Nors pagrindiniai dokumentų valdymo metodai įmonių dokumentų kontrolėje buvo naudojami dešimtmečius ir bėgant metams keitėsi, dokumentų valdymo sistemos poreikis ir jos taikymo pranašumai vis dar nepakankamai įvertinami.
Tyrimai parodė, kad darbuotojai iki trisdešimt procentų savo laiko praleidžia ieškodami reikiamų dokumentų įmonėje. Vidutiniškai darbuotojai dėl to praranda daugiau nei vieną darbo dieną per savaitę. Tai dar labiau pablogėja, nes: 70% visų atvejų paieška yra nesėkminga. Dokumentas sukuriamas dar kartą ir kolegos nebegali suprasti dabartinės dokumentų būsenos.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Bet kas yra standartas, ką klientas gali tikėtis iš DMS?
Dabartiniame straipsnyje parodysime elektroninio duomenų valdymo (dokumentų valdymo sistemos) naudojimo pranašumus.
Tai galima paaiškinti taškas po taško naudojant "PaperOffice" dokumentų valdymo programinę įrangą.
Prieš pereidami prie naudos, paaiškinkime apibrėžimą:
Kas yra dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema (DMS) naudojama dokumentų srautui organizacijoje saugoti, valdyti ir valdyti.
Tai reiškia, kad įmonės iš įvairių pramonės šakų kasdien kaupia svarbius dokumentus: pareiškimus, sutarčių dokumentus, juodraščius, išorinius laiškus, tyrimus, ekspertų nuomones ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, bet ir daugelis dokumentų atkeliauja el. Paštu.
Visą informaciją, pvz., popierinius dokumentus, "Windows" failus ar el. laiškus, galite tvarkyti centrinėje vietoje, savo dokumentų valdymo sistemoje, kurią darbuotojai gali lengvai ir be jokių problemų pasiekti.
Įskaitant unikalias komandinio darbo ir dalijimosi dokumentais funkcijas bei novatorišką programos sąsają, kuri yra unikali visame pasaulyje.
Dokumentų valdymo sistemos įmonėms tampa vis svarbesnės, nes šiandieninių verslų generuojamos informacijos kiekis auga eksponentiškai.
Dokumentų valdymo sistemos, trumpai tariant, DMS, įdiegimas taip pat padeda jums pateikti aiškią dokumentų struktūrą ir susidoroti su informacijos antplūdžiu.
DMS taip pat reiškia dokumentų valdymo programinę įrangą ir yra skirta dokumentams, ypač skaitmeniniams dokumentams, valdyti, įskaitant konvertavimą iš analoginio į skaitmeninį. "PaperOffice" DMS yra tokia programinė įranga.
Didžiulio kiekio išorinių ir vidinių dokumentų, kurie yra viešojo ar verslo administravimo verslo procesų dalis, valdymas ir kontrolė tapo iššūkiu. Tai skatina įdiegti dokumentų valdymo programinę įrangą, kuri palengvina valdymą.
DMS įvedimas užtikrina, kad gerokai sutrumpėtų paieškos laikas, tvarkymas ir sutaupytos išlaidos, o tai labai svarbu mūsų administraciniuose procesuose.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
DMS širdis
Pažangi dokumentų valdymo sistema turi savo "širdį" duomenų bazėje, kur informacija saugoma taip, kad ją būtų galima lengvai ir kontroliuojamai rasti ir gauti.
Duomenų bazę galima nustatyti vietoje arba NAS sistemoje, pvz., QNAP NAS arba Synology NAS. Tačiau struktūriškai saugodami informaciją, turime tik dalį lygties.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Sistemą valdančios "smegenys" yra darbo eigos logika, leidžianti sukurti priklausomybes tarp dokumentų ir procesų ir susieti šią informaciją lanksčiais ir anksčiau apibrėžtais srautais.
Esminis žingsnis įgyvendinant tokią sudėtingą "darbo eigą" yra tai, kad kuo daugiau dokumentų yra prieinama skaitmenine forma.
Skaitmeninimas ir dokumentų valdymas
Kai kalbame apie dokumentų valdymo sistemas, neturime pamiršti: kuo aukštesnis informacijos, kuri yra procesų dalis, skaitmeninimo lygis, tuo aukštesnį kontrolės ir automatizavimo lygį, kurį galime pasiekti. Mes jau parašėme straipsnį apie skaitmeninimo privalumus, spustelėkite čia.
Pirmame etape jūs nustatote, kurie dokumentai priklauso mūsų procesams, kaip mes juos integruojame į savo dokumentų valdymo sistemą ir kokią informaciją reikia išgauti ir saugoti kartu su jūsų duomenų bazėje esančiais dokumentais. Kai informacija bus įtraukta, mes apibrėžiame jos gyvavimo ciklą, kaip ji sąveikaus su kitais procesais ir kaip galime ją integruoti.
Informacija gaunama iš skirtingų šaltinių
Greičiausiai susidursime su informacija, gaunama iš skirtingų šaltinių ir skirtingais formatais. Kai kurie iš jų yra skaitmenine forma, saugomi failuose ar duomenų bazėse, o kai kurie - spausdintų dokumentų pavidalu.
Ką mes darome su skaitmeniniais dokumentais pdf, doc ir kt. formatu? Čia procesas yra labai paprastas.
Vilkite skaitmeninį dokumentą į "PaperOffice" sąsają. Arba lengvai stebėkite "Windows" aplankus, kai tik gausite dokumentus.
Arbat pinigus
Beje, "YouTube" yra vaizdo įrašas tema "Katalogų stebėjimas ir masinis dokumentų archyvavimas" , kuriame suprantamai paaiškinamas šis procesas:
Popierinius dokumentus galima lengvai nuskaityti ir konvertuoti į skaitmeninį formatą integruoto skaitytuvo dėka.
Arbat pinigus
Temoje "Visiškai automatizuotas popierinių dokumentų archyvavimas iš skaitytuvo" Taip pat yra vaizdo įrašas "YouTube", kuriame šis procesas paaiškinamas paprastai ir suprantamai:
Optinio simbolių atpažinimo programos (OCR = optinio simbolių atpažinimo) dėka mes jau žengėme svarbų žingsnį. Naudodami skaitytuvą ar kitą skaitmeninimo įrenginį, mes ne tik konvertuojame dokumentą į vaizdą, bet ir galime "perskaityti" jo turinį elektroniniu būdu.
Grynas OCR tekstas ne tik įtraukiamas į duomenų bazę, bet ir dirbtinio intelekto (AI), vadinamo PIA, dėka automatizavimas gali būti nurodomas rankiniu būdu arba automatiškai.
Taip mes naudojame sistemą, kad atpažintume ir apibrėžtume, kurias dokumentų sritis reikia perskaityti automatiškai. Tokie kaip sąskaitos faktūros numeris, data, produktai, sumos ir kt. Atitinkamai, mes turime visą reikalingą informaciją savo dokumentų valdymo sistemoje.
Informacijos skaitmeninimas per OCR leidžia lengviau integruoti įvairius dokumentus į procesų ir darbo eigų valdymą.
