Tinkamai įgyvendinkite skaitmeninį sąskaitų faktūrų apdorojimą atlikdami 10 veiksmų

Skaitmeninimo poreikis dabar yra svarbus aspektas visiems.

Mūsų vadove dabar rasite keletą ataskaitų apie tai, kaip skaitmeninimas turėtų vykti aplink įmones ir kiek privalumų tai suteikia jums.

Tačiau beveik kiekvienas 3 klausimas, kuris ateina iš mūsų klientų, yra susijęs su skaitmeniniu sąskaitų faktūrų apdorojimo diegimu. Taigi nusprendėme atidžiau pažvelgti į šią temą.

Dabartiniame straipsnyje šiek tiek giliau pažvelgsime į informaciją apie skaitmeninį sąskaitų faktūrų apdorojimą. Sąskaitų faktūrų skaitmeninimo privalumai. Mes jums parodysime, kaip galite viską įgyvendinti, ir aprašysime sėkmingo įgyvendinimo poveikį.

Prieš pereidami prie faktinio įgyvendinimo, atsakykime į klausimą:

Kodėl įmonėse būtina skaitmeninti sąskaitas faktūras ir dokumentus?

Tai klausimas, kurį užduoda vis daugiau įmonių: "Ar tikrai turiu skaitmeninti savo apskaitą"? Atsakymas yra taip, jūs privalote. Be kita ko, dėl to, kad įstatymų leidėjas reikalauja, kad taip būtų. Vis daugiau įmonių susiduria su tuo, kad turi laikytis proceso dokumentų.

Ko reikalauja teisės aktai?

Teisės aktai reikalauja laikytis reikalavimų, susijusių su visų su testu susijusių gaunamų dokumentų gavimu, apdorojimu ir archyvavimu.

Dabartiniame straipsnyje pateikiame keletą praktinių pavyzdžių. Kaip galite lengvai išspręsti skaitmeninimo problemą naudodami "PaperOffice" DMS. Tačiau pirmiausia prieiname prie bendrų skaitmeninio sąskaitų faktūrų apdorojimo pranašumų.

Kokie yra skaitmeninimo privalumai?

Šiandieniniame namų biurų ir skaitmeninės žiniasklaidos pasaulyje vis dar įprasta matyti popierines sąskaitas, sukrautas ant lentynų ir stalų.

Pagrindinės popieriaus naudojimo priežastys yra tai, kad darbuotojams sunku priimti skaitmeninimą arba pradėti nuo jo. Tai slypi iššūkiuose, susijusiuose su pokyčių ir skaitmeninimo valdymu.

Fizinė dokumento kopija nepaisant skaitmeninimo

Daugelis žmonių mėgsta saugoti fizinę dokumentų, su kuriais dirba, kopijas. Tačiau čia svarbų vaidmenį vaidina ir metų metus repetuojamo popieriaus tvarkymo procesas.

Popierinio atsivertimo tema jau parašėme išsamų straipsnį. Čia mes aiškiai aptariame skaitmeninės apskaitos temą.

Rankiniu būdu įvesti sąskaitą faktūrą reiškia ne tik daug laiko, bet ir paslėptas dideles išlaidas. Tinkamai tai padarius, galima sutaupyti daug laiko ir pinigų.

Pagrindiniai privalumai:

• Bet kurią sąskaitą faktūrą galite rasti per kelias sekundes / sutaupyti laiko

  Kadangi dėl jūsų dokumentų skaitmeninimo per kelias sekundes galite rasti visas "PaperOffice" saugomas sąskaitas faktūras. Jums nebereikia vargti vartydami storus aplankus. Suskaitmenindami visas jūsų įmonės sąskaitas faktūras, jums reikia tik kelių paspaudimų, kad jas rastumėte sistemoje.

