Bepopieris biuras: Štai kaip skaitmeninimas pavyksta įmonėje

Žiniasklaidos pranešimuose vis daugiau dėmesio skiriama dokumentų neturinčio biuro požiūriui, tačiau vargu ar jis naudojamas praktikoje, ypač mažose ir vidutinėse įmonėse. Tai susiję ne tik su laiku ir pinigais.

Paperless office can bring many benefits to your business

Tačiau vos keliomis priemonėmis popieriaus sunaudojimą galima labai sumažinti. MVĮ naudojasi vienodomis hierarchijomis ir lanksčiomis struktūromis.

Dabartiniame straipsnyje mes atidžiau pažvelgsime į bepopierio biuro temą arba "skaitmeninį biurą", kaip jis taip pat žinomas. Mes jums parodysime, kad perėjimas yra daug lengvesnis, nei jūs įsivaizduojate. Taip pat gausite patarimų dėl korporatyvinio organizavimo, mes jums pasakysime, kokie yra darbo be popieriaus privalumai ir aprašysime sėkmingo įgyvendinimo poveikį.

Technologijos tampa vis greitesnės ir greitesnės

Tuo metu, kai technologijos pastūmėjo mus susisiekti su pasauliu per savo išmaniuosius telefonus, ne taip prasminga, kad daugelyje savo kasdienės veiklos vis dar naudojame popierių.

Šiandien esame įpratę dirbti su skaitmeniniu turiniu (muzika, fotografija, TV serialai), tačiau dokumentų skaitmeninimas dar nėra plačiai paplitęs darbo ir verslo aplinkoje. Šiais laikais beveik visos įmonės turi prieigą prie kompiuterių ir mobiliųjų įrenginių, tad kodėl mes vis pildome savo biurus popieriumi?

Pagrindinės tolesnio popieriaus naudojimo priežastys yra iššūkiai, susiję su pokyčiais ir skaitmeninimu. Daugelis žmonių mėgsta saugoti fizinę dokumentų, su kuriais dirba, kopijas.

Tačiau, kai jūsų darbuotojai pradeda pašalinti ar bent jau sumažinti biure ar visoje organizacijoje naudojamo popieriaus kiekį, jūs taip pat tobulinate procesus, kurie padidina produktyvumą skaitmenizuodami duomenis, naudodami popierinius metodus ir taip sumažindami išlaidas.

Kodėl turėtumėte sumažinti popieriaus sunaudojimą savo įmonėje?

Biuras be popieriaus yra tikslas, kurio tikrai siekia vis daugiau įmonių, ir siūlo daug naudos, išskyrus išlaidų taupymą ir įmonės anglies pėdsako mažinimą.

Apskaičiuota, kad darbuotojas, kuris su dokumentais iš viso praleidžia dvi valandas, per metus vidutiniškai panaudoja 10 000 popieriaus lapų (Federalinės aplinkos agentūros duomenys). Dėl šios priežasties svarbu naudoti sprendimus ir įrankius, kurie pagerina prieigą prie informacijos, jos valdymą ir lokalizavimą. Tačiau bet kokiems verslo proceso pokyčiams reikia laiko ir reikia palaipsniui keisti įmonės kultūrą.
Be teigiamo poveikio aplinkai mažinant verslo popieriaus vartojimą, dokumentų ir įmonės duomenų skaitmeninimas suteikia daug kitų privalumų.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Bepopierio biuro privalumai

Toliau pateikiami pagrindiniai bepopierio biuro privalumai:

• Visų darbo procesų optimizavimas

  Perėję į biurą bepopierį, galite būti pirmasis Ženkite žingsnį link savo įmonės skaitmeninės transformacijos.
  Nes jūsų darbo eigos sprendimų dėka galite dar labiau supaprastinti ir pagreitinti jūsų verslo procesus. Jie atleidžia tarnautojus, perimdami daug sudėtingų rutininių darbų. Teisiniai reikalavimai, kurių reikia laikytis, yra tiesiogiai integruoti į darbo eigą.

