Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.
Jūsų popierinių dokumentų skaitmeninimas arba skaitmeninė transformacija yra būtina jūsų įmonės efektyvumo ir sėkmės sąlyga. Skaitmeninimo poreikis dabar yra svarbus aspektas visiems.
Profesinė rekomendacija
Dabartiniame straipsnyje paaiškiname svarbiausius skaitmeninimo privalumus, išvardijame funkcijas ir apibūdiname sėkmingo įgyvendinimo poveikį.Kadangi visas pasaulis tampa vis labiau "skaitmeninis", vis daugiau įmonių, ypač MVĮ, turi "postūmį", kad galėtų pradėti. Nes daugelis jau yra pasibaisėję vien mintimi atsiduoti šiai temai ar ją spręsti.
Dabartiniame straipsnyje parodysime, kad perėjimas nuo popierinių dokumentų prie skaitmeninių dokumentų yra daug lengvesnis, nei atrodo jūsų košmaruose. Laikykitės mūsų patarimų, tai atsipirks jūsų verslui.
Tam tikru mastu analoginis archyvas vis dar yra būtinybė net ir šiandien. Tačiau 99% laiko nereikia dirbti su juo.
Priešingai, spausdintas popierius yra anachronizmas, kuris išlaikomas arba iš įpročio, arba grynai techniškai, nes tam tikri dokumentai turi būti išsaugoti tokia forma, kokia jie buvo surašyti, pavyzdžiui, darbai ar sutartys. Tačiau juos taip pat galima nuskaityti, kad būtų galima dirbti su atitinkamu turiniu kompiuteryje.
Tikroji kelionė į archyvą, paieška lentynose ar dokumentų spintelėse, dokumento pašalinimas, darbas su juo ir jo grąžinimas bei vėl sutvarkymas archyve. Vien šio proceso aprašymas ir skaitymas užima daug laiko. Kita vertus, norint paskambinti į skaitmeninį archyvą, reikia kelių paspaudimų ir nieko daugiau.
Prieš pereidami prie naudos, atsakykime į šį klausimą:
Lankstus darbas, nesvarbu, kur esate
Visų darbo eigų optimizavimas
Skaitmeninis gavimas ir išsiuntimas
Išlaidų mažinimas visose srityse
Supaprastintas terminų tvarkymas
Greitesnis vidinis ir išorinis bendravimas
Integracija į biuro programinę įrangą
Ieškokite turinio naudodami raktinius žodžius
Darbo valandų taupymas
Ilgalaikis archyvavimas PDF/A formatu
Nors didelės įmonės jau seniai skiria skaitmeninimo pareigūnus, kurie visą darbo dieną sprendžia analoginių dokumentų konvertavimo temą, mažoms ir vidutinėms įmonėms paprastai trūksta žmogiškųjų išteklių, ypač todėl, kad reikalinga tinkama profesinė kvalifikacija.
Tačiau tai yra dažna klaida ir lemia blogas investicijas, nes daugelis gamintojų naudojasi šiuo nežinojimu.
Jums nereikia IT specialisto ar apmokyto bibliotekininko!
Viskas, ko jums tikrai reikia, yra
Kartais aparatūra dažnai jau yra, turi daugiau potencialo nei anksčiau ir gali būti naudojama nedelsiant.
Arbat pinigus
Beje, yra specialus straipsnis apie "skaitmeninių sąskaitų faktūrų apdorojimą", kuriame pranešama apie skaitmeninimo ar skaitmeninių sąskaitų faktūrų apdorojimo privalumus:
Labai paprastai tariant, tai yra fizinio dokumento pakeitimo popieriaus prasme procesas skaitmeniniu formatu.
Dauguma žmonių turėtų būti susipažinę su procesu, bent jau pradiniu būdu. Dokumentas nuskaitomas arba fotografuojamas, kuriam paprastai naudojami skaitytuvai. Tačiau tai priklauso nuo atitinkamos sąsajos. Dokumentą taip pat galima suskaitmeninti naudojant mobiliojo telefono kamerą.
Daugeliui įmonių perėjimas nuo popieriaus ir aplankų prie elektroninių formatų yra viena iš svarbiausių ir reikšmingiausių priemonių skaitmeninimo procese.
Naudodami "PaperOffice" tereikia nuskaityti dokumentą skaitytuvu ("PaperOffice" veikia su visais), o "PaperOffice" sukuria skaitmeninę versiją.
