Profesinė rekomendacija
Kas yra NAS?
Taivano bendrovė "Synology" parduoda įvairius prie tinklo prijungtus saugojimo įrenginius (NAS įrenginius) pavadinimu "Synology NAS". Šie įrenginiai leidžia tiek įmonėms, tiek privatiems vartotojams efektyviai apsaugoti savo duomenis ir juos tvarkyti bei naudoti atskirai.
NAS yra failų serveris, turintis savo operacinę sistemą, kuri suteikia savo saugojimo vietą tinkle.
Synology NAS suteikia idealias sąlygas visoms įmonėms, ypač SVV, greitai ir lengvai saugoti įmonių duomenis.
Šiame straipsnyje mes parodysime, kaip galite išnaudoti visas savo synology NAS galimybes savo įmonei ir kaip dokumentų valdymas gali veikti lengvai ir be "Docker".
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Kodėl verta naudoti NAS, o ne debesį?
Beveik visi, kurie nagrinėjo dokumentų saugojimo įmonėje temą, tikrai uždavė šį klausimą.
Internete debesyje yra įvairių saugojimo vietos teikėjų. Naudojant tai turi privalumų, bet ir trūkumų. Didžiausias trūkumas neabejotinai yra duomenų perdavimas trečiosioms šalims. Net jei žadama, kad saugomi dokumentai yra visiškai saugūs, nė viena įmonė pasaulyje negali garantuoti to 100%.
Ne tik įsilaužėlių atakos gali kelti pavojų duomenų saugumui, priklausomai nuo to, kur yra debesijos paslaugų teikėjas, bet ir atitinkami nacionaliniai įstatymai gali leisti atitinkamoms institucijoms ir įmonėms visiškai teisėtai pasiekti turinį. Deja, Jungtinės Valstijos yra blogas pavyzdys. Dar 2017 m. balandį gerai žinomas kompiuterinis žurnalas "c't" perspėjo dėl JAV debesų, nes ekspertai jų duomenų apsaugą įvertino kaip labai žemą. Tačiau duomenų nutekėjimas taip pat galimas bet kuriuo metu ES arba Vokietijoje, nesvarbu, ar dėl atitinkamo debesijos operatoriaus aplaidumo, ar dėl slaptų Europos slaptųjų tarnybų galių.
Daugelis įmonių, ypač MVĮ, mano, kad tai yra kliūtis duomenų saugumui, todėl pasisako už tai, kad būtų naudojamas jų pačių serveris, pvz., "Synology NAS".
Taivano kompanija "Synology" yra pasaulinė lyderė gaminant prie tinklo prijungtą saugyklą. Vietoj nesaugaus trečiosios šalies paslaugų teikėjo debesies yra vidinis tinklas, kurio atminties talpą galima pritaikyti prie reikalavimų.
Todėl protingas sprendimas įmonėms yra sukurti intranetą su bendru serveriu visiems prijungtiems terminalams. NAS sudaro aparatinės įrangos širdį, centrinę duomenų saugyklą.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Kas yra skaitmeninių dokumentų valdymas?
Laikui bėgant, namuose kaupiasi daug svarbių dokumentų - ir dar labiau įmonėje. Efektyvus šių dokumentų valdymas yra būtinas ekonominei sėkmei ir paprastai draudimo polisų, sutarčių, dokumentų ir kt. Apžvalgai.
Dokumentai gali būti laikomi popierine forma aplankuose. Tačiau tada jie užima daug vietos ir, svarbiausia, yra sunkiai ieškomi.
Čia skaitmeninių dokumentų valdymas parodo savo privalumus: archyvavimui reikia mažai vietos, duomenų atsargines kopijas taip pat galima sukurti kitoje vietoje ir tai yra didelis privalumas: yra viso teksto paieška, kuri ieško dokumentuose ir greitai suranda visus norimus rasti dokumentus.
Išsiaiškinus vieną iš svarbiausių NAS naudojimo privalumų, kuris yra visiška išlaidų kontrolė ir racionalizavimas, atėjo laikas suprasti, kaip turėtų būti atliekamas "Synology NAS" dokumentų valdymas ir kaip veikia "Synology DMS".
Skaitmeninis dokumentų valdymas, taip pat žinomas kaip dokumentų valdymo sistema, naudojamas saugoti, valdyti ir kontroliuoti dokumentų ir informacijos srautą organizacijoje. Be to, svarbiausia DMS funkcija yra tarnauti kaip ryšys tarp jūsų Synology NAS ir jūsų duomenų.
Duomenų bazės naudojamos ryšiui tarp kompiuterių, prijungtų prie tinklo ir NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Pagrindinis duomenų valdymo sistemos, tokios kaip "PaperOffice DMS", dėmesys skiriamas logiškai struktūrizuotoms duomenų bazėms, kurių struktūra leidžia užtikrinti aukščiausią įmanomą saugumą, bet ir žaibišką prieigą prie dokumentų.