• Lankstus darbas, nesvarbu, kur esate

  Jei skaitmeninsite dokumentus, galėsite tai padaryti bet kada, bet kur ir su bet kuriuo įrenginiu pasiekti dokumentus. Tai ypač svarbu, jei turite kelis filialus, jūsų darbuotojai nori / turi atlikti savo darbą iš savo namų biuro arba turi išduoti patvirtinimus.

• Masinis sąnaudų mažinimas visose srityse

  Dokumentų skaitmeninimas turi tiesioginį poveikį jūsų įmonės išlaidų mažinimui ne tik dėl to, kad nebeperkate tiek daug popieriaus, bet ir dėl to, kad sutaupote spausdintuvo priežiūrai ir rašalo bei atsarginių dalių pirkimui.
  Žinoma, tai taip pat sumažina saugojimo išlaidas, t. Y. Failus, aplankus, lentynas, dokumentų spinteles. Vertinga vieta popieriniams dokumentams saugoti nebėra švaistoma.

  Esmė ta, kad kai tik naudojate skaitmeninius duomenis, jūsų darbuotojai daug efektyviau dirba biure ir protingai bei tikslingai investuoja į įmonėje įgytą brangų laiką.
  Reikšmingas saugojimo vietos sumažėjimas dėl skaitmeninimo ir (arba) popieriaus sunaudojimo sumažėjimo lemia švaresnius ir tvarkingesnius biurus.

• Maksimalus saugumas nuo vagystės ir praradimo

  Didesnis informacijos saugumas naudojant programinę įrangą su duomenų bazės saugojimo sistema. Skaitmeniniu būdu saugomos informacijos saugumas yra daug pranašesnis už popieriuje archyvuojamų dokumentų saugumą.

  Būkite atsargūs ir nenaudokite debesies sprendimo savo įmonėje, nes debesies pagrindu veikiantys DMS sprendimai ir DMS programinė įranga yra saugos spraga.

• Mažiau streso dėl automatizavimo

  Transformuojant iš rankinių į automatizuotas darbo eigas, verslo procesai standartizuojami ir sumažėja išlaidos. Pavyzdžiui, darbo eigos optimizavimas gali padėti greičiau surinkti informaciją ir sumažinti įsigijimo išlaidas.
  Sąskaitų apmokėjimas nebėra pamirštas, nuolaidos gali būti išskaičiuotos laiku.

• Sumažinkite riziką verslo procesuose

• Ryšių su klientais gerinimas

  Skaitmeninimas jūsų įmonėje suteikia santykiams su klientais daugiau gylio ir apimties. Tai reiškia, kad išsamus duomenų rinkimas verslo sandoriuose, naudojant didelius duomenis, nuoseklus vidinių procesų susiejimas, reakcijos laikas per kelias sekundes, taip pat asmeninis kontaktas su dideliu klientų skaičiumi tuo pačiu metu ir tikslus, itin į paklausą orientuotas reikalavimų planavimas padės jūsų įmonei judėti į priekį.

  Skaitmeninimas auga visose įmonės srityse - ypač klientų aptarnavimo srityje. Būtų klaida bet kuriai įmonei nuvertinti šį potencialą. Jei nenorite atsilikti nuo konkurentų ir net skubėti jų priekyje, labai svarbu spręsti skaitmeninimo problemą šioje srityje. Dar niekada nebuvo įmanoma lanksčiau ir individualiai bendrauti su klientu apie jo specifinius poreikius ir norus.

• Didėja vidinis skaidrumas

• Pastebimas darbuotojų darbo aplinkos pagerėjimas

  Įmonės, kurios nusprendžia skaitmeninti savo dokumentus naudodamos tinkamą dokumentų valdymo programinę įrangą, mainais gauna daug naudos, pavyzdžiui:

  • Daugiau laisvos fizinės erdvės
  • Greitesnė dokumentų paieška
  • Geresnis dokumentų tvarkymas
  • Dėl to mažiau laiko praleidžiama ieškant dokumentų ir mažiau streso.
  • Tvarumas ir konkurencingumas
  • Supaprastinta komunikacija ir užduočių sprendimas
  • Jūsų įmonės produktyvumas didėja
  • Ir svarbiausia yra tai, kad esate teisingame kelyje į biurą be popieriaus.

