Kaip atlikti teisiškai saugios dokumentų versijavimo procesą?

Veiksmai, kuriuos turite įtraukti!

Dokumentų versijavimas yra viena iš pagrindinių funkcijų dokumentų valdyme.Versijavimas užtikrina, kad dokumentas negalėtų būti tuo pačiu metu redaguojamas darbuotojų, taip pat turi automatinį dokumentų versijų kūrimą ir išsamų versijų kontrolę.Taigi, visi verslo dokumentų pakeitimai gali būti lengvai ir bet kada atsekti.

Versija: Korekti atlikite revizijos saugų dokumentų archyvavimą.

Profesinė rekomendacija

Kokį vaidmenį atlieka versijų valdymas dokumentų valdymo sistemoje (DMS)?

Versijų valdymo funkcijos yra svarbios daugeliui DMS programinės įrangos naudotojų. Daugiau apie privalumus galite sužinoti čia.

Versijų valdymo sąvoka DMS sistemoje (dokumentų valdymo sistemoje) nešali. Vis aiškiau tampa būtinybė naudoti DMS sistemą, kuri turi suderinamą su GoBD versijų kontrolę ir revizijos saugumo versijavimą.

Nes kas nepažįsta tokio atvejo? Sutartis yra keletą kartų redaguojama - pakeitimas čia, komentaras ten, padėčių lyginimas, sumos keitimas ir susitarimas galų gale. Taip pat kiekvienas pakeitimas yra vietinėje kompiuterio atmintyje saugomas ir išsiunčiamas tolimesniam patikrinimui.

Kai šiuo metu kolega yra išvykęs arba klientas skambina ir klausia apie praėjusio mėnesio, po „XYZ“ vykdyto redagavimo versiją, viskas sustoja.

Versijų chaosas ir redudancija yra rezultatas.

Nuo šiol jau verta pagalvoti apie dokumentų versijavimą arba dokumentų versijų valdymą.

PaperOffice DMS turi automatinį dokumentų versijavimą ir išsamią versijų kontrolę. Nepriklausomai nuo to, ar pašalinate, pasuka ar užbėriate vietas PaperOffice, visa tai yra šiuolaikiniu būdu revizijos atitinkantis GOBD versijavimas, užtikrinantis idealų saugojimą.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMS programinės įrangos privalumai

Iš centrine DMS programinės įrangos orientacija išeina įvairūs privalumai įmonės atžvilgiu. Pavyzdžiui, užtikrinama, kad visi darbuotojai dirba su tais pačiais, teisingais duomenimis.

Be to, vengiami medijų perėjimai, dėl ko užtikrinamas nesutrumpamas informacijos srautas darbo procesuose.

Tai taip pat padaro dvigubą duomenų priežiūrą nebenaudojamą, todėl išvengiami perdavimo klaidos, kas vėl teigiamai veikia valdomų duomenų kokybę.

Dažniakai įmonės, ypač smulkiojo ir vidutinio dydžio verslai tai laiko duomenų saugumo kliūtimi ir dėl to palaiko DMS (dokumentų valdymo sistemos) kaip PaperOffice naudojimą.

Sprendimas

Dėka PaperOffice DMS ir integruoto modulio versijų valdymui Versijos kontrolė, jūs visada turėsite visą kontrolę savo dokumentams ir jų pakeitimams.

Kas yra versijų kontrolė?

Trumpai tariant, versijų kontrolė padaro visus dokumentų pakeitimus įgyvendinamus.

Terminą "versijų kontrolė" galima lengvai paaiškinti: tai yra būdas, kuris naudojamas dokumentų ar failų pakeitimų užfiksavimui.

Taigi kiekvienas dokumento pakeitimas yra aptinkamas ir saugomas kaip nauja dokumento versija.

Kiekvieno dokumento pakeitimas yra įrašomas kaip "naujesnė" versija tinkamuose archyvuose. Versijų kontrolė padaro pakeitimus skaidrius ir bet kada patikrinamus.

Šiuo metu žiūrovas žino, kada dokumentas buvo pakeistas, ir kas pakeitė dokumentą. Šitaip gaunamas viso dokumento gyvavimo ciklo peržiūros vaizdas.

Tuo pačiu metu versijų kontrolė gali būti atliekama automatiškai arba rankiniu būdu.