Arbat pinigus
Temoje "Automatinis popierinių dokumentų archyvavimas" "YouTube" yra vaizdo įrašas, kuriame suprantamai paaiškinamas šis procesas:
Nuskaitymo dokumentai pridedami per integruotą skaitytuvo modulį "ScanConnect", kuris, be kita ko, leidžia užfiksuoti dokumentus iš visų skaitytuvų, daugiafunkcinių įrenginių, mobiliųjų programų ir didelių kopijavimo aparatų, tokių kaip kompanija "Konica Minolta", "Develop", "Canon", "Xerox" ir kt.
Atsižvelgiama į automatinį esamų dokumentų versijų kūrimą, o atskyrimo puslapių dėka atliekamų nuskaitymo būdų palaikomas masiniam dokumentų krūvelių nuskaitymui, o po to suskirstymui į atskirus dokumentus.
Jei nuskaitote daug dokumentų, "PaperOffice" yra ypač naudinga, nes ji atpažįsta skyriklio lapus ir atskiria archyvavimo dokumentus. Puiki funkcija, kuri yra ypač naudinga, jei jūsų įmonė reguliariai dirba su sudėtingo formato dokumentais, yra ta, kad "PaperOffice" naudoja dirbtinį intelektą, kad atpažintų jūsų dokumentų turinį, pvz., Sumas, dokumentų tipus, datas, kontaktinę informaciją ir kt.
Dabar dokumento tekstas turėtų būti ne tik įskaitomas, bet ir prieinamas taip, kad galėtumėte lengvai ieškoti teksto fragmento.
Kai tik dokumentai įterpiami į "PaperOffice", PIA pasirūpina viskuo, kas kitaip jus sulaiko.
Nesvarbu, kas ir nesvarbu, iš kurio skaitytuvo šaltinio!
Tai reiškia, kad PIA suteikia jums savo galingą visos informacijos paieškos variklį, kuris gali ieškoti ir rasti tekstinį pagrindą, pavyzdžiui, klasikines paieškos sistemas, tokias kaip "Google", bet taip pat gali visa tai padaryti vizualiai, t. y. palyginti ir atpažinti dokumentą vizualiai.
"PaperOffice" automatiškai atpažins visus dokumentus, kurių nuo šiol mokė PIA, o tai savo ruožtu gali suaktyvinti automatines taisykles ir kaukių padavimą.
Norint automatiškai saugoti dokumentus ir kvitus, dokumentas pirmiausia mokomas "PaperOffice". "PaperOffice" padavimo kaukės rūpinasi indeksavimo ir pateikimo vieta.
Kai tik atpažįstamas mokomasis dokumento šablonas, automatiškai suaktyvinamas saugojimo kaukė, kuri yra atsakinga už automatinį raktinį žodį ir saugojimo vietą.
Saugojimo kaukes galima ne tik automatiškai suaktyvinti naudojant mokomus dokumentų šablonus - jas taip pat galima pasirinkti rankiniu būdu PIA dialogo lange.
PIA tampa visiškai autonomiška, be jokios vartotojo sąveikos ir neribotam dokumentų skaičiui pagal apibrėžtas saugojimo kaukes:
Vienas iš svarbiausių aspektų saugant dokumentus per dokumentų valdymo sistemą yra teisinių reglamentų ar GoBD reikalavimų laikymasis.
Santrumpa GoBD reiškia "Knygų, įrašų ir dokumentų tinkamo valdymo ir saugojimo elektronine forma bei prieigos prie duomenų principus".
Visų pirma, dėl auditui atsparaus, labai užšifruoto dokumentų saugojimo tiesiogiai centrinėje SQL duomenų bazėje "PaperOffice" atitinka visus dokumentų standartų ir teisinių gairių reikalavimus arba aukščiausią pasaulyje Vokietijos standartą GOBD.
Terminas "versijų kūrimas" nėra svetimas žodis dokumentų valdymo sistemoje (DMS). Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią su GoBD suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.
Terminą "versijų kūrimas" galima paaiškinti labai lengvai: Apskritai kalbama apie funkcionalumą, naudojamą dokumentų ar failų pakeitimams įrašyti. Dokumento pakeitimą galima aptikti ir įrašyti kaip šešėlinę kopiją kaip naują dokumento versiją.
Kiekvienas dokumento pakeitimas įdeda "naujesnę" dokumento versiją į atitinkamą archyvą. Dėl registravimo pakeitimai tampa skaidrūs ir visada atsekami. Šiuo metu vėlesnis žiūrovas žino, kada ir kuris redaktorius pakeitė dokumentą. Tai suteikia galimybę apžvelgti visą dokumento gyvavimo ciklą. Atsarginių versijų kūrimą galima atlikti automatiškai arba rankiniu būdu.
