Skaitmeniniai specializuoti sprendimai teisininkams ir advokatų kontoroms
Verslo procesų automatizavimas ir procesų optimizavimas yra būtinos efektyvumo ir sėkmės prielaidos. Jos poreikis nebėra neprivaloma prabanga, o būtinybė, kad ilgainiui išliktum konkurencinga.
Profesinė rekomendacija
Svarbūs esamos popierinės formos dokumentai, tokie kaip pareiškimai, kliento dokumentai, juodraščiai, išoriniai teismo laiškai, tyrimai, ekspertų nuomonės, skaitmeninimo dėka pakeičiami elektroniniais dokumentais ir taip maksimaliai optimizuojami visi darbo procesai."PaperOffice" ne tik įgalina dokumentų valdymą, bet ir suteikia galimybę akimirksniu pasiekti naujausius ir tikslius kliento failus.
Advokatų kontorų, teisininkų ir vadybos konsultantų skaitmeninimas
Šiandien tvyrant skaitmeniniams ir popieriniams duomenims, svarbu užtikrinti, kad svarbūs dokumentai nebūtų prarasti ir prieinami tinkamu laiku.
Teisininkai, teisės departamentai, advokatų kontoros ir vadybos konsultantai, taip pat notarai gauna daug naudos iš tinkamo duomenų tvarkymo.
Advokatų kontorose kasdien kaupiasi svarbūs dokumentai: pareiškimai, kliento dokumentai, juodraščiai, išoriniai teismo laiškai, tyrimai, ekspertų nuomonės ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, bet ir daugelis kliento laiškų taip pat atvyksta el. Paštu.
Visi šie dokumentai turi būti suskaitmeninti, jei jie gaunami popierine forma, jiems reikia struktūrizuoto pateikimo, užduočių ir darbo eigos priskyrimo, ir jie turi būti nedelsiant prieinami pagal pareikalavimą.
Kadangi labai techniniai procesai automobilių pramonėje reikalauja tobulo informacijos srauto ir struktūrizuoto vykdymo. Būtinus privalumus galima pasiekti tik skaitmeninimo dėka.
Labai svarbu, kad būtų laikomasi svarbių terminų ir būtų imamasi teisinių priemonių dokumentams saugoti.
"PaperOffice" DMS suteikia jums aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.
"PaperOffice" pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje juos valdydama skaitmeniniu būdu "PaperOffice".
Dirbkite efektyviai dėl skaitmeninimo
Būti teisiam ir būti teisiamam ne visada yra vienas ir tas pats. Situacija panaši į verslumo sprendimus, kuriuo keliu eiti į sėkmingą ateitį. Pramonės šakos, kurios užsiima pagalba savo klientams gauti savo teises arba rasti tinkamą kelią įmonei, yra teisininkai ir valdymo konsultacijos.
Advokatai, kaip viešosios teisės nariai, turi ne tik ypatingą statusą, bet ir ypatingą atsakomybę. Pavyzdžiui, valdymo konsultacijose, be inžinierių ir verslo ekonomistų, dažnai būna ir teisininkų. Tokioje labai sudėtingoje socialinėje ir ekonominėje struktūroje kaip Vokietijoje praktiškai kiekvieną žingsnį lydi galimos teisinės pasekmės. Tikriausiai svarbiausias šių struktūrų pagrindas yra idealiu atveju išsamus visų procesų dokumentavimas.
Būtent tai yra "PaperOffice" DMS - dokumentų valdymo programinė įranga, kuri gali padaryti daug daugiau nei tik tvarkyti dokumentus.
"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant klientų sutartis, santraukas, mokesčių ataskaitas, sprendimus ir el. pašto korespondenciją: ačiū Su dokumentų valdymo sistema "PaperOffice", jūsų ankstesni procesai jūsų advokatų kontoroje ar įmonėje yra suskaitmeninti, todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni. "PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas arba prieigos teisių suteikimas.
Teisininkams ir valdymo konsultantams nėra jokio būdo automatizuoti
Teisininkams ir valdymo konsultacijoms tai reiškia, kad reikia išlaikyti labai plačią kliento ar kliento bylą, kuri taip pat turi turėti keletą specialių funkcijų. Pavyzdžiui, turi būti laikomasi BDAR principų ir, žinoma, advokatai yra saistomi absoliučios konfidencialumo pareigos, kuri taikoma ne tik žodiniams pareiškimams, bet ir saugiam dokumentų, saugomų nuo neteisėtų asmenų, saugojimui. Taip pat yra įsipareigojimas laikytis teisinių ir sutartyje nustatytų terminų.
