Mes išvardijome penkis veiksmus, kuriuos turite atlikti, kad sumažintumėte popieriaus sunaudojimą biure ir pereitumėte prie skaitmeninių technologijų:
-
Procesų strategija ir analizė
Gerai suplanuokite savo dislokavimą bepopieriame biure. Skirkite pakankamai laiko analizuoti procesus savo įmonėje. Kas turi būti prieinama ar laikoma popierine forma? Kokių dokumentų pakanka skaitmenine forma?
Dokumentai ir informacija gaunami iš skirtingų šaltinių Greičiausiai susidursite su informacija, gaunama iš skirtingų šaltinių ir skirtingais formatais. Kai kurie iš jų yra skaitmenine forma, saugomi failuose ar duomenų bazėse, o kai kurie - spausdintų dokumentų pavidalu.
Laiko ir personalo planavimas bepopieriam biuro projektui
Ketvirtis arba 90 dienų yra pagrįstas laikotarpis veiksmams, reikalingiems norint pereiti į biurą bepopierį, įgyvendinti.
Tai taip pat laikotarpis, leidžiantis sklandžiai pereiti. Greito sprendimo sprendimai, verčiantys darbuotojus atlikti pakeitimus iš vienos dienos į kitą, paprastai yra trumpalaikiai. Tokiu būdu taip pat įmanoma nesutrikdyti operacijų.
Iš esmės, pereinant prie bepopierio biuro su "PaperOffice" DMS, nereikia projekto komandos, kurią sudarytų keli žmonės.
Daugelyje MVĮ jų atimti iš savo faktinių užduočių nėra nei įmanoma, nei pageidautina. Tačiau prasminga yra tai, kad bent vienas asmuo, turintis įgaliojimus išleisti direktyvas, yra CDO, vyriausiasis skaitmeninis pareigūnas. Jei per daug nesidomite amerikietiškomis santrumpomis, galite paskirti jį ar ją bepopieriu biuro projektų vadovu.
-
Perėjimo į bepopierį biurą laikotarpių nustatymas
Numatytų 90 dienų suskaidymas į mažesnius laikotarpius turi tikslą sugebėti sutelkti dėmesį į kiekvieną perėjimo etapą ir sugebėti apmąstyti susijusius procesus. Be to, persirengimo sėkmę galima lengviau dokumentuoti. Darbuotojai geriau supranta priemones ir nesijaučia priblokšti. Tuo pačiu metu tikslai turi būti perduodami viduje, o tai atitinka psichinius pokyčius. Kiek tai svarbu, jau buvo paaiškinta pratarmėje.
Tikslinga padalinti 90 dienų į tris dalis po 30 dienų.
Pirmosios 30 dienų naudojamos analizuoti visus procesus, kurie turi būti konvertuojami iš analoginio į skaitmeninį.
Per antrąsias 30 dienų bus pristatyta "PaperOffice" DMS ir reikalinga aparatinė įranga, tačiau iš pradžių tik mokymo tikslais ir kartu su vykstančiais procesais, jei taip atsitiks.
Pastarąsias 30 dienų buvo pasinaudota proceso perėjimu nuo analoginio prie skaitmeninio, o darbuotojų klausimai, be abejo, kilo klausimų. Taip pat įmanoma viena ar kita neteisinga operacija, tačiau tai bet kuriuo metu galima ištaisyti dėl hierarchinės "PaperOffice" DMS struktūros.
-
Aptikimas įgijimo keliai ir duomenų saugojimo nustatymas
Per pirmąsias 30 dienų dabar daugiausia dėmesio skiriama procesų, kuriuose popierius iki šiol vaidino pagrindinį vaidmenį, nagrinėjimui. Norėdami tai padaryti, būtina atpažinti išorinio ir vidinio bendravimo sąsajas įmonėje ir sekti jų gyvavimo ciklą, kuris gali būti ten:
- Telefono skambučiai (pvz., užsakymo forma, kuri užpildoma)
- El. laiškų srautas (pvz., laiškai bus spausdinami kitam susitikimui)
- Raidės
- Verslo klientų apsilankymas (pvz.: žr. telefono skambučius)
- Lydraščiuose
- Vidinė korespondencija
Kitas dalykas, kurį reikia nustatyti, yra tai, kada ir kur, elektroninių formų atveju, vyksta perėjimas prie spausdinto popieriaus, taip pat kelias iš popieriaus į archyvavimą ar tiesiog į šiukšliadėžę.
Nuo šiol kurkite dokumentus skaitmeniniu būdu
Nuo šiol, kiek įmanoma, darykite be popieriaus: susitikimus, protokolus, gaunamus laiškus, išeinančias sąskaitas faktūras ir užrašus galima sukurti tiesiogiai "PaperOffice". Užduotys ir darbo eigos taip pat įgyvendinamos skaitmeniniu būdu.
Skaitmenizuokite sąskaitas faktūras ir palaipsniui diekite bepopierę apskaitą
Pats sąskaitų faktūrų išrašymas taip pat yra nepopierinio biuro dalis, nors tai matyti ne tik šiame kontekste. Skaitmeninimas ir tinkamas apdorojimas yra problema ir taip pat turi būti gerai suplanuoti ir įgyvendinti.
Kiekvienas, kuris tvarko savo sąskaitas faktūras skaitmeniniu būdu ir taip pat kuria savo skaitmeninę buhalteriją, pripažįsta didesnį taupymo potencialą ir gali padaryti bendrą apskaitos procesą efektyvesnį.
Duomenų saugojimas
Jei jau nusprendėte, kad jūsų fiziniai failai dabar bus skaitmeniniai failai, iš karto kyla klausimas, kur ketinate saugoti tuos skaitmeninius failus. Ar juos saugosite duomenų bazėje vietoje arba išoriniame NAS įrenginyje?
