Mennonitai
Bielefeldo brolių bažnyčia
Aleksandras Starukas, Mennonite brolijos "Bielefeld e." vyriausiasis finansų pareigūnas. V.
Iššūkis
Mennonito brolija Bielefeldas e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) yra protestantų laisvoji bažnyčia, kurios šaknys siekia toli į praeitį. Ši Bielefeldo Mennonito brolija buvo įkurta Ciuriche reformacijos judėjimo metu 16-ajame amžiuje. Šiandieninė Mennonite brolija Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), kurią sudaro daugiau nei 1000 bendruomenės narių.
"PaperOffice" DMS savivaldybė naudoja savanoriams nariams remti, ypač archyvuojant dokumentus, priskiriant darbo eigą ir apskaitą namų biure.
Pradinė padėtis
Asociacijoje, kuriai priklauso Mennonite brolija Bielefeld e. V., yra gana daug administracinių užduočių, kurias visi nariai atlieka savanoriškai.
Tai turi įtakos tiek daugiau nei 1000 narių sąskaitų tvarkymui , tiek įvairių savivaldybės statybos projektų sąskaitų auditui ar gaunamų aukų tvarkymui.
Esama problema
Iki "PaperOffice" DMS naudojimo atrinktiems nariams buvo patikėtos įvairios administracinės užduotys, pagal kurias iš esmės patiems atitinkamiems nariams buvo palikta, kaip ir per kokį laikotarpį darbas atliekamas.
Skaitmeninis tinklas ir visa apimanti programinė įranga nebuvo naudojami. Vietoj to, prekybininkų sąskaitos faktūros, kurias reikėjo patikrinti, buvo paimtos namo, kad jas būtų galima patikrinti rankiniu būdu. Taip pat atsitiko taip, kad niekas neturėjo laiko, o tada sąskaita iš pradžių buvo palikta ant stalo.
Skaitmeninimo metu bendruomenės dabar susiduria su daugybe dokumentų, el. laiškų ir kitų rūpesčių el. Paštu. Tačiau šį elektroninių laiškų antplūdį vargu ar galima valdyti rankiniu būdu.
Pasekmės buvo ilgas apdorojimo laikas ir neefektyvumas apdorojant, gaunant ir persiunčiant reikiamus dokumentus. Todėl savivaldybė ieškojo skaitmeninių dokumentų tvarkymo.
Dėl to ne kartą buvo vėluojama pervesti likusias sumas užsakytoms bendrovėms. Buvo išduodami priminimai su papildomomis išlaidomis, o suteiktos nuolaidos negalėjo būti panaudotos. Suprantama, kad dėl to nukentėjo bendruomenės reputacija.
Aleksandras Starukas, Mennonite brolijos "Bielefeld e." vyriausiasis finansų pareigūnas. V., ieškojo problemos sprendimo, pagal kurį taip pat buvo svarstoma galimybė suskaitmeninti visus savivaldybės administracinius uždavinius, kurie anksčiau buvo iš esmės analogiški.
Kodėl Mennonite brolija pasirinko PaperOffice DMS
Ponas Starukas pirmiausia išnagrinėjo įvairius programinės įrangos pasiūlymus, susijusius su dokumentų valdymu, ir galiausiai nusprendė šešis mėnesius išbandyti "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice" DMS siūlo būtent tuos reikalavimus , kurių ieškojo ponas Starukas. Tai apima:
- Prieinamumas: Centrinė ir lengva prieiga prie visų šių susijusių dokumentų ir galimybė kelioms šalims bendradarbiauti kuriant tą patį dokumentą.
Vidinė centrinė saugykla, kurią visi nariai, atliekantys administracines užduotis, taip pat gali pasiekti iš namų. Duomenys neturėtų būti saugomi trečiosios šalies debesyje arba vieno vartotojo kompiuteryje.
- Administracinių užduočių judrumas ir automatizavimas: Programinė įranga turi sudaryti sąlygas paskirstyti užduotis tinkle ir jas apdoroti atitinkamam klubo nariui.
- Atkuriamumas ir laiko taupymas: buvo ieškoma paprastesnio būdo suskaitmeninti analoginius dokumentus ir prireikus juos lengvai gauti.
- Praktiška ir suprantama: Programinei įrangai turėtų prireikti kuo mažiau mokymų ir tuo pačiu metu ji turėtų būti parengta ateičiai.
Sprendimas: "Synology" bendruomenės centre sukūrė NAS, prie tinklo prijungtą saugyklą, kurioje visi duomenys, susiję su asociacija ir jos nariais, saugomi naudojant "PaperOffice" DMS.
Ponas Aleksandras Starukas anksti suprato, kad nėra jokio būdo suskaitmeninti savo bendruomenę:
– Mes tiesiog pastūmėjome darbą į priekį ir dabar turime pradžią."
Sprendimas: "PaperOffice" DMS turi išsamią darbo eigos funkciją, leidžiančią priskirti ir apdoroti sudėtingus procesus bei efektyviai valdyti dokumento informaciją ir užduotis įmonėje.
Įtraukiamas skaitmeninis vartotojo autorizavimas ir slaptažodžio patvirtinimas.
Tuo pačiu metu visi susiję nariai informuojami apie duomenų tvarkymo statusą. Versijų saugojimas leidžia atsekti, kurie apdorojimo veiksmai buvo atlikti kada ir kas.