Kai kuriais atvejais šių terminų nesilaikymas gali turėti nusikalstamų pasekmių, tačiau dažniausiai tik civilines pasekmes. Valdymo konsultacinėms įmonėms taip pat labai svarbu apsaugoti jų klientų komercines paslaptis.
"PaperOffice" atitinka aukščiausius saugos standartus , tokius kaip autorizacijos valdymas, įvairūs prieigos lygiai ir prieigos leidimų priskyrimas. Vartotojas apibrėžia atskirus darbo veiksmus lygiai taip pat, kaip jie atliekami įmonėje, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų "įrašymas", "tikrinimas", "išleidimas" ir "užsakymas".
Atsakomybė gali būti priskirta ne tik asmenims, bet ir vartotojų grupėms, tokioms kaip "Apskaita" arba "Nuomos teisininkai", kad kolega galėtų nedelsdamas įsikišti, jei darbuotojas nėra.
OCR technologija atpažįsta ne tik dokumento turinį, bet ir visus su mokesčiais susijusius duomenų laukus, tokius kaip dokumento numeris, data, grynasis, mokestis ir bendra suma. Importuoti duomenys yra prieinami vertinimams, mokėjimo operacijoms ir finansinei apskaitai kontroliuoti. Tai taupo varginantį įėjimo darbą ir sumažina registravimo klaidas.
Vos vienu pelės paspaudimu duomenis, įskaitant archyvavimo vietą, galima eksportuoti į klientą arba atvirkščiai. Jie taip pat gali būti pateikti su slaptažodžiais.
Sprendimas: įrodyta praktinė patirtis
Ar nėra prasmės iš karto naudoti valdymo programinę įrangą praktikoje? kad ne tik atitinka visus reikalavimus, bet ir yra lengvai išmokstamas bei nebrangus?
"PaperOffice DMS" yra išbandytas ir patikrintas išsamus sprendimas skaitmeniniam darbui ir, turėdamas daugiau nei 20 metų rinkos patirtį, vienas iš pirmųjų DMS pionierių.
Puikios darbo eigos teisininkams ir vadybos konsultantams
Šiuo metu Vokietijoje yra apie 150 000 atskirų reglamentų iš federalinių ir valstijų įstatymų ir kitų teisės aktų. Kiekviena socialinio ir ekonominio gyvenimo sritis yra reguliuojama. Norėdami įvaldyti pastraipų džiungles, teisininkai specializuojasi tam tikrose srityse, kaip ir vadybos konsultacijos, tačiau nėra teisininko ar vadybos konsultanto, kuris žinotų visus savo specialiosios srities teisinius reikalavimus. Juolab kad nauji įstatymai ar sprendimai bet kuriuo metu nuolat keičia esamą situaciją. Jam reikia tinkamos programinės įrangos, galinčios greitai ir saugiai mokytis.
"PaperOffice" DMS yra tinkama programinė įranga, nes ji pateikiama su viskuo, ko reikia teisininkams ir valdymo konsultacijoms, pavyzdžiui:
- Dokumentų saugojimas visais skaitmeniniais formatais pagal BDAR principus
- Pavėluotų dokumentų, kuriems reikia veiksmų, pateikimo ir pakartotinio pateikimo funkcijos
- Savarankiško mokymosi duomenų saugojimo funkcija su žymėjimu ir vidine paieškos sistema
- Automatinis naujai pridėtų dokumentų priskyrimas teisingam aplankui
- Paprastas duomenų bazės kūrimas ir duomenų bazės ryšys, įskaitant atskirai tinkinamą šabloną
- Automatizuotas šablonų kūrimas pasikartojantiems procesams ir operacijoms
Skaitmeninė transformacija su "PaperOffice" DMS iš esmės keičia teisinį sektorių
"PaperOffice" darbo eigos funkcija supaprastina sekretoriato ir teisininkų bendravimą. Į procesą orientuotas dokumentų valdymas užtikrina, kad šie dokumentai būtų nuolat atnaujinami ir įdėtų mažai pastangų.
"PaperOffice" tai palaiko naudodama platų užduočių ir darbo eigos modulį.
