Verslo procesų automatizavimas statybos pramonėje
"PaperOffice" DMS statybos įmonėms užtikrina sklandų informacijos srautą tarp departamentų dėl verslo procesų skaitmeninimo ir automatizavimo.
Profesinė rekomendacija
Rašytiniai dokumentai, sutartys, juodraščiai, tyrimai, pristatymo užrašai ir daug daugiau skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai.Integruotas dirbtinis intelektas leidžia verslo procesus iš esmės automatizuoti, pagreitina jūsų procesus ir padidina sėkmę bei pasitenkinimą.
Skaitmeninimas statybos pramonėje
Statybos įmonės, korporacijos, nekilnojamojo turto vystytojai, projektų vadovai, inžinieriai ir projektų vystytojai gauna daug naudos iš tinkamo duomenų valdymo.
Statybos įmonės kasdien generuoja svarbius dokumentus: statybos žurnalus, nuotraukų dokumentus, kvitus, sąskaitas faktūras, brėžinius, pristatymo užrašus, trumpikes ir daug daugiau.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Geriausias sprendimas yra naudoti gerai apgalvotą dokumentų valdymo programinę įrangą, pvz., "PaperOffice" DMS.
Statybos pramonėje dažnai vyksta projektais pagrįsti procesai. Kiekviename iš šių projektų yra daug skirtingos informacijos, įskaitant failus ir dokumentus, kuriuos centralizuotai gali valdyti tinkama DMS, pvz., "PaperOffice".
"PaperOffice" DMS kaip sprendimas statybos pramonei leidžia atlikti tiesioginę raktinių žodžių paiešką per savo projektus, klientų duomenis ir dokumentus. Dėl "PaperOffice" DMS integravimo į statybos įmonę, galite surinkti taškų per konkurentus automatizuodami savo procesus per skaitmenines darbo eigas arba automatinį visų su projektu susijusių dokumentų pateikimą, taisyklių valdymą, užduočių papildymą.
Kaip man dirbti be popieriaus statybų pramonėje?
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys, sąskaitos faktūros, užsakymai, pristatymo pastabos, apžvalgą, ateityje valdydama juos skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Dokumentų fiksavimas, apdorojimas, bendrinimas, paieška ir sekimas tampa labai paprastas naudojant "PaperOffice".
Dėl kontroliuojamos prieigos, išsamių užduočių sąrašų, taip pat patvirtinimų išdavimo naudojant darbo eigas ir patikimus el. pašto pranešimus, darbuotojai gali efektyviai atlikti priskirtas užduotis, o įgalioti asmenys gali lengvai jas patvirtinti arba atmesti išleidimą.
Naudojant "PaperOffice" DMS programinės įrangos sprendimą, daugiau dokumentų neprarandama. Ir nesvarbu, kur esate, svarbius dokumentus galite pasiekti per kelias sekundes.
Žinoma, jūs visada dirbate su mūsų sistemomis laikydamiesi įstatymų ir visiškai audituodami.
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas
Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų. "PaperOffice" palaiko jus čia su išsamiu užduočių ir darbo eigos moduliu.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio leidimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus arba dokumento būsenos pakeitimus.
Tokiu būdu galima susieti visus dokumentų procesus.
Be daugybės kitų privalumų, "PaperOffice" DMS yra idealus įrankis įvairiems statybos etapams valdyti.
Kiekvienas dokumentas, nuo sąskaitos faktūros iki varžtų paketo iš aparatūros parduotuvės iki įvairių statybos planų, gali būti išsaugotas teisinga chronologine tvarka ir iškviestas, kaip reikalaujama.
Čia svarbus versijų kūrimas. Pavyzdžiui, originalus statybos planas, vėliau pakeistas statybos planas ir kt. "PaperOffice DMS" taip pat leidžia saugoti ranka rašytus įrašus ir statybos būsenos nuotraukas. Naudojant "PaperOffice" DMS, galima pateikti išsamią visų procesų ir incidentų statybos metu dokumentaciją. Nuo novatoriškos ceremonijos iki raktų perdavimo. Ir visa tai su minimaliomis pastangomis.
Šioms užduotims geriausiai tinka dokumentų valdymo programinė įranga, pvz., "PaperOffice" DMS. Nes tai yra dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" nediferencijuoja dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant sutartis, pareiškimus ir el. pašto korespondenciją: "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai įmonėje yra suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni ir skaidresni ir tapo daug lankstesni.
Nes nesvarbu, kokia forma dokumentai atkeliauja į įmonę, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai dokumentai, PDF failai, el. laiškai ar nuotraukos, jie automatiškai archyvuojami ir saugomi saugioje duomenų bazėje.
