Verslo procesų automatizavimas viešajame administravime ir institucijose
"PaperOffice" DMS, skirta viešosioms institucijoms ir valdžios institucijoms, leidžia veiksmingai tvarkyti bet kokio tipo dokumentus, taip pat greitai apdoroti užklausas ir yra būtina administracijos veiksmingumo ir sėkmės sąlyga.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, tyrimai, ekspertų nuomonės ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai.Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
Viešojo administravimo ir valdžios institucijų skaitmeninimas
Nuo mokesčių inspekcijos iki KITA, vietos valdžios, valdžios institucijų ar viešojo transporto iki kelių priežiūros skyriaus.
Oficialios ir viešosios institucijos jungia ir stabilizuoja struktūras savivaldybėse, miestuose, rajonuose ir federalinėse žemėse iki Vokietijos Federacinės Respublikos kaip politinės bendruomenės.
Dokumentai ir duomenys kuriami daugelyje skirtingų institucijos padalinių. Štai kaip svarbūs dokumentai generuojami kiekvieną dieną:
Raštai, sutartys, juodraščiai, tyrimai, ekspertų nuomonės ir daug daugiau. Jie atvyksta ne tik paštu, bet ir daugelis dokumentų taip pat atvyksta elektroniniu paštu.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Be to, kiekvienas dokumentas klasifikuojamas pagal jo tipą ir gali būti priskirtas žmonėms ir objektams, kuriuos vėliau netgi galite pasiekti kelyje, nepriklausomai nuo įrenginio. Taigi jūs turite visą informaciją ir dokumentus apie visą informaciją aiškiai vienoje vietoje, būtent savo duomenų bazėje.
Naudodamiesi dokumentų valdymo sprendimu, jūs išsaugote ir archyvuojate visą informaciją centrinėje platformoje auditui atspariu būdu.
Siekiant išspręsti daugelį esamų administracinių turto valdymo problemų, turėtų būti įdiegta "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema.
Tokiu būdu kasdienis darbas gali būti supaprastintas, optimizuotas ir patobulintas skaitmeninimo pagalba. "PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje juos valdydama skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Taip pat galite pasinaudoti skaitmeninėmis administracinėmis užduotimis ir stebėti oficialią korespondenciją, kuri pateikiama iš naujo arba priskiriama darbuotojams atliekant užduotis.
Visa informacija prieinama nedelsiant
Gera dokumentų valdymo programinė įranga negali priimti politinių sprendimų, tačiau ji gali būti labai naudinga daugelyje viešojo administravimo sričių įvairiuose procesuose, nes didžioji dauguma vadinamųjų administracinių bylų neturi suverenių prioritetų.
Be to, skaitmeniniai dokumentai neturi pakeisti originalų, tačiau jie palengvina darbą.
Naudojant "PaperOffice" DMS, dokumentus galima suskaitmeninti daugelyje institucijų ir viešųjų institucijų ir archyvuoti centralizuotai taip, kad prieigą būtų galima padaryti iš bet kurio kompiuterio, nereikia eiti į archyvą ar pirmiausia ištirti, kuris / Jūsų kolega šiuo metu tvarko failą.
"PaperOffice" DMS ne tik skaitmenina analoginius dokumentus, bet ir dokumentų valdymo programinė įranga taupo kiekvieną dokumento pakeitimą chronologine tvarka. Originalas lieka nepakitęs. Darbo eigos funkciją galima naudoti, pavyzdžiui, tam tikroms veikloms priskirti projekto darbo metu, o kiekvienas darbuotojas pateikia dabartinės būsenos apžvalgą.
Tuo pačiu metu idėjos ar pasiūlymai gali būti teikiami nešaukiant posėdžių kiekvieną kartą. Archyvuotų dokumentų galima ieškoti pagal raktinius žodžius arba datos ar nuorodų numerius, o automatinius šablonus AI gali sukurti "PaperOffice" DMS.
Galimi "PaperOffice" DMS naudojimo būdai lemia įvairius oficialaus ir viešojo administravimo lygmenis, pavyzdžiui:
- Mokyklų
- Vaikų darželiai
- Bibliotekos
- Universitetų
- Ligoninės
- Savivaldybių administracijos
- mokesčių inspekcijos
- Slaugos namai
Žinoma, dėl sudėtingos duomenų saugyklos su 1024 bitų šifravimu, taip pat dėl specialaus vidinio formatavimo ir ugniasienės, saugumas pagal BDAR yra išlaikytas. "PaperOffice" DMS taip pat daro įspūdį dėl savo paprasto mokymosi, galimybės nustatyti iki 800 susietų terminalų ir labai gero kainos ir našumo santykio.
Tai "PaperOffice" DMS , dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" nediferencijuoja dokumentų tipų, neatsižvelgiant į tai, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai viešosiose institucijose ir institucijose yra suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Verslo procesų optimizavimas "PaperOffice" DMS dėka
Integruoto dirbtinio intelekto dėka suveikia automatinės taisyklės. Šis di automatiškai surūšiuoja dokumentus į aplankus, pvz., "Sąskaita faktūra" ir "Sutartis", išsaugo atitinkamus raktinius žodžius ir suaktyvina atitinkamo dokumento tipo skaitmeninę darbo eigą.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Gamyba", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Skaitmeninis duomenų tvarkymas yra esminis pagrindas siekiant užtikrinti aukštą savivaldybių paslaugų kokybę ateityje
Viešosios institucijos ir valdžios institucijos turi tvarkyti visų verslo sandorių dokumentus. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice DMS" yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia valdžios institucijoms ir viešosioms institucijoms, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
Plačios "PaperOffice" darbo eigos funkcijos yra labai įdomios valdžios institucijoms ir viešojo administravimo institucijoms. Projekto susitikimų turinys yra registruojamas ir gali būti papildytas dalyvių bet kuriuo metu, ekrane ir iš skirtingų vietų. Auditui atsparus archyvavimas visada garantuojamas, taip pat organizacinių procesų optimizavimas.
"PaperOffice" tai palaiko naudodama platų užduočių ir darbo eigos modulį.
Viešosios institucijos ir valdžios institucijos gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
Dokumentų valdymo sistema leidžia atskirai kurti duomenų bazes kiekvienai atskirai sričiai ir tuo pačiu metu gali sukurti nuorodas. Analoginiai dokumentai, pvz., pateiktos meistrų sąskaitos faktūros, nuskaitomi naudojant "PaperOffice" DMS ir išsaugomi tiek kaip nuotrauka, tiek kaip konvertuotas tekstas naudojant OCR programinę įrangą. Visi esami duomenys, pavyzdžiui, apie nuomininką, gali būti rodomi aiškiai ir nedviprasmiškai, todėl jokie failai neturi būti atliekami kartu, kad būtų galima susitikti ne namuose. Dirbtiniu intelektu valdomas duomenų bazių valdymas sukuria šablonus iš pagrindinių duomenų arba statistiškai tinkamų naudoti sąrašų, jei reikia.
Tuo pačiu metu būtina duomenų apsauga palaikoma naudojant hierarchinį slaptažodžių valdymą ir 1024 bitų šifravimą.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
"PaperOffice DMS" yra ne tik platus savo funkcijomis, bet ir lengvai išmokstamas, vadovaujantis vaizdo pamokomis, bet ir individualiais patarimais bei mokymais, jei pageidaujama. Visa tai tikrai geru kainos ir kokybės santykiu.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Viešojo administravimo ir valdžios institucijų skaitmeninimas":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko valdžios institucijas ir viešojo administravimo institucijas ir siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kuriuo metu išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.