Tuo tarpu kas yra skirtumas? Tai ir visos versijų kontrolės būdai, kuriuos palaiko PaperOffice DMS, yra aiškinama mūsų Darbo vadove.

Kokios rūšies versijų kontrolė yra?

Automatinė versijų kontrolė

Su automatiška versijų kontrolė, PaperOffice automatiškai atpažįsta, kad dokumentas buvo pakeistas. Tai gali būti tiek dokumentas „Word“, tiek dėka įdiegto „WorkBench“ modulio, „PDF“ dokumentas.
Pakeitus dokumentą, PaperOffice automatiškai sukurtų su ja susijusios dokumento kopijos ir saugotų tą kopiją mėgstamoje dokumento kopijose.Versija atnaujinama tik tada, kai spaudžiate „Užbaigti redagavimą“.
Tai užtikrina, kad tinklalapyje dokumentai negali būti perrašomi. Nes, kol dirbate su dokumentu, jis yra šioje jau minėtoje dokumentų kopijoje.

Po „naujesnės versijos“ dokumentas yra įkeltas, PaperOffice atnaujina peržiūros nuotrauką ir dar kartą patikrina dokumento teksto atpažinimą.Anksčiau dokumento versija vis tiek lieka prieinama ir gali būti gavus kiekvieną versiją.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Rankinė versijų kontrolė

Rankinė versijų kontrolė idealiai tinka dokumentams, kurie spausdinami ir tada pasirašomi ranka, ir tada nuskenčiami kaip nauja versija.

Tai rankinė versijų kontrolė, kuri idealiai tinka, kai dokumentai yra spausdinami ir, pavyzdžiui, pasirašomi ranka, o tada jie yra nuskaitomi kaip naujausios versijos.

Patariame

Dėl „Dokumentų tvirto archyvavimo ir „GoBD“ versijos tvarkymo“ temos informacijai galite peržiūrėti tutorialį YouTube:

PaperOffice tai atpažįsta dėka integruotos dirbtinio intelekto, kad tai yra jau egzistuojantis dokumentas ir siūlo naują skenavimą kaip egzistuojančios versijos archyvą. Arba, jei tai skiriasi nuo išvaizdos dokumento ir nėra atpažįstama dirbtinio intelekto, įrankiu, tai gali būti ranka priregistruota kaip naujausija versija.

DMS privalumai versijų valdymui

Vieningas archyvavimas

Kai documentas yra archyvuojamas PaperOffice, įjungtasis versijų valdymas užtikrina, kad atskiri failai nėra išsaugomi kaip atskiros bylos. Vietoje, visų versijų dokumentai yra viename faile.

Bendrųjų pakeitimų saugumas ir GoBD suderinamumas

Dokumentų versijavimas užtikrina bendrųjų pakeitimų saugumą ir GoBD suderinamumą.

Bendrieji pakeitimo informacija dokumentuose ir failuose turi būti aiškiai atsekiama siekiant užtikrinti pakeitimų saugumą. Taip pat svarbu žinoti, kokie darbuotojai, ką ir kada pakeitė, net po keleto metų.

Bendros prieigos struktūrizavimas

PaperOffice yra ne tik dokumentų valdymo sistema, bet ir išsamus bendradarbiavimo įrankis. Atlikimo eigos, antspaudų ir užduočių įrankiams nėra suteikiamos tik didelės apimties, nes bendradarbiavimą su dokumentais palengvina integruotas.

Dėka versijavimo kontrolės kiekvienas naudotojas žino, kada ir kaip dokumentas buvo pakeistas ir kas. Kai naudotojas pradeda intensyviai dirbti su dokumentu, kitiems naudotojams jis bus užblokuotas ir negalima vienu metu redaguoti.

Kontroliuodama paskutinį tašką, vadinamąjį atjungimą ir prijungimą, koordinuoja dokumentų paprastą bendradarbiavimą ir prieigos teises. Atliekdamas atjungimą, redaguotojas laikinai užrakina dokumentą.

Po to, kai redaguotojas atliks niujorkearnektą, gautą pakeistą dokumentą bus sukurtas kaip nauja versija. Ankstesnio redagavimo užrakinta redagavimo blokavimas bus panaikintas.