Taigi svarbios sutartys gali būti laiku pripažintos ir nutrauktos arba dėl jų gali būti deramasi iš naujo. Dokumentų išleidimas su skaitmeniniu parašu ir el. pašto pranešimais vietoj lėto popierinio pašto, nesaugus el. paštas prisideda prie klientų lojalumo.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Skaitmeninis duomenų tvarkymas yra esminis pagrindas siekiant užtikrinti aukštą visų paslaugų kokybę ateityje
"Strypų įstatymas" buvo vienas iš pirmųjų įstatymų statybų pramonėje, ir iki šiol turėjo būti laikomasi daugybės kitų. Lazdų įstatymas iš tikrųjų buvo 5 m ilgio strypas, kuris viduramžiais buvo naudojamas užtikrinti, kad alėjos ir gatvės būtų minimalios maždaug 5 m pločio, leidžiant vyrui vaikščioti gatvėmis su šia lazda, laikyta skersai. Visur, kur jis tapdavo per siauras, tekdavo nugriauti per toli į gatvę išsikišusį pastatą. Tuo metu tai buvo mažiau susiję su eismu ir labiau susiję su gaisro rizika. Taip buvo siekiama užkirsti kelią degančių namų vienoje gatvės pusėje plitimui į kitą pusę.
Šiandien vien federalinius ir valstijų statybos įstatymus sudaro apie 1 600 pastraipų. Be to, yra profesinių asociacijų standartai ir specifikacijos, susijusios su medžiagų savybėmis, naudojimo tipu, medžiagų montavimo būdu ir net su prekybos taisyklėmis, kurioms leidžiama ką statyti ir įdiegti. Tikriausiai žemėje yra tik kelios šalys, turinčios panašiai sudėtingą statybos sistemą.
Rangovams, tiek civiliniams, tiek struktūriniams, tai reiškia, kad reikia konsultuotis su atitinkamomis kiekvieno darbo specifikacijomis, o tai reiškia, kad kiekvieną kartą reikia atlikti daugiau ar mažiau išsamius dokumentus. Neretai statybininkai žengia dar vieną žingsnį toliau ir prašo pakeitimų, kurie nebuvo numatyti pirminiame statybos plane. Kartais plane yra ranka rašytas užrašas, ką ir kaip reikia keisti. Tai gali sukelti grandininę reakciją, kuri paveikia visus sandorius ir netgi sutrikdo medžiagų planavimą.
Kaip sekti popierinį chaosą?
Žinoma, naudojant "PaperOffice" DMS.
Kadangi "PaperOffice" archyvuoja visus statybos pramonėje sugeneruotus dokumentus ir visą svarbią informaciją pagal įstatymus ir auditą užtikrinančiu būdu.
"PaperOffice" DMS, susijusi su NAS ("Network Attached Storage"), leidžia sukurti labai saugų intranetą vidiniam ryšiui ir duomenų perdavimui. Tai sukuria dvigubą apsaugą nuo atakų iš išorės. Pirma, operacinės sistemos ugniasienė ir, antra, "PaperOffice" DMS šifravimas. Tuo pačiu metu per NAS sukuriamas atskiras debesis, nepriklausomas nuo trečiųjų šalių teikėjų.
Plati "PaperOffice" DMS darbo eigos funkcija palengvina vidinį bendravimą. Terminas "vidinis" taip pat apima filialus ar užsienio vietas. Pavyzdžiui, su projektu susijusio darbo atveju visada rodoma dabartinė būsena ir tuo pačiu metu istorija.
Žinoma, taip pat įtrauktas su komanda susijęs ir privatus kalendorius, į kurį įvedami terminai ir su laiku susiję įvykiai.
Dokumentų atpažinimas su AI automatiškai sutvarko visus dokumentus, kurie turi būti išsaugoti teisingame aplanke, ir sukuria raktažodžių indeksą, ir pakeitimų istoriją. "PaperOffice" DMS vidinė paieškos sistema kiekvieną dokumentą randa sekundės dalimis.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos leidimų suteikimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus tiksliai taip, kaip jie veiktų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymą", "tikrinimą", "išleidimą" ir "užsakymą".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik atskiriems žmonėms, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Gamyba", kad kolega galėtų iš karto įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Svarbūs "PaperOffice" DMS įtraukimo į biudžeto planavimą argumentai. Galiausiai, "PaperOffice" DMS taip pat įtikina tuo, kad atsižvelgiama į tvarumą ir aplinkos apsaugą. Anksčiau ar vėliau įvyks visiškas konvertavimas iš analoginių dokumentų į skaitmeninę formą, o tada viešoji įstaiga, kuri jau naudosis "PaperOffice" DMS, bus gerai pasirengusi.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenys, įskaitant archyvavimo vietą, gali būti eksportuojami jūsų klientui, mokesčių konsultantui arba atvirkščiai.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų. Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose. Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
Statybos pramonės įmonės turi apdoroti visų verslo sandorių dokumentus. Nuolatinis tolesnis verslo modelių tobulinimas nuolat kelia naujų iššūkių. Jiems reikia geros dokumentų valdymo sistemos.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes joje yra viskas, ko jums reikia, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR/li principus>
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Su peržiūra suderinamas ir saugus archyvavimas: "PaperOffice" DMS techniškai atitinka GoBD, GDPdU ir DSGVO teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS leidžia prijungti kitą programinę įrangą, pvz., ERP, ir, žinoma, perduoti dokumentus iš "Microsoft Office" per atitinkamas sąsajas. "PaperOffice" DMS pagreitina bendravimą prekyboje ir gamyboje su tiekėjais ir klientais.