Tokiu būdu galima sukurti tam tikras procesų grandines, o esamus veiklos procesus galima apibrėžti elektroniniuose dokumentuose ir iš dalies vykdyti automatiškai.
Tai reiškia procesų optimizavimą be klaidų, nes užduotį galima ne tik priskirti darbuotojams, turintiems konkrečias vartotojo teises ir užbaigimo laikotarpius, reikalauti skaitmeninio išleidimo, bet ir automatiškai suaktyvinti tolesnius veiksmus, pvz., el. pašto pranešimus ar dokumento būsenos pakeitimus. O tai yra absoliuti BŪTINYBĖ teisiniame sektoriuje.
Skaitmeninimas naudojant "PaperOffice" suteikia didžiulių pranašumų
Optimizuokite savo darbo laiką iki 7.5%, palyginti su popieriniu darbu, nes naudojate "PaperOffice" DMS.
Sutaupykite laiko ieškodami, nukreipdami ir bendrindami dokumentus.
Žinoma, "PaperOffice" DMS leidžia perkelti ir integruoti esamus skaitmeninius duomenis iš esamų programinės įrangos sprendimų.
Tuo pačiu metu "PaperOffice" DMS yra analoginės ir skaitmeninės sąsajos. Naudodama savo nuskaitymo funkciją, programinė įranga gali skaityti analoginius dokumentus, planus ir nuotraukas į sistemą ir skaitmeninti juos naudodama skaitytuvus, taip pat įrašus iš mobiliųjų telefonų, kuriuose tekstai paverčiami rašymu naudojant OCR ir gali būti keičiami "Office" programose.
Laiko žymos ir versijų kūrimas užtikrina, kad skaitmeninis dokumentas atitinka analoginį originalą.
"PaperOffice DMS" yra ne tik platus savo funkcijomis, bet ir lengvai išmokstamas, vadovaujantis vaizdo pamokomis, bet ir individualiais patarimais bei mokymais, jei pageidaujama. Visa tai tikrai geru kainos ir kokybės santykiu.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Advokatų kontorų, teisininkų ir vadybos konsultantų skaitmeninimas":
Kaip darbuotojai gali pasiekti "PaperOffice"?
Dėl decentralizuotos ir modernios programų architektūros "PaperOffice" galima naudoti beveik bet kuriame įrenginyje - nuo klasikinių kompiuterių iki išmaniųjų telefonų / planšetinių kompiuterių iki televizorių.
Kas atsitiks su duomenimis, jei "PaperOffice" neegzistuoja?
Neįvyks, bet kad jus nuramintumėte: galite bet kada eksportuoti savo duomenis, nes "PaperOffice" yra pagrįsta atvira duomenų bazės struktūra, galite bet kada pasiekti savo duomenis.
Temos duomenų apsauga: kur saugomi visi dokumentai?
"PaperOffice" saugo visus dokumentus įmonėje su aukšto lygio šifravimu, todėl jis bus apsaugotas, pavyzdžiui, nuo duomenų vagystės ir viršys visus BDAR ir GOBD reikalavimus.
Venkite klaidų: NIEKADA neišsaugokite duomenų trečiosios šalies debesyje!
Ar "PaperOffice" galima tiksliai pritaikyti specifikacijas?
Taip, "PaperOffice" gali būti 100% pritaikytas numatytam naudojimui, kad būtų užtikrinta sklandi integracija į esamus procesus ir sistemas. Net programos sąsaja gali būti visiškai suprojektuota ir laisvai pritaikyta.
Išvados
"PaperOffice" DMS palaiko teisininkus ir valdymo konsultantus ir siūlo tinkamas sąsajas su kita programine įranga, API ryšiais ir gali būti bet kuriuo metu išplėsta pagal jūsų pageidavimus. Programinę įrangą lengva išmokti ir ją galima lengvai integruoti į kasdienę praktiką, nesukeliant neatvykimo į darbą mokymo tikslais.
"PaperOffice" DMS rekomenduoja naudoti NAS (tinklo palaikomą duomenų saugyklą) su atsarginės kopijos kūrimo funkcija, kad svarbūs duomenys nebūtų nei prarasti, nei šnipinėjami trečiųjų šalių debesyse.
Galų gale, "PaperOffice" DMS daro įspūdį labai geru kainos ir kokybės santykiu bei didžiule praktine patirtimi per daugiau nei 20 metų praktinę patirtį.