Venkite šios klaidos bet kokia kaina!

Ypač projektams su skaitmeninimu dažnai sutinkamas labai nenoriai, nes daugelis įmonių bijo, kad toks projektas išsivystys į duobę be dugno. Dažniausia to priežastis yra pačių įmonių žinių trūkumas ir papildomas pasitikėjimas nekompetentingais programinės įrangos gamintojais, siūlančiais neveikiančią programinę įrangą. Daugelis programinės įrangos gamintojų naudojasi nežinojimu.

Šiuo metu "PaperOffice" mielai padės jums įgyvendinti skaitmeninimą. Dėl 20 metų patirties dokumentų valdymo ir automatizavimo srityje "PaperOffice" gali pateikti jums darbo pasiūlymus iš praktikos ir padėti jums visiškai įgyvendinti.

Tarpinė išvada 1 / 3

Nereikia nei IT specialisto, nei vieno apmokyto bibliotekininko!

Viskas, ko jums tikrai reikia, yra

• tinkama programinė įranga
• patikimas IT partneris
• atitinkama aparatūra

Kartais aparatūra dažnai jau yra, turi daugiau potencialo nei anksčiau ir gali būti naudojama nedelsiant.

Arbat pinigus

Beje, yra specialus straipsnis tema "Popierinių dokumentų skaitmeninimas: 10 svarbiausių privalumų", kuriame pranešama apie bendrojo skaitmeninimo privalumus:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Kokius 5 veiksmus turite atlikti, kad sumažintumėte popieriaus sunaudojimą savo biure?

Mes išvardijome penkis veiksmus, kuriuos turite atlikti, kad sumažintumėte popieriaus sunaudojimą biure ir pereitumėte prie skaitmeninių technologijų:

• Procesų strategija ir analizė

  Gerai suplanuokite savo dislokavimą bepopieriame biure. Skirkite pakankamai laiko analizuoti procesus savo įmonėje. Kas turi būti prieinama ar laikoma popierine forma? Kokių dokumentų pakanka skaitmenine forma? Dokumentai ir informacija gaunami iš skirtingų šaltinių Greičiausiai susidursite su informacija, gaunama iš skirtingų šaltinių ir skirtingais formatais. Kai kurie iš jų yra skaitmenine forma, saugomi failuose ar duomenų bazėse, o kai kurie - spausdintų dokumentų pavidalu.

  Galbūt norėsite nuskaityti ir suskaitmeninti visus ankstesnius dokumentus arba pereiti prie bepopierio biuro / sistemos iki tam tikros datos, taip pat naudoti skaitmeninius duomenis, kad galėtumėte tęsti ir efektyviai dirbti ateityje. Naudokite daugiafunkcį spausdintuvą / skaitytuvą skenavimui ir katalogų stebėjimui arba masiniam archyvavimui dideliam dokumentų kiekiui.

  Pirmasis variantas reikalauja daugiau laiko ir išteklių. Idealiu atveju jūs ir jūsų komanda nuspręsite, kaip tvarkyti elektroninius failus, ir žingsnis po žingsnio nustatysite nuolatinį nuskaitymo procesą, kad visi būsimi dokumentai būtų suskaitmeninti.

  Laiko ir personalo planavimas bepopieriam biuro projektui

  Ketvirtis arba 90 dienų yra pagrįstas laikotarpis veiksmams, reikalingiems norint pereiti į biurą bepopierį, įgyvendinti.

  Tai taip pat laikotarpis, leidžiantis sklandžiai pereiti. Greito sprendimo sprendimai, verčiantys darbuotojus atlikti pakeitimus iš vienos dienos į kitą, paprastai yra trumpalaikiai. Tokiu būdu taip pat įmanoma nesutrikdyti operacijų.