  Tai taip pat veda mus prie antrojo punkto:

• Jums naudingas optimizuotas darbas / popieriaus taupymas

  Jums nebereikia vietos fiziniams aplankams. Nuo šiol sąskaitas faktūras galite archyvuoti "PaperOffice". Sumažinus popieriaus sunaudojimą, biurai tampa švarūs ir tvarkingi.

• Supaprastinkite apskaitos procesus / Pavyzdžiui, naudodami darbo eigas

  Tvarkydami sąskaitas faktūras skaitmeniniu būdu sutaupote laiko ir pastangų. Taip pat kūrimo, pristatymo ir apdorojimo išlaidos. Nekurkite išplėstinių užduočių, darbo eigų ir persiuntimo kopijų. Viskas vyksta skaitmeniniu būdu ir yra skaidri bei suprantama.

  Dėl sąskaitų faktūrų skaitmeninimo nebegalėsite praleisti vertingų nuolaidų terminų.

• Prieigos prie mygtuko mygtuko leidimo nustatymas

  Individualios prieigos prie atskirų dokumentų ir aplankų teisės užtikrina aiškų saugumą. Galite suteikti prieigą asmenims ar visiems skyriams. Pavyzdžiui, apskaita.

• Automatinis kontaktų aptikimas

  "PaperOffice" sumaniai atpažįsta adreso duomenis dokumento turinyje. Tada logiškai susieja dokumentą su esamais kontaktais. Tai, be kita ko, leidžia rodyti visus konkretaus kontakto dokumentus vos keliais paspaudimais.

• Automatinis raktinių žodžių kūrimas

  "PaperOffice" palaiko jus su išmaniu AI atpažinimu ir raktiniais žodžiais. Tokiu būdu sąskaitoje faktūroje ieškoma svarbiausių dokumento duomenų.

  KI PIA sumaniai skaito duomenis iš dokumento. Tada pateikite dokumentą su visais raktiniais žodžiais. Jei reikia, su bandymu arba automatiškai fone.

• Mokesčių konsultantų įterpimo / eksportavimo funkcija

  Galite lengvai perduoti sąskaitas faktūras. Su paskyros priskyrimu ir raktiniais žodžiais. Išplėstinės paieškos dėka turite viską, ko reikia eksportui. Kaip ir, pavyzdžiui, visos praėjusio mėnesio sąskaitos.

  Įskaitant aplanko struktūrą, PDF failą, "Excel" failą su visa informacija. Dėl to jūsų buhalteris ar buhalteris gali lengvai importuoti dokumentus.

• Greito redagavimo parinktys

  Ateityje apskaitą galima greitai įgyvendinti. Galite ne tik iš karto rasti visus dokumentus, bet ir, pavyzdžiui, juos redaguoti / klasifikuoti tiesiogiai. Visi teisiniai reikalavimai įvykdomi archyvuojant auditą. Taigi tikrinimas ir patvirtinimas yra vaiko žaidimas.

  Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas yra neišvengiamas dėl kelių priežasčių. Daugelis įmonių taip pat jau yra įsitikinusios, kad sąskaitų faktūrų skaitmeninimas yra ateitis. Tai taip pat turi būti priimta šiandien ir dabar.

  Nepaisant to, daugelis vis dar baiminasi, kad šis žingsnis bus susijęs su ilgu projektu. Kuris bus sunkus, brangus, rizikingas ir destabilizuojantis. Geros naujienos yra tai, kad galiausiai "PaperOffice" dėka taip nebėra!

Į ką reikia atsižvelgti prieš skaitmeninant sąskaitas faktūras?

Visų pirma, svarbu nesupainioti ar sumažinti skaitmeninimo iki gaunamų sąskaitų faktūrų nuskaitymo. Kad jie galėtų lengviau ir greičiau įsitraukti į darbo eigos procesą, kad galėtų patvirtinti, atlikti mokėjimus ir archyvuoti. Skaitmeninimas yra daug daugiau.