Terminai ir susitikimai stebimi, o veiksmai automatiškai suaktyvinami atsižvelgiant į norimą nustatymą. Užsakymo procesai gali būti automatizuoti ir net ateityje planuojami pakeitimai gali būti įvesti taip, kad jie įsigaliotų norimu laiku.
Dėl savo plačių funkcijų "PaperOffice" DMS tikrai gali būti klasifikuojamas aukštesniame įmonės turinio valdymo (ECM) segmente.
ECM apima bendrą viso organizacijos, turinčios atitinkamą prieigos hierarchiją, turinio valdymą. "PaperOffice" DMS gali išsaugoti bet kokį turinį skaitmenine forma, pakeisti jo turinį ir formatą bei padaryti jį prieinamą.
"PaperOffice" DMS turi visas ECM funkcijas ir tai yra puikus kainos ir kokybės santykis, taip pat intuityviai išmokta veikimo forma, dėl kurios brangus išorinis ar vidinis mokymas yra nereikalingas. Atvirkščiai, yra nemokamų vaizdo įrašų vadovėlių, kad priprastumėte prie skirtingų meniu. Taigi "PaperOffice" DMS gali tapti organizaciniu linču kiekvienoje prekybos ir gamybos įmonėje ir tai beveik šviesos greičiu.
Statybos pramonės įmonės gauna naudos iš skaitmeninių dokumentų valdymo
Tačiau naudojant "PaperOffice DMS" statybos įmonėms yra kur kas daugiau galimybių. Pavyzdžiui, atsargų valdymas, įskaitant nuolatines arba pagrindines datos atsargas. "PaperOffice" DMS pagrindas yra susietos vartotojų paskyros tinkle. Šių vartotojų abonementų duomenų saugojimas yra sujungtas centrinėje duomenų bazėje. Dokumentai gali būti valdomi naudojant dirbtinį intelektą su skirtingais algoritmais, kurie gali būti naudojami automatizuotiems procesams suaktyvinti.
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Naudojant skaitmeninius antspaudus, dokumentus galima papildyti papildoma informacija ir netgi valdyti išsamias darbo eigas. Savo ruožtu užduoties ir darbo eigos funkcija užtikrina, kad būtų laikomasi terminų ir jie būtų įvykdyti.
"PaperOffice" DMS turi protingą meniu naršymą, kuris yra logiškai struktūrizuotas ir leidžia intuityviai valdyti daugelyje sričių. Nemokamai internete prieinamos vaizdo pamokos suteikia papildomą paramą ir, žinoma, mokymo kursai taip pat gali būti rengiami tiesiogiai kliento įmonės būstinėje, jei pageidaujama.
Be statybos etapų dokumentavimo, "PaperOffice" DMS taip pat tinka pagalbinėms logistikos užduotims, susijusioms su medžiagų viešaisiais pirkimais, remti. Dėl galimybių sukurti duomenų bazes "PaperOffice" DMS, medžiagų pirkimą ir medžiagų sunaudojimą galima stebėti ir priskirti įspėjimo lygius. Vidinis di gali būti naudojamas kuriant šablonus, kurie automatiškai reaguoja, jei yra kliūčių ar trūksta, pavyzdžiui, jei pateikiami pakartotiniai užsakymai, nors esamas kiekis iš tikrųjų turėtų būti pakankamas. Šiam tikslui gali būti naudojama darbo eigos funkcija, su kuria atsakingi įmonės darbuotojai gali palyginti savo užduočių vykdymą.
"PaperOffice" DMS gali pagreitinti statybos projektą, užkirsti kelią neteisingiems sprendimams ir sumažinti išlaidas. Galbūt įmonėms, kurios sukūrė BER ir vis dar kuria "Stuttgart21", tiesiog trūko tinkamos programinės įrangos " PaperOffice DMS".
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Skaitmeninimas statybos pramonėje ir statyboje":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko statybos pramonę ir siūlo atitinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kuriuo metu išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.