Kaip atlikti teisiškai saugios dokumentų versijavimo procesą?
Kokį vaidmenį atlieka versijų valdymas dokumentų valdymo sistemoje (DMS)?
Versijų valdymo funkcijos yra svarbios daugeliui DMS programinės įrangos naudotojų. Daugiau apie privalumus galite sužinoti čia.
Versijų valdymo sąvoka DMS sistemoje (dokumentų valdymo sistemoje) nešali. Vis aiškiau tampa būtinybė naudoti DMS sistemą, kuri turi suderinamą su GoBD versijų kontrolę ir revizijos saugumo versijavimą.
Nes kas nepažįsta tokio atvejo? Sutartis yra keletą kartų redaguojama - pakeitimas čia, komentaras ten, padėčių lyginimas, sumos keitimas ir susitarimas galų gale. Taip pat kiekvienas pakeitimas yra vietinėje kompiuterio atmintyje saugomas ir išsiunčiamas tolimesniam patikrinimui.
Kai šiuo metu kolega yra išvykęs arba klientas skambina ir klausia apie praėjusio mėnesio, po „XYZ“ vykdyto redagavimo versiją, viskas sustoja.
Versijų chaosas ir redudancija yra rezultatas.
Nuo šiol jau verta pagalvoti apie dokumentų versijavimą arba dokumentų versijų valdymą.
PaperOffice DMS turi automatinį dokumentų versijavimą ir išsamią versijų kontrolę. Nepriklausomai nuo to, ar pašalinate, pasuka ar užbėriate vietas PaperOffice, visa tai yra šiuolaikiniu būdu revizijos atitinkantis GOBD versijavimas, užtikrinantis idealų saugojimą.
DMS programinės įrangos privalumai
Iš centrine DMS programinės įrangos orientacija išeina įvairūs privalumai įmonės atžvilgiu. Pavyzdžiui, užtikrinama, kad visi darbuotojai dirba su tais pačiais, teisingais duomenimis.
Be to, vengiami medijų perėjimai, dėl ko užtikrinamas nesutrumpamas informacijos srautas darbo procesuose.
Tai taip pat padaro dvigubą duomenų priežiūrą nebenaudojamą, todėl išvengiami perdavimo klaidos, kas vėl teigiamai veikia valdomų duomenų kokybę.
Dažniakai įmonės, ypač smulkiojo ir vidutinio dydžio verslai tai laiko duomenų saugumo kliūtimi ir dėl to palaiko DMS (dokumentų valdymo sistemos) kaip PaperOffice naudojimą.
Sprendimas
Dėka PaperOffice DMS ir integruoto modulio versijų valdymui Versijos kontrolė, jūs visada turėsite visą kontrolę savo dokumentams ir jų pakeitimams.
Kas yra versijų kontrolė?
Trumpai tariant, versijų kontrolė padaro visus dokumentų pakeitimus įgyvendinamus.
Terminą "versijų kontrolė" galima lengvai paaiškinti: tai yra būdas, kuris naudojamas dokumentų ar failų pakeitimų užfiksavimui.
Taigi kiekvienas dokumento pakeitimas yra aptinkamas ir saugomas kaip nauja dokumento versija.
Kiekvieno dokumento pakeitimas yra įrašomas kaip "naujesnė" versija tinkamuose archyvuose. Versijų kontrolė padaro pakeitimus skaidrius ir bet kada patikrinamus.
Šiuo metu žiūrovas žino, kada dokumentas buvo pakeistas, ir kas pakeitė dokumentą. Šitaip gaunamas viso dokumento gyvavimo ciklo peržiūros vaizdas.
Tuo pačiu metu versijų kontrolė gali būti atliekama automatiškai arba rankiniu būdu.
Tuo tarpu kas yra skirtumas? Tai ir visos versijų kontrolės būdai, kuriuos palaiko PaperOffice DMS, yra aiškinama mūsų Darbo vadove.
Kokios rūšies versijų kontrolė yra?
Automatinė versijų kontrolė
Su automatiška versijų kontrolė, PaperOffice automatiškai atpažįsta, kad dokumentas buvo pakeistas. Tai gali būti tiek dokumentas „Word“, tiek dėka įdiegto „WorkBench“ modulio, „PDF“ dokumentas.
Pakeitus dokumentą, PaperOffice automatiškai sukurtų su ja susijusios dokumento kopijos ir saugotų tą kopiją mėgstamoje dokumento kopijose.Versija atnaujinama tik tada, kai spaudžiate „Užbaigti redagavimą“.
Tai užtikrina, kad tinklalapyje dokumentai negali būti perrašomi. Nes, kol dirbate su dokumentu, jis yra šioje jau minėtoje dokumentų kopijoje.