  Iš esmės, pereinant prie bepopierio biuro su "PaperOffice" DMS, nereikia projekto komandos, kurią sudarytų keli žmonės.

  Daugelyje MVĮ jų atimti iš savo faktinių užduočių nėra nei įmanoma, nei pageidautina. Tačiau prasminga yra tai, kad bent vienas asmuo, turintis įgaliojimus išleisti direktyvas, yra CDO, vyriausiasis skaitmeninis pareigūnas. Jei per daug nesidomite amerikietiškomis santrumpomis, galite paskirti jį ar ją bepopieriu biuro projektų vadovu.

  Svarbu, kad atitinkamas asmuo išsamiai susipažintų su "PaperOffice" DMS.

  Dėl aiškiai struktūrizuotos programinės įrangos struktūros ir išsamių bei lengvai suprantamų vadovėlių ir vaizdo įrašų apie kiekvieną aspektą, tam nereikia nei IT laipsnio, nei išorinio mokymo. Be to, tai gali būti daroma kaip "mokymasis darant", pridedamas prie pirmųjų konversijos matų.

• Perėjimo į bepopierį biurą laikotarpių nustatymas

  Numatytų 90 dienų suskaidymas į mažesnius laikotarpius turi tikslą sugebėti sutelkti dėmesį į kiekvieną perėjimo etapą ir sugebėti apmąstyti susijusius procesus. Be to, persirengimo sėkmę galima lengviau dokumentuoti. Darbuotojai geriau supranta priemones ir nesijaučia priblokšti. Tuo pačiu metu tikslai turi būti perduodami viduje, o tai atitinka psichinius pokyčius. Kiek tai svarbu, jau buvo paaiškinta pratarmėje.

  Tikslinga padalinti 90 dienų į tris dalis po 30 dienų.

  Pirmosios 30 dienų naudojamos analizuoti visus procesus, kurie turi būti konvertuojami iš analoginio į skaitmeninį.
  Per antrąsias 30 dienų bus pristatyta "PaperOffice" DMS ir reikalinga aparatinė įranga, tačiau iš pradžių tik mokymo tikslais ir kartu su vykstančiais procesais, jei taip atsitiks.

  Pastarąsias 30 dienų buvo pasinaudota proceso perėjimu nuo analoginio prie skaitmeninio, o darbuotojų klausimai, be abejo, kilo klausimų. Taip pat įmanoma viena ar kita neteisinga operacija, tačiau tai bet kuriuo metu galima ištaisyti dėl hierarchinės "PaperOffice" DMS struktūros.

  Pasibaigus pastarosioms 30 dienų, taigi ir 90 dienų, yra visiškai integruota dokumentų valdymo sistema, kuri jau leidžia šiuo metu analizuoti, kiek daug sutaupoma ir bus naudinga ateityje.

• Aptikimas įgijimo keliai ir duomenų saugojimo nustatymas

  Per pirmąsias 30 dienų dabar daugiausia dėmesio skiriama procesų, kuriuose popierius iki šiol vaidino pagrindinį vaidmenį, nagrinėjimui. Norėdami tai padaryti, būtina atpažinti išorinio ir vidinio bendravimo sąsajas įmonėje ir sekti jų gyvavimo ciklą, kuris gali būti ten:

  • Telefono skambučiai (pvz., užsakymo forma, kuri užpildoma)
  • El. laiškų srautas (pvz., laiškai bus spausdinami kitam susitikimui)
  • Raidės
  • Verslo klientų apsilankymas (pvz.: žr. telefono skambučius)
  • Lydraščiuose
  • Vidinė korespondencija

  Kitas dalykas, kurį reikia nustatyti, yra tai, kada ir kur, elektroninių formų atveju, vyksta perėjimas prie spausdinto popieriaus, taip pat kelias iš popieriaus į archyvavimą ar tiesiog į šiukšliadėžę.

