymas taip pat yra svarbi procedūros dokumentacijos dalis.

Procedūros dokumentacija apibūdina numatytąjį organizacinį ir techninį procesą. Nuo informacijos kilmės iki indeksavimo, apdorojimo ir saugojimo, taip pat vienareikšmiško atkūrimo.

už visiškai tvarkoje

Sprendimas: Dokumentų saugojimui skirtas GOBD atitinkantis PaperOffice

PaperOffice atitinka GOBD per sertifikavimą ir visų programinės įrangos reikalavimų patikrinimą, atitikdama visus reikalingus standartus.

Reikalavimas1/6

SEKAMUMO IR PATIKIMUMO PRINCIPAS (GOBD SKYRIUS 3.1)

According to the GoBD, the taxpayer is obliged to ensure that the IT system is secured against loss (e.g. untraceability) and protected against unauthorized entries and changes.

Reikalavimas2/6

TIESOS, AIŠKUMO IR NUOLATINIO ĮRAŠŲ SU INDIVIDUALIAIS OBJEKTAIS PRINCIPAI (GOBD III.2 SKYRIUS)

DMS serverio komponentai paprastai yra priskiriami toms pačioms saugumo reikalavimams kaip ir kitiems IT komponentams. Reiksmingi dalykai yra stebėjimas ir duomenų sauga.

Reikalavimas3/6

PILNUMAS (GOBD SKYRIUS 3.2.1)

Kaip principo, kiekvienas dokumentas, kurį reikia išsaugoti, turi būti užregistruotas individualiai ir su visais jo komponentais (paramos netobulumas ir pilnumas).

Reikalavimas4/6

TEISINGUMAS (GOBD SKYRIUS 3.2.2)

Laikantis teisingumo principo, DMS turi užtikrinti, kad archyvuojami dokumentai ir duomenys atitiktų reikiamą derinį su originalu (tiek atvaizdui, tiek turiniui).

Reikalavimas5/6

UŽSAKYMAS (GOBD SKYRIUS 3.2.4)

Nuoseklaus DMS naudojant tvarkos principų laikomasi, jei tvarkos kriterijų atitikimą galima užtikrinti visą informacijos laikymo laikotarpį.

Reikalavimas6/6

NEKINTAMUMAS (GOBD SKAITYTOSE 3.2.5)

GoBD reikalauja, kad naudojama duomenų apdorojimo procedūra būtų sukurta taip, kad visos informacijos, kuri buvo įvesta į apdorojimo procedūrą, nebūtų galima slopinti ar perrašyti, ištrinti, pakeisti arba falsifikuoti be identifikavimo (GoBD 3.1 skyrius; 58-60).

Dažniausi klausimai
Kas padeda su procesų dokumentacija?

Jei jūs tikite savo procesais be abejonių, galbūt galite išsiversti be mokesčių konsultanto. Tačiau mes rekomenduojame gauti pagalbą iš mokesčių konsultanto iš anksto arba bent kartą kuriant procesų dokumentaciją. Iš savo patirties galime pasakyti, kad visuomet naudinga ir naudinga kalbėtis atvirai su audito organu, nes nepaisant visų nurodymų ir standartų galutinį sprendimą visada priima auditorius.

Kas patvirtina proceso dokumentaciją?

Būkite atsargūs dėl pusės žinių apie rinkodarą: jokie sertifikatai, išduodami bet kokio tipo ir bet kokio leidėjo, nėra priimami mokesčių institucijų! Jei reikia, svarbiausia yra procedūrinės dokumentacijos pristatymas pagal GoBD, ir ar viskas tikrai atitinka, nusprendžia audito institucija, pvz., jūsų audito audito arba mokesčių inspekcija.

Kodėl vienas tik PaperOffice yra nepakankamas?

Trumpai ir suprantamai paaiškinta: Jei, pavyzdžiui, PaperOffice saugote sąskaitą-faktūrą teisėtu ir patikrinimu patikimai būdu, vis tiek sąskaita gali būti pakeista arba pakeista PIRMA skenavimo. Galite įrašyti su audito patikimumu, tačiau viso proceso pats savaime yra neaudito patikimas ir todėl neatitinka GoBD.

Ar galiu išmesti originalius dokumentus?

Dokumentai su teisės reikšme, pvz., sutartys, vis tiek turi būti laikomi originalo forma. Paprastai sakant: mokesčių inspekcija priima elektroninius dokumentus, bet teismas ginčo atveju priima tik originalus. Tai yra dėl to, kad parašas gali būti tikrinamas dėl autentiškumo tik originaliuose dokumentuose. Rekomenduojame niekada neišmeskite originalų.

Kodėl galiu ištrinti PaperOffice dokumentus?

Vėlgi, yra procesų dokumentacija. Nes techniškai neįmanoma visiškai pašalinti ištrynimo, kol duomenys yra saugomi jūsų. Galiausiai galite patys ištrinti įrašą iš duomenų bazės. Arba pašalinkite kietąjį diską. Arba atsikratykite serverio. Arba sprogdinkite pastatą.

Kaip rasti techninius DMS rekomendacijas?

Bitkom parengė GOBD tikrinimo sąrašą dėl dokumentų valdymo sistemų, remiantis naujausia GOBD versija iš 2019 m. 11 d., kurią galite rasti čia.

change me
Premjera

Versijavimas: Atlikti saugių dokumentų archyvavimą. Taip tai pavyks!

PaperOffice Academy

Tapkite profesionalu per 15 minučių.

Greitas pažinimas su PaperOffice 2022

change me
Nauja

Naudokite reguliariuosius išraiškas (REGEX) automatizuotam duomenų surinkimui ir ištraukimui (2 dalis)

PaperOffice išsprendžia visus problemas: Garantuotai.

Atvejo analizė

Skaitmeniniai produktų kūrimo pokyčiai – sėkmingas dokumentų valdymas

"Pramonėje skaitmeninimo tema tampa vis labiau pastebima. Tai taikoma, pavyzdžiui, mūsų techniniams duomenų lapams, klientų duomenims, skaičiavimams ar mūsų planams, brėžiniams ir konfigūracijoms. Įvedus "PaperOffice" DMS, rankinės pastangos galėtų būti sumažintos. Dabar esame gamybos įmonių skaitmeninimo pradininkai, Pramonė 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
"Butterfly Engineers S.L." vykdomasis direktorius ir produktų bei procesų inžinierius.