Siekiant užtikrinti peržiūros saugumą, visa informacija apie dokumentų ir failų pakeitimą turi būti aiškiai atsekama. Turi būti užtikrinta, kad tokį pakeitimą galėtų atlikti tik įgalioti darbuotojai. Tačiau lygiai taip pat svarbu po daugelio metų žinoti, kurie darbuotojai ką ir kada pakeitė.
Tai, kad analoginių dokumentų skaitmeninimas turi pranašumų, aiškiai parodyta.
Brangesnis skaitmeninimo variantas yra užsakyti įmonę, kuri specializuojasi šioje srityje. Priklausomai nuo aplinkybių, archyvo failai ir aplankai siunčiami įmonei kaip kroviniai, kur jie suskaitmeninami ir vėl siunčiami atgal. Anksčiau buvo nustatytas duomenų, kuriuos reikia suskaitmeninti, formatas. Bet pateikite svarbius įmonės duomenis? Nors visos įmonės, užsiimančios skaitmeniniu archyvavimu, užtikrina aukščiausią konfidencialumo lygį, garantijų nėra.
Paprašius, įmonės taip pat gali atsivežti sunkvežimį su būgnų skaitytuvais ir skaitmeninti tiesiogiai vietoje, savo įmonės patalpų automobilių stovėjimo aikštelėje. Tačiau tai labai padidina sąskaitą. Už brangiai kainuojančią paslaugą ne namuose, kuri gali užtrukti kelias dienas, priklausomai nuo archyvo dydžio, reikia mokėti atskirai.
Visų įmonių laimei, nors archyvai turi būti archyvai, juose esanti informacija, nesvarbu, ar ji būtų analoginė, ar skaitmeninė, nebūtinai turi būti prieinama vienu metu. Tai leidžia įmonėms žingsnis po žingsnio skaitmeninti archyvus pagal logistikos principą "last in first out" <> . Pirmiausia suskaitmeninkite vėliausiai gautus analoginius dokumentus.
Šiuolaikinių dokumentų kasdienėje darbo eigoje paprastai reikia kur kas daugiau nei laiko reikalaujančių dokumentų. Taigi pirmiausia turėtumėte suskaitmeninti šiuos savalaikius dokumentus, o tai pagreitina darbo procesą dėl geresnio prieinamumo. Geriausiu atveju yra pusiausvyra tarp pastangų, susijusių su skaitmeninimu (archyvo pašalinimas, nuskaitymas, išsaugojimas skaitmeniniu būdu, analoginio dokumento grąžinimas) ir proceso pagreitis, kuris dabar yra prieinamas, nes nereikia eiti į archyvą ir galite atlikti visus procesus kompiuteryje.
Kitas teigiamas šio metodo poveikis yra tas, kad saugojimo laikotarpiai gali būti optimaliai naudojami siekiant sumažinti analoginio archyvo atsargas, o ne skaitmeninti failus, kurių saugojimo laikotarpiai baigiasi po šešių mėnesių.
Administracijos darbuotojų skaičius įmonėje arba VDU darbo vietų, dėl kurių kyla abejonių, skaičius kartais labai skiriasi, todėl neįmanoma pasakyti, kiek darbuotojų turėtumėte užsakyti skaitmeninimą, atsižvelgiant į įmonės dydį.
Bent jau kiekvienas darbuotojas turėtų turėti prieigą prie įrenginio su skaitytuvo funkcija, pageidautina dokumentų skaitytuvu, leidžiančiu nuskaityti kelis kanalus ir skirtingus formatus.
Kiekvieno skaitmeninimo apimtis yra tokia pat sudėtinga, kaip ir žmonių, dalyvaujančių skaitmeninime, skaičius, nes naudojant šią sistemą skaitmeninimas yra beveik atsitiktinis. Tai gali būti įgyvendinta, pavyzdžiui, tokia forma, kad darbuotojas Z apdoroja procesą, susijusį su įmone XYZ. Tuo pačiu metu tai gali būti trigeris skaitmeninti visą analoginį archyvuotą failą kompanijoje XYZ.