"PaperOffice" DMS eina saugiu keliu, nes visi duomenys yra saugomi labai užšifruota forma duomenų bazėje, kuri yra jūsų "Synology NAS". Taip dokumentų valdymas sukuriamas jūsų NAS, vadinamojoje "Synology DMS".
Tai reiškia, kad visada turite prieigą prie savo duomenų ir juos valdote.
Tokiu būdu visi įmonės dokumentai visada yra prieinami ir ne tik tada, kai atitinkamas kolega turi savo kompiuterį ir leidžia prieigą prie duomenų. Žinoma, hierarchiniai lygiai taip pat galimi NAS, t. Y. Nustatyti skirtingus, slaptažodžiu apsaugotus prieigos lygius.
Kiek sudėtingas yra duomenų bazės diegimas ir sąranka?
Duomenų bazės diegimas ir nustatymas jūsų "Synology NAS" visai nėra sudėtingas ir nereikalauja IT specialisto.
Ypač todėl, kad žinoma, kad "Docker" konteinerių veikimas yra nestabilus ir nepatikimas integracijos sprendimas, "PaperOffice" nusprendė pateikti patikrintą ir patikimą duomenų saugojimo sprendimą tiesiogiai, natūraliai naudojant MariaDB.
Priešingai nei "Docker" diegimas, sąranka naudojant "PaperOffice YouTube" vaizdo įrašus atliekama per kelias minutes, net ir pasauliečiui.
Kokie yra "Docker" konteinerių nenaudojimo privalumai?
Geresnis "PaperOffice" sprendimas išsiversti be "Docker" turi didžiulių pranašumų, kad galite naudoti bet kurią "Synology NAS", o ne brangią "Plus" seriją.
Tai teigiamai veikia jūsų piniginę ir yra lengva biudžetui.
Kaip duomenys patenka į "Synology NAS"?
Nuskaitykite dokumentus
Procesas yra paprastas: jei duomenų dar nėra skaitmenine forma, pirmiausia reikia nuskaityti arba nufotografuoti popierinius dokumentus.
Naudojant skaitytuvą ar kitą skaitmeninimo įrenginį, dokumentas ne tik konvertuojamas į vaizdą, bet ir jo turinį galima "perskaityti" elektroniniu būdu. "PaperOffice" DMS integruota skaitytuvo funkcija prisijungia prie jūsų skaitytuvo ir taip perkelia skaitmeninę laikmeną į dokumentų valdymo programinę įrangą.
Apie tai, kaip geriausiai integruoti skaitytuvą, skaitmeninti dokumentus, jau aprašėme kitame straipsnyje.
Skaitmeninis dokumentų saugojimas
Skaitmeninės formos duomenis, pvz., el. laiškus ar skaitmeninius failus, galima lengvai nuvilkti ir išmesti į "PaperOffice" sąsają. Jei norite archyvuoti kelis dokumentus be rankinių pastangų, tam tinka aplankų stebėjimas, integruotas į "PaperOffice". Tai leidžia sklandžiai archyvuoti fone.
Esami duomenys
"PaperOffice" dokumentų valdymo sistema taip pat leidžia vartotojams lengvai perkelti skaitmeninius duomenis, kurie anksčiau buvo nešiojamųjų ar stalinių kompiuterių standžiuosiuose diskuose, į bendrinamą duomenų saugojimo įrenginį "Synology NAS".
Visus esamus duomenis galima importuoti į dokumentų valdymo sistemą vos vienu paspaudimu.
Taip pat yra daug kitų būdų, kaip gauti duomenis į dokumentų valdymo sistemą, kurie jau yra integruoti į "PaperOffice" DMS standartinėje versijoje.
Pridėtinė vertė ir nauda
Štai keletas ryškiausių dokumentų tvarkymo pranašumų jūsų "Synology NAS":
- Minimalios investicijos su maksimalia nauda atskiroms darbo vietoms ir komandoms
- Kontroliuokite savo duomenis
- Visi debesies privalumai, tačiau be tolesnių išlaidų ir netikrumo
- Lengva duomenų atsarginės kopijos kūrimo funkcija Jūsų duomenų atsarginė kopija
- Sutaupykite laiko ieškodami dokumentų ir išlaidų, jas valdydami ir saugodami
- Padidinkite produktyvumą naudodami bendradarbiavimo įrankius
- Nepamirškite teigiamo "šalutinio poveikio" dėl didesnio vidinio ir išorinio klientų pasitenkinimo
Sutaupykite didžiulių brangių serverių ar debesų paslaugų įsigijimo išlaidų - integruokite "Synology NAS" į savo tinklą ir prijunkite "PaperOffice" prie NAS: Atlikta!
Dėl "PaperOffice" architektūros derinys su "Synology NAS" yra puikus sprendimas visiškam dokumentų valdymui skaitmeniniame biure.
