Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.
Sektorius
Pramonė ir prekyba
Regionas
Langenbergas, Šiaurės Reinas-Vestfalija, Vokietija
Departamentai
Pardavimo
Apskaita
Sektorius
Pramonė ir prekyba
Regionas
Langenbergas, Šiaurės Reinas-Vestfalija, Vokietija
Departamentai
Pardavimo
Apskaita
Stephan Reichel, "K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG" generalinis direktorius
Profesinė rekomendacija
Sektorius
Pramonė ir prekyba
Regionas
Langenbergas, Šiaurės Reinas-Vestfalija, Vokietija
Departamentai
Pardavimo
Apskaita
Kaip grotelių gamintojas, K60 grotelių sistemos turi daug svarbių dokumentų, kuriuos reikia valdyti:
Pristatymo pastabos, sąskaitos faktūros, sutartys, eskizai ar planai ir daug daugiau.
Daugelis užklausų sulaukiama elektroniniu paštu ir yra išspausdinami, o tai sudaro milžinišką kiekį popieriaus per metus. Užsakymai visada spausdinami su tiekėjo duomenimis ir po pristatymo saugomi lentynoje kartu su sąskaita faktūra.
Šis pilnas procesas reiškia nepaprastą popieriaus kiekį ir, žinoma, vietos trūkumą.
Siekdama, kad paieška būtų lengvesnė ir efektyvesnė bei sumažintų popieriaus antplūdį, "K60 Gitterrostsysteme" planavo suskaitmeninti dokumentaciją ir įtraukti turinį į vidinę archyvų duomenų bazę - įmonė ieškojo tinkamos dokumentų valdymo sistemos.
Rankinis apdorojimas laikui bėgant atėmė per daug laiko, todėl buvo ieškoma automatinio archyvavimo ir informacijos išgavimo.
Didžiausias įmonės iššūkis buvo padaryti informaciją lengvai prieinamą ir, svarbiausia, tinkamą naudoti daugiau darbuotojų ir darbuotojų grupių bei žmonių grupių (darbuotojų, verslo partnerių, klientų, piliečių).
Įmonės tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos valdymą visiems gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti procesą.
Anksčiau informacija buvo saugoma tik popierine forma, tačiau šiandien daugelyje organizacijų yra įvairių informacijos šaltinių ir dokumentų: el. laiškai, formos, eskizai yra tokia pat dalis to, kaip ir elektroninės sąskaitos faktūros ir popieriniai kvitai, laiškai, pristatymo pažymos, sutartys ir kt.
Visas informacijos srautas tapo nenuoseklesnis. Todėl svarbiausia užduotis yra sujungti analoginius ir skaitmeninius įrenginius. Popieriniai dokumentai turi būti suskaitmeninti ir sujungti su kita informacija, pvz., susijusiais el. laiškais.
Atvejo tyrimu, kuris buvo atliktas kartu su dokumentų valdymo sistema "PaperOffice", buvo siekiama sumažinti popieriaus sunaudojimą, kad būtų sutaupytos išlaidos ir saugojimo vieta.
Be to, buvo labai svarbu rasti sprendimą, kaip archyvuoti visus gamybos proceso dokumentus kartu, kad būtų galima nedelsiant pateikti informaciją apie su projektu susijusius dokumentus / užsakymus.
Lygiai taip pat, kaip ir automatinio dokumentų ir gaunamų el. laiškų archyvavimo atlikimas, kuris turėtų archyvuoti dokumentus atitinkamuose aplankuose pagal tam tikrus nurodytus kriterijus ir suaktyvinti papildomas darbo eigas, pvz., priskyrimą atitinkamam tarnautojui.
Kitas tikslas buvo sugebėti greitai ieškoti dokumentų iš kolegų tinkle.
primena Stephan Reichel, "K60 Gitterrostsysteme" vykdomasis direktorius.
Ponas Reichelis, "K60 Gitterrostsysteme" vykdomasis direktorius, pirmiausia išnagrinėjo įvairius programinės įrangos pasiūlymus, susijusius su dokumentų valdymu, ir galiausiai nusprendė pirmiausia išbandyti "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice" DMS siūlo būtent tas sąlygas, kurių ieškojo ponas Reichelis. Tai apima:
1. Sprendimas vidinei centrinei duomenų bazei, kuria grindžiama dokumentų valdymo sistema. Duomenys neturėtų būti išsaugomi vieno vartotojo kompiuteryje.Centrinė saugykla, prieinama visiems administracijos darbuotojams.
Ponas Stephanas Reichelis anksti buvo aiškus, kad nėra jokio būdo suskaitmeninti savo įmonę:
2. Administracinių užduočių tvarkymas ir automatizavimas. Programinė įranga turi būti tokia, kad užduotis būtų galima paskirstyti tinkle ir kad jas apdorotų atitinkamas tarnautojas.
Įtraukiamas skaitmeninis vartotojo autorizavimas ir slaptažodžio patvirtinimas.
Tuo pačiu metu visi susiję darbuotojai informuojami apie apdorojimo būseną. Versijų saugojimas leidžia atsekti, kurie apdorojimo veiksmai buvo atlikti kada ir kas.
3. Galimybė gauti ir sutaupyti laiko. Buvo ieškoma paprastesnio būdo suskaitmeninti analoginius dokumentus ir prireikus juos lengvai rasti.