  Nuo šiol kurkite dokumentus skaitmeniniu būdu

  Nuo šiol, kiek įmanoma, darykite be popieriaus: susitikimus, protokolus, gaunamus laiškus, išeinančias sąskaitas faktūras ir užrašus galima sukurti tiesiogiai "PaperOffice". Užduotys ir darbo eigos taip pat įgyvendinamos skaitmeniniu būdu.

  Skaitmenizuokite sąskaitas faktūras ir palaipsniui diekite bepopierę apskaitą

  Pats sąskaitų faktūrų išrašymas taip pat yra nepopierinio biuro dalis, nors tai matyti ne tik šiame kontekste. Skaitmeninimas ir tinkamas apdorojimas yra problema ir taip pat turi būti gerai suplanuoti ir įgyvendinti.

  Kiekvienas, kuris tvarko savo sąskaitas faktūras skaitmeniniu būdu ir taip pat kuria savo skaitmeninę buhalteriją, pripažįsta didesnį taupymo potencialą ir gali padaryti bendrą apskaitos procesą efektyvesnį.

  Duomenų saugojimas

  Jei jau nusprendėte, kad jūsų fiziniai failai dabar bus skaitmeniniai failai, iš karto kyla klausimas, kur ketinate saugoti tuos skaitmeninius failus. Ar juos saugosite duomenų bazėje vietoje arba išoriniame NAS įrenginyje?

  Perjungdami į biurą be popieriaus, neturėtumėte taupyti vieno iš svarbiausių aspektų. Vietinis duomenų saugojimas ir NAS įrenginių naudojimas.

  O gal apskritai nenorite, kad jūsų įmonėje būtų duomenų saugykla ar duomenų bazė? Tačiau norint išvengti gaisro, apiplėšimo ir pan., Debesų sprendimo naudojimas jums yra nediskutuotinas dėl teisinių priežasčių. Tada, žinoma, sprendimas naudoti duomenų bazę tam skirtame serveryje, kuris yra priskirtas tik jums, yra labai geras sprendimas.
  Pasirinkimas yra didelis.

  Tiesą sakant, sprendimų paieška taip pat priklauso pirmųjų 30 dienų skyriui. Naudojant "PaperOffice" DMS dokumentų valdymą ir NAS aparatinę įrangą, integruotą į įmonės tinklą, yra visi sprendimai, skirti įgyvendinti perėjimą nuo popieriaus prie skaitmeninio.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• "PaperOffice" DMS ir aparatinės įrangos pristatymas

  Įdiegus programinę įrangą įmonės kompiuteriuose, priskirti hierarchijos lygiai ir nustatyti NAS serveriai bei prijungti prie tinklo, programinė įranga yra apmokyta.

  Nereikia išorinių (paprastai sinonimų "brangiems") konsultantams. "PaperOffice" darbuotojai, žinoma, yra prieinami, jei reikia. Daugiau nei milijonas kompanijų, dirbančių su "PaperOffice" DMS visame pasaulyje, iki šiol labai gerai sutarė su išsamiomis mokymo programomis ir vaizdo įrašais arba su telefono patarimais klausimais apie "PaperOffice" DMS.

  Dauguma procesų yra savaime suprantami ir juos lydi labai gerai išdėstytas pagalbos meniu. Beje, nereikia būti užsispyrusiam dėl to, kad laikysitės 30 dienų. Jei visi, dalyvaujantys perėjime nuo analoginio prie skaitmeninio, mano, kad jis veiks, procesas gali būti sutrumpintas, kaip pageidaujama.

  Aplanko struktūra

  Svarbi prasminga aplankų struktūra, kad galėtumėte lengvai atsidurti po persijungimo. Lengvai tvarkykite skaitmeninio aplanko struktūrą pagal esamą "tikrą" aplanko struktūrą.

  Pasikliaukite automatizavimu

  Dėl protingo AI atpažinimo galite atpažinti svarbius dokumento duomenis dokumente, juos išgauti ir naudoti dokumento raktiniams žodžiams rašyti. Tai taupo laiką, taigi ir pinigus.