Synology yra patogus sprendimas, skirtas veikti 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę. "Synology" palaiko jūsų "PaperOffice", kad visi dokumentai ir susijusi informacija būtų pristatyti visiems tinklo vartotojams ir "OwnCloud" technologijai keliaujant.
Dėl lengvo duomenų bazės diegimo ir "Docker" konteinerių trūkumo "Synology" siūlo platų NAS modelių asortimentą, kuris sklandžiai veikia su "PaperOffice". Taigi skaitmeninimas gali būti naudingas ne tik didelėms įmonėms.
"Synology" ne tik siūlo NAS modelius su galingais procesoriais, bet ir siūlo galimybę sukurti kelias RAID grupes ir talpyklą bei pakopą. Įdiekite technologijas, leidžiančias sukurti hibridinį saugojimo sprendimą, kuris įgalina didžiulę saugyklos talpą, proveržio našumą ir biudžetą tausojančias išlaidas.
Jūs investuojate tik vieną kartą, kad įsigytumėte savo NAS ir dokumentų valdymo sistemą, visiškai kontroliuojate savo duomenis ir neturite jokių tolesnių išlaidų.
Synology Hyper Backup paketo dėka galite automatiškai sukurti atsargines savo duomenų bazės kopijas. "PaperOffice" seminarų "YouTube" dėka nustatymas atliekamas per kelias minutes.
Administracinių užduočių judrumas ir automatizavimas, kuriant darbo eigas, leidžiančias integruoti dokumentus ir verslo procesus kontroliuojamoje aplinkoje ir aiškiai apibrėžtą bei stebimą veiklą
Pradėti yra lengviau, nei manote.
Ar vis dar nerimaujate, kad to nepadarysite? Perskaitykite mūsų klientų atvejų tyrimus apie "Synology" ir "PaperOffice" DMS integravimą į įvairias pramonės šakas ir įsitikinkite, kad paprastumas yra pats.
FAQs
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "":
Kam tinka biuras be popieriaus?
Greitas ir paprastas atsakymas į klausimą yra toks: kiekvienai įmonei. Dokumentų neturintis biuras naudingas visiems verslo sektoriams ir dydžiams– nuo MVĮ ir startuolių iki didelių įmonių. Tačiau pertvarkymas ypač vertingas mažosioms ir vidutinėms įmonėms: Sumažinus apdorojimo pastangas ir išlaidas, atlaisvinamas biudžetas, reikalingas tolesniems augimo skatintojams.
Ar galiu naudoti debesų technologijos pagrindu veikiantį DMS teikėją savo biurui bepopieriui?
Ne. Kitas veiksnys, kuris buvo visų lūpose nuo tada, kai 2018 m. įsigaliojo BDAR, yra duomenų apsauga. Rekomenduojame naudoti "Synology NAS".
Išvados
-
Nauda pateisina pastangas ir išlaidas
Darbas skaitmeniniu būdu ir senų dokumentų perkėlimas į naująjį amžių bus geriausia pagrindinė investicija, siekiant ateityje sutaupyti neįtikėtinai daug laiko, pinigų ir nervų.
-
Jums reikia žmogaus, kuris žino
Jums nereikia savo IT specialisto, kad galėtumėte pasinaudoti visais skaitmeninimo privalumais.
Jums reikia tinkamo partnerio jūsų pusėje, kuris dėl savo patirties galėtų įgyvendinti būtent tai, ko jums reikia. Venkite panikos ir rinkitės bandomąsias pozicijas, o ne įmantrius "PowerPoint" pristatymus, to tikrai neišbandę. -
Aparatūra paprastai jau yra prieinama
Patirtis parodė, kad beveik kiekviena operacija, įmonė ir įmonė turi didelį kopijavimo aparatą, kuris neišnaudoja savo potencialo. Šie įrenginiai mėgsta masinius nuskaitymus, yra tolerantiški sąvaržėlėms ir gali būti pagrindas skaitmeninei pradžiai be investicijos į skaitytuvą.
-
Pigiau nei tikėtasi su tinkama DMS
Venkite išlaidų spąstų naudodami DMS / ECM sistemas, kuriose esate negailestingai gamintojų malonėje. Nedarykite jokių kompromisų, kai kalbama apie savo administravimo parinktis, pvz., dokumentų mokymą ir nustatymų kūrimą patiems. Jei jums reikia pagalbos, gamintojas mielai jums padės, tačiau išliks nepriklausomas.
-
Skaitmeninis automatizavimas – ateitis
Procedūros ateityje bus visiškai identiškos, tačiau visiškai automatizuotos.
Ateina sąskaita faktūra? Darbo eiga suveikia ir viskas eina apibrėžtu keliu.
Ieškoti visuose 1000 aplankų? Jokių problemų, nes turite savo "Google"!