4. Su projektu susijusių dokumentų / užsakymų sujungimas. Programinė įranga turėtų galėti kartu išsaugoti su procesu susijusius dokumentus arba įgalinti nuorodas viena į kitą.
Visi verslo sandorio dokumentai, pvz., pirkimo procesas arba įrengimas su atitinkamu pristatymo pranešimu, sąskaita faktūra, eskizais, planais ir bet kokiais skundais dėl defektų, turėtų būti tvarkomi centralizuotai.
Tokiu būdu pristatymo pastabos, sąskaitos faktūros ir viskas, kas priklauso verslo procesui, išsaugoma aplanke arba poaplankyje. Prieigos teisės gali būti priskirtos kiekvienam aplankui – darbuotojų grupėms arba atskiriems darbuotojams.
Be to, hipersaitai į aplanką gali būti sukurti ir išsiųsti darbuotojams.
Tokiu būdu įgalioti darbuotojai ir bendradarbiavimo partneriai gali jį pasiekti iš bet kurios vietos bet kuriuo metu. Versijų valdymo dėka kiekvieno atskiro dokumento pakeitimo iniciatorių ir laiką galima atsekti skaidriai: užklausos greitai paaiškinamos ir išvengiama nereikalingų klaidų.
"PaperOffice" taip pat turi virtualų dokumentų vaizdą kituose aplankuose. Tokiu būdu dokumentas (-ai) gali būti rodomas (-i) praktiškai skirtinguose aplankuose, nereikia dubliuoti originalaus dokumento. Ši funkcija yra labai naudinga, jei, pavyzdžiui, dokumentas turėtų būti rodomas skirtinguose projektuose, bet nenorite dubliuoti dokumento.
Galimybė gauti informaciją iš skirtingų perspektyvų užtikrina didesnį aiškumą visiems projekto dalyviams ir pagerina darbuotojų gebėjimą teikti informaciją.
"PaperOffice" DMS atitiko visus reikiamus kriterijus.
Dėl "PaperOffice" skaitmeninimo "k60 Grating Systems" jau galėjo:
Lengvesnis ir greitesnis duomenų ir dokumentų prieinamumas iš esmės ir visam laikui keičia įmonės procesus. Administracinės žinios dabar organizuojamos skaidriai ir prieinamos tinkamu laiku.
Šia prasme visų dokumentais pagrįstų procesų skaitmeninimo pagrindas yra "PaperOffice" DMS.
Be bendro archyvavimo proceso:
Garantuotas.
"PaperOffice" DMS šiandien skaitmeniniu būdu atvaizduoja visą darbo eigą.
Šiuo metu visi pristatymo ir sąskaitų faktūrų dokumentai įrašomi galingais skaitytuvais, "PaperOffice" automatiškai atpažįsta kontaktinius duomenis ir atitinkamai saugo dokumentus elektroniniame archyve.
Tada darbuotojai gali pasiekti dokumentus per paprastą vartotojo sąsają ir įvesti įvairius paieškos terminus - taip pat galima ieškoti viso teksto.
Dėl nuoseklaus DMS naudojimo grotelių gamintojas sugebėjo žymiai sumažinti sąskaitos faktūros apdorojimo laiką ir tuo pačiu metu gerokai sumažėjo neapmokėtų gautinų sumų skaičius.
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Grotelių gamintojas
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG":
Kokius patarimus duotumėte būsimiems "PaperOffice" vartotojams?
Niekada nėra per anksti ar per vėlu spręsti skaitmeninimo temą.
Svarbiausia yra suprasti ne tik programinę įrangą, bet ir pačią įmonę. Buvo svarbu, kad nesijaustume priversti pirkti programinę įrangą ar prisiregistruoti gauti bet kokius paslaugų ir palaikymo paketus.
Dar prieš įsigydami "PaperOffice" DMS, kalbėjomės su visais įmonės skyriais ir niekada nesijautėme blogai. Priešingai: "PaperOffice" turi gražią, mandagią ir kompetentingą komandą.
Mums, kaip viešajai institucijai, šis procesas tampa vis sudėtingesnis ir apima daug biurokratijos. Todėl pasitikėjimas sistema ir programine įranga buvo labai svarbus. Žinoma, taip pat buvo labai svarbu, kad programinė įranga būtų lengvai suprantama.
Kam rekomenduotumėte "PaperOffice"?
Mes rekomenduosime "PaperOffice" visoms kitoms įmonėms, kurios norėtų skaitmeninti ir automatizuoti.
Kas jums ypač patinka "PaperOffice"?
Esame labai patenkinti viskuo.
"PaperOffice" yra lengva, tačiau galinga dokumentų valdymo sistema.
Funkcijos, kurios iš pradžių atrodo beprasmės, pvz., automatinis dokumento turinio skaitymas, pasirodo esančios svarbiausios funkcijos, kurių nebenorite praleisti per ilgesnį laiką.
"Pramonėje skaitmeninimo tema tampa vis labiau pastebima. Tai taikoma, pavyzdžiui, mūsų techniniams duomenų lapams, klientų duomenims, skaičiavimams ar mūsų planams, brėžiniams ir konfigūracijoms. Įvedus "PaperOffice" DMS, rankinės pastangos galėtų būti sumažintos. Dabar esame gamybos įmonių skaitmeninimo pradininkai, Pramonė 4.0."
Antonio Jesús Sánchez
"Butterfly Engineers S.L." vykdomasis direktorius ir produktų bei procesų inžinierius.