• Užbaikite perėjimą prie bepopierio biuro

  Prasideda paskutinės 30 dienų (ar mažiau) ir darbuotojai baigia švietimo ir mokymo etapą. El. laiškai nebespausdinami, o įrašomi.

  Darbo eigų ir spaudų naudojimas

  Dokumentus ir el. laiškus galima bet kada pasiekti, redaguoti ir padaryti prieinamus kitiems darbuotojams naudojant "PaperOffice" DMS darbo eigos funkciją. Krovinio dokumentai iš pristatymų ar gaunamų laiškų suskaitmeninami naudojant skaitytuvą arba mobiliojo telefono kamerą ir konvertuojami į tekstinius dokumentus naudojant "PaperOffice" OCR programinę įrangą.

  Antspaudo funkcija leidžia suaktyvinti įvairias darbo eigas ir atlikti tolesnius veiksmus. Dinaminius kintamuosius galima pridėti prie antspaudų ir net el. pašto pranešimai automatiškai siunčiami juos naudojant.

  Nepamirškite sukurti atsarginės kopijos

  Yra tik viena centrinė saugykla su atsarginės kopijos funkcija. Daugiau niekada nekyla klausimas, kuris darbuotojas turi konkretų dokumentą, saugomą jo kompiuteryje, ir kaip prie jo prieiti, nes jis atostogauja ir yra nepasiekiamas.

  Duomenų šifravimo metodas, kurį taip pat naudoja JAV kariuomenė. Šiuo metu populiarus ir pelningas įsilaužėlių žaidimas su išpirkos reikalaujančia programine įranga atšoka nuo "PaperOffice".

  Išlikite nuoseklūs: Pradžia visada sunki, nes procesai, kurie buvo repetuojami metų metus, kol kas yra nauji. Negrįžkite į seną modelį.

Išlikite nuoseklūs ir patirkite bepopierį biurą.

Galutinis 5 žingsnių vadovas

Arbat pinigus

Mes sukūrėme galutinį 5 žingsnių vadovą, kaip dirbti be popieriaus ir skaitmeninti savo verslą kaip atsisiunčiamą dokumentą, išsamiai aprašant kiekvieną 5 veiksmą ir kiek laiko tai užtrunka:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Tarpinė išvada 2 / 3

Naudojant tinkamą programinę įrangą, bepopieris biuras nereiškia jokio papildomo darbo!

Viskas, ko tikrai reikia, yra tam tikra programinė įranga

• Visiškai automatizuokite sąskaitų faktūrų gavimą naudodami suasmenintus el. laiškus, jei sąskaitos faktūros yra prieinamos skaitmeniniu būdu
• Popierinių sąskaitų faktūrų atveju dėl skaitytuvo vientisumo jas galima automatiškai užfiksuoti atliekant paketinį nuskaitymą
• Indeksuokite ir perskaitykite nuskaitytus dokumentus
• ir svarbiausia: gali automatiškai saugoti skaitmeninius ir nuskaitytus dokumentus, priklausomai nuo jų turinio!

Ir venkite šios dažnos klaidos

Bet kokiu atveju įsitikinkite, kad jūsų programinės įrangos pasirinkimas priklauso nuo DMS, su kuria galite patys atlikti automatinį įrašymą (pvz., katalogų stebėjimą) ir dokumentų mokymą, kad nepatektumėte į nekontroliuojamą išlaidų spąstus ir nebūtumėte priklausomi nuo gamintojo!

Skaitmeninės transformacijos užbaigimas

Daugeliui įmonių modernus ir efektyvus biuras be popieriaus nėra vienos nakties pasiekimas, tačiau tai taip pat nėra utopija. Norėdami pagaliau pasiekti savo dokumentų skaitmeninimą, turite nustatyti popieriaus mažinimo politiką ir rasti sprendimus, kaip atsikratyti visko, ko jums nebereikia.

