Grotelių gamintojas
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Stephan Reichel, "K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG" generalinis direktorius
Pradinė padėtis
Kaip grotelių gamintojas, K60 grotelių sistemos turi daug svarbių dokumentų, kuriuos reikia valdyti:
Pristatymo pastabos, sąskaitos faktūros, sutartys, eskizai ar planai ir daug daugiau.
Daugelis užklausų sulaukiama elektroniniu paštu ir yra išspausdinami, o tai sudaro milžinišką kiekį popieriaus per metus. Užsakymai visada spausdinami su tiekėjo duomenimis ir po pristatymo saugomi lentynoje kartu su sąskaita faktūra.
Šis pilnas procesas reiškia nepaprastą popieriaus kiekį ir, žinoma, vietos trūkumą.
Siekdama, kad paieška būtų lengvesnė ir efektyvesnė bei sumažintų popieriaus antplūdį, "K60 Gitterrostsysteme" planavo suskaitmeninti dokumentaciją ir įtraukti turinį į vidinę archyvų duomenų bazę - įmonė ieškojo tinkamos dokumentų valdymo sistemos.
Rankinis apdorojimas laikui bėgant atėmė per daug laiko, todėl buvo ieškoma automatinio archyvavimo ir informacijos išgavimo.
Didžiausias įmonės iššūkis buvo padaryti informaciją lengvai prieinamą ir, svarbiausia, tinkamą naudoti daugiau darbuotojų ir darbuotojų grupių bei žmonių grupių (darbuotojų, verslo partnerių, klientų, piliečių).
Įmonės tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos valdymą visiems gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti procesą.
Esamos problemos ir užduotys
Anksčiau informacija buvo saugoma tik popierine forma, tačiau šiandien daugelyje organizacijų yra įvairių informacijos šaltinių ir dokumentų: el. laiškai, formos, eskizai yra tokia pat dalis to, kaip ir elektroninės sąskaitos faktūros ir popieriniai kvitai, laiškai, pristatymo pažymos, sutartys ir kt.
Visas informacijos srautas tapo nenuoseklesnis. Todėl svarbiausia užduotis yra sujungti analoginius ir skaitmeninius įrenginius. Popieriniai dokumentai turi būti suskaitmeninti ir sujungti su kita informacija, pvz., susijusiais el. laiškais.
Atvejo tyrimu, kuris buvo atliktas kartu su dokumentų valdymo sistema "PaperOffice", buvo siekiama sumažinti popieriaus sunaudojimą, kad būtų sutaupytos išlaidos ir saugojimo vieta.
Be to, buvo labai svarbu rasti sprendimą, kaip archyvuoti visus gamybos proceso dokumentus kartu, kad būtų galima nedelsiant pateikti informaciją apie su projektu susijusius dokumentus / užsakymus.
Lygiai taip pat, kaip ir automatinio dokumentų ir gaunamų el. laiškų archyvavimo atlikimas, kuris turėtų archyvuoti dokumentus atitinkamuose aplankuose pagal tam tikrus nurodytus kriterijus ir suaktyvinti papildomas darbo eigas, pvz., priskyrimą atitinkamam tarnautojui.
Kitas tikslas buvo sugebėti greitai ieškoti dokumentų iš kolegų tinkle.
"Turėjome išvengiamų saugojimo išlaidų saugodami dokumentus aplankuose. Be to, dokumentų paieška užtruko daug laiko",
primena Stephan Reichel, "K60 Gitterrostsysteme" vykdomasis direktorius.
– Mes tiesiog pastūmėjome darbą į priekį ir dabar turime pradžią."
Kodėl "K60 Gitterrostsysteme" pasirinko "PaperOffice" DMS
Ponas Reichelis, "K60 Gitterrostsysteme" vykdomasis direktorius, pirmiausia išnagrinėjo įvairius programinės įrangos pasiūlymus, susijusius su dokumentų valdymu, ir galiausiai nusprendė pirmiausia išbandyti "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice" DMS siūlo būtent tas sąlygas, kurių ieškojo ponas Reichelis. Tai apima:
1. Sprendimas vidinei centrinei duomenų bazei, kuria grindžiama dokumentų valdymo sistema. Duomenys neturėtų būti išsaugomi vieno vartotojo kompiuteryje.Sprendimas: Buvo nustatytas dedikuotas serveris MAX su maksimaliu K60 grotelių sistemų našumu, kuriame buvo sukurta duomenų bazė. Tai leido centralizuotai ir lengvai pasiekti visus šiuos susijusius dokumentus ir galimybę kelioms šalims bendradarbiauti kuriant tą patį dokumentą.
Centrinė saugykla, prieinama visiems administracijos darbuotojams.
Ponas Stephanas Reichelis anksti buvo aiškus, kad nėra jokio būdo suskaitmeninti savo įmonę:
"Ilgą laiką žinojau, kad nėra jokio būdo apeiti skaitmeninimą, bet mes tam ilgai priešinomės. Įmonės procesų pokyčiai paprastai stumiami vis toliau ir toliau į tolį, pavyzdžiui, eiti pas odontologą. Po to, kai dokumentų valdymo sistema buvo integruota, tikrai galiu pasakyti, kad turėjau tai padaryti daug anksčiau."
2. Administracinių užduočių tvarkymas ir automatizavimas. Programinė įranga turi būti tokia, kad užduotis būtų galima paskirstyti tinkle ir kad jas apdorotų atitinkamas tarnautojas.
Sprendimas: "PaperOffice" DMS turi išsamią darbo eigos funkciją, leidžiančią siųsti priminimus, pranešimus ir informaciją į bet kurį prijungtą kompiuterį ir iš jo į anksčiau nustatytą darbuotojų grupę.