Saugumas ir daugelio teisės aktų ir atitikties laikymasis

Svarbiausia esant versijavimui, žinoma, yra tai, kad visi teisiniai reikalavimai ir vis svarbesniais laikomi atitikties aspektai yra įrodomi. Nes bet kuri dokumento pakeitimo informacija yra atsekama - iki vartotojo, kuris tai padarė.

Teisingo dokumentų valdymo programinės įrangos pasirinkimas versijavimui

Apžvelgiant, tampa aišku, kad DMS pagrindžiamas versijavimas turi daug privalumų.

Reikšmingiausia versijavime yra tai, kad įmonės gali automatizuoti svarbių verslo dokumentų kūrimą, peržiūrą ir platinimą.

Dokumentų valdymo sistema PaperOffice leidžia daugeliui įmonių pasiekti pakeitimų saugumą. Svarbu, kad verslo dokumentų pakeitimus būtų galima visada ir greitai atsekti.

Pradėti yra lengviau nei manote.

Ar vis dar abejojate, kad sugebėsite tai padaryti? Atsiliepkite apie papročių integravimą į verslo gyvenimą ir pažiūrėkite, kaip mūsų klientai vis dar pateikia CaseOffice poveikio tyrimus ir įsitikinkite patys arba paprasčiausiai paprašykite testinės įrenginio įdiegti.

FAQs

Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Kaip atlikti teisiškai saugios dokumentų versijavimo procesą?":

Kas bepincėlės biuras tinkamas visiems?

Greitas ir paprastas atsakymas į šį klausimą būtų: visiems įmonėms. Visos įmonių šakos ir dydžiai, nuo mažų ir vidutinių įmonių iki startuolių ir didelių įmonių, gauna naudą iš bepincėlio biuro. Tačiau ypač vertingas šis perėjimas yra mažoms ir vidutinėms įmonėms: sumažinus administravimo ir išlaidų kaštus, galima skirti reikiamą biudžetą tolesnei augimo skatinimo.

Ar galiu naudoti debesų bazės DMS tiekėją savo įmonės bepincėliam biurui?

Ne. Kitas faktorius, į kurį visų pirma buvo atkreiptas dėmesys nuo DSGVO galutinio įsigaliojimo 2018 m., yra duomenų apsauga. DMS sprendimai ir DMS programinė įranga naudojami dokumentų apdorojimui, tvarkymui ir saugojimui, dažnai turintiems jautrią, asmenišką informaciją. Pažeidus DSGVO, įstatymo leidėjas nustato didelius baudų dydžius.

Išvados

Privalumai turėtų būti lygūs pastangos ir išlaidos
Darbas skaitmeniškai ir senų dokumentų perkėlimas į naująją epochą bus geriausia investicija, kuri ateityje jums padės sutaupyti daug laiko, pinigų ir nervų.
Jums reikia profesionalo
Jums nereikia turėti savo IT specialisto norint pasinaudoti skaitmeninimo privalumais.
Jums reikia tinkamo partnerio šalia, kuris galėtų tiksliai įgyvendinti tai, ko jums reikia dėl savo patirties. Venkite panikos gamintojų ir rinkitės testavimo versijas, o ne dailių „PowerPoint“ pristatymų, kurių jūsų paties nebandėte.
Aparatinė įranga daugeliu atvejų jau yra turima
Pagal patirtį, beveik kiekviena įmonė ar įstaiga turi didelį kopijuoklį, kuris nenaudoja visų savo galimybių. Šie įrenginiai mėgsta masines nuskaitymas, toleruoja skėtukus ir gali būti pagrindas pradėti darbą be skenerio investicijų.
Pigiau nei tikėtasi su tinkamu DMS
Išvengsite išlaidų naudojantis DMS / ECM sistemomis, kuriose būsite visiškai priklausomi nuo gamintojų. Nepasiimkite jokių kompromisų dėl savo administravimo galimybių, pavyzdžiui, patys mokinti dokumentus ar nustatymus. Jei jums reikia pagalbos, gamintojas mielai padės, bet išliksite savarankiškas ir nepriklausomas.
Skaitmeninis automatizavimas yra ateitis
Procesai ateityje bus visiškai automatizuoti ir vyks taip pat kaip ir anksčiau.
Gavote sąskaitą? Danties grandinė paleidžia darbo eigos praeiti ir viskas eina nustatytu keliu.
Ieškote 1000 bylų? Nėra problema, nes turite savo pačių „Google“!