Dokumentų valdymo programinė įranga iš "PaperOffice" gali padėti suskaitmeninti dokumentus ir įdiegti biurą be popieriaus. DMS sprendimai yra išsamūs sprendimai, siūlantys nuoseklią infrastruktūrą.
Dėl to verslo procesai yra skaidriai susieti, darbo eigos gali būti atliekamos skaitmeniniu būdu ir visą svarbią informaciją galima lengvai peržiūrėti.

DMS sprendimų dėka jūs taip pat galite apdoroti ir saugoti skaitmeninius dokumentus ir turinį auditui atspariu būdu, pavyzdžiui, kad išvengtumėte problemų atlikdami įmonės ir mokesčių auditus.

Patarimai ir gudrybės skaitmeniniam biurui

Mes apibendrinome jums 9 patarimus , kad biuras be popieriaus iš tikrųjų veiktų!

Trumpai tariant, kalbama apie įvairių įmonės dokumentų skaitmeninimą, pvz., Sutartis, kvitus, pristatymo pažymas, gaunamas sąskaitas faktūras, t.y. viską, kas yra popieriuje. Be to, kyla abejonių ne tik dėl dokumento apie praeitį, bet ir dėl būsimo dokumento.

Bendravimas taip pat yra svarbus partneris bepopieriame biure. Jums nereikia jaudintis legaliai, tiesiog atkreipkite dėmesį į keletą "subtilybių". Tam tikrus dokumentus, įskaitant aplanko struktūrą ir PDF formatu, galima lengvai perduoti mokesčių konsultantui ar kolegoms kaip savarankišką archyvą - tai daroma vos keliais pelės paspaudimais.

Tinkama dokumentų valdymo programinė įranga išsprendžia analoginę-skaitmeninę problemą

DMS reiškia dokumentų valdymo sistemą ir yra skirta dokumentams, ypač skaitmeniniams dokumentams, valdyti, įskaitant konvertavimą iš analoginio į skaitmeninį. "PaperOffice" DMS yra tokia sistema. Jo funkcijų spektras yra toks pat puikus, kaip ir intuityviai suprojektuota meniu navigacija, kuriai reikia tik nedidelių mokymų. Jums nereikia brangių konsultantų vietoje. Gerai paaiškintos vaizdo įrašų pamokos "PaperOffice" DMS gali tai padaryti taip pat gerai ir daug pigiau, nemokamai.

Nuskaitymas, OCR, archyvavimas naudojant automatinį raktinį žodį, dirbtiniu intelektu valdomas dokumentų sujungimas, integruotas paieškos variklis, darbo eigos funkcija, šifravimas su 1024Mbit, tiesioginė integracija į MS Office, apsauga nuo išpirkos reikalaujančių programų, automatizuotas šablonų kūrimas, antspaudo funkcija, užduočių ir užrašų valdymas.

Tai yra keletas svarbiausių "PaperOffice" DMS funkcijų ir, kaip sakiau, nei jūs, nei jūsų darbuotojai neturite baigti IT laipsnio.

Tarpinė išvada 3/3

1. Susisiekite su gamintoju, turinčiu praktinės patirties ir programinės įrangos, kuri atitinka GOBD (ir BDAR)!

2. Nėra vienos tinkamos DMS programinės įrangos. Kiekviena DMS turi savo pagrindimą ir galiausiai produktas turi atitikti paskirtį.

3. Nesvarbu, ar tai jūsų pačių serveris, "PaperOffice" dedikuotas serveris "Strato AG " duomenų centre Berlyne (Vokietija) ar NAS - išsaugokite savo NIEKADA dokumentą trečiosios šalies debesų saugykloje, kuri a) nėra naudojama tam tikru pagrindu ir b) nėra saugioje šalyje c) negali būti eksportuojama vienu paspaudimu

Arbat pinigus

Jei laikysitės patarimų ir naudosite NAS saugiam dokumentų saugojimui viduje - "PaperOffice" ne tik puikiai tinka šiam tikslui, bet ir yra vienintelis oficialus didžiausio pasaulyje NAS gamintojo DMS - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.