Tačiau, pavyzdžiui, ilgalaikiai verslo santykiai gali pasireikšti gana daugelyje failų. Kitas variantas būtų skaitmeninti tik tam tikrus verslo santykių segmentus, būtent tuos, kurie yra dažniausiai apdorojami. Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų išrašymas arba pristatymo pastabos. Naudojant tinkamą programinę įrangą, procesą lydintis skaitmeninimas gali būti įgyvendintas be jokių problemų.
Arbat pinigus
Mes sukūrėme galutinį 5 žingsnių vadovą, kaip dirbti be popieriaus ir skaitmeninti savo verslą, išsamiai aprašant kiekvieną 5 žingsnius ir kiek laiko tai užtrunka:
Kiekvienas, kuris, kaip verslininkas ar atsakingas asmuo, nori, kad skaitmeninimo požiūriu sau ir savo darbuotojams gyvenimas būtų tikrai sunkus, sujungia programinę įrangą:
Programa, skirta rinkti duomenis iš nuskaitymo proceso.
OCR programinė įranga, skirta teksto atpažinimui.
Duomenų bazės programa.
Paieškos programinė įranga ir pan.
Galų gale viskas atsiduria kažkokiame debesyje.
Trumpai tariant: Jaunimas tyrinėja be rimo ar priežasties.
Daugelio kompanijų programinės įrangos sudėtis primena jų įmonės istoriją, struktūrą, kuri lėtai augo. Tai taip sudėtinga, kad tik keli ilgamečiai darbuotojai tai supranta.
Geresnis sprendimas yra programinė įranga, kuri atlieka visus procesus nuo nuskaitymo iki teikimo iki archyvavimo ir tuo pačiu siūlo sąsajas kitai programinei įrangai prijungti. Programinė įranga su savaime suprantama meniu navigacija, kuri galiausiai suteikia įmonės skaitmeniniams dokumentams namus, kurie taip pat atitinka visus duomenų tvarkymo ir apdorojimo bei saugumo reikalavimus.
Teisingai, bet kažkas paprasto ir veikiančio patoso yra geriau nei IT techninio žargono srautas, dėl kurio darbuotojai išsiveržia prakaitu.
"PaperOffice" puikiai tinka dokumentams skaitmeninti.
DMS reiškia dokumentų valdymo programinę įrangą ir yra skirta dokumentams, ypač skaitmeniniams dokumentams, valdyti, įskaitant konvertavimą iš analoginio į skaitmeninį. "PaperOffice" DMS yra tokia programinė įranga. Jo funkcijų spektras yra toks pat puikus, kaip ir intuityviai suprojektuota meniu navigacija, kuriai reikia tik nedidelių mokymų. Jums nereikia brangių konsultantų vietoje. Gerai paaiškintos vaizdo įrašų pamokos "PaperOffice" DMS gali tai padaryti taip pat gerai ir daug pigiau, nemokamai.
Nuskaitymas, OCR, archyvavimas naudojant automatinį raktinį žodį, dirbtiniu intelektu valdomas dokumentų sujungimas, integruotas paieškos variklis, darbo eigos funkcija, šifravimas su 1024Mbit, tiesioginė integracija į MS Office, apsauga nuo išpirkos reikalaujančių programų, automatizuotas šablonų kūrimas, antspaudo funkcija, užduočių ir užrašų valdymas.
Tai yra keletas svarbiausių "PaperOffice" DMS funkcijų ir, kaip sakiau, nei jūs, nei jūsų darbuotojai neturite baigti IT laipsnio.
Savo klientams rekomenduojame archyvuoti suskaitmenintus duomenis duomenų bazėje, esančioje NAS įrenginyje, pvz., Synology ar QNAP, arba tam skirtame serveryje. Turėdami savo išorinį (dedikuotą) "PaperOffice" serverį, jūs gaunate visus debesies privalumus su puikia duomenų apsauga ir kiekvieną mėnesį sutaupote pinigų bei daug darbo.
Turėdami "PaperOffice" serverį, turite visus debesies sprendimo privalumus, turinčius tik vieną didžiulį skirtumą: Tai jūsų pačių dedikuotas duomenų bazės serveris ir niekas prie jo nepasiekia, išskyrus jus.
Nenorite naudoti serverio? Jokių problemų.
NAS, prie tinklo prijungta saugykla, vokiečių kalba - saugojimo įrenginys su tinklo ryšiu, taip pat suderinama programinė įranga "PaperOffice" DMS ir vidiniam debesiui yra paruošta. Visiškai saugus nuo valstybinio ir nevalstybinio smalsumo ir, dėka atsarginės kopijos funkcijos, taip pat saugus nuo standžiojo disko avarijos.