OCR teksto atpažinimo pranašumai: OCR teksto atpažinimo dėka daugelį dalykų galima automatizuoti. Pavyzdžiui, su dirbtiniu intelektu (DI). Tokiu būdu mokymosi funkcijos tampa vis galingesni ir patikimesni aptikimo algoritmai.

Sąskaitoje faktūroje rodomi elementai gali būti nedelsiant identifikuojami ir ištraukiami iš dokumento. Dokumentas pateikiamas ir gali būti prieinamas apskaitos ar ERP sistemai.

Pavyzdžiui, skaitmeninimo atveju finansinių paslaugų teikėjas gauna naudos iš patikimos informacijos realiuoju laiku, kai gaunama sąskaita faktūra.

Mes pereiname prie tikrojo šio straipsnio klausimo:

Kaip įdiegti sąskaitų faktūrų apdorojimą?

Jei sąskaitas faktūras tvarkote naudodami "PaperOffice", gaunamų sąskaitų faktūrų apdorojimas yra visiškai elektroninis. Gaunamą sąskaitą faktūrą jau gausite skaitmeniniu būdu, t. y. el. paštu arba ją nuskaitydami. Tai neturi jokio skirtumo.

Suskaitmeninkite gaunamas sąskaitas faktūras naudodami "DropMail", kaip?

Jei jau gaunate gaunamas sąskaitas faktūras skaitmeniniu formatu, rekomenduojame "DropMail" modulį, integruotą į "PaperOffice". Tai leidžia jums sukurti asmeninį "DropMail" el. pašto adresą "PaperOffice". Jiems siunčiate tik sąskaitas faktūras.

Visos sąskaitos faktūros, siunčiamos jūsų "DropMail" adresu kaip el. laiško priedas, automatiškai archyvuojamos "PaperOffice". Su apibrėžtomis padavimo taisyklėmis ir be darbo.

"PaperOffice" atpažįsta sąskaitą faktūrą ir perskaito atitinkamus duomenis. Tada programinė įranga pateikia sąskaitą faktūrą atitinkamame aplanke. Dėl išmanaus dirbtinio intelekto pasirinktinai pradedami tolesni patvirtinimo procesai, užduotys ir darbo eigos.

Visi darbuotojai, kurie turi būti įtraukti į procesą, yra informuojami. Sąskaitos faktūros darbo eiga vykdoma automatiškai.

Žingsnis po žingsnio skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas:

Sąskaitos faktūros gavimas

Tiesiog sukurkite norimą adresą formatu "meine_rechnungen@paperoffice.com", nurodykite saugojimo kaukę arba suaktyvinkite PIA ir viskas!

Skaitmeninis sąskaitų faktūrų apdorojimas

"PaperOffice" automatiškai užfiksuoja sąskaitą faktūrą ir pradeda apdoroti

Vykdomos nustatytos padavimo taisyklės. Auditui atsparus archyvavimas vyksta automatiškai fone pagal planą.

Galite patikrinti sąskaitą faktūrą, ją patvirtinti ir vykdyti darbo eigas.

Į priekį

Eksportuokite sąskaitas faktūras į mokesčių konsultanto arba trečiųjų šalių sistemas su atitinkama informacija.

Kaip atrodo sąskaitų faktūrų skaitmeninimo ateitis. Kur vyksta kelionė?

Visų pirma, sąskaitų faktūrų skaitmeninimas žymiai ir iš karto padidina našumą. Skaitmeninimas ne tik išlaisvina darbuotojus nuo daug laiko reikalaujančios, tankios veiklos užduoties. Be to, bus išspręstos vėlavimo ir ginčo dėl rankinio klaidos problemos.

Esminės svarbių popierinių dokumentų saugojimo, paieškos ir praradimo išlaidos drastiškai sumažinamos. Be to, patvirtinimo ir kontrolės procesų racionalizavimas ir automatizavimas visame mokėtinų sąskaitų procese.

Nuo pirkimo prašymo iki apmokėjimo šias išmokas dar labiau padauginkite.