Perjungdami į biurą be popieriaus, neturėtumėte taupyti vieno iš svarbiausių aspektų. Vietinis duomenų saugojimas ir NAS įrenginių naudojimas.
O gal apskritai nenorite, kad jūsų įmonėje būtų duomenų saugykla ar duomenų bazė? Tačiau norint išvengti gaisro, apiplėšimo ir pan., Debesų sprendimo naudojimas jums yra nediskutuotinas dėl teisinių priežasčių. Tada, žinoma, sprendimas naudoti duomenų bazę tam skirtame serveryje, kuris yra priskirtas tik jums, yra labai geras sprendimas.
Pasirinkimas yra didelis.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
"PaperOffice" DMS ir aparatinės įrangos pristatymas
Įdiegus programinę įrangą įmonės kompiuteriuose, priskirti hierarchijos lygiai ir nustatyti NAS serveriai bei prijungti prie tinklo, programinė įranga yra apmokyta.
Nereikia išorinių (paprastai sinonimų "brangiems") konsultantams. "PaperOffice" darbuotojai, žinoma, yra prieinami, jei reikia. Daugiau nei milijonas kompanijų, dirbančių su "PaperOffice" DMS visame pasaulyje, iki šiol labai gerai sutarė su išsamiomis mokymo programomis ir vaizdo įrašais arba su telefono patarimais klausimais apie "PaperOffice" DMS.
Dauguma procesų yra savaime suprantami ir juos lydi labai gerai išdėstytas pagalbos meniu. Beje, nereikia būti užsispyrusiam dėl to, kad laikysitės 30 dienų. Jei visi, dalyvaujantys perėjime nuo analoginio prie skaitmeninio, mano, kad jis veiks, procesas gali būti sutrumpintas, kaip pageidaujama.
Aplanko struktūra
Svarbi prasminga aplankų struktūra, kad galėtumėte lengvai atsidurti po persijungimo. Lengvai tvarkykite skaitmeninio aplanko struktūrą pagal esamą "tikrą" aplanko struktūrą.
Pasikliaukite automatizavimu
Dėl protingo AI atpažinimo galite atpažinti svarbius dokumento duomenis dokumente, juos išgauti ir naudoti dokumento raktiniams žodžiams rašyti. Tai taupo laiką, taigi ir pinigus.
-
Užbaikite perėjimą prie bepopierio biuro
Prasideda paskutinės 30 dienų (ar mažiau) ir darbuotojai baigia švietimo ir mokymo etapą. El. laiškai nebespausdinami, o įrašomi.
Darbo eigų ir spaudų naudojimas
Dokumentus ir el. laiškus galima bet kada pasiekti, redaguoti ir padaryti prieinamus kitiems darbuotojams naudojant "PaperOffice" DMS darbo eigos funkciją. Krovinio dokumentai iš pristatymų ar gaunamų laiškų suskaitmeninami naudojant skaitytuvą arba mobiliojo telefono kamerą ir konvertuojami į tekstinius dokumentus naudojant "PaperOffice" OCR programinę įrangą.
Antspaudo funkcija leidžia suaktyvinti įvairias darbo eigas ir atlikti tolesnius veiksmus. Dinaminius kintamuosius galima pridėti prie antspaudų ir net el. pašto pranešimai automatiškai siunčiami juos naudojant.
Nepamirškite sukurti atsarginės kopijos
Yra tik viena centrinė saugykla su atsarginės kopijos funkcija. Daugiau niekada nekyla klausimas, kuris darbuotojas turi konkretų dokumentą, saugomą jo kompiuteryje, ir kaip prie jo prieiti, nes jis atostogauja ir yra nepasiekiamas.
Duomenų šifravimo metodas, kurį taip pat naudoja JAV kariuomenė. Šiuo metu populiarus ir pelningas įsilaužėlių žaidimas su išpirkos reikalaujančia programine įranga atšoka nuo "PaperOffice".
Išlikite nuoseklūs: Pradžia visada sunki, nes procesai, kurie buvo repetuojami metų metus, kol kas yra nauji. Negrįžkite į seną modelį.
Išlikite nuoseklūs ir patirkite bepopierį biurą.
Galutinis 5 žingsnių vadovas
Arbat pinigus
Mes sukūrėme galutinį 5 žingsnių vadovą, kaip dirbti be popieriaus ir skaitmeninti savo verslą kaip atsisiunčiamą dokumentą, išsamiai aprašant kiekvieną 5 veiksmą ir kiek laiko tai užtrunka:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Tarpinė išvada 2 / 3
Naudojant tinkamą programinę įrangą, bepopieris biuras nereiškia jokio papildomo darbo!
Viskas, ko tikrai reikia, yra tam tikra programinė įranga- Visiškai automatizuokite sąskaitų faktūrų gavimą naudodami suasmenintus el. laiškus, jei sąskaitos faktūros yra prieinamos skaitmeniniu būdu
- Popierinių sąskaitų faktūrų atveju dėl skaitytuvo vientisumo jas galima automatiškai užfiksuoti atliekant paketinį nuskaitymą
- Indeksuokite ir perskaitykite nuskaitytus dokumentus
- ir svarbiausia: gali automatiškai saugoti skaitmeninius ir nuskaitytus dokumentus, priklausomai nuo jų turinio!
Ir venkite šios dažnos klaidos
Bet kokiu atveju įsitikinkite, kad jūsų programinės įrangos pasirinkimas priklauso nuo DMS, su kuria galite patys atlikti automatinį įrašymą (pvz., katalogų stebėjimą) ir dokumentų mokymą, kad nepatektumėte į nekontroliuojamą išlaidų spąstus ir nebūtumėte priklausomi nuo gamintojo!