2. Nėra vienos tinkamos DMS programinės įrangos. Kiekviena DMS turi savo pagrindimą ir galiausiai produktas turi atitikti paskirtį.
3. Nesvarbu, ar tai jūsų pačių serveris, "PaperOffice" dedikuotas serveris "Strato AG " duomenų centre Berlyne (Vokietija) ar NAS - išsaugokite savo NIEKADA dokumentą trečiosios šalies debesies saugykloje, kuri a) nenaudojama tam skirtu pagrindu ir b) nėra saugioje šalyje c) negalite eksportuoti vienu paspaudimuArbat pinigus
Jei laikotės patarimų ir naudosite NAS saugiam dokumentų saugojimui viduje - "PaperOffice" tam ne tik puikiai tinka, bet ir yra vienintelis oficialus didžiausio pasaulyje NAS gamintojo DMS - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "10 svarbiausių popierinių dokumentų skaitmeninimo pranašumų":
Norėdami nuskaityti įrištus dokumentus, rekomenduojama naudoti skenerį su lapais, kurių talpa ne mažesnė kaip 300dpi. Skaitytuvas norėjo turėti nuskaitymo į fodler funkciją ir pasirinktines WIA/TWAIN tvarkykles. Mes turėjome geros patirties su "Fujitsu Scansnap", kuri veikia labai patikimai.
Popieriniai dokumentai paprastai turėtų būti nuskaitomi PDF/A formatu ir įrašomi į DMS dokumentų valdymo programinę įrangą arba tiesiogiai, jei programinė įranga tai palaiko arba automatizuoja, pvz., stebint.
Jei naudojate tinkamą programinę įrangą, kuri reguliariai atnaujinama ir turi duomenų atsarginių kopijų kūrimo strategiją, atsakymas yra TAIP į nekritinius dokumentus. Viskas, kas teisiškai gali reikalauti originalo, taip pat turėtų būti laikoma originale. Pavyzdžiui, "PaperOffice" DMS turi galimybę saugoti pradinę saugojimo vietą dokumento ypatybėse.
Darbas skaitmeniniu būdu ir senų dokumentų perkėlimas į naująjį amžių bus geriausia pagrindinė investicija, siekiant ateityje sutaupyti neįtikėtinai daug laiko, pinigų ir nervų.
Jums nereikia savo IT specialisto, kad galėtumėte pasinaudoti visais skaitmeninimo privalumais.
Jums reikia tinkamo partnerio jūsų pusėje, kuris dėl savo patirties galėtų įgyvendinti būtent tai, ko jums reikia. Venkite panikos ir rinkitės bandomąsias pozicijas, o ne įmantrius "PowerPoint" pristatymus, to tikrai neišbandę.
Patirtis parodė, kad beveik kiekviena operacija, įmonė ir įmonė turi didelį kopijavimo aparatą, kuris neišnaudoja savo potencialo. Šie įrenginiai mėgsta masinius nuskaitymus, yra tolerantiški sąvaržėlėms ir gali būti pagrindas skaitmeninei pradžiai be investicijos į skaitytuvą.
Venkite išlaidų spąstų naudodami DMS / ECM sistemas, kuriose esate negailestingai gamintojų malonėje. Nedarykite jokių kompromisų, kai kalbama apie savo administravimo parinktis, pvz., dokumentų mokymą ir nustatymų kūrimą patiems. Jei jums reikia pagalbos, gamintojas mielai jums padės, tačiau išliks nepriklausomas.
Procedūros ateityje bus visiškai identiškos, tačiau visiškai automatizuotos.
Ateina sąskaita faktūra? Darbo eiga suveikia ir viskas eina apibrėžtu keliu.
Ieškoti visuose 1000 aplankų? Jokių problemų, nes turite savo "Google"!
Taikant tinkamą strategiją, konvertavimas iš analoginių į skaitmeninius archyvus nebus brangus procesas. Kiekvienas verslininkas turi suprasti, kad šis žingsnis turi būti žengtas tam tikru momentu, geriau šiandien nei rytoj.
Kaip parodyta čia, naudojant tinkamas priemones, pokyčiai gali lemti greitą investicijų amortizaciją ir žymiai sumažinti išlaidas bei laiką, reikalingą būsimiems procesams.
Pokytis tiesiog turi įvykti.
"PaperOffice" komanda džiaugiasi galėdama pasidalinti 20 metų patirtimi ir apsaugoti jus nuo klaidų!