Įtraukiamas skaitmeninis vartotojo autorizavimas ir slaptažodžio patvirtinimas.
Tuo pačiu metu visi susiję darbuotojai informuojami apie apdorojimo būseną. Versijų saugojimas leidžia atsekti, kurie apdorojimo veiksmai buvo atlikti kada ir kas.
"Jau pirmojo susitikimo su" PaperOffice "metu pastebite 20 metų "PaperOffice" patirtį dokumentų valdymo srityje."
3. Galimybė gauti ir sutaupyti laiko. Buvo ieškoma paprastesnio būdo suskaitmeninti analoginius dokumentus ir prireikus juos lengvai rasti.
Sprendimas: Tai yra pagrindinis "PaperOffice" DMS segmentas, analoginių dokumentų skaitmeninimas. Viskas, ko jums reikia, yra skaitytuvas su sąsaja su kompiuteriu ir "PaperOffice" DMS. Dokumentai ne tik nuskaitomi. Jei reikia, jie konvertuojami į redaguojamą tekstą naudojant integruotą OCR programinę įrangą ir automatiškai išsaugomi teisingai.
4. Su projektu susijusių dokumentų / užsakymų sujungimas. Programinė įranga turėtų galėti kartu išsaugoti su procesu susijusius dokumentus arba įgalinti nuorodas viena į kitą.
Visi verslo sandorio dokumentai, pvz., pirkimo procesas arba įrengimas su atitinkamu pristatymo pranešimu, sąskaita faktūra, eskizais, planais ir bet kokiais skundais dėl defektų, turėtų būti tvarkomi centralizuotai.
Sprendimas: "PaperOffice" turi skaitmeninius aplankus, kuriuose visi gamybos proceso dokumentai gali būti saugomi skaitmeniniame aplanke. Aplanko struktūra, susidedanti iš pagrindinio aplanko ir poaplankių, užtikrina optimalią apžvalgą.
Tokiu būdu pristatymo pastabos, sąskaitos faktūros ir viskas, kas priklauso verslo procesui, išsaugoma aplanke arba poaplankyje. Prieigos teisės gali būti priskirtos kiekvienam aplankui – darbuotojų grupėms arba atskiriems darbuotojams.
Be to, hipersaitai į aplanką gali būti sukurti ir išsiųsti darbuotojams.
Tokiu būdu įgalioti darbuotojai ir bendradarbiavimo partneriai gali jį pasiekti iš bet kurios vietos bet kuriuo metu. Versijų valdymo dėka kiekvieno atskiro dokumento pakeitimo iniciatorių ir laiką galima atsekti skaidriai: užklausos greitai paaiškinamos ir išvengiama nereikalingų klaidų.
"Skaitmenizacijos tema tampa vis labiau pastebima grotelių pramonėje. Tai taikoma, pavyzdžiui, mūsų dalių sąrašams arba mūsų planams, brėžiniams ir konfigūratoriams. Įvedus "PaperOffice" DMS, rankinės pastangos galėtų būti sumažintos. Dabar esame pionieriai kaip skaitmeninių grotelių gamintojas."
"PaperOffice" taip pat turi virtualų dokumentų vaizdą kituose aplankuose. Tokiu būdu dokumentas (-ai) gali būti rodomas (-i) praktiškai skirtinguose aplankuose, nereikia dubliuoti originalaus dokumento. Ši funkcija yra labai naudinga, jei, pavyzdžiui, dokumentas turėtų būti rodomas skirtinguose projektuose, bet nenorite dubliuoti dokumento.
Galimybė gauti informaciją iš skirtingų perspektyvų užtikrina didesnį aiškumą visiems projekto dalyviams ir pagerina darbuotojų gebėjimą teikti informaciją.
"PaperOffice" DMS atitiko visus reikiamus kriterijus.
Skaitmeninimo naudojant "PaperOffice" pranašumai
Dėl "PaperOffice" skaitmeninimo "k60 Grating Systems" jau galėjo:
- Taupykite laiką ir išteklius
- Lengva prieiga prie dokumentų
- Dokumentų prieinamumas kiekvienam įgaliotam darbuotojui
- Pateikite aiškų pateikimą
Lengvesnis ir greitesnis duomenų ir dokumentų prieinamumas iš esmės ir visam laikui keičia įmonės procesus. Administracinės žinios dabar organizuojamos skaidriai ir prieinamos tinkamu laiku.
Šia prasme visų dokumentais pagrįstų procesų skaitmeninimo pagrindas yra "PaperOffice" DMS.
Be bendro archyvavimo proceso:
- Peržiūrai atsparus archyvavimas
- Organizacinių procesų optimizavimas
- Geresnis dokumentų tvarkymas
- Greitesnė dokumentų paieška
- Supaprastinta komunikacija ir užduočių sprendimas
Garantuotas.
Galutinis rezultatas
"PaperOffice" DMS šiandien skaitmeniniu būdu atvaizduoja visą darbo eigą.
Šiuo metu visi pristatymo ir sąskaitų faktūrų dokumentai įrašomi galingais skaitytuvais, "PaperOffice" automatiškai atpažįsta kontaktinius duomenis ir atitinkamai saugo dokumentus elektroniniame archyve.
Tada darbuotojai gali pasiekti dokumentus per paprastą vartotojo sąsają ir įvesti įvairius paieškos terminus - taip pat galima ieškoti viso teksto.
Dėl nuoseklaus DMS naudojimo grotelių gamintojas sugebėjo žymiai sumažinti sąskaitos faktūros apdorojimo laiką ir tuo pačiu metu gerokai sumažėjo neapmokėtų gautinų sumų skaičius.