Sprendimas: Tai yra pagrindinis "PaperOffice" DMS segmentas, analoginių dokumentų skaitmeninimas. Viskas, ko jums reikia, yra skaitytuvas su sąsaja su kompiuteriu ir "PaperOffice" DMS. Dokumentai ne tik nuskaitomi. Jei reikia, jie konvertuojami į redaguojamą tekstą naudojant integruotą OCR programinę įrangą ir automatiškai išsaugomi teisingai.
Dirbtinio intelekto PIA nustatytas raktažodžių indeksas užtikrina, kad kiekvieną dokumentą būtų galima rasti per vidinę paieškos sistemą, net jei vartotojas beveik nieko nežino apie dokumentą.
Sprendimas: "PaperOffice" DMS naudojimą galima išmokti naudojant nemokamus mokymo vaizdo įrašus ir mokymo programas.
Jokių išorinių ir brangių "konsultantų" vietoje ir niekas neturi niekur keliauti mokytis. Kiekvienas gali pats apibrėžti meniu naršymo mokymosi laiką, kaip reikalaujama, o kalbant apie ateitį, "PaperOffice" DMS yra gerai išdėstyta dėl savo modulinės struktūros.
"PaperOffice" DMS atitiko visus reikiamus kriterijus.
Kodėl Mennonite brolija pasirinko PaperOffice DMS
Ponas Starukas pirmiausia išnagrinėjo įvairius programinės įrangos pasiūlymus, susijusius su dokumentų valdymu, ir galiausiai nusprendė šešis mėnesius išbandyti "PaperOffice" DMS.
"PaperOffice" DMS siūlo būtent tuos reikalavimus , kurių ieškojo ponas Starukas. Tai apima:
- Prieinamumas: Centrinė ir lengva prieiga prie visų šių susijusių dokumentų ir galimybė kelioms šalims bendradarbiauti kuriant tą patį dokumentą.
Vidinė centrinė saugykla, kurią visi nariai, atliekantys administracines užduotis, taip pat gali pasiekti iš namų. Duomenys neturėtų būti saugomi trečiosios šalies debesyje arba vieno vartotojo kompiuteryje.
- Administracinių užduočių judrumas ir automatizavimas: Programinė įranga turi sudaryti sąlygas paskirstyti užduotis tinkle ir jas apdoroti atitinkamam klubo nariui.
- Atkuriamumas ir laiko taupymas: buvo ieškoma paprastesnio būdo suskaitmeninti analoginius dokumentus ir prireikus juos lengvai gauti.
- Praktiška ir suprantama: Programinei įrangai turėtų prireikti kuo mažiau mokymų ir tuo pačiu metu ji turėtų būti parengta ateičiai.
Sprendimas: "Synology" bendruomenės centre sukūrė NAS, prie tinklo prijungtą saugyklą, kurioje visi duomenys, susiję su asociacija ir jos nariais, saugomi naudojant "PaperOffice" DMS.
Ponas Aleksandras Starukas anksti suprato, kad nėra jokio būdo suskaitmeninti savo bendruomenę:
– Mes tiesiog pastūmėjome darbą į priekį ir dabar turime pradžią."
Sprendimas: "PaperOffice" DMS turi išsamią darbo eigos funkciją, leidžiančią priskirti ir apdoroti sudėtingus procesus bei efektyviai valdyti dokumento informaciją ir užduotis įmonėje.
Įtraukiamas skaitmeninis vartotojo autorizavimas ir slaptažodžio patvirtinimas.
Tuo pačiu metu visi susiję nariai informuojami apie duomenų tvarkymo statusą. Versijų saugojimas leidžia atsekti, kurie apdorojimo veiksmai buvo atlikti kada ir kas.
Sprendimas: Tai yra pagrindinis "PaperOffice" DMS segmentas, analoginių dokumentų skaitmeninimas. Viskas, ko jums reikia, yra skaitytuvas su sąsaja su kompiuteriu ir "PaperOffice" DMS. Dokumentai ne tik nuskaitomi. Jei reikia, jie konvertuojami į redaguojamą tekstą naudojant integruotą OCR programinę įrangą ir automatiškai išsaugomi teisingai.
Dirbtinio intelekto PIA nustatytas raktažodžių indeksas užtikrina, kad kiekvieną dokumentą būtų galima rasti per vidinę paieškos sistemą, net jei vartotojas beveik nieko nežino apie dokumentą.
Sprendimas: "PaperOffice" DMS naudojimą galima išmokti naudojant nemokamus mokymo vaizdo įrašus ir mokymo programas.
Jokių išorinių ir brangių "konsultantų" vietoje ir niekas neturi niekur keliauti mokytis. Kiekvienas gali pats apibrėžti meniu naršymo mokymosi laiką, kaip reikalaujama, o kalbant apie ateitį, "PaperOffice" DMS yra gerai išdėstyta dėl savo modulinės struktūros.
"PaperOffice" DMS atitiko visus reikiamus kriterijus.
Po šešių mėnesių bandymo etapo Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. mūsų "PaperOffice" DMS ir yra tokia patenkinta, kad ji rekomenduoja programinę įrangą kitoms savo bažnyčios kongregacijoms.