Po „naujesnės versijos“ dokumentas yra įkeltas, PaperOffice atnaujina peržiūros nuotrauką ir dar kartą patikrina dokumento teksto atpažinimą.Anksčiau dokumento versija vis tiek lieka prieinama ir gali būti gavus kiekvieną versiją.
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
Rankinė versijų kontrolė
Rankinė versijų kontrolė idealiai tinka dokumentams, kurie spausdinami ir tada pasirašomi ranka, ir tada nuskenčiami kaip nauja versija.
Tai rankinė versijų kontrolė, kuri idealiai tinka, kai dokumentai yra spausdinami ir, pavyzdžiui, pasirašomi ranka, o tada jie yra nuskaitomi kaip naujausios versijos.
Patariame
Dėl „Dokumentų tvirto archyvavimo ir „GoBD“ versijos tvarkymo“ temos informacijai galite peržiūrėti tutorialį YouTube:
PaperOffice tai atpažįsta dėka integruotos dirbtinio intelekto, kad tai yra jau egzistuojantis dokumentas ir siūlo naują skenavimą kaip egzistuojančios versijos archyvą. Arba, jei tai skiriasi nuo išvaizdos dokumento ir nėra atpažįstama dirbtinio intelekto, įrankiu, tai gali būti ranka priregistruota kaip naujausija versija.
DMS privalumai versijų valdymui
Vieningas archyvavimas
Kai documentas yra archyvuojamas PaperOffice, įjungtasis versijų valdymas užtikrina, kad atskiri failai nėra išsaugomi kaip atskiros bylos. Vietoje, visų versijų dokumentai yra viename faile.
Bendrųjų pakeitimų saugumas ir GoBD suderinamumas
Dokumentų versijavimas užtikrina bendrųjų pakeitimų saugumą ir GoBD suderinamumą.
Bendrieji pakeitimo informacija dokumentuose ir failuose turi būti aiškiai atsekiama siekiant užtikrinti pakeitimų saugumą. Taip pat svarbu žinoti, kokie darbuotojai, ką ir kada pakeitė, net po keleto metų.
Bendros prieigos struktūrizavimas
PaperOffice yra ne tik dokumentų valdymo sistema, bet ir išsamus bendradarbiavimo įrankis. Atlikimo eigos, antspaudų ir užduočių įrankiams nėra suteikiamos tik didelės apimties, nes bendradarbiavimą su dokumentais palengvina integruotas.
Dėka versijavimo kontrolės kiekvienas naudotojas žino, kada ir kaip dokumentas buvo pakeistas ir kas. Kai naudotojas pradeda intensyviai dirbti su dokumentu, kitiems naudotojams jis bus užblokuotas ir negalima vienu metu redaguoti.
Kontroliuodama paskutinį tašką, vadinamąjį atjungimą ir prijungimą, koordinuoja dokumentų paprastą bendradarbiavimą ir prieigos teises. Atliekdamas atjungimą, redaguotojas laikinai užrakina dokumentą.
Po to, kai redaguotojas atliks niujorkearnektą, gautą pakeistą dokumentą bus sukurtas kaip nauja versija. Ankstesnio redagavimo užrakinta redagavimo blokavimas bus panaikintas.
Saugumas ir daugelio teisės aktų ir atitikties laikymasis
Svarbiausia esant versijavimui, žinoma, yra tai, kad visi teisiniai reikalavimai ir vis svarbesniais laikomi atitikties aspektai yra įrodomi. Nes bet kuri dokumento pakeitimo informacija yra atsekama - iki vartotojo, kuris tai padarė.
Teisingo dokumentų valdymo programinės įrangos pasirinkimas versijavimui
Apžvelgiant, tampa aišku, kad DMS pagrindžiamas versijavimas turi daug privalumų.
Reikšmingiausia versijavime yra tai, kad įmonės gali automatizuoti svarbių verslo dokumentų kūrimą, peržiūrą ir platinimą.
Dokumentų valdymo sistema PaperOffice leidžia daugeliui įmonių pasiekti pakeitimų saugumą. Svarbu, kad verslo dokumentų pakeitimus būtų galima visada ir greitai atsekti.
Pradėti yra lengviau nei manote.
Ar vis dar abejojate, kad sugebėsite tai padaryti? Atsiliepkite apie papročių integravimą į verslo gyvenimą ir pažiūrėkite, kaip mūsų klientai vis dar pateikia CaseOffice poveikio tyrimus ir įsitikinkite patys arba paprasčiausiai paprašykite testinės įrenginio įdiegti.