Ką įmonė pasiekia skaitmeninimo dėka?

Per skaitmeninimą įmonė sugeba atlaisvinti svarbius žmogiškuosius ir finansinius išteklius. Ar tai būtų veiklos augimas su nuolatiniais ištekliais. Arba mobilizuoti savo komandas transformacijos projektuose. Darbuotojams sąskaitų faktūrų skaitmeninimas nėra priešas. Priešingai – sąjungininkas. Tai daro jų darbą įdomesnį ir sukuria pridėtinę vertę įmonės finansų valdymui.

Ar popierius gali būti sunaikintas po skaitmeninimo?

Visų pirma, labai svarbu pažymėti, kad reikia atsižvelgti į skaitmeninio dokumentų archyvavimo veiksnius. Pasak GoBD, popieriniai dokumentai gali būti sunaikinti. Išskyrus atvejus, kai jie turi būti laikomi originale pagal užsienio mokesčių ar mokesčių taisykles.

Tai apima, pavyzdžiui, balansų atidarymą ir statybos teisės aktų dokumentus. GoBD taip pat teigia, kad popieriniai dokumentai turėtų būti pašalinti iš tolesnio tvarkymo. Be to, po nuskaitymo proceso failas negali būti pakeistas.

Atsparus peržiūrai pagal Su GoBD suderinamą versijų kūrimą

Kuris pateikiamas bet kuriuo metu dėl "PaperOffice" versijų kūrimo. Dokumentas turi būti prieinamas ir įvertintas visą saugojimo laikotarpį.

Taigi "PaperOffice" atitinka visus reikiamus standartus sertifikuodama ir išbandydama visus programinės įrangos reikalavimus pagal GOBD.

Saugojimo laikotarpis

Išlaikymo laikotarpio klausimas vėl ir vėl iškyla mūsų klientams. Nes nėra aiškių nurodymų, kaip ir ar turėtų būti saugoma pradinė sąskaita faktūra. Pirmiausia turėtumėte kreiptis į savo atsakingą mokesčių instituciją, t. y. atsakingą auditorių.

Kokie dokumentai priimami?

Teisinę reikšmę turintys dokumentai, pavyzdžiui, sutartys, vis dar turi būti saugomi originale.

Norėdami pasiekti tašką:

Mokesčių inspekcija priima elektroninius kvitus. Teismas ginčo atveju tik originalai.

Tai susiję su tuo, kad parašas gali būti patikrintas tik originalių dokumentų autentiškumo. Rekomenduojame niekada neišmesti originalo.

Pasirodo, kad norint sėkmingai apdoroti gaunamas sąskaitas faktūras, reikia atsižvelgti į kelis aspektus.

Apibendrinkime:

Norėdami visiškai pašalinti popierių iš proceso, turite įdiegti nuolatinį visų gaunamų sąskaitų faktūrų skaitmeninimą. Patobulinimai atsiranda kuo labiau automatizavus procesą.

Toks skaitmeninis dokumentas turi įmonei privalumų paketą. Specialiai pritaikyta programinė įranga užtikrina žymiai didesnį įmonės produktyvumą.

Taigi, sąskaitų faktūrų skaitmeninimas yra svarbus žingsnis transformuojant jūsų verslą į biurą be popieriaus. Tai taupo laiką ir darbą. Pagerina jūsų darbo rezultatų kokybę.

Pasinaudokite visais bepopierio biuro privalumais.

Būtinai venkite šios klaidos

Nors didelės įmonės jau seniai skiria skaitmeninimo pareigūnus, kurie visą darbo dieną sprendžia analoginių dokumentų konvertavimo temą, mažoms ir vidutinėms įmonėms paprastai trūksta žmogiškųjų išteklių, ypač todėl, kad reikalinga tinkama profesinė kvalifikacija.
Tačiau tai yra dažna klaida ir lemia blogas investicijas, nes daugelis gamintojų naudojasi šiuo nežinojimu.